Empresas: modelos y formularios

Poner fin a un servicio con cuota periódica o a un servicio continuado requiere un preaviso por escrito dentro del plazo que fija el contrato; si no, el contrato se renueva y los cargos continúan. La comunicación identifica el contrato, la fecha de terminación y el plazo de preaviso, y regula las tres cuestiones que se discuten después: el pago final, los materiales que hay que devolver y las cuentas y accesos que hay que cerrar.

El primer documento que ve el cliente, y el último al que vuelve cuando se discute qué se prometió. El presupuesto fija el alcance, el precio y los plazos, y también durante cuánto tiempo es válido: sin ese dato, meses después aparecen precios antiguos. Indica con claridad lo que el precio no incluye, lo que evita el desacuerdo más frecuente al empezar un trabajo.

El contrato entre quien encarga un trabajo concreto y quien lo realiza: una reparación, una traducción, un diseño, un curso, cualquier encargo hecho a una persona y no a una empresa. El punto débil de la mayoría de estos contratos es la vaguedad: sin una descripción precisa del trabajo, un plazo y unos criterios de aceptación, no hay forma de probar lo que se acordó. Aquí los tres son campos separados, no texto libre.

La otra mitad del contrato de obra. El acta fija qué se ha aceptado, qué defectos se han señalado, qué queda por corregir y cuánto se debe. Sin ella, una discusión sobre si el trabajo se terminó se libra de memoria. La firman ambas partes en el momento de la recepción, no después.

Para un trabajo continuado sin un producto final definido: consultoría, mantenimiento, contabilidad, formación, soporte con cuota periódica. Se distingue del contrato de obra en que lo que se debe es una actividad y no un resultado: por eso aquí se pactan el alcance, la frecuencia y el tiempo de respuesta, no la aceptación de algo terminado. Pacte también lo que queda expresamente fuera del alcance.

Se firma antes de una negociación, antes de contratar a un subcontratista o antes de dar acceso a información interna. Lo que importa no es la prohibición en sí, sino las tres cosas que la rodean: qué se considera exactamente confidencial, qué excepciones se admiten y cuánto dura la obligación después de terminar la relación. Un acuerdo sin esas tres cosas es difícil de hacer cumplir.