Επιχειρήσεις: υποδείγματα και έντυπα

Για επιχείρηση στη Βόρεια Ιρλανδία στην οποία εταιρεία ή LLP οφείλει απλήρωτο τιμολόγιο. Η τελευταία επιστολή πριν από αγωγή: περιγράφει το χρέος, ζητά νόμιμο τόκο 8% πάνω από το επιτόκιο αναφοράς της Bank of England και το σταθερό ποσό 40, 70 ή 100 λιρών του Late Payment Act (ή τον τόκο της σύμβασης), δίνει 14 ημέρες για πληρωμή ή αμφισβήτηση και ορίζει το επόμενο βήμα – αγωγή στο county court, ως small claim έως 5.000 λίρες. Στέλνεται με Royal Mail Signed For ή ιδιοχείρως.

Για επιχείρηση στη Σκωτία στην οποία εταιρεία ή LLP χρωστά χρήματα από απλήρωτο τιμολόγιο. Η Σκωτία δεν έχει προδικαστικό πρωτόκολλο για χρέη, αλλά το έντυπο αγωγής της simple procedure ρωτά τι κάνατε για συμβιβασμό: η επιστολή εκθέτει το χρέος, ζητά νόμιμο τόκο 8% πάνω από το επιτόκιο αναφοράς της Bank of England και το σταθερό ποσό £40, £70 ή £100 κατά τον Late Payment Act (ή τον συμβατικό τόκο), δίνει 14 ημέρες για πληρωμή ή αμφισβήτηση και προειδοποιεί για αγωγή στο sheriff court – simple procedure έως £5,000. Αποστέλλεται συστημένη με υπογραφή παραλαβής (recorded delivery).

Για επιχείρηση στη Βόρεια Ιρλανδία που λύνει σύμβαση με προμηθευτή, πελάτη ή άλλη επιχείρηση, είτε με την προειδοποίηση που επιτρέπει η σύμβαση είτε επειδή η άλλη πλευρά την παραβίασε σοβαρά. Η επιστολή προσδιορίζει τη σύμβαση και τον όρο, την ημερομηνία λήξης, την τυχόν παράβαση και ότι οι οφειλόμενες πληρωμές και οι όροι που επιβιώνουν συνεχίζουν. Ακολουθήστε τον όρο περί ειδοποιήσεων για διεύθυνση, τρόπο και χρόνο και κρατήστε απόδειξη παράδοσης. Η λύση για παράβαση όχι αρκετά σοβαρή μπορεί να είναι η ίδια παράβαση· ζητήστε συμβουλή αν έχετε αμφιβολία.

Για επιχείρηση στη Σκωτία που λύνει σύμβαση με προμηθευτή, πελάτη ή άλλη επιχείρηση, είτε με την προειδοποίηση που επιτρέπει η σύμβαση είτε επειδή το άλλο μέρος διέπραξε ουσιώδη παράβαση (material breach). Η επιστολή προσδιορίζει τη σύμβαση και τον όρο που επικαλείται, την ημερομηνία λήξης, τυχόν παράβαση και καταγράφει ότι οφειλόμενες πληρωμές και όροι που επιβιώνουν συνεχίζουν. Ακολουθήστε τον όρο ειδοποιήσεων για διεύθυνση, τρόπο και χρόνο και κρατήστε απόδειξη παράδοσης. Η λύση για μη ουσιώδη παράβαση μπορεί η ίδια να είναι παράβαση, γι’ αυτό ζητήστε συμβουλή αν έχετε αμφιβολία.

Για επιχείρηση στην Αγγλία και την Ουαλία στην οποία εταιρεία ή LLP δεν έχει πληρώσει τιμολόγιο. Σύμφωνα με το Practice Direction on Pre-Action Conduct, η επιστολή εκθέτει το χρέος, ζητά νόμιμο τόκο 8% πάνω από το επιτόκιο αναφοράς της Bank of England και το σταθερό ποσό £40, £70 ή £100 του Late Payment Act (ή τον τόκο της σύμβασης), δίνει 14 ημέρες για πληρωμή ή αμφισβήτηση και προειδοποιεί για αγωγή στο County Court. Δεν είναι για οφειλέτη ατομικό επιχειρηματία ή άλλο φυσικό πρόσωπο: γι’ αυτούς ισχύει το Pre-Action Protocol for Debt Claims με 30 ημέρες.

Για τους διευθυντές και τους μετόχους ιδιωτικής εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που αποφασίζουν χωρίς συνέλευση: αλλαγή καταστατικού ή επωνυμίας, έγκριση μακροχρόνιας σύμβασης διευθυντή ή άλλη απόφαση των μετόχων. Οι διευθυντές κυκλοφορούν την απόφαση ως απλή (πάνω από το ήμισυ των ψήφων) ή ειδική (τουλάχιστον 75%) και κάθε μέτοχος υπογράφει για να συμφωνήσει. Ατονεί μετά από 28 ημέρες, εκτός αν το καταστατικό ορίζει άλλως. Η ειδική απόφαση υποβάλλεται στο Companies House μέσα σε 15 ημέρες. Δεν χρησιμοποιείται για παύση διευθυντή ή ελεγκτή.

Για τους διευθυντές ιδιωτικής εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που μεταφέρουν την εγγεγραμμένη της έδρα. Η γραπτή απόφαση, υπογεγραμμένη από όλους τους διευθυντές, καταγράφει τη νέα διεύθυνση, επιβεβαιώνει ότι είναι κατάλληλη διεύθυνση στο τμήμα του Ηνωμένου Βασιλείου όπου είναι εγγεγραμμένη η εταιρεία και ορίζει τον διευθυντή που θα υποβάλει την αλλαγή. Η αλλαγή ισχύει όταν την καταχωρίσει το Companies House· το έντυπο AD01 υποβάλλεται ηλεκτρονικά, χωρίς τέλος, από την ίδια την εταιρεία. Είναι η απόφαση για τα βιβλία της εταιρείας, όχι η υποβολή.

Για ατομική επιχείρηση, προσωπική εταιρεία ή εταιρεία περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που τιμολογεί πελάτη. Το τιμολόγιο έχει μοναδικό αριθμό, ημερομηνία, τα δύο μέρη, τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, το σύνολο και τα στοιχεία πληρωμής· η επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ προσθέτει τον αριθμό ΦΠΑ, τον χρόνο παράδοσης, τον συντελεστή και τον ΦΠΑ, όπως ορίζει ο κανονισμός 14 των Value Added Tax Regulations 1995. Η εταιρεία δείχνει την καταχωρισμένη επωνυμία της, και ο ατομικός επιχειρηματίας με διακριτικό τίτλο και το όνομά του και μια διεύθυνση. Ένα PDF με e-mail αρκεί.

Για επιχείρηση στην Αγγλία και την Ουαλία που λύει σύμβαση με προμηθευτή, πελάτη ή άλλη επιχείρηση, είτε με την προειδοποίηση που επιτρέπει η σύμβαση είτε επειδή το άλλο μέρος την παραβίασε σοβαρά. Η επιστολή προσδιορίζει τη σύμβαση και τον όρο που επικαλείται, την ημερομηνία λήξης, περιγράφει τυχόν παράβαση και σημειώνει ότι οι οφειλόμενες πληρωμές και οι όροι που επιβιώνουν συνεχίζουν. Τηρήστε τον όρο ειδοποιήσεων για διεύθυνση, τρόπο και χρόνο και κρατήστε απόδειξη παράδοσης. Η λύση για παράβαση όχι αρκετά σοβαρή μπορεί να είναι η ίδια παράβαση· ζητήστε συμβουλή αν έχετε αμφιβολία.

Για τους διευθυντές ιδιωτικής εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που καταγράφουν συνεδρίαση του συμβουλίου: ποιοι παρέστησαν, η απαρτία, οι δηλώσεις συμφέροντος και κάθε απόφαση, όπως τραπεζική εξουσιοδότηση, σύμβαση, προμέρισμα ή νέα γραφεία. Κάθε εταιρεία πρέπει να τηρεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων των διευθυντών για τουλάχιστον δέκα χρόνια (άρθρο 248 του Companies Act 2006), και ο πρόεδρος τα υπογράφει ως ακριβή. Τίποτα εδώ δεν υποβάλλεται στο Companies House.

Για πελάτη και αυτοαπασχολούμενο σύμβουλο ή freelancer στην Αγγλία και την Ουαλία, που εργάζεται για δικό του λογαριασμό ή μέσω δικής του εταιρείας περιορισμένης ευθύνης. Η σύμβαση καλύπτει τις υπηρεσίες, την αμοιβή και τα τιμολόγια, τα έξοδα, το δικαίωμα αντικαταστάτη, σε ποιον ανήκει το έργο, την εμπιστευτικότητα, την ευθύνη, τη λήξη και τους κανόνες off-payroll (IR35) για μεσαίους και μεγάλους πελάτες. Η διατύπωσή της δεν κρίνει το εργασιακό ή φορολογικό καθεστώς, που εξαρτάται από τον πραγματικό τρόπο εργασίας· κάθε μέρος ας ζητήσει συμβουλή αν υπάρχει αμφιβολία.

Για διευθυντή ιδιωτικής εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που αποχωρεί. Η επιστολή υποβάλλει παραίτηση από ορισμένη ημερομηνία, ζητά από την εταιρεία να ενημερώσει το Companies House μέσα σε 14 ημέρες με το έντυπο TM01 και να ενημερώσει τα βιβλία της, και δηλώνει ότι η παραίτηση από διευθυντής δεν τερματίζει από μόνη της θέση εργασίας ή μετοχές. Κατά το πρότυπο καταστατικό η παραίτηση ισχύει όπως ορίζει μόλις τη λάβει η εταιρεία. Η εταιρεία πρέπει να έχει τουλάχιστον έναν διευθυντή φυσικό πρόσωπο, οπότε ο μοναδικός διευθυντής φροντίζει πρώτα για αντικαταστάτη.

Για το διοικητικό συμβούλιο ιδιωτικής εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που διορίζει νέο διευθυντή. Η γραπτή απόφαση των διευθυντών καταγράφει τον διορισμό, την ημερομηνία έναρξης και ποιος θα ενημερώσει το Companies House, και ο νέος διευθυντής υπογράφει συναίνεση ανάληψης καθηκόντων. Από 18 Νοεμβρίου 2025 ο νέος διευθυντής πρέπει πρώτα να επαληθεύσει την ταυτότητά του στο Companies House και να δώσει στην εταιρεία τον προσωπικό του κωδικό· η εταιρεία υποβάλλει τον διορισμό με το έντυπο AP01, ηλεκτρονικά, μέσα σε 14 ημέρες. Η απόφαση φυλάσσεται στα βιβλία της.

Για δύο επιχειρήσεις ή πρόσωπα στην Αγγλία και την Ουαλία που θα ανταλλάξουν εμπιστευτικές πληροφορίες πριν από συναλλαγή, κοινό έργο, επένδυση ή συνεργασία με προμηθευτή. Κάθε μέρος δεσμεύεται να κρατά εμπιστευτικές τις πληροφορίες του άλλου, να τις χρησιμοποιεί μόνο για τον δηλωμένο σκοπό, να τις μοιράζεται μόνο με όσους πρέπει να τις γνωρίζουν και να τις επιστρέφει ή καταστρέφει όταν ζητηθεί, για τα έτη που επιλέγονται. Διατηρεί τις συνήθεις εξαιρέσεις και επιτρέπει καταγγελίες στην αστυνομία και προστατευόμενες αποκαλύψεις. Διέπεται από το δίκαιο Αγγλίας και Ουαλίας.

Για τους διευθυντές φερέγγυας ιδιωτικής εταιρείας περιορισμένης ευθύνης στο Ηνωμένο Βασίλειο που έπαψε να δραστηριοποιείται και θα κλείσει. Η γραπτή απόφαση καταγράφει ότι η εταιρεία πληροί τις προϋποθέσεις του Companies Act 2006 για εκούσια διαγραφή και εγκρίνει την αίτηση με το έντυπο DS01 (£13 ηλεκτρονικά) και τα αντίγραφα που πρέπει μέσα σε επτά ημέρες να σταλούν σε μετόχους, εργαζόμενους, πιστωτές, διευθυντές που δεν υπέγραψαν και διαχειριστές συνταξιοδοτικού ταμείου. Εταιρεία που δεν μπορεί να πληρώσει τα χρέη της κλείνει μέσω επαγγελματία αφερεγγυότητας.

Για επιχείρηση στην Αγγλία και την Ουαλία που παρέχει υπηρεσίες σε άλλη επιχείρηση: συμβουλευτική, σχεδιασμό, συντήρηση, μάρκετινγκ ή υποστήριξη πληροφορικής. Η σύμβαση ορίζει τις υπηρεσίες, την αμοιβή, την τιμολόγηση και την πληρωμή σε συμφωνημένη προθεσμία, σε ποιον ανήκει το παραγόμενο έργο, την εμπιστευτικότητα, την προστασία δεδομένων, ανώτατο όριο ευθύνης, την καταγγελία και το δίκαιο Αγγλίας και Ουαλίας. Η καθυστέρηση πληρωμής φέρει νόμιμο τόκο. Υπογράφουν και οι δύο. Για ελεύθερο επαγγελματία φυσικό πρόσωπο ταιριάζει καλύτερα η σύμβαση συμβουλευτικών υπηρεσιών.