Acta: modelos y formularios

El acuerdo con el que una sociedad chipriota inactiva pide al Registrar of Companies (registro de sociedades chipriota) que la dé de baja del registro según el art. 327 de la Ley chipriota de sociedades (Cap. 113): los datos de la sociedad, la fecha desde la que no tiene actividad, la declaración de que no tiene bienes ni deudas y ha cumplido sus obligaciones, quién presenta la solicitud y las firmas. El Registrar publica la baja prevista en la Official Gazette (diario oficial de Chipre), y la sociedad se da de baja tres meses después si nadie se opone. Una sociedad con bienes o deudas necesita, en cambio, una liquidación a cargo de un profesional de la insolvencia con licencia.

Para los administradores de una sociedad privada de responsabilidad limitada solvente en el Reino Unido que ha dejado de operar y se va a cerrar. El acuerdo escrito deja constancia de que la sociedad cumple las condiciones de la Companies Act 2006 para la baja voluntaria y autoriza la solicitud con el formulario DS01 (£13 en línea) y las copias que deben enviarse en siete días a socios, empleados, acreedores, administradores que no firmaron y gestores del fondo de pensiones. Una sociedad que no puede pagar sus deudas se cierra mediante un profesional de la insolvencia.

El acta con la que los socios de una sociedad privada de capital griega (IKE) en liquidación aprueban el balance final y la gestión del liquidador, deciden cómo se reparte el remanente, liberan de responsabilidad al liquidador, designan a quien conservará los libros y piden la cancelación de la sociedad. Sin esta aprobación, la IKE no se cancela en GEMI, el registro mercantil griego. Se adopta en una junta convocada con 8 días de antelación o en un acta firmada por todos los socios.

Para cerrar la liquidación voluntaria de una SAS, SASU, SARL o EURL francesa una vez realizado el activo y pagadas las deudas: aprobación de las cuentas finales de liquidación, aprobación de la gestión del liquidador (quitus) y descargo de su mandato, reparto del saldo entre los socios, custodia de la documentación y constatación del cierre. La decisión la toma el socio único, la junta o un acto firmado por todos. El liquidador presenta después las cuentas y solicita la baja en línea en la ventanilla única de trámites empresariales, tras el anuncio legal. En francés.

El acta que firman el propietario y el inquilino en Chipre cuando termina el arrendamiento y se devuelve la vivienda: el estado de cada estancia, los daños que van más allá del desgaste normal, las lecturas finales de los contadores, las llaves y qué parte de la fianza retiene el propietario, por qué y antes de qué fecha devuelve el resto. Al firmarla, el propietario limita sus reclamaciones por daños visibles a lo que figura en ella, lo que liquida la fianza.

El acta que se levanta cuando se devuelve un piso alquilado en Polonia al terminar el alquiler: el estado del piso y del mobiliario comparado con el acta de entrada, las lecturas de los contadores, las llaves devueltas, los daños encontrados y la liquidación de la fianza (cuánto se descuenta, por qué y a qué cuenta se devuelve el resto). Liquidarla en el momento es la forma más sencilla de que la fianza no acabe en los tribunales.

El acta que firman un arrendador y un inquilino en Grecia cuando termina el alquiler y se devuelve la vivienda: su estado, los daños que superan el desgaste normal, las lecturas de los contadores, las llaves y la liquidación de la fianza: cuánto se retiene, por qué y cuándo se devuelve el resto. Las reclamaciones del arrendador por daños prescriben a los seis meses de recuperar la vivienda (art. 602 del Código Civil griego), así que la fecha y el contenido del acta tienen verdadero peso.

Para el inquilino y el arrendador de una vivienda en España al terminar el alquiler: el acta que firman los dos cuando se devuelven las llaves, con la fecha de la devolución, las lecturas de los contadores, las llaves devueltas, el estado de cada estancia, los daños que señala el arrendador y las observaciones del inquilino, la fianza entregada, lo que acuerden sobre ella y la cuenta para devolverla. Esa fecha marca el mes tras el cual la fianza no devuelta devenga interés (artículo 36.4 de la Ley de Arrendamientos Urbanos). Se firma por duplicado, en mano. En español.

El acuerdo del socio único o de la junta general con el que una SRL rumana sin actividad se disuelve y liquida en un solo acto, sin liquidador (art. 235 de la Ley rumana 31/1990): el activo y las deudas, la declaración de que las deudas están pagadas, cómo se reparte el remanente entre los socios, quién conserva los documentos y quién se ocupa de los trámites ante el registro mercantil rumano (ONRC).

Declaración por escrito con la que la parte deudora en Chipre reconoce deber a la parte acreedora una cantidad determinada, y por qué concepto, y se compromete a devolverla según un calendario con una fecha final. La parte acreedora la acepta con su firma y no emprende acciones judiciales mientras se cumpla el calendario; si se dejan de pagar dos cuotas, todo el saldo vence de inmediato. La acción contractual prescribe a los seis años, y el reconocimiento por escrito de la parte deudora interrumpe la prescripción, que vuelve a empezar. No se paga impuesto de timbre.

Reconocimiento por escrito de una deuda por parte del deudor según el derecho polaco: el acreedor, el origen de la deuda y su importe en una fecha indicada, en letras, y el compromiso de pagar en una fecha o según un calendario en una cuenta indicada. Reconocer una deuda interrumpe la prescripción, que vuelve a empezar (arts. 123 y 124 del Código Civil polaco), y es una prueba sólida de que la deuda existe; por eso los acreedores suelen pedirlo antes de aceptar un pago a plazos.

Para el deudor que confirma por escrito cuánto debe a un acreedor, y para el acreedor que lo pide — un préstamo privado, alquiler impagado, dinero debido entre amigos o empresas. Firmado por el deudor, es un reconocimiento según las secciones 29 y 30 de la Limitation Act 1980, de modo que el plazo de prescripción de seis años vuelve a empezar desde su fecha; una deuda ya prescrita no revive. Un plan opcional fija cuotas mensuales. Firma el deudor; el acreedor guarda el original.

Para los socios de una S.r.l. italiana que nombran o cesan al administrador único o a un consejero: el acta, en italiano, de la junta, con presidente y secretario, la convocatoria o la junta universal, los socios presentes y sus participaciones, la votación, los datos del administrador, la duración y la retribución del cargo, y la aceptación firmada por la persona nombrada. No hace falta notario; el nombramiento se inscribe en el Registro delle imprese en un plazo de treinta días (art. 2383 del Codice civile italiano) mediante la Comunicazione unica. Las mayorías son las de los estatutos o, en su defecto, las del art. 2479-bis.

Para el liquidador de una S.r.l. italiana cuya liquidación ha terminado: un documento en italiano que resume el activo realizado, las deudas pagadas, los gastos y el remanente, indica lo que recibe cada socio (el plan de reparto, art. 2492 del Codice civile italiano) y recoge las declaraciones del liquidador. Se adjuntan los estados contables finales y, si se nombraron, el informe del órgano de control o del auditor. Se deposita en el Registro delle imprese: durante noventa días cada socio puede impugnarlo; después, el balance se considera aprobado (art. 2493) y se solicita la cancelación de la sociedad en el registro.

Para la junta general ordinaria anual de una SAS o una SARL francesa, o la decisión del socio único de una SASU o una EURL: aprobación de las cuentas del ejercicio, aplicación del beneficio o la pérdida con la reserva legal, mención de los dividendos de los tres ejercicios anteriores, operaciones vinculadas (conventions réglementées) si las hay y poderes para el depósito. Debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Las cuentas se depositan después en línea en la ventanilla única de trámites empresariales en el mes siguiente a la aprobación. En francés.

Una lista común, hecha por ambos cónyuges en Alemania, de lo que cada uno tenía y debía el día de la boda, más las herencias y donaciones recibidas durante el matrimonio, con sus valores. Según el § 1377 del Código Civil alemán (BGB), un inventario que los cónyuges hacen juntos, fechado y firmado por ambos, se presume correcto entre ellos; sin él, al compensar las ganancias tras un divorcio se presume que todo lo que un cónyuge tiene al final es ganancia. No hace falta notario. La separación de bienes u otro régimen requiere unas capitulaciones matrimoniales ante notario, y esto no lo es. En alemán.

Acuerdo del órgano de administración (zarząd) de una sociedad de responsabilidad limitada polaca (sp. z o.o.) que traslada su dirección dentro de la localidad de su domicilio social: el número del acuerdo, el nombre de la sociedad y su número KRS, la nueva dirección, la fecha de efecto, la votación y las firmas de los miembros del órgano. Los estatutos solo indican la localidad, así que no hace falta junta de socios ni notario, pero el cambio debe inscribirse en el KRS en 7 días, y solo por vía electrónica.

Para el administrador único o el consejo de administración de una S.r.l. italiana cuyos estatutos solo indican como domicilio el municipio (Comune): la decisión, en italiano, que traslada el domicilio social a una nueva dirección del mismo Comune, sin notario (art. 111-ter de las disposiciones de aplicación del Codice civile italiano), con la fecha de efecto y el encargo de presentar la declaración en el Registro delle imprese mediante la Comunicazione unica con firma digital. Si los estatutos indican la dirección completa o el domicilio pasa a otro Comune, hay que modificar los estatutos ante notario, algo que este documento no cubre.

La otra mitad del contrato de obra. El acta fija qué se ha aceptado, qué defectos se han señalado, qué queda por corregir y cuánto se debe. Sin ella, una discusión sobre si el trabajo se terminó se libra de memoria. La firman ambas partes en el momento de la recepción, no después.

El acta que vendedor y comprador rellenan juntos cuando un coche vendido cambia de manos en Austria: fecha y hora exacta, kilometraje, nivel de combustible o de carga, daños visibles, si el coche está en condiciones de circular, documentos entregados —Typenschein o extracto de datos, permiso de circulación (Zulassungsschein), el último informe de la inspección del § 57a KFG (el Pickerl)— y llaves, y si el coche se entrega dado de baja o aún matriculado. La hora importa: hasta la baja, el vendedor sigue siendo el titular y recibe cada requerimiento de identificación del conductor. Acompaña al contrato de venta. En alemán, para imprimir y firmar por ambas partes.

El acta del momento en que el comprador recibió el coche: fecha y hora, kilometraje, combustible, llaves, documentos, accesorios y estado. En Grecia importa más que en otros sitios: la entrega puede producirse días antes de la transferencia digital en gov.gr, la transferencia no registra la entrega y, hasta que se completa, el vendedor sigue siendo el titular registrado y el destinatario de las multas. El acta prueba quién tenía el vehículo y desde cuándo las multas y los daños corresponden al comprador, y la entrega pone en marcha los 30 días tras los cuales termina el seguro del vendedor.

El acta con la que los socios de una sociedad privada de capital griega (IKE) la disuelven, la ponen en liquidación y nombran un liquidador: los datos del liquidador con el nombre del padre y el AFM, la retribución, la tarea desde el balance inicial hasta el reparto, la firma de aceptación del cargo y la autorización para presentarlo en GEMI. La disolución requiere 2/3 de todas las participaciones, en una junta convocada con 8 días de antelación o en un acta firmada por todos los socios, y surte efecto desde su publicación en GEMI. La liquidación termina con un segundo acuerdo, que aprueba el balance final.

Para los socios de una sociedad limitada que deciden cerrarla: el acta de la junta general que acuerda la disolución voluntaria (art. 368 LSC), abre la liquidación y nombra liquidador, con la certificación del acta y la aceptación del cargo. Es la parte privada del cierre: el acuerdo se eleva a escritura pública ante notario y se inscribe en el Registro Mercantil, y la liquidación termina con otra escritura, la de extinción. En español.

Para acordar la disolución anticipada de una SAS, SASU, SARL o EURL francesa y su liquidación voluntaria: fecha de la disolución, nombramiento del liquidador, sus facultades y su remuneración, domicilio de la liquidación. La decisión la toma el socio único, la junta o un acto firmado por todos, y se declara después en línea en la ventanilla única de trámites empresariales, con el anuncio legal. La liquidación termina con una segunda acta, que se vende por separado. No cubre la transmisión universal del patrimonio de una sociedad cuyo socio es otra sociedad, ni los procedimientos de insolvencia. En francés.