Scozia: modelli e moduli

Per chiunque in Scozia abbia almeno 16 anni e cambi nome, cognome o entrambi — dopo il matrimonio, il divorzio o per scelta — e debba dimostrarlo alla banca, al datore di lavoro, all’HM Passport Office o alla DVLA. In Scozia non serve un deed poll: una dichiarazione solenne (statutory declaration) resa davanti a un notary public o a un justice of the peace attesta il cambio, e l’HM Passport Office la accetta. Se la nascita o l’adozione è avvenuta in Scozia, si può anche farlo annotare dai National Records of Scotland sull’atto di nascita, per posta, a pagamento; il loro modulo è la via ufficiale per il registro.

Per l’inquilino in Scozia con una «private residential tenancy» che vuole ospitare un «lodger» o subaffittare una stanza o tutta la casa. Le clausole di legge di ogni «private residential tenancy» lo vietano senza l’accordo scritto del locatore, e la violazione di una clausola può essere invocata come motivo di sfratto. La lettera indica che cosa chiede, chi entrerebbe, dove e per quanto tempo, conferma che Lei resta responsabile del canone e di ogni clausola, e chiede una risposta scritta entro 14 giorni. Non per gli inquilini di alloggi del council o di associazioni per la casa, che hanno regole proprie.

Per un genitore o un’altra persona con responsabilità e diritti genitoriali che non parte: una lettera firmata di consenso al viaggio all’estero di un minore con l’altro genitore, i nonni o la scuola. In Scozia nessuno può portare fuori dal Regno Unito un minore di 16 anni che vi risiede abitualmente senza il consenso di una persona che ha diritto a farlo vivere con sé o a mantenere i contatti con lui — e di entrambi i genitori, quando entrambi hanno questo diritto (Children (Scotland) Act 1995, section 2(3) e (6)). Non esiste un modulo ufficiale. La lettera indica il minore, il viaggio e le date, e il Suo telefono perché la polizia di frontiera o la compagnia aerea possano verificare.

Per l’intestatario di un veicolo in Scozia che ha ricevuto dal comune un Notice to Owner per sosta, un enforcement notice per sosta sul marciapiede, davanti a un accesso ribassato o in doppia fila, o un avviso di penalità spedito per posta per una corsia preferenziale o una Low Emission Zone, e ne vuole l’annullamento. La lettera presenta osservazioni formali su un motivo stampato sull’avviso – la violazione non è avvenuta, non era il proprietario, il veicolo è stato preso senza consenso, l’importo era troppo alto o un altro motivo elencato – con i fatti, le prove ed eventuali motivi gravi. Deve arrivare al comune entro il termine dell’avviso; il modulo online gratuito fa lo stesso.

Per chi in Scozia è inseguito da una società di recupero o da un acquirente di crediti per un debito che non riconosce, contesta o ritiene più vecchio di cinque anni. National Debtline e StepChange pubblicano gratuitamente modelli di lettera per un debito prescritto. Questa non riconosce nulla: chiede prove — il contratto, un estratto conto, l’avviso di inadempimento e la cessione — oppure dichiara che il debito è prescritto ai sensi della section 6 del Prescription and Limitation (Scotland) Act 1973, quindi non esiste più, e non sarà pagato. La invii per raccomandata e ne conservi una copia.

Per il consumatore in Scozia il cui prodotto difettoso è stato riparato o sostituito una volta ed è ancora difettoso, o a cui il venditore non ha riparato o sostituito il bene in un tempo ragionevole. La lettera esercita il diritto di rifiuto finale con rimborso, o tiene il bene e chiede una riduzione del prezzo (sezione 24 del Consumer Rights Act 2015), ed è una lettera prima dell’azione con 14 giorni per rispondere, poi la simple procedure davanti alla sheriff court. La invii al venditore per e-mail e con posta first class, con copia della corrispondenza precedente.

Per il consumatore in Scozia il cui prodotto acquistato da un’impresa risulta difettoso, non conforme alla descrizione o inadatto allo scopo. Entro 30 giorni può rifiutarlo con rimborso integrale; dopo, chiede prima una riparazione o una sostituzione (Consumer Rights Act 2015, sezioni da 9 a 23, valide in tutto il Regno Unito). La lettera descrive il difetto, indica la Sua scelta ed è una lettera prima dell’azione: il venditore ha 14 giorni per rispondere prima della simple procedure davanti alla sheriff court. La invii al venditore, non al produttore, per e-mail e con posta first class.

Per il consumatore in Scozia il cui reclamo a un commerciante non ha portato a nulla – un rimborso negato, un acconto trattenuto, soldi dovuti per un bene difettoso o un lavoro mal fatto. La Scozia non ha un protocollo precontenzioso, ma il modulo di domanda della simple procedure chiede che cosa ha fatto per un accordo: la lettera espone la pretesa e l’importo, elenca i documenti, dà 14 giorni per rispondere e preannuncia altrimenti la simple procedure davanti alla sheriff court fino a £5.000. La invii per e-mail e con posta first class con certificato di spedizione gratuito, e ne conservi copia.

Per chiunque in Scozia debba confermare fatti con una dichiarazione solenne (statutory declaration) su richiesta di una banca, un datore di lavoro, il council, la DVLA o un altro ente — un documento smarrito, la convivenza, un nome usato, un indirizzo o un legame di parentela. Lei scrive i fatti in paragrafi numerati; il documento aggiunge la formula finale dello Statutory Declarations Act 1835. In Scozia la si rende di persona davanti a un notary public o a un justice of the peace — davanti a un solicitor solo se è anche notaio —, e nessuna tariffa è fissata per legge, quindi chieda prima il costo.

Per un genitore in Scozia che cambia il nome di un minore di 16 anni — dopo un divorzio, in una nuova famiglia o su desiderio del minore. Una dichiarazione solenne di un genitore con responsabilità e diritti genitoriali, resa davanti a un notary public o a un justice of the peace: indica il vecchio e il nuovo nome, se ogni altra persona con responsabilità e diritti genitoriali è d’accordo o il giudice ha autorizzato il cambio, e che si è tenuto conto dell’opinione del minore. Se il minore è nato in Scozia, i National Records of Scotland possono anche registrare il cambio sul proprio modulo, per posta. Dai 16 anni il ragazzo fa la propria dichiarazione.

Per l’inquilino privato in Scozia la cui casa ha bisogno di riparazioni — umidità e muffa, caldaia guasta, perdite, impianto elettrico difettoso. La Housing and Property Chamber del tribunale pubblica un modello di lettera gratuito; questa lettera fa lo stesso lavoro in modo completo. Segnala per iscritto al locatore ogni problema, con foto datate, gli ricorda che la casa deve rispettare il «repairing standard» per tutta la locazione, chiede un sopralluogo entro 14 giorni e conferma che Lei continuerà a pagare il canone. La segnalazione è il passo richiesto prima di una domanda gratuita al First-tier Tribunal for Scotland. La invii per raccomandata e ne conservi copia.

Per un’impresa in Scozia che pone fine a un contratto con un fornitore, un cliente o un’altra impresa, con il preavviso consentito dal contratto o perché l’altra parte ha commesso una violazione sostanziale (material breach). La lettera indica il contratto e la clausola invocata, la data di cessazione, l’eventuale violazione, e ricorda che i pagamenti dovuti e le clausole destinate a sopravvivere continuano. Segua la clausola sulle comunicazioni per indirizzo, modalità e termini, e conservi la prova della consegna. Risolvere per una violazione non sostanziale può essere a sua volta una violazione: si faccia consigliare in caso di dubbio.

Per il genitore in Scozia la cui domanda di iscrizione alla scuola scelta (placing request) — in P1, in S1 o durante l’anno scolastico — è stata respinta o non decisa in tempo. Rinvio alla commissione di ricorso in materia di istruzione (education appeal committee) ai sensi della section 28C dell’Education (Scotland) Act 1980: indica la decisione e i Suoi motivi, chiede di annullare il rifiuto e l’invio tempestivo degli atti per l’udienza. Deve arrivare al council entro 28 giorni da quando ha ricevuto il rifiuto; molti council hanno anche un proprio modulo. Si invia per raccomandata, con la lettera di rifiuto e le prove.

Per il consumatore in Scozia il cui muratore, imbianchino, officina, riparatore o altro prestatore di servizi ha fatto il lavoro male o non come concordato. Secondo il Consumer Rights Act 2015, valido in tutto il Regno Unito, il professionista deve prestare il servizio con ragionevole cura e perizia; la lettera chiede di rifare il lavoro a sue spese o, se non è possibile, una riduzione del prezzo (sezioni 49, 55 e 56), ed è una lettera prima dell’azione con 14 giorni per rispondere, poi un’azione davanti alla sheriff court (simple procedure fino a £5.000). La invii per e-mail e con posta first class, con foto.

Per il locatore privato o l’agenzia in Scozia che deve entrare nella casa dell’inquilino per ispezionarla, eseguire lavori richiesti dal «repairing standard», organizzare il controllo del gas o dell’impianto elettrico o valutarla. L’avviso indica data, ora e scopo, chi verrà, e invita l’inquilino a proporre un altro orario. Secondo le clausole di legge della locazione, l’inquilino consente l’accesso con un avviso scritto di almeno 48 ore, o subito in caso di emergenza. Lo consegni a mano: spedito per posta o via e-mail si considera ricevuto solo 48 ore dopo l’invio.

Per chi in Scozia ha bisogno che un’altra persona agisca per lui in un solo affare — vendere un’auto, firmare un contratto, gestire un conto bancario o una vendita immobiliare mentre è all’estero. La procura indica l’affare, che cosa il procuratore può firmare e quando cessa, e si firma davanti a un testimone perché faccia prova da sé. Come ogni procura che non sia una «continuing power» registrata, non ha effetto durante l’incapacità (Adults with Incapacity (Scotland) Act 2000, section 18). Se basta una lettera di delega o il modulo gratuito dell’ente, usi prima quello.

Per il privato in Scozia a cui un altro privato deve denaro — un prestito non restituito, una quota di una bolletta, una somma pagata per qualcosa mai consegnato. La lettera descrive il debito, concede 14 giorni per pagare o rispondere, invita a proporre un accordo e annuncia altrimenti un’azione davanti alla sheriff court; le domande fino a £5,000 seguono la procedura semplificata (simple procedure), che si aspetta che le parti cerchino prima un accordo. La invii per raccomandata con prova di consegna e ne conservi una copia per la domanda.

Per il genitore in Inghilterra, in Galles o in Scozia il cui figlio è stato assente da scuola per malattia e la cui scuola chiede una giustificazione. Breve lettera in inglese alla scuola con le date dell’assenza e il giorno in cui ha avvisato per la prima volta la scuola, che chiede di registrare l’assenza come giustificata per malattia. Non descrive la malattia. In Inghilterra le linee guida ufficiali dicono che le scuole non devono chiedere abitualmente prove mediche. Si consegna a mano o per e-mail. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per il genitore in qualsiasi parte del Regno Unito che vuole che un nonno, una tata, un amico o un altro adulto ritiri il figlio da scuola. Lettera firmata in inglese alla scuola che indica ogni persona autorizzata al ritiro, quando vale la delega e come la persona proverà la propria identità, valida finché non la revoca per iscritto. Si consegna in segreteria. Molte scuole hanno un proprio modulo o un’app per il ritiro; se la Sua ce l’ha, usi prima quello.

Per gli amministratori e i soci di una private limited company nel Regno Unito che decidono senza assemblea: modifica dello statuto o della denominazione, approvazione di un lungo contratto di un amministratore o altra decisione dei soci. Gli amministratori fanno circolare la delibera come ordinaria (più della metà dei diritti di voto) o speciale (almeno il 75%), e ogni socio firma per approvarla. Decade dopo 28 giorni salvo diversa previsione statutaria. La delibera speciale va depositata a Companies House entro 15 giorni. Non serve a revocare un amministratore o un revisore.

Per chi ha visto la propria richiesta ai sensi del Freedom of Information Act 2000 – a un’autorità pubblica in Inghilterra, Galles o Irlanda del Nord, o a un ente nazionale – respinta in tutto o in parte, evasa in modo incompleto o senza risposta entro 20 giorni lavorativi: una richiesta di riesame interno (internal review), con le Sue ragioni e la richiesta dell’esito entro 20 giorni lavorativi, il passo prima del reclamo all’Information Commission (ICO). Si invia per e-mail entro 40 giorni lavorativi dalla risposta. La risposta di un’autorità pubblica scozzese si riesamina invece secondo il Freedom of Information (Scotland) Act 2002: usi la richiesta scozzese.

Per il titolare che ha pagato con carta di debito, di credito o prepagata e non ha ricevuto ciò che ha pagato — beni mai consegnati, difettosi o non conformi, un venditore fallito, un rimborso promesso e non pagato, un importo sbagliato. La lettera chiede all’emittente di avviare un chargeback secondo le regole del circuito. Non è un diritto di legge e il circuito fissa dei termini, spesso 120 giorni, quindi la invii presto per e-mail o messaggio sicuro e per posta first class.

Per il cliente che vuole chiudere un conto corrente presso una banca o una building society. Secondo la regulation 51 delle Payment Services Regulations 2017 può chiudere un conto corrente in qualsiasi momento, con un preavviso di un mese al massimo se le condizioni lo prevedono, e la chiusura è gratuita dopo sei mesi dall’apertura. La lettera chiede alla banca di chiudere il conto, annullare carte e pagamenti, trasferire il saldo su un altro conto e confermare la chiusura per iscritto. La maggior parte delle banche chiude i conti gratis anche via app, telefono o in filiale.

Per gli amministratori (directors) di una private limited company nel Regno Unito che ne trasferiscono la sede legale (registered office). La delibera scritta, firmata da tutti gli amministratori, registra il nuovo indirizzo, conferma che è un indirizzo idoneo nella parte del Regno Unito in cui la società è registrata e indica l’amministratore che depositerà la modifica. La modifica ha effetto quando Companies House la registra; il modulo AD01 si deposita online, senza costi, a cura della società stessa. È la decisione per i libri sociali, non il deposito.