Uchwały spółki z o.o., umowy między firmami i wezwania do zapłaty
Spółka z o.o. podejmuje decyzje w formie uchwał, a na zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego ustawa daje 7 dni od zdarzenia; od 1 lipca 2021 r. wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie. Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się w ciągu sześciu miesięcy od końca roku obrotowego: zatwierdza sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu, decyduje o podziale zysku albo pokryciu straty i udziela członkom organów absolutorium. Te trzy uchwały zbiera protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Gdy członka zarządu powołują wspólnicy, uchwała o powołaniu członka zarządu trafia do KRS razem ze zgodą na powołanie i adresem do doręczeń tej osoby. Siedzibą spółki jest miejscowość, więc nowy adres w obrębie tej miejscowości wprowadza uchwała zarządu o zmianie adresu, o ile umowa spółki nie zastrzega tej sprawy dla wspólników.
Zlecając pracę na zewnątrz, trzeba odróżnić rezultat od usługi. Umowa o dzieło dotyczy konkretnego, sprawdzalnego wyniku — projektu czy programu (art. 627 Kodeksu cywilnego); zamawiający zgłasza ją do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni od zawarcia, chyba że wykonawca wykonuje dzieło w ramach własnej działalności. Stałą obsługę, np. IT lub księgowość, opisuje umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego), a rozmowy o współpracy chroni wzajemna umowa o zachowaniu poufności. Gdy kontrahent nie płaci, wierzycielowi należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty. Przedsądowe wezwanie do zapłaty w transakcji handlowej zestawia te kwoty i dokumentuje próbę polubownego rozwiązania sporu, o której pozew musi informować.
Wypełnij wzór online i pobierz gotowy PDF albo pobierz pusty wzór. Uchwały i zgoda członka zarządu są załącznikami do wniosku do KRS, ale go nie zastępują: wniosek składa się osobno, przez Portal Rejestrów Sądowych. Umowę zlecenia z osobą fizyczną i umowy o pracę zawierają dokumenty pracownicze.
Dokumenty
Formularze do wypełnienia lub pobrania: 8.
Umowa o zachowaniu poufności (wzajemna)
Wzajemna umowa o poufności (NDA) dla dwóch firm prowadzących rozmowy o współpracy, inwestycji lub transakcji: cel, definicja informacji poufnych z odwołaniem do tajemnicy przedsiębiorstwa, wyjątki, zasady dostępu i ochrony, zwrot materiałów, czas trwania po zakończeniu rozmów i kara umowna z prawem do odszkodowania ponad jej wysokość. Umowa nie tworzy obowiązku zawarcia dalszej umowy.
Umowa o dzieło
Umowa o wykonanie określonego, sprawdzalnego rezultatu — projektu, tekstu, programu, przedmiotu: opis dzieła i wymagania, termin wykonania, wynagrodzenie ryczałtowe słownie, odbiór protokołem, usuwanie wad i rękojmia, prawo odstąpienia przy opóźnieniu oraz przeniesienie autorskich praw majątkowych na wskazanych polach eksploatacji. Przypomina o zgłoszeniu umowy do ZUS na formularzu RUD, gdy zamawiający prowadzi działalność.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty w transakcji handlowej
Wezwanie przedsiębiorcy-wierzyciela do kontrahenta o zapłatę zaległych faktur: kwota główna, lista faktur, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata za koszty odzyskiwania należności — równowartość 40, 70 albo 100 euro od każdego świadczenia — termin zapłaty i rachunek. Stanowi próbę polubownego rozwiązania sporu, o którą sąd pyta w pozwie (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego).
Protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników z uchwałami
Protokół corocznego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. z trzema uchwałami, których wymaga art. 231 Kodeksu spółek handlowych: zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu, podział zysku albo pokrycie straty oraz absolutorium dla członków zarządu. Zawiera wybór przewodniczącego, stwierdzenie zdolności do podejmowania uchwał, porządek obrad i wyniki głosowań. Zgromadzenie trzeba odbyć w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego.
Umowa o świadczenie usług (B2B)
Umowa między firmami o stałe lub okresowe świadczenie usług — IT, marketingowych, księgowych, doradczych: zakres i to, co poza nim, czas trwania, wynagrodzenie netto z VAT, termin płatności nie dłuższy niż 60 dni, faktury w KSeF, należyta staranność, poufność, ograniczenie odpowiedzialności i wypowiedzenie. Do umowy stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego).
Uchwała zarządu o zmianie adresu spółki
Uchwała zarządu spółki z o.o. o zmianie adresu w tej samej miejscowości, w której spółka ma siedzibę: numer uchwały, firma i numer KRS, nowy adres, termin wejścia w życie, wynik głosowania i podpisy członków zarządu. Umowa spółki wskazuje tylko miejscowość, więc zmiana adresu nie wymaga zgromadzenia wspólników ani notariusza — trzeba ją jednak zgłosić do KRS w ciągu 7 dni, wyłącznie elektronicznie.
Uchwała o powołaniu członka zarządu spółki z o.o.
Uchwała zgromadzenia wspólników spółki z o.o. o powołaniu członka zarządu: dane osoby z numerem PESEL, powierzona funkcja, kadencja, data skutku, głosowanie tajne i jego wynik, podpisy przewodniczącego i protokolanta. Przypomina, że zmianę zgłasza się do KRS w ciągu 7 dni razem ze zgodą powołanej osoby i jej adresem do doręczeń — oświadczenie na to jest osobnym dokumentem w katalogu.
Zgoda na powołanie do zarządu i adres do doręczeń
Oświadczenie osoby powoływanej do zarządu spółki, dołączane do wniosku do KRS: zgoda na powołanie i pełnienie funkcji, adres do doręczeń wymagany przez art. 19a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz oświadczenie, że nie zachodzą przeszkody z art. 18 Kodeksu spółek handlowych. Zgoda nie jest potrzebna, gdy osoba sama podpisuje wniosek albo zgodę wyrażono w protokole organu, który ją powołał.