Anglia: wzory i formularze

Dla rodzica w Anglii, Walii lub Szkocji, którego dziecko nie chodziło do szkoły z powodu choroby, a szkoła prosi o usprawiedliwienie. Krótkie angielskie pismo do szkoły z datami nieobecności i dniem pierwszego zawiadomienia szkoły, z prośbą o zapisanie nieobecności jako usprawiedliwionej chorobą. Nie opisuje choroby. W Anglii wytyczne mówią, że szkoły nie powinny rutynowo żądać zaświadczeń lekarskich. Składane osobiście lub e-mailem. Sprzedawane puste, do wypełnienia ręcznie, bo zawiera dane o zdrowiu.

Dla dwóch osób lub firm, które zgodziły się zakończyć spór – o pieniądze, towar, wykonaną pracę, szkodę lub kaucję – zapłatą uzgodnionej kwoty przez jedną stronę drugiej. Ugoda zapisuje płatność i jej termin, to, że po zapłacie wszystkie roszczenia ze sporu wygasają, że żadna strona nie uznaje odpowiedzialności i że każda ponosi własne koszty. Nie służy do sporu z pracodawcą: roszczenia pracownika zamyka tylko ugoda zawarta po niezależnej poradzie albo za pośrednictwem Acas. Obie strony podpisują; każda zachowuje kopię.

Dla firmy w Anglii i Walii, której spółka lub LLP nie zapłaciła faktury. Zgodnie z Practice Direction on Pre-Action Conduct pismo przedstawia dług, żąda odsetek ustawowych 8% ponad stopę referencyjną Bank of England i stałej kwoty £40, £70 lub £100 z Late Payment Act (lub odsetek z umowy), daje 14 dni na zapłatę lub zakwestionowanie długu i zapowiada pozew do County Court. Nie dotyczy dłużnika będącego jednoosobową działalnością ani inną osobą fizyczną: wobec nich obowiązuje Pre-Action Protocol for Debt Claims z 30 dniami.

Dla konsumenta, którego towar kupiony od firmy okazuje się wadliwy, niezgodny z opisem lub nieprzydatny do celu. W ciągu 30 dni możesz go odrzucić i żądać pełnego zwrotu; później najpierw żądasz jednej naprawy lub wymiany (Consumer Rights Act 2015, sekcje 9–23). Pismo opisuje wadę, wskazuje Twój wybór i jest wezwaniem przedsądowym: sprzedawca ma 14 dni na odpowiedź, zanim skierujesz sprawę do trybu drobnych roszczeń. Wyślij je do sprzedawcy, nie do producenta, e-mailem i listem pierwszej klasy.

Dla rodzica w dowolnej części Zjednoczonego Królestwa, który chce, by dziadek lub babcia, opiekunka, znajomy lub inna dorosła osoba odbierała dziecko ze szkoły. Podpisane angielskie pismo do szkoły wskazujące każdą osobę upoważnioną do odbioru dziecka, kiedy upoważnienie obowiązuje i jak potwierdzi ona tożsamość; obowiązuje do pisemnego odwołania. Składane w sekretariacie szkoły. Wiele szkół ma własny formularz lub aplikację do odbioru dzieci; jeśli Twoja ma, użyj najpierw jej.

Dla dyrektorów i wspólników prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy decydują bez zgromadzenia: zmiana umowy spółki lub nazwy, zgoda na długą umowę z dyrektorem czy inna decyzja wspólników. Dyrektorzy rozsyłają uchwałę jako zwykłą (ponad połowa głosów) lub szczególną (co najmniej 75%), a każdy wspólnik podpisuje ją na znak zgody. Wygasa po 28 dniach, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwałę szczególną składa się w Companies House w ciągu 15 dni. Nie służy do odwołania dyrektora ani biegłego rewidenta.

Dla każdego, czyj wniosek na podstawie Freedom of Information Act 2000 – do organu publicznego w Anglii, Walii lub Irlandii Północnej albo do organu ogólnobrytyjskiego – został odrzucony w całości lub części, rozpatrzony niepełnie albo bez odpowiedzi w ciągu 20 dni roboczych: wniosek o wewnętrzne ponowne rozpatrzenie (internal review), z uzasadnieniem i prośbą o wynik w ciągu 20 dni roboczych – krok przed skargą do Information Commission (ICO). Wysyła się go e-mailem w ciągu 40 dni roboczych od odpowiedzi. Odpowiedź szkockiego organu publicznego rozpatruje się ponownie według Freedom of Information (Scotland) Act 2002: użyj szkockiego wniosku.

Dla posiadacza karty, który zapłacił kartą debetową, kredytową lub przedpłaconą i nie otrzymał tego, za co zapłacił – towar niedostarczony, wadliwy lub niezgodny z opisem, upadły sprzedawca, obiecany zwrot niewypłacony albo błędna kwota. Pismo prosi wydawcę karty o wszczęcie chargebacku według zasad organizacji kartowej. To nie jest prawo ustawowe, a organizacja wyznacza terminy, często 120 dni, więc wyślij je szybko e-mailem lub bezpieczną wiadomością oraz listem pierwszej klasy.

Dla klienta, który chce zamknąć rachunek bieżący w banku lub kasie budowlanej. Według regulacji 51 Payment Services Regulations 2017 rachunek bieżący można zamknąć w każdej chwili, z okresem wypowiedzenia do jednego miesiąca, jeśli przewidują go warunki, a po sześciu miesiącach od otwarcia zamknięcie jest bezpłatne. Pismo prosi bank o zamknięcie rachunku, anulowanie kart i płatności, przelanie salda na inny rachunek i pisemne potwierdzenie. Większość banków zamyka też rachunki bezpłatnie w aplikacji, telefonicznie lub w oddziale.

Dla dyrektorów prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy przenoszą jej siedzibę (registered office). Pisemna uchwała podpisana przez wszystkich dyrektorów zapisuje nowy adres, potwierdza, że jest to odpowiedni adres w części Zjednoczonego Królestwa, w której spółka jest zarejestrowana, i wskazuje dyrektora, który zgłosi zmianę. Zmiana wchodzi w życie po wpisie w Companies House; formularz AD01 spółka składa sama online, bez opłaty. To decyzja do dokumentacji spółki, a nie samo zgłoszenie.

Dla jednoosobowej działalności, spółki osobowej lub spółki z o.o. w Zjednoczonym Królestwie, która wystawia rachunek klientowi. Faktura zawiera unikalny numer, datę, obie strony, towary lub usługi, sumę i dane do zapłaty; firma zarejestrowana do VAT dodaje swój numer VAT, moment dostawy, stawkę i kwotę VAT, jak wymaga regulacja 14 Value Added Tax Regulations 1995. Spółka podaje zarejestrowaną nazwę, a jednoosobowa działalność pod nazwą handlową także imię, nazwisko i adres właściciela. PDF wysłany e-mailem jest w porządku.

Dla właściciela, najemcy lub wynajmującego, którego proszą o pisemne potwierdzenie, że ktoś – partner, dorosłe dziecko, krewny lub lokator – mieszka pod danym adresem, często na potrzeby konta bankowego, umowy telefonicznej, szkoły lub rejestracji u lekarza rodzinnego. W Wielkiej Brytanii nie ma zaświadczenia o zameldowaniu, więc instytucje proszą o rachunki lub wyciągi, a niektóre przyjmują też takie pismo; zapytaj najpierw, co akceptują. Pismo podaje, od kiedy osoba tam mieszka, oraz Twoje dane kontaktowe.

Dla członka, który chce zakończyć karnet na siłownię, członkostwo w klubie lub płatną subskrypcję. Wypowiedzenie kończy umowę na wybranej przez Ciebie podstawie – jej własnych zasad wypowiedzenia, końca minimalnego okresu albo 14-dniowego prawa odstąpienia od umowy zawartej online lub telefonicznie – i prosi usługodawcę, by nie pobierał płatności po ostatniej należnej. Zasady dotyczące subskrypcji z Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 jeszcze nie obowiązują. Wyślij je kanałem wskazanym w umowie albo e-mailem i listem pierwszej klasy.

Dla świadczeniobiorcy w Anglii, Walii lub Szkocji, który nie zgadza się z decyzją DWP w sprawie Universal Credit, ESA, JSA, innego świadczenia DWP lub – w Anglii i Walii – PIP. Angielski pisemny wniosek o ponowne rozpatrzenie, w ciągu miesiąca od decyzji (lub do 13 miesięcy z podaniem przyczyn): wyjaśnia, dlaczego decyzja jest błędna, wskazuje nowe dowody, żąda dowodów DWP i zawiadomienia o rozpatrzeniu (mandatory reconsideration notice). Dziennik (journal) i formularz DWP są bezpłatne. Wysyłany pocztą pierwszej klasy. Nie dotyczy świadczeń Social Security Scotland, np. Adult Disability Payment: tam służy redetermination. Sprzedawany pusty, bo może zawierać dane o zdrowiu.

Dla pasażera, którego lot przyleciał z opóźnieniem co najmniej trzech godzin, został odwołany w krótkim terminie albo któremu odmówiono przyjęcia na pokład, przy locie objętym UK261 (rozporządzenie (WE) nr 261/2004 jako część prawa brytyjskiego): każdy lot z lotniska w Zjednoczonym Królestwie oraz loty do niego liniami brytyjskimi albo, spoza UE, liniami unijnymi. Pismo żąda stałego odszkodowania w funtach – £220, £350 lub £520 na pasażera, zależnie od odległości – od linii, która wykonała lot, chyba że przyczyną były nadzwyczajne okoliczności. Wyślij je e-mailem lub przez formularz linii oraz listem pierwszej klasy.

Dla pacjenta w dowolnej części Zjednoczonego Królestwa, który chce otrzymać kopię dokumentacji medycznej od lekarza rodzinnego, szpitala, dentysty lub prywatnej kliniki. Angielski wniosek o dostęp do danych na podstawie art. 15 UK GDPR: obejmuje wybraną przez Ciebie dokumentację i informacje o jej wykorzystaniu oraz przypomina o miesięcznym terminie i o tym, że kopia jest bezpłatna. Wysyłany e-mailem z dowodem tożsamości. W Anglii aplikacja NHS App już pokazuje wielu pacjentom ich dokumentację u lekarza rodzinnego. Sprzedawany pusty, do wypełnienia ręcznie, bo zawiera dane o zdrowiu.

Dla rodzica w Anglii, który chce zobaczyć lub otrzymać kopię dokumentacji szkolnej swojego dziecka. Wniosek na podstawie przepisu 5 Education (Pupil Information) (England) Regulations 2005: rada szkoły samorządowej musi udostępnić ją bezpłatnie do wglądu i wydać kopię, za opłatą nie wyższą niż koszt, w ciągu 15 dni szkolnych. W przypadku akademii lub free school pismo żąda tych samych informacji na podstawie UK GDPR. Wysyłany e-mailem albo składany w sekretariacie szkoły.

Dla konsumenta, którego budowlaniec, malarz, warsztat, serwisant lub inny usługodawca wykonał pracę źle albo niezgodnie z umową. Według Consumer Rights Act 2015 przedsiębiorca musi świadczyć usługę z należytą starannością i umiejętnościami; pismo żąda poprawienia pracy na koszt wykonawcy, a gdy to niemożliwe – obniżenia ceny (sekcje 49, 55 i 56), i jest wezwaniem przedsądowym z 14 dniami na odpowiedź. Wyślij je e-mailem i listem pierwszej klasy, ze zdjęciami.

Dla firmy w Anglii i Walii, która kończy umowę z dostawcą, klientem lub inną firmą – z okresem wypowiedzenia przewidzianym w umowie albo z powodu poważnego naruszenia przez drugą stronę. Pismo wskazuje umowę i klauzulę, na której się opiera, datę zakończenia, opis ewentualnego naruszenia i zaznacza, że należne płatności i postanowienia obowiązujące po zakończeniu nadal działają. Przestrzegaj klauzuli o zawiadomieniach co do adresu, sposobu i terminu i zachowaj dowód doręczenia. Rozwiązanie umowy z powodu zbyt błahego naruszenia samo może być naruszeniem, więc w razie wątpliwości zasięgnij porady.

Dla dyrektorów prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy protokołują posiedzenie zarządu: kto był obecny, kworum, zgłoszone konflikty interesów i każdą podjętą decyzję, np. pełnomocnictwo bankowe, umowę, zaliczkę na dywidendę czy nowy lokal. Każda spółka musi przechowywać protokoły z posiedzeń dyrektorów co najmniej dziesięć lat (sekcja 248 Companies Act 2006), a przewodniczący podpisuje je jako zgodne z przebiegiem. Niczego tu nie składa się w Companies House.

Dla konsumenta, którego reklamacja u przedsiębiorcy nic nie dała – odmowa zwrotu, zatrzymana zaliczka, pieniądze należne za wadliwy towar lub złą usługę. To wezwanie przedsądowe, którego Practice Direction on Pre-Action Conduct oczekuje przed pozwem: przedstawia roszczenie i kwotę, wymienia Twoje dokumenty, daje 14 dni na odpowiedź i zapowiada pozew do County Court przez Money Claim Online. Wyślij je e-mailem i listem pierwszej klasy z bezpłatnym potwierdzeniem nadania, a kopię zachowaj.

Dla klienta indywidualnego, którego nakłoniono do przelania pieniędzy oszustowi – fałszywa inwestycja, nieistniejący zakup, telefon rzekomo z banku lub policji. Według zasad zwrotu przy oszustwach na autoryzowany przelew (APP) bank zwykle musi zwrócić płatności Faster Payments lub CHAPS wykonane od 7 października 2024 roku, do £85 000, jeśli wniosek złożysz w ciągu 13 miesięcy od ostatniej płatności. Pismo składa wniosek na piśmie i prosi o decyzję; po odmowie bezpłatnie pomaga Financial Ombudsman Service.

Dla klienta, który ma problem z operatorem komórkowym, stacjonarnym lub internetowym albo usługą telewizyjną w tym samym pakiecie: wolne lub niedziałające łącze, błędne rachunki, podwyżka lub zmiana umowy bez informacji, kłopoty przy przeprowadzce. Pismo jest formalną reklamacją, którą operator musi rozpatrzyć; jeśli nie zostanie załatwiona w ciągu sześciu tygodni lub dostaniesz pismo o impasie, możesz bezpłatnie skierować sprawę do jego systemu ADR: Communications Ombudsman lub CISAS. Wyślij je e-mailem lub listem pierwszej klasy.

Dla konsumenta, który kartą kredytową zapłacił całość lub część ceny towaru albo usługi wartej ponad £100 i do £30 000, gdy sprzedawca złamał umowę lub nieprawdziwie opisał to, co sprzedał – wadliwy towar, brak dostawy, upadła firma. Według sekcji 75 Consumer Credit Act 1974 wydawca karty odpowiada na równi ze sprzedawcą. Pismo zgłasza roszczenie; jeśli wydawca je odrzuci lub nie odpowie w ciągu ośmiu tygodni, możesz bezpłatnie zwrócić się do Financial Ombudsman Service.