Protokół: wzory i formularze

Dla właściciela lub płatnika council tax za dom w Szkocji, który uważa, że jest on w złym paśmie: podpisane oświadczenie z dowodami — dlaczego pasmo jest błędne oraz adresy i pasma podobnych domów w okolicy — do wysłania lub przesłania wraz z wnioskiem (proposal) do miejscowego asesora (Assessor), który w Szkocji ustala pasma. Drogą jest bezpłatny formularz online Scottish Assessors; to oświadczenie zawiera porównania. Wniosek można złożyć tylko w określonych przypadkach, najczęściej w ciągu sześciu miesięcy od powstania obowiązku płacenia lub od zmiany pasma przez asesora. Pasmo może też wzrosnąć.

Dla kierowcy w Irlandii Północnej po kolizji: jedno miejsce na zapisanie imienia i nazwiska, adresu, pojazdu i ubezpieczyciela drugiego kierowcy, czasu i miejsca, przebiegu zdarzenia, szkód i świadków, póki szczegóły są świeże. Każdy kierowca zatrzymuje własny protokół i wysyła go z roszczeniem do ubezpieczyciela. Nie jest przyznaniem się do winy i nie zastępuje zgłoszenia na policję, którego Article 175 of the Road Traffic (Northern Ireland) Order 1981 wymaga, gdy ktoś inny został ranny albo nie podano danych na miejscu.

Dla wynajmujących, agentów i najemców w Irlandii Północnej na początku najmu prywatnego. Protokół opisuje stan każdego pokoju, meble i urządzenia, stany liczników, klucze oraz czujniki dymu, ciepła i tlenku węgla, odsyła do zdjęć z datą i daje najemcy siedem dni na uwagi. Podpisują go obie strony. Żaden przepis nie wymaga protokołu, ale bezpłatne procedury sporne TDS Northern Ireland i myDeposits Northern Ireland opierają się na nim, gdy wynajmujący chce potrącić coś z kaucji.

Dla płatnika rates w Irlandii Północnej, który uważa, że wartość kapitałowa jego domu — kwota, od której liczy się podatek od nieruchomości — jest za wysoka. Podpisane zestawienie dowodów: dlaczego wartość jest błędna oraz adresy i wartości kapitałowe podobnych domów w pobliżu, dołączane do bezpłatnego wniosku o weryfikację do Land & Property Services przez nidirect. Wartości opierają się na cenie, za jaką dom sprzedałby się 1 stycznia 2005 r., najwyżej 400 000 funtów, a weryfikacja może wartość także podnieść. W tym czasie płać rates dalej.

Na koniec najmu prywatnego w Irlandii Północnej. Zapisuje dzień zwrotu kluczy, końcowe stany liczników, stan każdego pokoju w porównaniu z protokołem wprowadzenia i wszystko, czego najemca nie akceptuje. Podpisują go obie strony — a jeśli wynajmujący lub agent nie przyjdzie, najemca wypełnia go sam ze zdjęciami z datą i wysyła tego samego dnia e-mailem i listem za potwierdzeniem (recorded delivery). To dowód, który ocenia bezpłatna procedura sporna TDS Northern Ireland lub myDeposits Northern Ireland.

Dla dyrektorów i wspólników prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy decydują bez zgromadzenia: zmiana umowy spółki lub nazwy, zgoda na długą umowę z dyrektorem czy inna decyzja wspólników. Dyrektorzy rozsyłają uchwałę jako zwykłą (ponad połowa głosów) lub szczególną (co najmniej 75%), a każdy wspólnik podpisuje ją na znak zgody. Wygasa po 28 dniach, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwałę szczególną składa się w Companies House w ciągu 15 dni. Nie służy do odwołania dyrektora ani biegłego rewidenta.

Dla dyrektorów prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy przenoszą jej siedzibę (registered office). Pisemna uchwała podpisana przez wszystkich dyrektorów zapisuje nowy adres, potwierdza, że jest to odpowiedni adres w części Zjednoczonego Królestwa, w której spółka jest zarejestrowana, i wskazuje dyrektora, który zgłosi zmianę. Zmiana wchodzi w życie po wpisie w Companies House; formularz AD01 spółka składa sama online, bez opłaty. To decyzja do dokumentacji spółki, a nie samo zgłoszenie.

Dla właściciela, najemcy lub wynajmującego, którego proszą o pisemne potwierdzenie, że ktoś – partner, dorosłe dziecko, krewny lub lokator – mieszka pod danym adresem, często na potrzeby konta bankowego, umowy telefonicznej, szkoły lub rejestracji u lekarza rodzinnego. W Wielkiej Brytanii nie ma zaświadczenia o zameldowaniu, więc instytucje proszą o rachunki lub wyciągi, a niektóre przyjmują też takie pismo; zapytaj najpierw, co akceptują. Pismo podaje, od kiedy osoba tam mieszka, oraz Twoje dane kontaktowe.

Dla dyrektorów prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy protokołują posiedzenie zarządu: kto był obecny, kworum, zgłoszone konflikty interesów i każdą podjętą decyzję, np. pełnomocnictwo bankowe, umowę, zaliczkę na dywidendę czy nowy lokal. Każda spółka musi przechowywać protokoły z posiedzeń dyrektorów co najmniej dziesięć lat (sekcja 248 Companies Act 2006), a przewodniczący podpisuje je jako zgodne z przebiegiem. Niczego tu nie składa się w Companies House.

Dla dłużnika, który potwierdza na piśmie, ile jest winien wierzycielowi, i dla wierzyciela, który o to prosi – prywatna pożyczka, zaległy czynsz, pieniądze należne między znajomymi lub firmami. Podpisane przez dłużnika jest uznaniem w rozumieniu sekcji 29 i 30 Limitation Act 1980, więc sześcioletni termin przedawnienia biegnie od nowa od jego daty; dług już przedawniony nie odżywa. Opcjonalny plan ustala raty miesięczne. Podpisuje dłużnik; oryginał zatrzymuje wierzyciel.

Dla zarządu prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, który powołuje nowego dyrektora. Pisemna uchwała dyrektorów zapisuje powołanie, datę jego skuteczności i osobę, która zgłosi je w Companies House, a nowy dyrektor podpisuje zgodę na pełnienie funkcji. Od 18 listopada 2025 r. nowy dyrektor musi najpierw zweryfikować tożsamość w Companies House i przekazać spółce swój kod osobisty; spółka zgłasza powołanie na formularzu AP01 online w ciągu 14 dni. Uchwała trafia do dokumentacji spółki.

Dla dyrektorów wypłacalnej prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, która zakończyła działalność i ma zostać zamknięta. Pisemna uchwała stwierdza, że spółka spełnia warunki Companies Act 2006 do dobrowolnego wykreślenia, i zatwierdza wniosek na formularzu DS01 (£13 online) oraz kopie, które w ciągu siedmiu dni muszą trafić do wspólników, pracowników, wierzycieli, niepodpisujących dyrektorów i powierników funduszu emerytalnego. Niewypłacalną spółkę zamyka się przez syndyka (insolvency practitioner).

Dla rodzica lub opiekuna, który zmienia imię lub nazwisko dziecka poniżej 18 lat – po rozwodzie, w nowej rodzinie albo na życzenie dziecka. Zgodzić się muszą wszystkie osoby z władzą rodzicielską albo sąd; akt wskazuje, które z nich, a 16- lub 17-latek podpisuje własną zgodę. Rezygnuje z dawnego nazwiska i przyjmuje nowe, z podpisem w obecności dwóch dorosłych świadków. GOV.UK wyjaśnia bezpłatną drogę i nieobowiązkową, płatną rejestrację.

Dla płatnika council tax w Anglii lub Walii, który uważa, że jego dom jest w złym paśmie: podpisane oświadczenie z dowodami — dlaczego pasmo jest błędne oraz adresy i pasma podobnych domów w okolicy — do przesłania wraz z zakwestionowaniem przez bezpłatną usługę Valuation Office na GOV.UK. Formalne zakwestionowanie jest możliwe, jeśli obowiązek płacenia powstał lub Valuation Office zmienił pasmo w ciągu ostatnich sześciu miesięcy albo jeśli dom dotknęła jakaś zmiana; w innym razie można prosić o przegląd. Pasmo może też wzrosnąć. W międzyczasie płać rachunki.

Dla osoby, która ukończyła 16 lat i zmienia imię, nazwisko lub oba – po ślubie, rozwodzie albo z własnego wyboru – i potrzebuje dowodu dla banku, pracodawcy, HM Passport Office lub DVLA. Niezarejestrowany deed poll, który sporządzasz samodzielnie: rezygnujesz z dawnego nazwiska, przyjmujesz nowe i podpisujesz się oboma w obecności dwóch dorosłych świadków. GOV.UK wyjaśnia bezpłatną drogę i nieobowiązkową rejestrację w Royal Courts of Justice, która jest płatna.

Dla kierowcy w Wielkiej Brytanii po kolizji: jedno miejsce na zapisanie imienia, nazwiska, adresu, pojazdu i ubezpieczyciela drugiego kierowcy, godziny i miejsca, przebiegu zdarzenia, szkód i świadków, póki wszystko jest świeże. Każdy kierowca zachowuje swoją notatkę i dołącza ją do zgłoszenia szkody. Nie jest to przyznanie się do winy. Kierowca, który nie podał swoich danych na miejscu, musi zgłosić wypadek policji jak najszybciej, najpóźniej w ciągu 24 godzin (sekcja 170 Road Traffic Act 1988); notatka nie zastępuje tego zgłoszenia.

Na koniec najmu w Anglii, Walii lub Szkocji (w Walii — occupation contract). Zapisuje dzień zwrotu kluczy, końcowe stany liczników, stan każdego pomieszczenia w porównaniu z protokołem wejścia oraz to, czego najemca nie akceptuje. Podpisują go obie strony — a jeśli wynajmujący lub agent nie przyjdzie, najemca wypełnia go sam z datowanymi zdjęciami i wysyła e-mailem oraz pocztą pierwszej klasy. To dowód, który bada bezpłatna procedura sporna systemu kaucji.

Dla wynajmujących, agentów i najemców w Anglii, Walii lub Szkocji na początku najmu — w Walii przy occupation contract. Dokument opisuje stan każdego pomieszczenia, meble i sprzęty, stany liczników, klucze oraz czujniki dymu i tlenku węgla, odsyła do datowanych zdjęć i daje najemcy siedem dni na uwagi. Podpisują go obie strony. Prawo nie nakazuje wynajmującemu sporządzenia inwentarza (w Szkocji musi to zrobić agent, który prowadzi wprowadzenie najemcy), ale bezpłatne procedury sporne systemów ochrony kaucji opierają się na nim, gdy wynajmujący proponuje potrącenia na końcu.