Empresas: modelos y formularios

Poner fin a un servicio con cuota periódica o a un servicio continuado requiere un preaviso por escrito dentro del plazo que fija el contrato; si no, el contrato se renueva y los cargos continúan. La comunicación identifica el contrato, la fecha de terminación y el plazo de preaviso, y regula las tres cuestiones que se discuten después: el pago final, los materiales que hay que devolver y las cuentas y accesos que hay que cerrar.

Este trámite es gratuito en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, con su aplicación de facturación VERI*FACTU. No necesita DocMuse para hacerlo. Para el autónomo o la empresa que factura sin programa y debe corregir una factura: la factura rectificativa del art. 15 del RD 1619/2012, en serie propia, con la factura rectificada, el motivo y los importes por diferencias o por sustitución; IVA, IGIC en Canarias o IPSI. En español.

El acuerdo con el que una sociedad chipriota inactiva pide al Registrar of Companies (registro de sociedades chipriota) que la dé de baja del registro según el art. 327 de la Ley chipriota de sociedades (Cap. 113): los datos de la sociedad, la fecha desde la que no tiene actividad, la declaración de que no tiene bienes ni deudas y ha cumplido sus obligaciones, quién presenta la solicitud y las firmas. El Registrar publica la baja prevista en la Official Gazette (diario oficial de Chipre), y la sociedad se da de baja tres meses después si nadie se opone. Una sociedad con bienes o deudas necesita, en cambio, una liquidación a cargo de un profesional de la insolvencia con licencia.

Para los administradores de una sociedad privada de responsabilidad limitada solvente en el Reino Unido que ha dejado de operar y se va a cerrar. El acuerdo escrito deja constancia de que la sociedad cumple las condiciones de la Companies Act 2006 para la baja voluntaria y autoriza la solicitud con el formulario DS01 (£13 en línea) y las copias que deben enviarse en siete días a socios, empleados, acreedores, administradores que no firmaron y gestores del fondo de pensiones. Una sociedad que no puede pagar sus deudas se cierra mediante un profesional de la insolvencia.

El acta con la que los socios de una sociedad privada de capital griega (IKE) en liquidación aprueban el balance final y la gestión del liquidador, deciden cómo se reparte el remanente, liberan de responsabilidad al liquidador, designan a quien conservará los libros y piden la cancelación de la sociedad. Sin esta aprobación, la IKE no se cancela en GEMI, el registro mercantil griego. Se adopta en una junta convocada con 8 días de antelación o en un acta firmada por todos los socios.

Para la empresa o el autónomo que pone fin a un contrato de servicios o de suministro con otra empresa: la carta que comunica la resolución, elige el fundamento (la facultad de resolver o desistir que da el contrato, o el incumplimiento de la otra parte del art. 1124 del Código Civil), fija la fecha de efectos y pide la devolución de materiales y la última factura. Se envía por burofax con certificación de contenido y acuse de recibo. En español.

Para una empresa o un profesional que quiere salir de un contrato con un proveedor en Italia (limpieza, software, alquiler de equipos, mantenimiento): una carta en italiano que ejerce el desistimiento previsto en el contrato (art. 1373 del Codice civile italiano), con la cláusula, el preaviso, la fecha de efecto y las peticiones para cerrar la relación: factura final, retirada de los equipos, devolución de los datos y fin de los cargos domiciliados. Se envía por PEC a la dirección del proveedor en INI-PEC o por carta certificada. Si el contrato no prevé el desistimiento, esta carta no basta.

Para cerrar la liquidación voluntaria de una SAS, SASU, SARL o EURL francesa una vez realizado el activo y pagadas las deudas: aprobación de las cuentas finales de liquidación, aprobación de la gestión del liquidador (quitus) y descargo de su mandato, reparto del saldo entre los socios, custodia de la documentación y constatación del cierre. La decisión la toma el socio único, la junta o un acto firmado por todos. El liquidador presenta después las cuentas y solicita la baja en línea en la ventanilla única de trámites empresariales, tras el anuncio legal. En francés.

Para una empresa en Escocia que pone fin a un contrato con un proveedor, un cliente u otra empresa, con el preaviso que permite el contrato o porque la otra parte ha cometido un incumplimiento esencial (material breach). La carta identifica el contrato y la cláusula invocada, la fecha de fin, el posible incumplimiento, y deja constancia de que los pagos debidos y las cláusulas que sobreviven continúan. Siga la cláusula de notificaciones sobre dirección, forma y plazo, y guarde prueba de la entrega. Resolver por un incumplimiento no esencial puede ser en sí un incumplimiento, así que pida consejo si duda.

Para una empresa en Inglaterra y Gales que pone fin a un contrato con un proveedor, un cliente u otra empresa, con el preaviso que permite el contrato o porque la otra parte lo ha incumplido gravemente. La carta identifica el contrato y la cláusula invocada, la fecha de terminación, describe el posible incumplimiento y recuerda que los pagos debidos y las cláusulas que sobreviven siguen vigentes. Siga la cláusula de notificaciones en cuanto a dirección, forma y plazo, y guarde prueba de la entrega. Terminar por un incumplimiento no lo bastante grave puede ser a su vez un incumplimiento, así que pida asesoramiento si duda.

Para una empresa en Irlanda del Norte que pone fin a un contrato con un proveedor, un cliente u otra empresa, con el preaviso que permite el contrato o porque la otra parte lo ha incumplido gravemente. La carta identifica el contrato y la cláusula invocada, la fecha de fin, el incumplimiento si lo hay, y deja constancia de que los pagos debidos y las cláusulas que subsisten continúan. Siga la cláusula de notificaciones en cuanto a dirección, forma y plazo, y guarde prueba de la entrega. Terminar por un incumplimiento no lo bastante grave puede ser a su vez un incumplimiento; si duda, asesórese.

El acuerdo del socio único o de la junta general con el que una SRL rumana sin actividad se disuelve y liquida en un solo acto, sin liquidador (art. 235 de la Ley rumana 31/1990): el activo y las deudas, la declaración de que las deudas están pagadas, cómo se reparte el remanente entre los socios, quién conserva los documentos y quién se ocupa de los trámites ante el registro mercantil rumano (ONRC).

El primer documento que ve el cliente, y el último al que vuelve cuando se discute qué se prometió. El presupuesto fija el alcance, el precio y los plazos, y también durante cuánto tiempo es válido: sin ese dato, meses después aparecen precios antiguos. Indica con claridad lo que el precio no incluye, lo que evita el desacuerdo más frecuente al empezar un trabajo.

El contrato con el que un prestador —una sociedad o un profesional independiente registrado— presta servicios a un cliente en Rumanía: qué incluye y qué no, el plazo, el precio y el plazo de pago, la facturación a través de RO e-Factura, la aceptación y las objeciones, el límite de responsabilidad, la fuerza mayor y la terminación. Según el Código Civil rumano, el contrato de servicios es un contrato de antrepriză (art. 1851), y este documento completa lo que la ley deja a las partes.

Para una empresa que contrata un servicio continuado a otra (limpieza, mantenimiento, soporte informático, marketing, consultoría): el contrato con el objeto, la duración y la prórroga, el precio en letra y en cifra, la factura y el plazo de pago con el límite de sesenta días de la Ley 3/2004, los intereses de demora, la confidencialidad, los datos personales, la resolución por incumplimiento y el intento de negociación previo a los tribunales (LO 1/2025). Se firma por duplicado. En español.

Para los socios de una S.r.l. italiana que nombran o cesan al administrador único o a un consejero: el acta, en italiano, de la junta, con presidente y secretario, la convocatoria o la junta universal, los socios presentes y sus participaciones, la votación, los datos del administrador, la duración y la retribución del cargo, y la aceptación firmada por la persona nombrada. No hace falta notario; el nombramiento se inscribe en el Registro delle imprese en un plazo de treinta días (art. 2383 del Codice civile italiano) mediante la Comunicazione unica. Las mayorías son las de los estatutos o, en su defecto, las del art. 2479-bis.

Contrato entre dos empresas en Chipre para la prestación de servicios según la Ley chipriota de contratos (Cap. 149): los servicios y lo que queda excluido, la duración, los honorarios más IVA, la facturación y los plazos de pago, reclamaciones y correcciones, la ejecución independiente, la confidencialidad, la propiedad intelectual de los entregables, un límite de responsabilidad y la resolución. El retraso en el pago genera los intereses (tipo de referencia del BCE más ocho puntos) y los 40 € de la Ley 123(I)/2012. No incluye pacto de no competencia, que el art. 27 del Cap. 149 declara nulo salvo excepciones limitadas, y no paga impuesto de timbre.

El contrato de una empresa con un profesional autónomo en Grecia: los servicios, la independencia en tiempo, lugar y medios, los honorarios, la facturación, la confidencialidad, los derechos de autor y la resolución. Las cláusulas de independencia importan: según la ley griega 2639/1998, se presume que el contrato encubre una relación laboral si el profesional trabaja personalmente, en exclusiva o principalmente para el mismo cliente durante nueve meses seguidos. Indica si tiene solo uno o dos clientes, en cuyo caso cotiza como un asalariado (ley 4387/2016, art. 39, apartado 9), y si se aplica la retención del 20 % en facturas de más de 300 € (art. 64 de la ley 4172/2013).

Un contrato entre empresas en Grecia para una obra o para servicios: qué se incluye y qué no, los plazos, el precio con facturación electrónica, la recepción y las objeciones, la responsabilidad y su límite, los derechos de autor y la resolución. Indica desde el principio si el contratista debe un resultado (contrato de obra según el art. 681 del Código Civil griego) o solo la prestación diligente de servicios, la elección que decide la responsabilidad por defectos. El retraso en el pago genera los intereses y los 40 € de la ley griega 4152/2013.

Para una empresa o un profesional que encarga un servicio continuado a otra empresa en Italia (limpieza, mantenimiento, soporte informático, consultoría): un contrato en italiano con el objeto, la duración, el precio, la facturación electrónica a través del SdI, el plazo de pago, los intereses de demora del Decreto legislativo italiano 231/2002, las obligaciones del prestador, la confidencialidad y el desistimiento con preaviso, aprobado específicamente (arts. 1341 y 1342 del Codice civile italiano). Sin cláusula de fuero exclusivo ni penalizaciones. Se firma en dos ejemplares, o digitalmente, y cada parte firma también la aprobación de las cláusulas.

Para profesionales y trabajadores autónomos en Italia que piden el pago antes de facturar: el aviso de honorarios en italiano (avviso di parcella) detalla el trabajo, los honorarios, la posible contribución previsional, el IVA y la retención, el total y el IBAN, y pide el pago antes de una fecha. No tiene valor fiscal y no es una factura: quien tiene partita IVA emite la factura electrónica a través del Sistema di Interscambio (SdI) al cobrar; quien no la tiene entrega un recibo por trabajo ocasional. Se envía por correo electrónico, por correo electrónico certificado (PEC) o por carta certificada.

Para el liquidador de una S.r.l. italiana cuya liquidación ha terminado: un documento en italiano que resume el activo realizado, las deudas pagadas, los gastos y el remanente, indica lo que recibe cada socio (el plan de reparto, art. 2492 del Codice civile italiano) y recoge las declaraciones del liquidador. Se adjuntan los estados contables finales y, si se nombraron, el informe del órgano de control o del auditor. Se deposita en el Registro delle imprese: durante noventa días cada socio puede impugnarlo; después, el balance se considera aprobado (art. 2493) y se solicita la cancelación de la sociedad en el registro.

Para la junta general ordinaria anual de una SAS o una SARL francesa, o la decisión del socio único de una SASU o una EURL: aprobación de las cuentas del ejercicio, aplicación del beneficio o la pérdida con la reserva legal, mención de los dividendos de los tres ejercicios anteriores, operaciones vinculadas (conventions réglementées) si las hay y poderes para el depósito. Debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Las cuentas se depositan después en línea en la ventanilla única de trámites empresariales en el mes siguiente a la aprobación. En francés.

Un contrato entre dos empresas en Alemania para un resultado determinado (un software, una web, un dictamen pericial, un concepto, una reparación o una instalación) del que responde el contratista (Werkvertrag según los §§ 631 y ss. del Código Civil alemán, BGB). Incluye la descripción y la calidad pactada, una fecha de finalización, un procedimiento de recepción con el plazo del § 640, apdo. 2, BGB, la retribución que vence con la recepción, los derechos por defectos, la resolución, los derechos de uso sobre la obra, la confidencialidad y un límite de responsabilidad. No sirve para contratos de construcción ni para fabricar bienes muebles, que se rigen por la compraventa. En alemán.