Biznes: wzory i formularze

Uchwała wspólników austriackiej spółki GmbH lub FlexCo o powołaniu, odwołaniu albo zmianie członka zarządu (Geschäftsführer) – na zgromadzeniu wspólników albo w trybie obiegowym, podpisana przez wszystkich wspólników (§ 34 austriackiej ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, GmbHG), wraz z przyjęciem funkcji. Do austriackiego rejestru firm (Firmenbuch) podpisy poświadcza sąd rejonowy lub notariusz (§ 17 GmbHG): podpisuje się dopiero tam, nie w domu; jest miejsce na klauzulę poświadczenia. Po niemiecku.

Dla wspólników hiszpańskiej spółki z o.o., którzy zmieniają członka zarządu: hiszpański protokół zgromadzenia (z udziałem wszystkich wspólników albo zwołanego) z odwołaniem, jeśli jest, i powołaniem, zaświadczenie o protokole wystawione przez osobę uprawnioną oraz przyjęcie funkcji podpisane przez nową osobę. Powołanie zgłasza się do Registro Mercantil w ciągu dziesięciu dni od przyjęcia funkcji (art. 215 hiszpańskiej ustawy o spółkach kapitałowych), z podpisami poświadczonymi notarialnie. Po hiszpańsku.

Dla wspólników włoskiej S.r.l., którzy powołują lub odwołują jedynego członka zarządu albo członka rady: protokół zgromadzenia po włosku, z przewodniczącym i protokolantem, zwołaniem lub pełnym składem, obecnymi wspólnikami i ich udziałami, wynikiem głosowania, danymi członka zarządu, kadencją i wynagrodzeniem oraz przyjęciem funkcji podpisanym przez powołaną osobę. Notariusz nie jest potrzebny; powołanie wpisuje się do rejestru przedsiębiorstw w ciągu trzydziestu dni (art. 2383 włoskiego kodeksu cywilnego) przez Comunicazione unica. Większości określa umowa, a w jej braku art. 2479-bis.

Uchwała wspólników niemieckiej spółki GmbH lub UG (haftungsbeschränkt) o powołaniu, odwołaniu albo zmianie członka zarządu (Geschäftsführer), z przyjęciem funkcji przez nowego członka zarządu. Na zgromadzenie wspólników, zgromadzenie wideo lub telefoniczne, uchwałę bez zgromadzenia w formie tekstowej (§ 48 ust. 2 niemieckiej ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, GmbHG, od 2025 r.) i dla jedynego wspólnika. Uchwała nie wymaga notariusza; zmianę zgłasza potem do rejestru handlowego notariusz – odpowiedzi poniżej wyjaśniają, czego potrzebuje. Po niemiecku.

Uchwała cypryjskiej spółki o powołaniu nowego dyrektora, odwołaniu dyrektora albo odnotowaniu jego rezygnacji zgodnie z ustawą o spółkach (rozdz. 113): dane spółki z numerem HE, sposób podjęcia decyzji, dane dyrektora z numerem dowodu osobistego, paszportu lub ARC, data wejścia w życie, przyjęcie funkcji i upoważnienie do zgłoszenia. Art. 178 pozwala odwołać dyrektora bez jego zgody zwykłą uchwałą na zgromadzeniu wspólników, po szczególnym zawiadomieniu złożonym 28 dni wcześniej; umowa spółki może przewidywać także inny tryb. Zmianę zgłasza się osobno do rejestru spółek na formularzu HE4 w ciągu 14 dni.

Protokół, którym wspólnicy greckiej spółki kapitałowej IKE powołują nowego zarządcę (diacheiristis) i w razie potrzeby odwołują poprzedniego: dane zarządcy z imieniem ojca i numerem AFM, kadencja, wynagrodzenie, szczególne zasady co do jego uprawnień, podpis potwierdzający przyjęcie funkcji i upoważnienie do zgłoszenia w GEMI. Zarządcą może być tylko osoba fizyczna, wspólnik lub nie, powoływana większością wszystkich udziałów — na zgromadzeniu zwołanym z 8-dniowym wyprzedzeniem albo protokołem podpisanym przez wszystkich wspólników.

Do stwierdzenia powołania nowego prezesa francuskiej SAS lub SASU albo zarządcy SARL lub EURL, zakończenia funkcji poprzednika (odwołanie, rezygnacja lub upływ kadencji) albo obu, decyzją jedynego wspólnika, zgromadzenia lub aktem podpisanym przez wszystkich. Podaje datę skuteczności, kadencję i wynagrodzenie, a powołana osoba podpisuje na znak przyjęcia funkcji. Zmianę zgłasza się online w jednolitym portalu formalności przedsiębiorstw, z ogłoszeniem i oświadczeniem nowego członka zarządu o niekaralności. Po francusku.

Wzajemna umowa o poufności (NDA) dla dwóch firm prowadzących rozmowy o współpracy, inwestycji lub transakcji: cel, definicja informacji poufnych z odwołaniem do tajemnicy przedsiębiorstwa, wyjątki, zasady dostępu i ochrony, zwrot materiałów, czas trwania po zakończeniu rozmów i kara umowna z prawem do odszkodowania ponad jej wysokość. Umowa nie tworzy obowiązku zawarcia dalszej umowy.

Umowa między austriacką spółką GmbH lub FlexCo a jej członkiem zarządu, odrębna od powołania przez wspólników: obowiązki i staranność (§ 25 austriackiej ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, GmbHG), zakres pracy, miesięczne wynagrodzenie brutto wypłacane 14 lub 12 razy w roku, wynagrodzenie zmienne, urlop, zakaz konkurencji i poufność, czas trwania i wypowiedzenie. Czy obowiązuje ubezpieczenie z ASVG czy z GSVG, decyduje nie nazwa umowy, lecz udział w spółce i rzeczywisty wpływ (§ 539a ASVG); umowa zapisuje ten udział. Odwołanie kończy funkcję, nie umowę (§ 16 GmbHG). Po niemiecku.

Dla dyrektorów i wspólników prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy decydują bez zgromadzenia: zmiana umowy spółki lub nazwy, zgoda na długą umowę z dyrektorem czy inna decyzja wspólników. Dyrektorzy rozsyłają uchwałę jako zwykłą (ponad połowa głosów) lub szczególną (co najmniej 75%), a każdy wspólnik podpisuje ją na znak zgody. Wygasa po 28 dniach, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwałę szczególną składa się w Companies House w ciągu 15 dni. Nie służy do odwołania dyrektora ani biegłego rewidenta.

Dla dyrektora prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, który ustępuje. Pismo zawiera rezygnację ze wskazaną datą, prosi spółkę o zgłoszenie w Companies House w ciągu 14 dni na formularzu TM01 i aktualizację dokumentacji oraz stwierdza, że rezygnacja z funkcji dyrektora sama nie kończy zatrudnienia ani udziałów. Według wzorcowej umowy rezygnacja działa zgodnie ze swoją treścią po otrzymaniu jej przez spółkę. Spółka musi mieć co najmniej jednego dyrektora będącego osobą fizyczną, więc jedyny dyrektor najpierw zapewnia następcę.