Comunicazione e diffida: modelli e moduli

Per il viaggiatore in Scozia il cui pacchetto turistico – voli e hotel, o altri servizi di viaggio venduti insieme – non era come prenotato: un hotel diverso o scadente, servizi mancanti, un itinerario cambiato. Secondo le Package Travel and Linked Travel Arrangements Regulations 2018, valide in tutto il Regno Unito, l’organizzatore risponde di ogni parte del pacchetto e deve una riduzione del prezzo e un risarcimento. La lettera li chiede ed è una lettera prima dell’azione con 14 giorni per rispondere, poi la simple procedure davanti alla sheriff court. La invii all’organizzatore per e-mail e con posta first class.

Per il dipendente in Irlanda del Nord che lascia il lavoro: una lettera di dimissioni che indica il preavviso previsto dal contratto (almeno una settimana dopo un mese di lavoro, articolo 118 dell’Employment Rights (Northern Ireland) Order 1996) e l’ultimo giorno, e chiede conferma scritta, la liquidazione finale con le ferie maturate e non godute e il modulo P45. Da consegnare a mano al responsabile e inviare per e-mail lo stesso giorno, conservandone copia.

Per la dipendente in gravidanza in Irlanda del Nord: la comunicazione scritta della gravidanza, della settimana prevista del parto, della data di inizio del congedo di maternità e della data per lo Statutory Maternity Pay, da dare entro la fine della 15ª settimana prima di quella prevista, con il certificato MAT B1 allegato o da inviare. Chiede al datore di confermare per iscritto, entro 28 giorni, la fine del congedo e quanto sarà pagato. nidirect spiega gratis indennità e congedo di maternità. Da consegnare a mano e inviare per e-mail.

Per chi in Scozia ha revocato una procura generale o per un solo affare: una lettera alla banca, building society, fornitore, locatore o a qualsiasi ente con cui il procuratore ha trattato, che comunica la revoca, chiede di non accettare più le sue istruzioni e di confermarlo per iscritto. Allega copia della revoca firmata e si invia per raccomandata (recorded delivery) o si consegna a mano. Non per una «continuing» o «welfare power» registrata presso l’Office of the Public Guardian (Scotland), che cessa tramite l’OPG.

Per un’impresa in Irlanda del Nord a cui una società o LLP non ha pagato una fattura. L’ultima lettera prima della causa: espone il debito, chiede gli interessi legali dell’8% oltre il tasso di riferimento della Bank of England e la somma fissa di 40, 70 o 100 sterline del Late Payment Act (o gli interessi del contratto), concede 14 giorni per pagare o contestare e indica il passo successivo: una causa presso la county court, decisa come small claim fino a 5.000 sterline. Si invia con Royal Mail Signed For o si consegna a mano.

Per il consumatore in Irlanda del Nord il cui bene acquistato da un’impresa si rivela difettoso, non conforme alla descrizione o inadatto allo scopo. Entro 30 giorni può rifiutarlo con rimborso integrale; dopo, chiede prima una riparazione o una sostituzione (Consumer Rights Act 2015, sections 9-23). La lettera descrive il difetto e la Sua scelta e vale come ultima lettera prima dell’azione: il venditore ha 14 giorni per rispondere prima di una small claim davanti alla county court, competente fino a £5.000. La invii al venditore, non al produttore, per e-mail e per raccomandata (Royal Mail Signed For).

Per il dipendente in Irlanda del Nord che è il padre del bambino, o il coniuge, il partner civile o il compagno della madre, con 26 settimane di servizio alla 15ª settimana prima del termine: la comunicazione del congedo di paternità – una settimana o due settimane consecutive, entro 56 giorni dalla nascita – con la settimana prevista del parto, l’inizio del congedo e la dichiarazione di condividere la responsabilità dell’educazione. L’Irlanda del Nord mantiene queste regole; le settimane separate e il diritto dal primo giorno della Gran Bretagna non si applicano.

Per chi in Irlanda del Nord è sollecitato da un’agenzia di recupero o da un acquirente di crediti per un debito che non riconosce, contesta o ritiene più vecchio di sei anni. La lettera non riconosce il debito: chiede prove — il contratto, un estratto conto, l’avviso di inadempimento e la cessione — oppure dichiara che il debito è prescritto secondo il Limitation (Northern Ireland) Order 1989 e non sarà pagato, cosa che le regole della FCA impongono di rispettare a chi recupera un credito regolamentato. La invii per raccomandata (Royal Mail Signed For) e ne conservi una copia.

Per il proprietario o l’inquilino in Irlanda del Nord che vive nella casa e vuole che il lodger se ne vada. La disdetta richiama il contratto, indica la data di fine — almeno quattro settimane prima, per iscritto (otto settimane se il lodger vive con Lei da più di un anno), o il termine più lungo del contratto — chiede di liberare la stanza e restituire le chiavi e dice cosa accade al deposito. Si consegna a mano; conservi una copia firmata dal lodger. Non per un inquilino che ha la casa o una parte solo per sé: la disdetta del locatore è un altro documento.

Per chi in Irlanda del Nord ha revocato una procura rilasciata secondo il Powers of Attorney Act (Northern Ireland) 1971: una lettera a banca, building society, fornitore, locatore o qualsiasi ente con cui il procuratore ha trattato, che comunica la fine della procura, chiede di non accettare più le sue istruzioni e di confermarlo per iscritto. Allega copia dell’atto di revoca e si invia con Royal Mail Signed For o si consegna a mano.

Per l’intestatario di un veicolo in Irlanda del Nord che ha ricevuto una richiesta ai sensi dell’Article 177 of the Road Traffic (Northern Ireland) Order 1981 di indicare chi guidava, di solito con un avviso per eccesso di velocità o altra infrazione. Compili il modulo ricevuto e lo invii con questa lettera, che indica Lei o un altro conducente, il nuovo intestatario se aveva venduto il veicolo, o spiega che cosa ha fatto per scoprirlo. Risponda entro il termine indicato: non indicare il conducente costa sei punti di penalità.

Per l’inquilino privato in Irlanda del Nord che vuole chiudere una locazione a tempo indeterminato (periodic), anche quella che prosegue dopo un periodo fisso. L’inquilino la chiude con una disdetta scritta (notice to quit): almeno quattro settimane se la locazione dura da dieci anni o meno, dodici se da più tempo (articolo 14A del Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). La disdetta indica la data di fine con una clausola di salvaguardia, può chiedere una data anticipata, chiede la riconsegna e il deposito e dà il nuovo indirizzo. Si invia con posta tracciata con firma o si consegna a mano.

Per il genitore in lutto in Irlanda del Nord – dopo la morte di un figlio, una nascita senza vita o, dal 6 aprile 2026, la perdita di una gravidanza prima delle 24 settimane, per la madre e il suo partner: una breve comunicazione al datore che prenderà il congedo per lutto genitoriale, con la data della perdita, il modo di prendere le due settimane (una settimana, due insieme o due separate) e l’inizio del congedo, con una domanda sul pagamento. Non serve alcuna prova medica. La guida della Labour Relations Agency è gratuita. Venduto in bianco, da compilare a mano.

Per il consumatore in Irlanda del Nord il cui ordine presso un venditore online o un negozio non è arrivato. Secondo la section 28 del Consumer Rights Act 2015 il venditore deve consegnare nel termine concordato o, in mancanza, entro 30 giorni, e la merce resta a suo rischio finché non è in Suo possesso (section 29): un pacco perso durante il trasporto è quindi un suo problema. La lettera concede un ultimo termine di 14 giorni; poi il contratto si scioglie, è dovuto il rimborso integrale e può chiederlo con una small claim davanti alla county court. La invii per e-mail e per raccomandata (Royal Mail Signed For).

Per un’impresa in Scozia a cui una società o LLP non ha pagato una fattura. La Scozia non ha un protocollo precontenzioso per i debiti, ma il modulo della simple procedure chiede che cosa ha fatto per un accordo: la lettera espone il debito, chiede gli interessi di legge dell’8% sopra il tasso di riferimento della Bank of England e la somma fissa di £40, £70 o £100 del Late Payment Act (o gli interessi contrattuali), dà 14 giorni per pagare o contestare e preannuncia un’azione davanti alla sheriff court – simple procedure fino a £5.000. Spedita con raccomandata con firma (recorded delivery).

Per il genitore in Irlanda del Nord il cui figlio è rimasto a casa malato e la cui scuola chiede una giustificazione. Breve lettera in inglese alla scuola con le date dell’assenza e il giorno in cui ha avvisato la scuola per la prima volta, che chiede di registrarla come assenza per malattia. Non descrive la malattia; se la scuola vuole una prova, la sua policy sulla frequenza dice quale. Si consegna a mano o per e-mail. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per il dipendente in Irlanda del Nord con responsabilità genitoriale su un figlio sotto i 18 anni e almeno un anno di servizio: la comunicazione del congedo parentale non retribuito con il figlio, le date e il numero di settimane. Le regole predefinite prevedono 18 settimane per figlio, al massimo quattro settimane l’anno, a settimane intere, con almeno 21 giorni di preavviso. Il datore può rinviare il congedo fino a sei mesi, ma non rifiutarlo. nidirect spiega gratis il congedo parentale. Da consegnare a mano e inviare per e-mail.

Per il consumatore in Irlanda del Nord il cui bene difettoso è stato riparato o sostituito una volta ed è ancora difettoso, o che il venditore non ha riparato o sostituito in un tempo ragionevole. La lettera esercita il diritto di rifiuto definitivo con rimborso, oppure trattiene il bene e chiede una riduzione del prezzo (section 24 del Consumer Rights Act 2015), e vale come ultima lettera prima dell’azione, con 14 giorni per rispondere prima di una small claim davanti alla county court (fino a £5.000). La invii al venditore per e-mail e per raccomandata (Royal Mail Signed For), con copia della corrispondenza precedente.

Per il locatore privato o l’agenzia in Scozia il cui inquilino è in ritardo con il canone. Prima di rivolgersi al tribunale per morosità, il locatore deve rispettare i requisiti preliminari (pre-action requirements): questa lettera dà all’inquilino informazioni chiare sulle clausole della locazione, gli arretrati periodo per periodo, i suoi diritti nel procedimento di sfratto e dove trovare consulenza gratuita su denaro e debiti, e lo invita a concordare un piano di rientro ragionevole entro una data. Non minaccia mai di cambiare la serratura: solo un provvedimento del tribunale può chiudere la locazione. La invii per raccomandata e ne conservi copia.

Per il consumatore in Scozia il cui ordine presso un negozio online o fisico non è arrivato. Secondo la sezione 28 del Consumer Rights Act 2015 il venditore deve consegnare nel termine concordato o, se non ce n’è uno, entro 30 giorni, e i beni restano a suo rischio finché non li riceve (sezione 29), quindi un pacco perso durante il trasporto è un suo problema. La lettera dà un ultimo termine di 14 giorni per consegnare, dopo il quale il contratto si scioglie ed è dovuto il rimborso integrale; è anche una lettera prima dell’azione, con la simple procedure davanti alla sheriff court come passo successivo. La invii per e-mail e con posta first class.

Per l’inquilino in Scozia con una «private residential tenancy» che vuole andarsene. La locazione termina con una disdetta scritta, data liberamente, che indica il giorno di fine: più di 28 giorni dopo che il locatore la riceve, salvo che il locatore accetti per iscritto un termine diverso. Oggi deve firmare ogni coinquilino. La disdetta può chiedere una data anticipata, chiede la riconsegna e indica il nuovo indirizzo. Si invia per raccomandata con firma (recorded delivery) o a mano, oppure via e-mail se il locatore ha accettato l’e-mail per iscritto; spedita per posta, si considera ricevuta 48 ore dopo l’invio.

Per il locatore privato o l’agenzia in Irlanda del Nord che deve entrare nella casa dell’inquilino per ispezionarla, ripararla o fare il controllo annuale del gas o la verifica elettrica quinquennale. L’avviso indica data, ora e scopo, chi verrà, riporta il numero di registrazione del locatore e invita l’inquilino a proporre un altro orario. L’inquilino deve consentire l’accesso in orari ragionevoli e con ragionevole preavviso (articolo 12 del Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006); nessuno entra senza accordo, salvo emergenza.

Per il locatore privato o l’agenzia in Irlanda del Nord il cui inquilino è in ritardo con il canone. La lettera elenca gli arretrati periodo per periodo, chiede di pagare o proporre un piano di rientro entro una data, indica l’aiuto gratuito di Housing Rights, Advice NI e altri e riporta il numero di registrazione del locatore. Dice che, se gli arretrati non vengono sistemati, il locatore può chiudere la locazione con una disdetta, nei limiti di legge e contratto, e poi rivolgersi al giudice. Non minaccia mai di cambiare le serrature o portare via oggetti.

Per un’impresa in Irlanda del Nord che pone fine a un contratto con un fornitore, un cliente o un’altra impresa, con il preavviso consentito dal contratto o perché l’altra parte lo ha violato gravemente. La lettera indica il contratto e la clausola invocata, la data di cessazione, l’eventuale violazione, e ricorda che i pagamenti dovuti e le clausole che sopravvivono restano in vigore. Segua la clausola sulle comunicazioni quanto a indirizzo, modalità e tempi e conservi la prova di consegna. Risolvere per una violazione non abbastanza grave può essere a sua volta una violazione: in caso di dubbio si faccia consigliare.