Nieruchomości: wzory i formularze

Dla najemcy w Irlandii Północnej, który się wyprowadził i nadal czeka na kaucję. Przedsądowe wezwanie do wynajmującego lub agenta: podaje datę zakończenia najmu, kaucję i system, który ją chroni — TDS Northern Ireland lub myDeposits Northern Ireland — oraz żąda zwrotu kaucji w ciągu 14 dni albo pisemnej listy potrąceń z dowodami, wskazując potrącenia, które kwestionujesz. Dalej jest bezpłatna procedura sporna systemu, a potem drobne roszczenie w sądzie hrabstwa (county court) do 5 000 funtów. Jeśli kaucji nigdy nie zabezpieczono, zgłoś to radzie dystryktu.

Dla właściciela mieszkania w Szkocji, którego zarządca nieruchomości (property factor) — firma zarządzająca częściami wspólnymi kamienicy lub osiedla — nalicza niejasne opłaty, zaniedbuje wspólne naprawy, źle prowadzi ubezpieczenie budynku lub nie odpowiada. Formalna skarga w ramach procedury reklamacyjnej zarządcy: opisuje, co poszło źle, z datami, dlaczego narusza to obowiązki zarządcy lub Code of Conduct for Property Factors, i czego oczekujesz. Pisemne zawiadomienie zarządcy jest wymagane przed bezpłatnym wnioskiem do First-tier Tribunal for Scotland. Wyślij je listem poleconym lub e-mailem i zachowaj kopię.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, którego mieszkanie wymaga napraw — wilgoć i pleśń, zepsuty piec, przecieki, wadliwa instalacja elektryczna. Pismo zgłasza każdy problem na piśmie ze zdjęciami z datą, przypomina wynajmującemu obowiązki naprawcze z Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006, gdy umowa milczy, oraz standard przydatności do zamieszkania, prosi o oględziny w ciągu 14 dni i potwierdza, że nadal płacisz czynsz. Jeśli nic się nie dzieje, wydział ochrony środowiska i zdrowia rady dystryktu może bezpłatnie skontrolować lokal.

Dla prywatnego wynajmującego lub agenta w Irlandii Północnej, by potwierdzić czynsz zapłacony przez najemcę — do wniosku o świadczenie, kredyt hipoteczny lub wizę, referencji dla nowego wynajmującego albo na potrzeby najemcy. Podaje lokal, numer rejestracyjny wynajmującego, czynsz i częstotliwość płatności, okres i każdą otrzymaną wpłatę oraz informację o zaległościach, z podpisem i datą. Wynajmujący musi wydać bezpłatne pisemne pokwitowanie czynszu zapłaconego gotówką (art. 5 Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006).

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, którego wynajmujący nie zajął się poważnymi problemami — wilgoć i pleśń, brak ogrzewania, niebezpieczna elektryka, szkodniki. Pismo prosi wydział ochrony środowiska i zdrowia rady dystryktu o kontrolę lokalu pod kątem standardu przydatności do zamieszkania i działania wobec wynajmującego, np. nakaz napraw. Wiele rad przyjmuje wnioski bezpłatnie online lub telefonicznie; to pismo zbiera w jednym miejscu problemy, historię zgłoszeń i zdjęcia, pocztą lub e-mailem.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, którego wynajmujący naruszył zasadę egzekwowaną przez radę dystryktu: kaucja niezabezpieczona w ciągu 28 dni, brak informacji o kaucji w ciągu 35 dni, kaucja wyższa niż czynsz za miesiąc, brak rejestracji, brak tenancy information notice lub pokwitowania czynszu zapłaconego gotówką. Pismo zgłasza to wydziałowi ochrony środowiska i zdrowia rady, który może nałożyć karę stałą lub wszcząć postępowanie. W Irlandii Północnej zastępuje to pozew o wielokrotność kaucji.

Dla właściciela lub najemcy w Irlandii Północnej, który mieszka w lokalu i chce, by lokator się wyprowadził. Pismo powołuje się na umowę z lokatorem, podaje datę jej zakończenia — co najmniej cztery tygodnie naprzód, na piśmie (osiem tygodni, gdy lokator mieszka u Ciebie ponad rok), albo dłuższy okres z umowy — prosi o opróżnienie pokoju i zwrot kluczy oraz mówi, co dzieje się z kaucją. Przekaż je osobiście i zachowaj kopię podpisaną przez lokatora. Nie dla najemcy, który ma lokal lub jego część wyłącznie dla siebie: wypowiedzenie wynajmującego to inny dokument.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, który chce zakończyć najem bezterminowy (periodic), także taki, który trwa dalej po upływie umowy na czas określony. Najemca kończy go pisemnym wypowiedzeniem (notice to quit): co najmniej cztery tygodnie, jeśli najem trwa do dziesięciu lat, i dwanaście tygodni, jeśli dłużej (art. 14A Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). Pismo podaje datę końcową z klauzulą zabezpieczającą, może prosić o wcześniejszą datę, prosi o odbiór lokalu i zwrot kaucji oraz podaje nowy adres. Wyślij je listem za potwierdzeniem lub doręcz osobiście.

Dla najemcy Northern Ireland Housing Executive lub stowarzyszenia mieszkaniowego, którego naprawy nie zostały wykonane albo wykonano je źle — wilgoć i pleśń, przecieki, ogrzewanie. Pismo składa formalną skargę albo prosi o ostatni etap procedury skargowej, opisując problemy, kiedy je zgłoszono, wpływ na domowników i oczekiwane działania. Obie instytucje przyjmują skargi bezpłatnie także online lub telefonicznie. Po ostatnim etapie sprawą może się zająć Northern Ireland Public Services Ombudsman, zwykle w ciągu sześciu miesięcy.

Dla wynajmujących, agentów i najemców w Irlandii Północnej na początku najmu prywatnego. Protokół opisuje stan każdego pokoju, meble i urządzenia, stany liczników, klucze oraz czujniki dymu, ciepła i tlenku węgla, odsyła do zdjęć z datą i daje najemcy siedem dni na uwagi. Podpisują go obie strony. Żaden przepis nie wymaga protokołu, ale bezpłatne procedury sporne TDS Northern Ireland i myDeposits Northern Ireland opierają się na nim, gdy wynajmujący chce potrącić coś z kaucji.

Dla wynajmującego lub agencji w Szkocji, których najemca zalega z czynszem. Przed wnioskiem do trybunału z powodu zaległości wynajmujący musi spełnić wymogi przedprocesowe (pre-action requirements): pismo przekazuje najemcy jasne informacje o warunkach najmu, zaległościach w podziale na okresy, jego prawach w postępowaniu o eksmisję i o tym, gdzie uzyskać bezpłatną poradę finansową i dotyczącą długów, oraz zaprasza do uzgodnienia rozsądnego planu spłaty do wskazanej daty. Nigdy nie grozi wymianą zamków: tylko orzeczenie trybunału może zakończyć najem. Wyślij je listem poleconym i zachowaj kopię.

Dla najemcy w Szkocji z umową private residential tenancy, który chce się wyprowadzić. Najem kończy pisemne wypowiedzenie, złożone dobrowolnie, które podaje dzień zakończenia najmu: ponad 28 dni po jego doręczeniu wynajmującemu, chyba że wynajmujący zgodzi się na piśmie na inny okres. Obecnie podpisać musi każdy współnajemca. Pismo może prosić o zgodę na wcześniejszą datę, prosi o odbiór lokalu i podaje nowy adres. Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (recorded delivery) lub doręcz osobiście albo e-mailem, jeśli wynajmujący zgodził się na piśmie na e-mail; list uważa się za doręczony 48 godzin po nadaniu.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, który chce przyjąć lokatora albo podnająć pokój lub cały lokal. Większość umów wymaga najpierw pisemnej zgody wynajmującego, a działanie bez niej może naruszyć umowę i doprowadzić do zakończenia najmu. Pismo mówi, o co prosisz, kto się wprowadzi, dokąd i na jak długo, potwierdza, że nadal odpowiadasz za czynsz i każdy warunek umowy, i prosi o odpowiedź w ciągu 14 dni. Nie dla najemców Housing Executive ani stowarzyszeń mieszkaniowych, których dotyczą ich własne warunki.

Dla najemcy w Szkocji, który się wyprowadził i wciąż czeka na kaucję. Pismo wzywa wynajmującego lub agencję, by w ciągu 14 dni zgodzili się na jej zwrot przez zatwierdzony system — SafeDeposits Scotland, Letting Protection Service Scotland lub mydeposits Scotland — albo podali każde potrącenie z dowodami, i wskazuje potrącenia, które kwestionujesz. Jeśli nie dojdziecie do porozumienia, każda strona może zwrócić się do systemu o zwrot, a jego rozstrzyganie sporów jest bezpłatne. Jeśli kaucji nigdy nie złożono w systemie, możesz w ciągu trzech miesięcy od końca najmu wystąpić do First-tier Tribunal for Scotland o kwotę do trzykrotności kaucji.

Dla prywatnego wynajmującego lub agenta w Irlandii Północnej, który musi wejść do mieszkania najemcy na oględziny, naprawy, coroczny przegląd gazowy lub pięcioletni przegląd instalacji elektrycznej. Zawiadomienie podaje datę, godzinę i cel, mówi, kto przyjdzie, zawiera numer rejestracyjny wynajmującego i zaprasza najemcę do zaproponowania innego terminu. Najemca musi umożliwić wejście w rozsądnych godzinach po rozsądnym uprzedzeniu (art. 12 Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006); bez zgody nikt nie wchodzi, chyba że w nagłym wypadku.

Dla prywatnego wynajmującego lub agenta w Irlandii Północnej, którego najemca zalega z czynszem. Pismo zestawia zaległość okres po okresie, prosi o zapłatę lub propozycję planu spłaty do określonej daty, wskazuje bezpłatną pomoc Housing Rights, Advice NI i innych oraz zawiera numer rejestracyjny wynajmującego. Mówi, że jeśli zaległość nie zostanie uregulowana, wynajmujący może wypowiedzieć najem, na ile pozwala prawo i umowa, a potem zwrócić się do sądu. Nigdy nie grozi wymianą zamków ani usunięciem rzeczy.

Na koniec najmu prywatnego w Irlandii Północnej. Zapisuje dzień zwrotu kluczy, końcowe stany liczników, stan każdego pokoju w porównaniu z protokołem wprowadzenia i wszystko, czego najemca nie akceptuje. Podpisują go obie strony — a jeśli wynajmujący lub agent nie przyjdzie, najemca wypełnia go sam ze zdjęciami z datą i wysyła tego samego dnia e-mailem i listem za potwierdzeniem (recorded delivery). To dowód, który ocenia bezpłatna procedura sporna TDS Northern Ireland lub myDeposits Northern Ireland.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, który nie dostał tenancy information notice — bezpłatnej informacji o głównych warunkach najmu, którą wynajmujący musi przekazać w ciągu 28 dni od rozpoczęcia najmu, a po zmianie ponownie w ciągu 28 dni. Pismo prosi o nią w ciągu 14 dni i wskazuje kolejny krok: radę dystryktu, która egzekwuje ten obowiązek i może nałożyć karę stałą na wynajmującego, który go nie spełnia. Krótkie, uprzejme i datowane — dowód, kiedy poproszono.

Dla najemcy w Szkocji z umową private residential tenancy, który chce przyjąć lokatora albo podnająć pokój lub całe mieszkanie. Ustawowe warunki każdej private residential tenancy zabraniają tego bez pisemnej zgody wynajmującego, a naruszenie warunku najmu może być podstawą eksmisji. Pismo podaje, o co prosisz, kto by zamieszkał, gdzie i na jak długo, potwierdza, że nadal odpowiadasz za czynsz i wszystkie warunki najmu, i prosi o pisemną odpowiedź w ciągu 14 dni. Nie dla najemców mieszkań komunalnych ani stowarzyszeń mieszkaniowych, których umowy mają własne zasady.

Dla najemcy prywatnego w Szkocji, którego mieszkanie wymaga napraw — wilgoć i pleśń, zepsuty piec, przecieki, wadliwa instalacja elektryczna. Izba trybunału Housing and Property Chamber publikuje bezpłatny wzór zawiadomienia; to pismo pełni tę samą funkcję w całości. Zawiadamia wynajmującego na piśmie o każdym problemie, z datowanymi zdjęciami, przypomina, że lokal musi spełniać repairing standard przez cały najem, prosi o oględziny w ciągu 14 dni i potwierdza, że nadal płacisz czynsz. Zawiadomienie jest wymaganym krokiem przed bezpłatnym wnioskiem do First-tier Tribunal for Scotland. Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachowaj kopię.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, który dostał zawiadomienie o podwyżce czynszu. Od 1 kwietnia 2025 r. czynsz można podnieść tylko raz na 12 miesięcy, pisemnym zawiadomieniem co najmniej trzy miesiące wcześniej, podającym datę i nowy czynsz (art. 5D i 5E Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). Pismo wyjaśnia wynajmującemu, dlaczego zawiadomienie nie spełnia tych zasad i że płacisz dotychczasowy czynsz — albo, jeśli je spełnia, prosi o ponowne rozważenie kwoty. Wysokość nie jest ograniczona. Wysyłane listem za potwierdzeniem.

Dla wynajmującego lub agencji w Szkocji, którzy muszą wejść do mieszkania najemcy, by je obejrzeć, wykonać prace wymagane przez repairing standard, zorganizować przegląd gazowy lub elektryczny albo wycenić lokal. Zawiadomienie podaje datę, godzinę i cel, mówi, kto przyjdzie, i zaprasza najemcę do zaproponowania innego terminu. Zgodnie z ustawowymi warunkami najmu najemca udostępnia lokal po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem, a w nagłym wypadku od razu. Doręcz je osobiście: wysłane pocztą lub e-mailem uważa się za doręczone dopiero 48 godzin po wysłaniu.

Dla najemcy w Walii (contract-holder), którego wynajmujący nie wykonał napraw mimo zgłoszenia. Pismo stosuje Pre-Action Protocol for Housing Disrepair Cases (Wales): usterki i daty zgłoszeń, wpływ na zdrowie i rzeczy, dokumenty, których ujawnienia żądasz, oraz propozycję wspólnego biegłego. Wynajmujący powinien odpowiedzieć w ciągu 20 dni roboczych od otrzymania. Bez porozumienia co do napraw i odszkodowania kolejnym krokiem jest pozew do County Court.

Dla najemcy w Walii (contract-holder), który nie dostał pisemnej treści umowy (written statement), potrzebuje kolejnej kopii lub dostał dokument bez wymaganych postanowień. Wynajmujący musi ją wydać w ciągu 14 dni od daty zajęcia lokalu (sekcja 31 Renting Homes (Wales) Act 2016). Przy opóźnieniu należy się odszkodowanie w wysokości dziennego czynszu za każdy dzień od daty zajęcia lokalu, najwyżej dwumiesięczny czynsz (sekcja 35), a wynajmujący nie może złożyć ważnego wypowiedzenia bez podania przyczyny, dopóki jej brak. Wzory rządu Walii są bezpłatne.