Afaceri: modele și formulare

Pentru o firmă din Irlanda de Nord căreia o societate sau un LLP nu i-a plătit o factură. Ultima scrisoare înaintea unei acțiuni: arată datoria, cere dobânda legală de 8% peste rata de referință a Bank of England și suma fixă de 40, 70 sau 100 de lire din Late Payment Act (ori dobânda din contract), dă 14 zile pentru plată sau contestare și numește pasul următor – o acțiune la county court, judecată ca small claim până la 5.000 de lire. Se trimite prin Royal Mail Signed For sau se predă personal.

Pentru o firmă din Scoția căreia o societate sau un LLP nu i-a plătit o factură. Scoția nu are un protocol prealabil pentru datorii, dar formularul de cerere simple procedure întreabă ce ați făcut pentru o înțelegere: scrisoarea expune datoria, cere dobânda legală de 8% peste rata de referință a Bank of England și suma fixă de £40, £70 sau £100 conform Late Payment Act (sau dobânda din contract), acordă 14 zile pentru plată sau contestare și avertizează cu o acțiune la sheriff court – simple procedure până la £5,000. Trimisă cu confirmare de primire (recorded delivery).

Pentru o firmă din Irlanda de Nord care încheie un contract cu un furnizor, un client sau altă firmă, fie cu preavizul permis de contract, fie pentru că cealaltă parte l-a încălcat grav. Scrisoarea identifică contractul și clauza invocată, dă data încetării, descrie încălcarea și consemnează că plățile datorate și clauzele care supraviețuiesc continuă. Respectați clauza de notificări privind adresa, modul și termenul și păstrați dovada livrării. Încetarea pentru o încălcare insuficient de gravă poate fi ea însăși o încălcare, așa că cereți sfat dacă aveți îndoieli.

Pentru o firmă din Scoția care încetează un contract cu un furnizor, client sau altă firmă, fie cu preavizul permis de contract, fie pentru că cealaltă parte a comis o încălcare esențială (material breach). Scrisoarea identifică contractul și clauza invocată, data încetării, eventuala încălcare și consemnează că plățile datorate și clauzele care supraviețuiesc continuă. Respectați clauza de notificări privind adresa, modul și termenul și păstrați dovada livrării. Încetarea pentru o încălcare neesențială poate fi ea însăși o încălcare, deci cereți un sfat dacă nu sunteți sigur.

Pentru o firmă din Anglia și Țara Galilor căreia o societate sau un LLP nu i-a plătit o factură. Conform Practice Direction on Pre-Action Conduct, scrisoarea prezintă datoria, cere dobânda legală de 8% peste rata de referință a Bank of England și suma fixă de £40, £70 sau £100 din Late Payment Act (sau dobânda din contract), acordă 14 zile pentru plată sau contestare și avertizează asupra unei acțiuni la County Court. Nu este pentru un debitor persoană fizică sau comerciant individual: pentru aceștia se aplică Pre-Action Protocol for Debt Claims, cu 30 de zile.

Pentru directorii și asociații unei societăți private cu răspundere limitată din Regatul Unit care decid fără adunare: modificarea statutului sau a denumirii, aprobarea unui contract lung cu un director ori altă decizie a asociaților. Directorii transmit hotărârea ca ordinară (peste jumătate din drepturile de vot) sau specială (cel puțin 75%), iar fiecare asociat semnează pentru a fi de acord. Ea expiră după 28 de zile, dacă statutul nu prevede altfel. Hotărârea specială se depune la Companies House în 15 zile. Nu poate fi folosită pentru revocarea unui director sau auditor.

Pentru directorii unei societăți private cu răspundere limitată din Regatul Unit care îi mută sediul social. Hotărârea scrisă, semnată de toți directorii, consemnează noua adresă, confirmă că este o adresă adecvată în partea Regatului Unit în care este înregistrată societatea și desemnează directorul care va depune modificarea. Schimbarea produce efecte când Companies House o înregistrează; formularul AD01 se depune online, fără taxă, de societatea însăși. Este decizia pentru evidențele societății, nu depunerea în sine.

Pentru o persoană fizică autorizată, un parteneriat sau o societate cu răspundere limitată din Regatul Unit care facturează un client. Factura are un număr unic, data, ambele părți, bunurile sau serviciile, totalul și datele de plată; o firmă înregistrată în scopuri de TVA adaugă codul de TVA, momentul livrării, cota și TVA-ul, cum cere regulamentul 14 din Value Added Tax Regulations 1995. O societate își arată denumirea înregistrată, iar comerciantul individual cu nume comercial își arată și numele propriu și o adresă. Un PDF trimis pe e-mail este în regulă.

Pentru o firmă din Anglia și Țara Galilor care încheie un contract cu un furnizor, un client sau altă firmă, fie cu preavizul permis de contract, fie pentru că cealaltă parte l-a încălcat grav. Scrisoarea identifică contractul și clauza invocată, data încetării, descrie eventuala încălcare și consemnează că plățile datorate și clauzele care supraviețuiesc rămân valabile. Respectați clauza privind notificările (adresă, mod, termen) și păstrați dovada livrării. Rezilierea pentru o încălcare nu destul de gravă poate fi ea însăși o încălcare, așa că cereți sfatul unui specialist dacă aveți îndoieli.

Pentru directorii unei societăți private cu răspundere limitată din Regatul Unit care consemnează o ședință a consiliului: cine a participat, cvorumul, declarațiile de interese și fiecare decizie luată, de exemplu un mandat bancar, un contract, un dividend interimar sau un nou sediu. Orice societate trebuie să păstreze procesele-verbale ale ședințelor directorilor cel puțin zece ani (secțiunea 248 din Companies Act 2006), iar președintele de ședință le semnează ca fiind corecte. Nimic de aici nu se depune la Companies House.

Pentru un client și un consultant sau freelancer independent din Anglia și Țara Galilor, care lucrează pe cont propriu sau prin propria societate cu răspundere limitată. Contractul acoperă serviciile, onorariile și facturile, cheltuielile, dreptul de a trimite un înlocuitor, cui aparține munca, confidențialitatea, răspunderea, încetarea și regulile off-payroll (IR35) pentru clienții mijlocii și mari. Textul nu decide statutul de angajat sau fiscal, care depinde de felul în care se lucrează efectiv, așa că fiecare parte să ceară sfatul unui specialist dacă statutul nu e clar.

Pentru directorul unei societăți private cu răspundere limitată din Regatul Unit care se retrage. Scrisoarea prezintă demisia de la o dată precizată, cere societății să anunțe Companies House în 14 zile pe formularul TM01 și să își actualizeze evidențele și arată că demisia din funcția de director nu încheie, prin ea însăși, un loc de muncă sau o participație. Potrivit statutului-model, demisia produce efecte cum prevede, odată primită de societate. O societate trebuie să aibă cel puțin un director persoană fizică, așa că directorul unic își asigură mai întâi un înlocuitor.

Pentru consiliul unei societăți private cu răspundere limitată din Regatul Unit care numește un nou director. Hotărârea scrisă a directorilor consemnează numirea, data de la care produce efecte și cine va anunța Companies House, iar noul director semnează acordul de a accepta funcția. Din 18 noiembrie 2025 noul director trebuie mai întâi să își verifice identitatea la Companies House și să dea societății codul personal; societatea depune numirea pe formularul AP01, online, în 14 zile. Hotărârea se păstrează în evidențele societății.

Pentru două firme sau persoane din Anglia și Țara Galilor care urmează să facă schimb de informații confidențiale înaintea unei tranzacții, a unui proiect comun, a unei investiții sau a unei colaborări cu un furnizor. Fiecare parte se obligă să păstreze confidențiale informațiile celeilalte, să le folosească doar în scopul stabilit, să le comunice doar celor care trebuie să le cunoască și să le returneze sau distrugă la cerere, pentru numărul de ani ales. Păstrează excepțiile obișnuite și permite sesizarea poliției și dezvăluirile protejate. Legea aplicabilă: Anglia și Țara Galilor.

Pentru directorii unei societăți private cu răspundere limitată solvabile din Regatul Unit care și-a încetat activitatea și urmează să fie închisă. Hotărârea scrisă consemnează că societatea îndeplinește condițiile Companies Act 2006 pentru radierea voluntară și autorizează cererea pe formularul DS01 (£13 online) și copiile care trebuie trimise în șapte zile asociaților, angajaților, creditorilor, directorilor care nu au semnat și administratorilor fondului de pensii. O societate care nu își poate plăti datoriile se închide printr-un practician în insolvență.

Pentru o firmă din Anglia și Țara Galilor care prestează servicii altei firme: consultanță, design, întreținere, marketing sau suport IT. Contractul stabilește serviciile, onorariul, facturarea și plata într-un termen convenit, cui aparțin lucrările realizate, confidențialitatea, protecția datelor, un plafon al răspunderii, preavizul de încetare și legea Angliei și Țării Galilor. Plata întârziată atrage dobânda legală. Semnează ambele firme. Pentru un liber profesionist persoană fizică se potrivește mai bine contractul de consultanță.