Unternehmen: Vorlagen und Formulare

Für ein Unternehmen oder eine Privatperson, die einer selbständig tätigen Person in Italien einen Auftrag erteilt, mit oder ohne USt-Nummer: italienischer Vertrag über Gegenstand, freie Gestaltung von Zeit und Ort, Dauer, Honorar, Zahlung spätestens binnen 60 Tagen, Kündigung mit angemessener Frist und Änderungen nur schriftlich, wie das italienische Gesetz 81/2017 über selbständige Arbeit verlangt. Für Personen ohne USt-Nummer verweist er auf die Quittung für gelegentliche Arbeit und den Steuerabzug. Die Kündigung wird gesondert genehmigt (Art. 1341 Zivilgesetzbuch). Unterzeichnung in zwei Exemplaren oder digital.

Dienstleistungsvertrag zwischen zwei Unternehmen in Frankreich für einen befristeten oder unbefristeten Auftrag: Leistungen, Bemühens- oder Erfolgspflicht, Nettopreis und Abrechnungsrhythmus, Zahlungsfrist innerhalb der Sechzig-Tage-Grenze, Verzugsstrafen und die Pauschale von 40 € nach Artikel L. 441-10 des französischen Handelsgesetzbuchs, Vertraulichkeit, Nutzungsrecht an den Arbeitsergebnissen ohne Übertragung von Urheberrechten, Kündigung mit Frist oder wegen Nichterfüllung, französisches Recht. In zwei Originalen unterzeichnet. Auf Französisch.

Um einem in Frankreich registrierten Selbstständigen (Kleinstunternehmer, Einzelunternehmer oder Einpersonengesellschaft) einen Auftrag zu geben, ohne dass das Verhältnis einer Anstellung gleicht: Auftrag und Arbeitsergebnisse, freie Organisation, Arbeitszeit, Arbeitsort und Kundenwahl, keine Weisungsgebundenheit, Preis und Abrechnung, Zahlungsfrist und Verzugsstrafen, Registrierungsunterlagen und URSSAF-Bescheinigung, Nutzungsrecht an den Ergebnissen, Kündigung. In zwei Originalen unterzeichnet. Auf Französisch.

Der Vertrag eines zyprischen Unternehmens mit einem Selbständigen, der als unabhängiger Auftragnehmer Leistungen erbringt: die Leistungen, die Unabhängigkeit bei Zeit, Ort und Art der Arbeit, Steuern und Sozialversicherung in der Verantwortung des Auftragnehmers, Vergütung und Rechnungsstellung, Auslagen, Vertraulichkeit, geistiges Eigentum und Kündigung. Die Bezeichnung allein reicht nicht: Arbeitet der Auftragnehmer in der Praxis wie ein Arbeitnehmer, kann das Verhältnis als Arbeitsverhältnis behandelt werden; deshalb legt der Vertrag fest, wie die Arbeit tatsächlich erbracht wird. Er enthält kein Wettbewerbsverbot (Art. 27 von Cap. 149).

Ein Vertrag zwischen polnischen Unternehmen über laufende oder wiederkehrende Dienstleistungen – IT, Marketing, Buchhaltung, Beratung: Umfang und was nicht dazugehört, Laufzeit, Nettovergütung zuzüglich Mehrwertsteuer, Zahlung innerhalb von höchstens 60 Tagen, Rechnungen im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF), berufliche Sorgfalt, Vertraulichkeit, Haftungsobergrenze und Kündigung. Auf ihn sind die Vorschriften über den Auftrag anzuwenden (Art. 750 des polnischen Zivilgesetzbuchs).

Für ein Unternehmen in England und Wales, das einem anderen Unternehmen Dienstleistungen erbringt: Beratung, Design, Wartung, Marketing oder IT-Support. Der Vertrag regelt die Leistungen, die Vergütung, die Rechnungsstellung und Zahlung binnen vereinbarter Frist, die Rechte an den Arbeitsergebnissen, Vertraulichkeit, Datenschutz, eine Haftungsobergrenze, die Kündigung und das Recht von England und Wales. Zahlungsverzug löst gesetzliche Zinsen aus. Beide Unternehmen unterschreiben. Für einzelne Freiberufler passt der Beratervertrag besser.

Für ein Unternehmen in Schottland, das einem anderen Unternehmen Dienstleistungen erbringt: Beratung, Design, Wartung, Marketing oder IT-Support. Der Vertrag regelt die Leistungen, die Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung binnen vereinbarter Frist, wem die erstellten Arbeiten gehören, Vertraulichkeit, Datenschutz, eine Haftungsobergrenze, die Kündigung sowie schottisches Recht und schottische Gerichte. Verspätete Zahlung löst gesetzliche Zinsen aus. Beide Unternehmen unterschreiben; ein Zeuge ist nicht nötig. Für einzelne Freiberufler passt der Beratervertrag besser.

Für ein Unternehmen in Schottland, dem eine Gesellschaft oder LLP eine Rechnung nicht bezahlt hat. Schottland hat kein vorgerichtliches Protokoll für Forderungen, aber das Klageformular der simple procedure fragt nach Ihrem Einigungsversuch: Das Schreiben legt die Forderung dar, verlangt gesetzliche Zinsen von 8 % über dem Referenzzins der Bank of England und den Pauschalbetrag von £40, £70 oder £100 nach dem Late Payment Act (oder die vertraglichen Zinsen), setzt 14 Tage zur Zahlung oder zum Widerspruch und kündigt eine Klage am sheriff court an – simple procedure bis £5,000. Versand per Einschreiben (recorded delivery).

Für ein Unternehmen in Nordirland, das einem anderen Unternehmen Dienstleistungen erbringt: Beratung, Design, Wartung, Marketing oder IT-Support. Der Vertrag regelt Leistungen, Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung in einer vereinbarten Frist, wem die Arbeitsergebnisse gehören, Vertraulichkeit, Datenschutz, eine Haftungsgrenze, die Kündigung sowie Recht und Gerichte Nordirlands. Verspätete Zahlung löst gesetzliche Zinsen aus. Beide Unternehmen unterschreiben. Für einzelne Freiberufler passt der Beratervertrag besser.

Für Personen, die in Italien gelegentlich selbständig arbeiten und keine USt-Nummer haben: die italienische Quittung, die der Auftragnehmer dem Auftraggeber bei Zahlung ausstellt, mit Angaben und Steuernummern beider Seiten, Leistung, Bruttohonorar, 20 % Steuerabzug, wenn der Auftraggeber abzugspflichtig ist, Nettobetrag, Vermerk außerhalb der USt und Platz für die 2-€-Stempelmarke über 77,47 €. Keine Rechnung: Wer eine USt-Nummer hat, stellt Rechnungen nur elektronisch über das Austauschsystem (SdI) aus.

Werkvertrag für Freelancer in Österreich, die als neue Selbständige nach dem GSVG bei der SVS versichert sind, etwa ohne Gewerbeberechtigung: für ein bestimmtes Ergebnis wie ein Logo, eine Übersetzung, einen Text oder eine Software. Mit Beschreibung des Werkes, selbständiger Ausführung, Warnpflicht nach § 1168a ABGB, Übernahme, Pauschalpreis oder Kostenvoranschlag, Werknutzungsrechten und Vertraulichkeit. Die Seite erklärt, was einen Werkvertrag vom freien Dienstvertrag unterscheidet: Entscheidend ist nach § 539a ASVG, wie die Arbeit tatsächlich erbracht wird.

Für den Direktor einer Private Limited Company im Vereinigten Königreich, der sein Amt niederlegt. Das Schreiben erklärt den Rücktritt zu einem bestimmten Datum, bittet die Gesellschaft, Companies House binnen 14 Tagen auf Formular TM01 zu informieren und ihre Unterlagen anzupassen, und stellt klar, dass der Rücktritt als Direktor nicht schon ein Arbeitsverhältnis oder eine Beteiligung beendet. Nach den Musterstatuten wird ein Rücktritt mit Zugang bei der Gesellschaft so wirksam, wie er es bestimmt. Eine Gesellschaft braucht mindestens einen Direktor, der eine natürliche Person ist; ein alleiniger Direktor sorgt zuerst für einen Nachfolger.

Die Anzeige an die Landeskammer der Wirtschaftskammer, dass Sie Ihr Gewerbe ruhen lassen oder nach dem Ruhen wieder ausüben – binnen drei Wochen nach § 93 Abs 1 GewO 1994. Mit Gewerbeinhaber, Gewerbe, Standort, GISA-Zahl und Stichtag, also den Angaben, die die Kammer für eine formlose Meldung braucht. Die Wirtschaftskammer stellt dafür auch ein eigenes Formular und ihre eServices kostenlos bereit; die Anzeige ist aber formfrei, und ein eigenes Schreiben per E-Mail oder Post genügt.

Ein polnischer Vertrag über ein konkretes, überprüfbares Ergebnis – einen Entwurf, einen Text, eine Software, einen Gegenstand: das Werk und seine Anforderungen, der Termin, eine Pauschalvergütung in Worten, die Abnahme per Protokoll, Mängelbeseitigung und Gewährleistung, das Rücktrittsrecht bei Verzug und die Übertragung der Urheberrechte auf den genannten Nutzungsfeldern. Er erinnert einen Auftraggeber, der Unternehmer ist, daran, den Vertrag der ZUS auf dem Formular RUD zu melden.

Das erste Dokument, das ein Kunde sieht, und das letzte, auf das er zurückgreift, wenn über das Versprochene gestritten wird. Das Angebot legt Umfang, Preis und Zeitrahmen fest – und auch, wie lange es gültig ist; ohne diese Angabe werden Monate später alte Preise vorgelegt. Es sagt klar, was im Preis nicht enthalten ist, und beugt so dem häufigsten Zerwürfnis zu Beginn eines Auftrags vor.

Vorlage für Rechnungen bis € 400 einschließlich Umsatzsteuer mit den vereinfachten Angaben des § 11 Abs 6 UStG 1994: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Gesamtbetrag einschließlich Steuer und Steuersatz. Kunde, fortlaufende Nummer und UID-Nummer sind nicht vorgeschrieben. Für kleine Aufträge und Belege, die ein Kunde für seine Buchhaltung braucht – auf Papier oder als PDF.

Der Vertrag zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer über eine bestimmte Arbeit – eine Reparatur, eine Übersetzung, ein Design, einen Kurs, alles, was an eine Person statt an ein Unternehmen vergeben wird. Die Schwachstelle der meisten solchen Verträge ist ihre Unbestimmtheit: Ohne genaue Beschreibung der Arbeit, eine Frist und Abnahmekriterien lässt sich nicht beweisen, was vereinbart war. Hier sind alle drei eigene Felder statt Freitext.

Die andere Hälfte eines Werkvertrags. Das Protokoll hält fest, was abgenommen wurde, welche Mängel festgestellt wurden, was noch nachzubessern ist und welcher Betrag geschuldet wird. Ohne Protokoll wird ein Streit darüber, ob die Arbeit fertig war, aus dem Gedächtnis geführt. Beide Seiten unterschreiben es im Moment der Abnahme, nicht danach.

Der Beschluss, mit dem eine zyprische Gesellschaft nach dem Gesellschaftsgesetz (Cap. 113) einen neuen Direktor bestellt, einen abberuft oder einen Rücktritt festhält: Angaben der Gesellschaft mit HE-Nummer, Art der Beschlussfassung, Daten des Direktors mit Ausweis-, Pass- oder ARC-Nummer, Wirksamkeitsdatum, Annahme durch den Bestellten und wer die Meldung einreicht. Nach Art. 178 kann die Gesellschafterversammlung einen Direktor ohne dessen Zustimmung durch ordentlichen Beschluss abberufen, nach besonderer Ankündigung 28 Tage vorher; die Satzung kann auch einen anderen Weg vorsehen. Die Änderung geht gesondert mit Formular HE4 binnen 14 Tagen an die Registerbehörde für Gesellschaften.

Um von einem Firmenkunden in Frankreich nach erfolgloser Erinnerung die Zahlung einer oder mehrerer fälliger Rechnungen zu verlangen: betroffene Rechnungen, Hauptbetrag, Zahlungsfrist, Hinweis auf die seit Fälligkeit laufenden Verzugsstrafen und die Pauschale von 40 € je Rechnung (Artikel L. 441-10 und D. 441-5 des französischen Handelsgesetzbuchs), Ankündigung der Beitreibung. Versand per Einschreiben mit Rückschein oder per qualifiziertem elektronischem Einschreiben an den Geschäftskunden. Auf Französisch.

Für laufende Arbeit ohne klares Endprodukt: Beratung, Wartung, Buchhaltung, Schulungen, eine Support-Pauschale. Vom Werkvertrag unterscheidet er sich dadurch, dass eine Tätigkeit geschuldet wird und kein Ergebnis – vereinbart werden hier also Umfang, Häufigkeit und Reaktionszeit, nicht die Abnahme eines fertigen Werks. Vereinbaren Sie auch, was ausdrücklich nicht zum Umfang gehört.

Die Erklärung, mit der ein Geschäftsführer einer österreichischen GmbH oder FlexCo nach § 16a GmbHG zurücktritt – mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund, sonst nach Ablauf von 14 Tagen oder zu einem späteren Tag. Sie geht gleichlautend an alle Gesellschafter; die übrigen Geschäftsführer und der Vorsitz eines Aufsichtsrats erhalten eine Kopie. Mit dem Ersuchen, das Erlöschen der Vertretungsbefugnis zum Firmenbuch anzumelden (§ 17 GmbHG), und einer Empfangsbestätigung, denn den Zugang muss der Geschäftsführer nachweisen können.

Der Vertrag mit einem Einzelunternehmer (PFA) oder einem anderen selbstständigen Fachmann in Rumänien, so formuliert, dass das Verhältnis eine Zusammenarbeit bleibt und kein Arbeitsverhältnis wird: Der Dienstleister bestimmt Arbeitszeit und Arbeitsort selbst, arbeitet mit eigenen Mitteln, darf andere Auftraggeber haben, trägt die Risiken und zahlt seine Steuern und Beiträge selbst. Das rumänische Steuergesetzbuch behandelt Einkünfte aus einer Tätigkeit als Lohn, wenn mindestens vier seiner sieben Kriterien der Selbstständigkeit nicht erfüllt sind.

Für einen gewerblichen Auftraggeber und einen selbständigen Berater oder Freiberufler in Schottland, der auf eigene Rechnung oder über seine eigene Gesellschaft arbeitet. Der Vertrag regelt Leistungen, Honorar und Rechnungen, Auslagen, das Recht auf einen Vertreter, das Eigentum an der Arbeit, Vertraulichkeit, Haftung, Beendigung und die Off-Payroll-Regeln (IR35) bei mittleren und großen Auftraggebern, nach schottischem Recht und vor schottischen Gerichten. Sein Wortlaut entscheidet nicht über Arbeitnehmer- oder Steuerstatus, der sich nach der tatsächlichen Arbeit richtet; bei Unklarheit sollte sich jede Seite beraten lassen.