GmbH, Werkvertrag, Rechnung und Gewerbe in Österreich
Das Firmenbuch verlangt beglaubigte Unterschriften, und beglaubigen darf ein Notar oder das Bezirksgericht, kein Anwalt (§ 11 UGB). Der Gesellschafterbeschluss über Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers wird deshalb erst vor dem Beglaubigenden unterschrieben. Ein Beschluss ohne Versammlung braucht die schriftliche Zustimmung aller Gesellschafter (§ 34 GmbHG); nur bei einer FlexCo können die Statuten die Textform zulassen. Der Jahresabschluss wird in den ersten acht Monaten festgestellt (Protokoll der Generalversammlung) und binnen neun Monaten eingereicht. Ein Geschäftsführer tritt aus wichtigem Grund sofort, sonst nach 14 Tagen zurück (§ 16a GmbHG; Rücktrittserklärung); der Geschäftsführervertrag bleibt davon getrennt.
Ein Werkvertrag schuldet einen Erfolg, ein Dienstleistungsvertrag sorgfältiges Tätigwerden für eine Zeit (§ 1151 ABGB). Der Werkvertrag zwischen Unternehmen enthält die Warnpflicht vor untauglichem Material oder Anweisungen (§ 1168a ABGB), eine eigene Abnahme und den Kostenvoranschlag mit oder ohne Gewähr (§ 1170a ABGB); der Dienstleistungsvertrag regelt die Leistung auf Zeit. Beim Werkvertrag mit einem Freelancer entscheidet der wahre wirtschaftliche Gehalt, nicht die Bezeichnung (§ 539a ASVG). Die gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung nennt die Maßnahmen, ohne die eine Information kein Geschäftsgeheimnis ist (§ 26b UWG). Die GesbR ist formfrei und steht nie im Firmenbuch.
Eine Rechnung über € 400 brutto braucht die Angaben des § 11 Abs 1 UStG 1994 samt eigener UID-Nummer, über € 10.000 auch die des Kunden (Rechnung mit Umsatzsteuer); bis € 400 genügt die Kleinbetragsrechnung. Kleinunternehmer sind seit 2025 bis € 55.000 brutto befreit und weisen keine Steuer aus (Kleinunternehmer-Rechnung); ausgewiesene Steuer wird trotzdem geschuldet. Zwischen Unternehmen betragen die Verzugszinsen bei verschuldetem Verzug 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu € 40 Pauschale (§§ 456, 458 UGB; Mahnung). Ein ruhendes Gewerbe wird binnen drei Wochen der Landeskammer gemeldet (Ruhendmeldung). Die Vorlagen sind keine Rechtsberatung.
Die Dokumente
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Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer (Österreich)
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die ohne Umsatzsteuer abrechnen: mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994, Name und Anschrift beider Seiten, Rechnungsnummer, Datum, Leistung und Rechnungsbetrag. Seit 01.01.2025 gilt die Befreiung bis € 55.000 Jahresumsatz (brutto), mit 10 % Toleranz im laufenden Jahr, und Kleinunternehmer dürfen auch über € 400 vereinfacht abrechnen. Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer aus, schuldet er sie aufgrund der Rechnung, bis er diese berichtigt (§ 11 Abs 12 UStG).
Zahlungserinnerung und Mahnung an Unternehmer (Österreich)
Mahnschreiben an ein anderes Unternehmen, das eine Rechnung nicht bezahlt hat – als freundliche Zahlungserinnerung oder als letzte Mahnung vor dem Zahlungsbefehl. Es nennt Rechnung, Fälligkeit und Verzugsbeginn, berechnet die Verzugszinsen von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Oesterreichischen Nationalbank (§ 456 UGB), verlangt den Pauschalbetrag von € 40 für Betreibungskosten (§ 458 UGB) und setzt eine Zahlungsfrist. Den aktuellen Basiszinssatz tragen Sie selbst ein. Für Geschäfte zwischen Unternehmern; gegenüber Verbrauchern gelten andere Zinsen.
Dienstleistungsvertrag zwischen Unternehmen (Österreich)
Dienstleistungsvertrag zwischen zwei Unternehmen für laufende oder einzelne Leistungen – Beratung, IT-Betreuung, Buchhaltung, Marketing –, bei denen sorgfältiges Tätigwerden geschuldet ist und kein bestimmter Erfolg. Geregelt sind Leistungsumfang, selbständige Durchführung, Laufzeit und Kündigung zum Monatsende, Entgelt mit Rechnung nach § 11 UStG 1994 und den Verzugsfolgen der §§ 456 und 458 UGB, Nachbesserung, Vertraulichkeit, Datenschutz, Rechte an Arbeitsergebnissen und Haftung. Beide Parteien mit Firmenbuchnummer und UID-Nummer. Für ein geschuldetes Ergebnis gibt es den Werkvertrag.
Kleinbetragsrechnung bis € 400 (Österreich)
Vorlage für Rechnungen bis € 400 einschließlich Umsatzsteuer mit den vereinfachten Angaben des § 11 Abs 6 UStG 1994: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Gesamtbetrag einschließlich Steuer und Steuersatz. Kunde, fortlaufende Nummer und UID-Nummer sind nicht vorgeschrieben. Für kleine Aufträge und Belege, die ein Kunde für seine Buchhaltung braucht – auf Papier oder als PDF.
Rechnung mit Umsatzsteuer nach § 11 UStG 1994 (Österreich)
Rechnungsvorlage mit allen Angaben, die § 11 UStG 1994 für eine Rechnung über € 400 brutto verlangt: Name und Anschrift beider Seiten, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Tag oder Zeitraum der Leistung, Menge und Bezeichnung, Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuer, Ihre UID-Nummer und – über € 10.000 brutto – die UID-Nummer des Kunden. Mit Zeile für die Firmenbuchdaten nach § 14 UGB und Bankverbindung. Österreich kennt zwischen Unternehmen keine E-Rechnungspflicht: Die Vorlage bleibt auf Papier und als PDF verwendbar.
Gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung – NDA (Österreich)
Gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) für Gespräche zwischen Unternehmen in Österreich über eine Zusammenarbeit, ein Projekt, eine Lizenz oder einen Unternehmenskauf. Gestützt auf den Schutz von Geschäftsgeheimnissen nach den §§ 26a ff UWG: mit Zweck, Begriff der vertraulichen Information, Weitergabe nur an Befugte, ausdrücklichem Verbot des Reverse Engineering von Mustern und Prototypen, Rückgabe und Löschung, Dauer nach dem Ende der Gespräche und einer Vertragsstrafe nach Wahl. Beide Parteien mit Firmenbuchnummer; ausdrucken und unterschreiben.
Werkvertrag mit einem Freelancer – neue Selbständige (Österreich)
Werkvertrag für Freelancer in Österreich, die als neue Selbständige nach dem GSVG bei der SVS versichert sind, etwa ohne Gewerbeberechtigung: für ein bestimmtes Ergebnis wie ein Logo, eine Übersetzung, einen Text oder eine Software. Mit Beschreibung des Werkes, selbständiger Ausführung, Warnpflicht nach § 1168a ABGB, Übernahme, Pauschalpreis oder Kostenvoranschlag, Werknutzungsrechten und Vertraulichkeit. Die Seite erklärt, was einen Werkvertrag vom freien Dienstvertrag unterscheidet: Entscheidend ist nach § 539a ASVG, wie die Arbeit tatsächlich erbracht wird.
Werkvertrag zwischen Unternehmen (Österreich)
Werkvertrag zwischen zwei Unternehmen über ein bestimmtes Ergebnis – eine Software, eine Website, ein Gutachten, eine Planung oder einen Umbau. Mit Beschreibung des Werkes, Terminen, der Warnpflicht des Auftragnehmers nach § 1168a ABGB, einem eigenen Übernahmeverfahren, Pauschalpreis oder Kostenvoranschlag (§ 1170a ABGB), Zahlung nach der Übernahme mit den Verzugszinsen des UGB, Gewährleistung, Haftung, Werknutzungsrechten und Vertraulichkeit. Beide Parteien mit Firmenbuchnummer und UID-Nummer. Ausfüllen, ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.
Rücktrittserklärung des Geschäftsführers einer GmbH (Österreich)
Die Erklärung, mit der ein Geschäftsführer einer österreichischen GmbH oder FlexCo nach § 16a GmbHG zurücktritt – mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund, sonst nach Ablauf von 14 Tagen oder zu einem späteren Tag. Sie geht gleichlautend an alle Gesellschafter; die übrigen Geschäftsführer und der Vorsitz eines Aufsichtsrats erhalten eine Kopie. Mit dem Ersuchen, das Erlöschen der Vertretungsbefugnis zum Firmenbuch anzumelden (§ 17 GmbHG), und einer Empfangsbestätigung, denn den Zugang muss der Geschäftsführer nachweisen können.
Ruhendmeldung und Wiederaufnahme des Gewerbes (Österreich)
Die Anzeige an die Landeskammer der Wirtschaftskammer, dass Sie Ihr Gewerbe ruhen lassen oder nach dem Ruhen wieder ausüben – binnen drei Wochen nach § 93 Abs 1 GewO 1994. Mit Gewerbeinhaber, Gewerbe, Standort, GISA-Zahl und Stichtag, also den Angaben, die die Kammer für eine formlose Meldung braucht. Die Wirtschaftskammer stellt dafür auch ein eigenes Formular und ihre eServices kostenlos bereit; die Anzeige ist aber formfrei, und ein eigenes Schreiben per E-Mail oder Post genügt.
Gesellschaftsvertrag einer GesbR – Gesellschaft bürgerlichen Rechts (Österreich)
Der GesbR-Vertrag für zwei oder drei Personen, die gemeinsam ein Projekt, eine Praxis oder ein kleines Unternehmen betreiben, nach den seit 01.01.2015 geltenden §§ 1175 ff ABGB: Name und Sitz, Zweck, Beiträge und Beteiligung, Geschäftsführung und Vertretung, Beschlüsse, Gewinn und Verlust, Haftung (§ 1199 ABGB), Kündigung zum Ende des Geschäftsjahres mit sechs Monaten (§ 1209 ABGB), Ausscheiden, Tod und Abfindung. Eine GesbR braucht keine Form und wird nicht ins Firmenbuch eingetragen; ab den Umsatzschwellen des UGB wird sie zur OG oder KG.
Gesellschafterbeschluss über die Bestellung oder Abberufung eines GmbH-Geschäftsführers (Österreich)
Der Gesellschafterbeschluss einer österreichischen GmbH oder FlexCo über die Bestellung, die Abberufung oder den Wechsel eines Geschäftsführers – gefasst in der Generalversammlung oder als Umlaufbeschluss, den alle Gesellschafter unterschreiben (§ 34 GmbHG) –, mit der Annahme der Bestellung. Für das Firmenbuch werden die Unterschriften gerichtlich oder notariell beglaubigt (§ 17 GmbHG): Unterschrieben wird erst beim Bezirksgericht oder vor dem Notar, und Platz für den Beglaubigungsvermerk ist vorgesehen. Mit Firma, Sitz, FN und Firmenbuchgericht.
Geschäftsführervertrag einer GmbH (Österreich)
Der Vertrag zwischen einer österreichischen GmbH oder FlexCo und ihrem Geschäftsführer, getrennt von der Bestellung durch die Gesellschafter: Aufgaben und Sorgfalt (§ 25 GmbHG), Umfang der Tätigkeit, Bruttomonatsgehalt 14- oder 12-mal jährlich, variable Vergütung, Urlaub, Wettbewerb und Verschwiegenheit, Dauer und Kündigung. Ob ASVG oder GSVG gilt, entscheidet nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern die Beteiligung und der tatsächliche Einfluss (§ 539a ASVG); der Vertrag hält die Beteiligung fest. Eine Abberufung beendet die Organstellung, nicht den Vertrag (§ 16 GmbHG).
Protokoll der Generalversammlung oder Umlaufbeschluss: Jahresabschluss einer GmbH (Österreich)
Die Niederschrift der Generalversammlung einer österreichischen GmbH oder FlexCo – oder der Umlaufbeschluss, den alle Gesellschafter unterschreiben – über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Verwendung des Bilanzgewinns und die Entlastung der Geschäftsführer, mit einem Abstimmungsergebnis für jeden Punkt. Die Beschlüsse sind in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres zu fassen (§ 35 Abs 1 Z 1 GmbHG); eine Abstimmung in Textform gibt es nur bei einer FlexCo, deren Gesellschaftsvertrag sie vorsieht. Mit dem Hinweis auf die Einreichung beim Firmenbuch binnen neun Monaten.
Zurücklegung der Gewerbeberechtigung (Österreich)
Die schriftliche Anzeige, mit der Sie Ihre Gewerbeberechtigung bei der Gewerbebehörde – der Bezirkshauptmannschaft oder dem Magistrat des Standorts – zurücklegen (§ 86 GewO 1994): mit GISA-Zahl, Wortlaut des Gewerbes, Standort und dem Tag, an dem sie wirken soll. Sie wirkt mit dem Einlangen, sofern Sie keinen späteren Tag nennen, und ist ab dann unwiderruflich. Online geht das über GISA mit ID Austria, und manche Bezirkshauptmannschaften bieten ein eigenes Formular an; dieses Schreiben ist der formlose Weg per Post, persönlich oder per E-Mail.
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