Pologne : modèles et formulaires

Un contrat polonais pour la vente entre particuliers d’une voiture d’occasion : parties, marque et modèle, VIN, immatriculation, kilométrage, défauts connus, prix en chiffres et en lettres, remise avec documents et clés. Il fixe aussi les obligations ensuite : le vendeur informe le bureau du district sous 30 jours et l’assureur sous 14, l’acheteur immatricule la voiture sous 30 jours et paie sous 14 la taxe de 2 % sur les actes de droit civil. Aucun notaire n’est nécessaire.

La lettre du vendeur informant l’assureur de la vente d’une voiture assurée en RC auto (OC) : numéro de police, véhicule, date de vente et données de l’acheteur exigées par l’art. 32 de la loi polonaise sur les assurances obligatoires. Depuis le 10 septembre 2025, le délai est de 14 jours, et tant que l’assureur n’est pas informé, le vendeur est solidairement tenu de la prime avec l’acheteur. Elle ne remplace pas l’avis au bureau du district.

Le procès-verbal de remise d’une voiture à un acheteur, un locataire ou un autre utilisateur en Pologne, joint au contrat de vente ou de location : date et heure de la remise, parties, marque, immatriculation et VIN, kilométrage et niveau de carburant, nombre de clés, documents et équipements remis, dégâts visibles. L’heure de remise détermine qui répond des amendes, frais et dommages, et la description de l’état prévient les litiges sur les défauts.

Une procuration polonaise pour un acte dépassant la gestion courante – vendre une voiture, signer un contrat donné, encaisser une somme, régler une affaire précise –, qui fixe l’acte, ses limites, sa durée, et dit si le mandataire peut se substituer quelqu’un ou contracter avec lui-même. Si l’acte exige une forme particulière, la procuration doit la revêtir aussi – la vente d’un bien immobilier exige un acte notarié, comme le document le rappelle.

Le reçu que celui qui paie peut exiger de celui qui reçoit l’argent (art. 462 du Code civil polonais) – remboursement d’un prêt, restitution d’une caution, paiement d’un prix ou d’une échéance en espèces : qui paie et qui reçoit, montant en lettres, objet, date et mode de paiement, et s’il éteint la dette ou laisse un solde. C’est la preuve de base du paiement lorsque l’argent est remis de la main à la main.

L’autorisation du propriétaire d’une voiture permettant à une autre personne de la conduire pour une durée et un territoire donnés – voyage à l’étranger, prêt à un proche ou à un salarié. Elle indique l’identité des deux personnes, le véhicule, la police OC, ce qui est autorisé, et précise que la vente ou la cession de la voiture ne l’est pas. Une place sous la signature permet la légalisation, exigée par certains pays hors UE.

Une dernière mise en demeure avant d’aller en justice, entre particuliers ou par un consommateur contre une entreprise : montant et cause, date d’exigibilité, intérêts légaux de retard à compter d’une date indiquée, délai et compte de paiement, et annonce d’une action. C’est la tentative de règlement amiable sur laquelle un tribunal polonais s’interroge (art. 187 § 1, point 3, du Code de procédure civile polonais). Les factures entre entreprises ont un document distinct.

La demande de la victime à l’assureur du conducteur responsable : date et lieu, conducteur responsable, son véhicule et son numéro de police, véhicule de la victime, faits, dommages, preuves, montant réclamé et compte de paiement, avec réserve du remboursement d’une voiture de remplacement. Elle rappelle que l’indemnité est versée dans les 30 jours suivant la déclaration, et le dépôt de la demande interrompt la prescription.

Un contrat pour les couples vivant ensemble en Pologne sans se marier : partage du logement et des frais, biens propres de chacun, copropriété des achats communs, règlement des comptes en cas de séparation et départ du logement. La Pologne n’a pas de partenariat enregistré – la loi sur le statut de personne la plus proche n’est pas entrée en vigueur, la Diète n’ayant pas surmonté le veto présidentiel en septembre 2026 –, ces questions se règlent donc par un contrat de droit civil.

Une demande au médiateur municipal ou de district des consommateurs polonais (rzecznik konsumentów), qui aide gratuitement dans les litiges individuels avec des entreprises – ceux que l’UOKiK ne traite pas : l’entreprise, les faits et les échanges déjà intervenus, le résultat voulu et l’aide à souligner – conseil, intervention auprès de l’entreprise ou action en justice pour le consommateur (art. 42 de la loi polonaise sur la protection de la concurrence et des consommateurs).

La déclaration d’un consommateur qui se rétracte, sans motif, d’un contrat conclu en ligne, par téléphone ou hors établissement en Pologne (art. 27 de la loi polonaise sur les droits des consommateurs) : l’achat, le numéro de commande, les dates du contrat et de réception, et la demande de remboursement de tous les paiements, livraison comprise, sous 14 jours. Elle reprend le formulaire type légal et rappelle le délai de renvoi des biens.

La déclaration d’un consommateur lorsque le vendeur a refusé de réparer ou de remplacer un bien non conforme, ne l’a pas fait dans un délai raisonnable, que la réparation a échoué ou que le défaut est trop grave pour attendre (art. 43e de la loi polonaise sur les droits des consommateurs) : le choix entre réduction du prix et résolution du contrat, le montant et le compte de remboursement. Elle rappelle au vendeur de rembourser sous 14 jours et de reprendre le bien à ses frais.

Une réclamation de consommateur selon les règles polonaises sur la non-conformité des biens, qui ont remplacé le 1er janvier 2023 la garantie du Code civil entre commerçants et consommateurs : l’article, la date et le prix d’achat, la preuve d’achat, le défaut et sa date d’apparition, et une demande de réparation ou de remplacement. Elle rappelle au vendeur qu’il répond pendant 2 ans à compter de la livraison et que sans réponse sous 14 jours, la réclamation est acceptée.

Une déclaration rédigée sur les lieux d’un accrochage sans blessés en Pologne : date, heure et lieu, identité et permis du conducteur responsable, son véhicule et sa police OC, l’autre conducteur et son véhicule, les faits, les dégâts visibles, les témoins, une place pour un croquis, et la reconnaissance de responsabilité. C’est la principale preuve pour une demande à l’assureur du responsable lorsque les parties n’appellent pas la police.

Un accord de confidentialité réciproque (NDA) pour deux entreprises en pourparlers sur une coopération, un investissement ou une opération : objet, définition des informations confidentielles liée au secret des affaires en droit polonais, exceptions, règles d’accès et de protection, restitution des documents, durée après les pourparlers, et pénalité contractuelle avec droit à des dommages au-delà. Il n’oblige à rien signer d’autre.

Une procuration polonaise pour les actes de gestion courante – la conduite des affaires et des biens quotidiens du mandant : payer les factures, retirer le courrier, gérer un logement loué, traiter avec l’administration. Elle doit être écrite, à peine de nullité (art. 99 § 2 du Code civil polonais). Le document précise aussi ce qu’elle ne couvre pas – vente d’un bien, emprunt, donation –, car ces actes exigent une procuration désignant le type d’acte ou l’acte lui-même.