Imprese: modelli e moduli

Per un’impresa in Irlanda del Nord a cui una società o LLP non ha pagato una fattura. L’ultima lettera prima della causa: espone il debito, chiede gli interessi legali dell’8% oltre il tasso di riferimento della Bank of England e la somma fissa di 40, 70 o 100 sterline del Late Payment Act (o gli interessi del contratto), concede 14 giorni per pagare o contestare e indica il passo successivo: una causa presso la county court, decisa come small claim fino a 5.000 sterline. Si invia con Royal Mail Signed For o si consegna a mano.

Per un’impresa in Scozia a cui una società o LLP non ha pagato una fattura. La Scozia non ha un protocollo precontenzioso per i debiti, ma il modulo della simple procedure chiede che cosa ha fatto per un accordo: la lettera espone il debito, chiede gli interessi di legge dell’8% sopra il tasso di riferimento della Bank of England e la somma fissa di £40, £70 o £100 del Late Payment Act (o gli interessi contrattuali), dà 14 giorni per pagare o contestare e preannuncia un’azione davanti alla sheriff court – simple procedure fino a £5.000. Spedita con raccomandata con firma (recorded delivery).

Per un’impresa in Irlanda del Nord che pone fine a un contratto con un fornitore, un cliente o un’altra impresa, con il preavviso consentito dal contratto o perché l’altra parte lo ha violato gravemente. La lettera indica il contratto e la clausola invocata, la data di cessazione, l’eventuale violazione, e ricorda che i pagamenti dovuti e le clausole che sopravvivono restano in vigore. Segua la clausola sulle comunicazioni quanto a indirizzo, modalità e tempi e conservi la prova di consegna. Risolvere per una violazione non abbastanza grave può essere a sua volta una violazione: in caso di dubbio si faccia consigliare.

Per un’impresa in Scozia che pone fine a un contratto con un fornitore, un cliente o un’altra impresa, con il preavviso consentito dal contratto o perché l’altra parte ha commesso una violazione sostanziale (material breach). La lettera indica il contratto e la clausola invocata, la data di cessazione, l’eventuale violazione, e ricorda che i pagamenti dovuti e le clausole destinate a sopravvivere continuano. Segua la clausola sulle comunicazioni per indirizzo, modalità e termini, e conservi la prova della consegna. Risolvere per una violazione non sostanziale può essere a sua volta una violazione: si faccia consigliare in caso di dubbio.

Per un’impresa in Inghilterra e Galles a cui una società o una LLP non ha pagato una fattura. Secondo la Practice Direction on Pre-Action Conduct, espone il credito, chiede gli interessi di legge dell’8% oltre il tasso di riferimento della Bank of England e la somma fissa di £40, £70 o £100 del Late Payment Act (o gli interessi del contratto), concede 14 giorni per pagare o contestare e preannuncia un’azione davanti al County Court. Non è per un debitore imprenditore individuale o altra persona fisica: per loro vale il Pre-Action Protocol for Debt Claims, con 30 giorni.

Per gli amministratori e i soci di una private limited company nel Regno Unito che decidono senza assemblea: modifica dello statuto o della denominazione, approvazione di un lungo contratto di un amministratore o altra decisione dei soci. Gli amministratori fanno circolare la delibera come ordinaria (più della metà dei diritti di voto) o speciale (almeno il 75%), e ogni socio firma per approvarla. Decade dopo 28 giorni salvo diversa previsione statutaria. La delibera speciale va depositata a Companies House entro 15 giorni. Non serve a revocare un amministratore o un revisore.

Per gli amministratori (directors) di una private limited company nel Regno Unito che ne trasferiscono la sede legale (registered office). La delibera scritta, firmata da tutti gli amministratori, registra il nuovo indirizzo, conferma che è un indirizzo idoneo nella parte del Regno Unito in cui la società è registrata e indica l’amministratore che depositerà la modifica. La modifica ha effetto quando Companies House la registra; il modulo AD01 si deposita online, senza costi, a cura della società stessa. È la decisione per i libri sociali, non il deposito.

Per un’impresa individuale, una società di persone o una private limited company nel Regno Unito che fattura a un cliente. La fattura ha un numero univoco, la data, le due parti, i beni o servizi, il totale e i dati per il pagamento; un’impresa registrata ai fini IVA aggiunge il numero di partita VAT, il momento della cessione, l’aliquota e l’imposta, come richiede il regolamento 14 delle Value Added Tax Regulations 1995. Una società indica la propria denominazione registrata, e un imprenditore individuale con nome commerciale anche il proprio nome e un indirizzo. Un PDF inviato per e-mail va bene.

Per un’impresa in Inghilterra e Galles che pone fine a un contratto con un fornitore, un cliente o un’altra impresa, con il preavviso previsto dal contratto oppure perché l’altra parte lo ha violato gravemente. La lettera indica il contratto e la clausola invocata, la data di cessazione, descrive l’eventuale violazione e ricorda che i pagamenti dovuti e le clausole destinate a sopravvivere restano validi. Segua la clausola sulle comunicazioni per indirizzo, modalità e tempi e conservi la prova della consegna. Risolvere per una violazione non abbastanza grave può essere a sua volta una violazione: in caso di dubbio si faccia consigliare.

Per gli amministratori di una private limited company nel Regno Unito che verbalizzano una riunione del consiglio: presenti, quorum, dichiarazioni di interesse e ogni decisione presa, come un mandato bancario, un contratto, un acconto sui dividendi o nuovi locali. Ogni società deve conservare i verbali delle riunioni degli amministratori per almeno dieci anni (sezione 248 del Companies Act 2006), e il presidente li firma come fedeli. Nulla va depositato presso Companies House.

Per un cliente e un consulente o freelance autonomo in Inghilterra e Galles, che lavora in proprio o tramite la propria società a responsabilità limitata. Il contratto copre i servizi, i compensi e le fatture, le spese, il diritto di inviare un sostituto, a chi appartiene il lavoro, la riservatezza, la responsabilità, la cessazione e le regole off-payroll (IR35) per i clienti medi e grandi. Il testo non decide lo status di lavoratore dipendente o fiscale, che dipende da come si svolge davvero il lavoro: in caso di dubbio ciascuna parte dovrebbe farsi consigliare.

Per un amministratore (director) di una private limited company nel Regno Unito che lascia l’incarico. La lettera presenta le dimissioni da una data indicata, chiede alla società di comunicarlo a Companies House entro 14 giorni con il modulo TM01 e di aggiornare la propria documentazione, e precisa che le dimissioni da amministratore non pongono fine da sole a un rapporto di lavoro o a una partecipazione. Secondo lo statuto tipo le dimissioni hanno effetto come stabilito una volta ricevute dalla società. Una società deve avere almeno un amministratore persona fisica, quindi l’amministratore unico provvede prima a un sostituto.

Per il consiglio di una private limited company nel Regno Unito che nomina un nuovo amministratore (director). La delibera scritta degli amministratori registra la nomina, la data di efficacia e chi la comunicherà a Companies House, e il nuovo amministratore firma il consenso ad assumere l’incarico. Dal 18 novembre 2025 il nuovo amministratore deve prima verificare la propria identità presso Companies House e dare alla società il suo codice personale; la società deposita la nomina con il modulo AP01, online, entro 14 giorni. La delibera resta nei libri sociali.

Per due imprese o persone in Inghilterra e Galles che stanno per scambiarsi informazioni riservate prima di un affare, un progetto comune, un investimento o un rapporto di fornitura. Ciascuna parte si impegna a mantenere riservate le informazioni dell’altra, a usarle solo per lo scopo indicato, a condividerle solo con chi deve conoscerle e a restituirle o distruggerle su richiesta, per il numero di anni scelto. Mantiene le eccezioni consuete e consente le denunce alla polizia e le segnalazioni protette. Legge applicabile: Inghilterra e Galles.

Per gli amministratori di una private limited company solvibile nel Regno Unito che ha cessato l’attività e deve essere chiusa. La delibera scritta attesta che la società soddisfa le condizioni del Companies Act 2006 per la cancellazione volontaria e autorizza la domanda con il modulo DS01 (£13 online) e le copie da inviare entro sette giorni a soci, dipendenti, creditori, amministratori non firmatari e gestori del fondo pensione. Una società che non può pagare i debiti si chiude tramite un professionista dell’insolvenza.

Per un’impresa in Inghilterra e Galles che presta servizi a un’altra impresa: consulenza, progettazione, manutenzione, marketing o assistenza informatica. Il contratto stabilisce i servizi, il compenso, la fatturazione e il pagamento entro un termine concordato, a chi appartengono i lavori realizzati, la riservatezza, la protezione dei dati, un tetto alla responsabilità, il preavviso di recesso e la legge di Inghilterra e Galles. Il ritardo nei pagamenti fa maturare interessi di legge. Firmano entrambe le imprese. Per un libero professionista persona fisica è più adatto il contratto di consulenza.