Biznes: wzory i formularze

Dla firmy w Irlandii Północnej, której spółka lub LLP nie zapłaciła faktury. Ostatnie pismo przed pozwem: określa dług, żąda odsetek ustawowych w wysokości 8% ponad stopę referencyjną Bank of England i stałej kwoty 40, 70 lub 100 funtów z Late Payment Act (albo odsetek z umowy), daje 14 dni na zapłatę lub zakwestionowanie i wskazuje kolejny krok – pozew w sądzie hrabstwa, rozpatrywany jako drobne roszczenie do 5000 funtów. Wysyłane przez Royal Mail Signed For lub doręczane osobiście.

Dla firmy w Szkocji, której spółka lub LLP nie zapłaciła faktury. W Szkocji nie ma protokołu przedsądowego dla długów, ale formularz pozwu w simple procedure pyta o próbę ugody: pismo przedstawia dług, żąda odsetek ustawowych 8% ponad stopę referencyjną Bank of England i stałej kwoty £40, £70 lub £100 według Late Payment Act (albo odsetek umownych), daje 14 dni na zapłatę lub sprzeciw i uprzedza o pozwie do sheriff court — simple procedure do £5,000. Wysyłane listem poleconym za potwierdzeniem (recorded delivery).

Dla firmy w Irlandii Północnej, która kończy umowę z dostawcą, klientem lub inną firmą – z okresem wypowiedzenia przewidzianym w umowie albo z powodu poważnego naruszenia przez drugą stronę. Pismo wskazuje umowę i postanowienie, datę zakończenia, opis naruszenia oraz że należne płatności i postanowienia obowiązujące po rozwiązaniu pozostają w mocy. Przestrzegaj klauzuli o doręczeniach co do adresu, sposobu i terminu i zachowaj dowód doręczenia. Rozwiązanie umowy z powodu niedość poważnego naruszenia może samo być naruszeniem, więc w razie wątpliwości zasięgnij porady.

Dla firmy w Szkocji, która kończy umowę z dostawcą, klientem lub inną firmą — z okresem wypowiedzenia, na jaki pozwala umowa, albo z powodu istotnego naruszenia (material breach) przez drugą stronę. Pismo wskazuje umowę i powoływaną klauzulę, datę zakończenia, ewentualne naruszenie i zaznacza, że należne płatności i postanowienia obowiązujące po zakończeniu trwają nadal. Stosuj się do klauzuli o zawiadomieniach co do adresu, sposobu i terminu i zachowaj dowód doręczenia. Rozwiązanie umowy z powodu nieistotnego naruszenia samo może być naruszeniem, więc w razie wątpliwości zasięgnij porady.

Dla firmy w Anglii i Walii, której spółka lub LLP nie zapłaciła faktury. Zgodnie z Practice Direction on Pre-Action Conduct pismo przedstawia dług, żąda odsetek ustawowych 8% ponad stopę referencyjną Bank of England i stałej kwoty £40, £70 lub £100 z Late Payment Act (lub odsetek z umowy), daje 14 dni na zapłatę lub zakwestionowanie długu i zapowiada pozew do County Court. Nie dotyczy dłużnika będącego jednoosobową działalnością ani inną osobą fizyczną: wobec nich obowiązuje Pre-Action Protocol for Debt Claims z 30 dniami.

Dla dyrektorów i wspólników prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy decydują bez zgromadzenia: zmiana umowy spółki lub nazwy, zgoda na długą umowę z dyrektorem czy inna decyzja wspólników. Dyrektorzy rozsyłają uchwałę jako zwykłą (ponad połowa głosów) lub szczególną (co najmniej 75%), a każdy wspólnik podpisuje ją na znak zgody. Wygasa po 28 dniach, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwałę szczególną składa się w Companies House w ciągu 15 dni. Nie służy do odwołania dyrektora ani biegłego rewidenta.

Dla dyrektorów prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy przenoszą jej siedzibę (registered office). Pisemna uchwała podpisana przez wszystkich dyrektorów zapisuje nowy adres, potwierdza, że jest to odpowiedni adres w części Zjednoczonego Królestwa, w której spółka jest zarejestrowana, i wskazuje dyrektora, który zgłosi zmianę. Zmiana wchodzi w życie po wpisie w Companies House; formularz AD01 spółka składa sama online, bez opłaty. To decyzja do dokumentacji spółki, a nie samo zgłoszenie.

Dla jednoosobowej działalności, spółki osobowej lub spółki z o.o. w Zjednoczonym Królestwie, która wystawia rachunek klientowi. Faktura zawiera unikalny numer, datę, obie strony, towary lub usługi, sumę i dane do zapłaty; firma zarejestrowana do VAT dodaje swój numer VAT, moment dostawy, stawkę i kwotę VAT, jak wymaga regulacja 14 Value Added Tax Regulations 1995. Spółka podaje zarejestrowaną nazwę, a jednoosobowa działalność pod nazwą handlową także imię, nazwisko i adres właściciela. PDF wysłany e-mailem jest w porządku.

Dla firmy w Anglii i Walii, która kończy umowę z dostawcą, klientem lub inną firmą – z okresem wypowiedzenia przewidzianym w umowie albo z powodu poważnego naruszenia przez drugą stronę. Pismo wskazuje umowę i klauzulę, na której się opiera, datę zakończenia, opis ewentualnego naruszenia i zaznacza, że należne płatności i postanowienia obowiązujące po zakończeniu nadal działają. Przestrzegaj klauzuli o zawiadomieniach co do adresu, sposobu i terminu i zachowaj dowód doręczenia. Rozwiązanie umowy z powodu zbyt błahego naruszenia samo może być naruszeniem, więc w razie wątpliwości zasięgnij porady.

Dla dyrektorów prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, którzy protokołują posiedzenie zarządu: kto był obecny, kworum, zgłoszone konflikty interesów i każdą podjętą decyzję, np. pełnomocnictwo bankowe, umowę, zaliczkę na dywidendę czy nowy lokal. Każda spółka musi przechowywać protokoły z posiedzeń dyrektorów co najmniej dziesięć lat (sekcja 248 Companies Act 2006), a przewodniczący podpisuje je jako zgodne z przebiegiem. Niczego tu nie składa się w Companies House.

Dla zleceniodawcy i samozatrudnionego konsultanta lub freelancera w Anglii i Walii, działającego na własny rachunek lub przez własną spółkę z o.o. Umowa obejmuje usługi, wynagrodzenie i faktury, wydatki, prawo do wysłania zastępcy, prawa do wyników pracy, poufność, odpowiedzialność, zakończenie umowy oraz zasady off-payroll (IR35) dla średnich i dużych zleceniodawców. Jej treść nie przesądza o statusie pracowniczym ani podatkowym, który zależy od faktycznego wykonywania pracy, więc w razie wątpliwości każda strona powinna zasięgnąć porady.

Dla dyrektora prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, który ustępuje. Pismo zawiera rezygnację ze wskazaną datą, prosi spółkę o zgłoszenie w Companies House w ciągu 14 dni na formularzu TM01 i aktualizację dokumentacji oraz stwierdza, że rezygnacja z funkcji dyrektora sama nie kończy zatrudnienia ani udziałów. Według wzorcowej umowy rezygnacja działa zgodnie ze swoją treścią po otrzymaniu jej przez spółkę. Spółka musi mieć co najmniej jednego dyrektora będącego osobą fizyczną, więc jedyny dyrektor najpierw zapewnia następcę.

Dla zarządu prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, który powołuje nowego dyrektora. Pisemna uchwała dyrektorów zapisuje powołanie, datę jego skuteczności i osobę, która zgłosi je w Companies House, a nowy dyrektor podpisuje zgodę na pełnienie funkcji. Od 18 listopada 2025 r. nowy dyrektor musi najpierw zweryfikować tożsamość w Companies House i przekazać spółce swój kod osobisty; spółka zgłasza powołanie na formularzu AP01 online w ciągu 14 dni. Uchwała trafia do dokumentacji spółki.

Dla dwóch firm lub osób w Anglii i Walii, które mają wymienić poufne informacje przed transakcją, wspólnym projektem, inwestycją lub współpracą z dostawcą. Każda strona zobowiązuje się zachować informacje drugiej w tajemnicy, używać ich tylko do wskazanego celu, udostępniać je tylko osobom, które muszą je znać, i zwrócić lub zniszczyć je na żądanie, przez wybraną liczbę lat. Zawiera zwykłe wyjątki i pozwala na zgłoszenia na policję i ujawnienia chronione. Prawem właściwym jest prawo Anglii i Walii.

Dla dyrektorów wypłacalnej prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, która zakończyła działalność i ma zostać zamknięta. Pisemna uchwała stwierdza, że spółka spełnia warunki Companies Act 2006 do dobrowolnego wykreślenia, i zatwierdza wniosek na formularzu DS01 (£13 online) oraz kopie, które w ciągu siedmiu dni muszą trafić do wspólników, pracowników, wierzycieli, niepodpisujących dyrektorów i powierników funduszu emerytalnego. Niewypłacalną spółkę zamyka się przez syndyka (insolvency practitioner).

Dla firmy w Anglii i Walii, która świadczy usługi innej firmie: doradztwo, projektowanie, serwis, marketing czy wsparcie IT. Umowa określa usługi, wynagrodzenie, fakturowanie i płatność w uzgodnionym terminie, prawa do wytworzonych prac, poufność, ochronę danych, limit odpowiedzialności, wypowiedzenie i prawo Anglii i Walii. Opóźnienie w płatności rodzi odsetki ustawowe. Podpisują obie firmy. Dla osoby fizycznej działającej jako freelancer lepiej pasuje umowa o świadczenie usług doradczych.