Biznes: wzory i formularze

Dla firmy w Szkocji, która kończy umowę z dostawcą, klientem lub inną firmą — z okresem wypowiedzenia, na jaki pozwala umowa, albo z powodu istotnego naruszenia (material breach) przez drugą stronę. Pismo wskazuje umowę i powoływaną klauzulę, datę zakończenia, ewentualne naruszenie i zaznacza, że należne płatności i postanowienia obowiązujące po zakończeniu trwają nadal. Stosuj się do klauzuli o zawiadomieniach co do adresu, sposobu i terminu i zachowaj dowód doręczenia. Rozwiązanie umowy z powodu nieistotnego naruszenia samo może być naruszeniem, więc w razie wątpliwości zasięgnij porady.

Do stwierdzenia powołania nowego prezesa francuskiej SAS lub SASU albo zarządcy SARL lub EURL, zakończenia funkcji poprzednika (odwołanie, rezygnacja lub upływ kadencji) albo obu, decyzją jedynego wspólnika, zgromadzenia lub aktem podpisanym przez wszystkich. Podaje datę skuteczności, kadencję i wynagrodzenie, a powołana osoba podpisuje na znak przyjęcia funkcji. Zmianę zgłasza się online w jednolitym portalu formalności przedsiębiorstw, z ogłoszeniem i oświadczeniem nowego członka zarządu o niekaralności. Po francusku.

Oświadczenie, którym członek zarządu austriackiej spółki GmbH lub FlexCo rezygnuje z funkcji na podstawie § 16a austriackiej ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbHG) – ze skutkiem natychmiastowym z ważnego powodu, w przeciwnym razie po 14 dniach lub od późniejszej daty. Pismo o tej samej treści trafia do każdego wspólnika; pozostali członkowie zarządu i przewodniczący rady nadzorczej otrzymują kopię. Z wnioskiem o zgłoszenie wygaśnięcia umocowania do rejestru firm (Firmenbuch, § 17 GmbHG) i potwierdzeniem odbioru, bo doręczenie trzeba udowodnić. Po niemiecku.

Dla dyrektora prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, który ustępuje. Pismo zawiera rezygnację ze wskazaną datą, prosi spółkę o zgłoszenie w Companies House w ciągu 14 dni na formularzu TM01 i aktualizację dokumentacji oraz stwierdza, że rezygnacja z funkcji dyrektora sama nie kończy zatrudnienia ani udziałów. Według wzorcowej umowy rezygnacja działa zgodnie ze swoją treścią po otrzymaniu jej przez spółkę. Spółka musi mieć co najmniej jednego dyrektora będącego osobą fizyczną, więc jedyny dyrektor najpierw zapewnia następcę.

Dla firmy lub profesjonalisty, który chce wyjść z umowy z dostawcą we Włoszech (sprzątanie, oprogramowanie, wynajem sprzętu, serwis): włoskie pismo wykonujące prawo odstąpienia przewidziane w umowie (art. 1373 włoskiego kodeksu cywilnego), z powołaniem klauzuli, okresem wypowiedzenia, datą skuteczności i żądaniami zamknięcia współpracy: faktura końcowa, odbiór sprzętu, zwrot danych, wstrzymanie poleceń zapłaty. Wysyłka przez PEC na adres dostawcy w INI-PEC lub listem poleconym. Jeśli umowa nie przewiduje odstąpienia, pismo nie wystarczy.

Umowa między dwoma przedsiębiorstwami w Austrii o stałe lub jednorazowe usługi — doradztwo, obsługę IT, księgowość, marketing — w której wykonawca odpowiada za staranne działanie, a nie za określony rezultat. Reguluje zakres usług, samodzielne wykonywanie, czas trwania i wypowiedzenie na koniec miesiąca, wynagrodzenie z fakturą według § 11 austriackiej ustawy o VAT (UStG 1994) i skutki opóźnienia z §§ 456 i 458 austriackiego kodeksu przedsiębiorców (UGB), ponowne wykonanie, poufność, ochronę danych, prawa do wyników pracy i odpowiedzialność. Po niemiecku.

Umowa między firmami o stałe lub okresowe świadczenie usług — IT, marketingowych, księgowych, doradczych: zakres i to, co poza nim, czas trwania, wynagrodzenie netto z VAT, termin płatności nie dłuższy niż 60 dni, faktury w KSeF, należyta staranność, poufność, ograniczenie odpowiedzialności i wypowiedzenie. Do umowy stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego).

Dla firmy w Anglii i Walii, która świadczy usługi innej firmie: doradztwo, projektowanie, serwis, marketing czy wsparcie IT. Umowa określa usługi, wynagrodzenie, fakturowanie i płatność w uzgodnionym terminie, prawa do wytworzonych prac, poufność, ochronę danych, limit odpowiedzialności, wypowiedzenie i prawo Anglii i Walii. Opóźnienie w płatności rodzi odsetki ustawowe. Podpisują obie firmy. Dla osoby fizycznej działającej jako freelancer lepiej pasuje umowa o świadczenie usług doradczych.

Uchwała cypryjskiej spółki o powołaniu nowego dyrektora, odwołaniu dyrektora albo odnotowaniu jego rezygnacji zgodnie z ustawą o spółkach (rozdz. 113): dane spółki z numerem HE, sposób podjęcia decyzji, dane dyrektora z numerem dowodu osobistego, paszportu lub ARC, data wejścia w życie, przyjęcie funkcji i upoważnienie do zgłoszenia. Art. 178 pozwala odwołać dyrektora bez jego zgody zwykłą uchwałą na zgromadzeniu wspólników, po szczególnym zawiadomieniu złożonym 28 dni wcześniej; umowa spółki może przewidywać także inny tryb. Zmianę zgłasza się osobno do rejestru spółek na formularzu HE4 w ciągu 14 dni.

Umowa między dwoma przedsiębiorstwami w Niemczech o stałe lub jednorazowe usługi — doradztwo, obsługę IT, marketing, księgowość, usługi agencyjne — w której usługodawca odpowiada za staranne działanie, a nie za określony rezultat (Dienstvertrag w rozumieniu §§ 611 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB). Reguluje zakres usług i to, co poza nim, samodzielne wykonywanie, czas trwania i okres wypowiedzenia, wynagrodzenie z terminem płatności i ustawowymi skutkami opóźnienia, ponowne wykonanie, poufność, umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO, prawa do wyników pracy i ograniczenie odpowiedzialności. W języku niemieckim.

Umowa między austriacką spółką GmbH lub FlexCo a jej członkiem zarządu, odrębna od powołania przez wspólników: obowiązki i staranność (§ 25 austriackiej ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, GmbHG), zakres pracy, miesięczne wynagrodzenie brutto wypłacane 14 lub 12 razy w roku, wynagrodzenie zmienne, urlop, zakaz konkurencji i poufność, czas trwania i wypowiedzenie. Czy obowiązuje ubezpieczenie z ASVG czy z GSVG, decyduje nie nazwa umowy, lecz udział w spółce i rzeczywisty wpływ (§ 539a ASVG); umowa zapisuje ten udział. Odwołanie kończy funkcję, nie umowę (§ 16 GmbHG). Po niemiecku.

Dla firmy lub osoby prywatnej zlecającej zadanie osobie samozatrudnionej we Włoszech, z numerem VAT lub bez: włoska umowa określająca przedmiot, swobodę w organizacji czasu i miejsca, czas trwania, wynagrodzenie, zapłatę najpóźniej w 60 dni, wypowiedzenie z rozsądnym terminem i zmiany tylko na piśmie, jak wymaga włoska ustawa 81/2017 o pracy samodzielnej. Dla osoby bez numeru VAT wskazuje pokwitowanie za pracę okazjonalną i zaliczkę na podatek. Wypowiedzenie jest odrębnie zatwierdzone (art. 1341 kodeksu cywilnego). Podpisywana w dwóch egzemplarzach lub cyfrowo.

Umowa austriackiej spółki prawa cywilnego (Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GesbR) dla dwóch lub trzech osób prowadzących wspólnie projekt, praktykę albo małą firmę, według §§ 1175 i nast. austriackiego kodeksu cywilnego (ABGB) obowiązujących od 1 stycznia 2015 r.: nazwa i siedziba, cel, wkłady i udziały, prowadzenie spraw i reprezentacja, uchwały, zysk i strata, odpowiedzialność (§ 1199 ABGB), wypowiedzenie na koniec roku obrotowego z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem (§ 1209 ABGB), wystąpienie, śmierć i rozliczenie. GesbR nie wymaga formy i nie jest wpisywana do rejestru firm (Firmenbuch). Po niemiecku.

Dla dyrektorów wypłacalnej prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Zjednoczonym Królestwie, która zakończyła działalność i ma zostać zamknięta. Pisemna uchwała stwierdza, że spółka spełnia warunki Companies Act 2006 do dobrowolnego wykreślenia, i zatwierdza wniosek na formularzu DS01 (£13 online) oraz kopie, które w ciągu siedmiu dni muszą trafić do wspólników, pracowników, wierzycieli, niepodpisujących dyrektorów i powierników funduszu emerytalnego. Niewypłacalną spółkę zamyka się przez syndyka (insolvency practitioner).

Dla firmy, która powierza innej firmie stałą usługę w Hiszpanii (sprzątanie, konserwacja, obsługa IT, marketing, doradztwo): hiszpańska umowa z przedmiotem, okresem i przedłużeniem, ceną słownie i liczbowo, fakturowaniem i terminem płatności w granicach 60 dni z hiszpańskiej ustawy 3/2004, odsetkami za opóźnienie, poufnością, danymi osobowymi, rozwiązaniem z powodu niewykonania i próbą negocjacji przed sądem (ustawa organiczna 1/2025). Podpisywana w dwóch egzemplarzach. Po hiszpańsku.

Dla firmy lub profesjonalisty, który powierza stałą usługę innej firmie we Włoszech (sprzątanie, konserwacja, obsługa IT, doradztwo): włoska umowa określająca przedmiot, czas trwania, wynagrodzenie, e-fakturowanie przez SdI, termin płatności, odsetki za opóźnienie z dekretu 231/2002, obowiązki usługodawcy, poufność i wypowiedzenie z zachowaniem terminu, zatwierdzone odrębnie (art. 1341–1342 włoskiego kodeksu cywilnego). Bez wyłącznej właściwości sądu i kar umownych. Podpisywana w dwóch egzemplarzach lub cyfrowo; każda strona podpisuje też zatwierdzenie klauzul.

Umowa między przedsiębiorstwem a samozatrudnionym freelancerem w Niemczech z udzieleniem praw do korzystania z wyników pracy na podstawie niemieckiej ustawy o prawie autorskim (UrhG). Opisuje rzeczywiście samodzielną współpracę, bez poleceń co do czasu, miejsca i sposobu pracy i bez włączenia w organizację zleceniodawcy, oraz reguluje wynagrodzenie, zwolnienie małych przedsiębiorców z VAT, składkę na ubezpieczenie artystów, poufność i wypowiedzenie. Otwarcie wskazuje ryzyko pozornego samozatrudnienia: decydują fakty, nie nazwa (§ 7 ust. 1 SGB IV). Z wyborem co do ustalenia statusu według § 7a SGB IV. Po niemiecku.

Umowa firmy z osobą wykonującą wolny zawód w Grecji: usługi, niezależność co do czasu, miejsca i środków, wynagrodzenie, fakturowanie, poufność, prawa autorskie i rozwiązanie. Postanowienia o niezależności mają znaczenie: według greckiej ustawy 2639/1998 umowę uważa się za ukryty stosunek pracy, jeśli usługodawca pracuje osobiście, wyłącznie lub głównie dla tego samego zleceniodawcy przez dziewięć kolejnych miesięcy. Umowa wskazuje, czy ma on jednego lub dwóch zleceniodawców — wtedy podlega ubezpieczeniu jak pracownik (ustawa 4387/2016, art. 39 ust. 9) — i czy potrąca się 20% podatku od faktur powyżej 300 euro (art. 64 ustawy 4172/2013).

Umowa między przedsiębiorcami w Grecji o wykonanie dzieła albo świadczenie usług: co jest objęte umową, a co nie, terminy, wynagrodzenie z e-fakturą, odbiór i zastrzeżenia, odpowiedzialność i jej limit, prawa autorskie, rozwiązanie. Umowa od początku rozstrzyga, czy wykonawca odpowiada za rezultat (umowa o dzieło, art. 681 greckiego Kodeksu cywilnego), czy tylko za staranne świadczenie usług — od tego wyboru zależy odpowiedzialność za wady. Za opóźnienie w płatności należą się odsetki i 40 euro z greckiej ustawy 4152/2013.

Umowa między dwoma przedsiębiorstwami w Niemczech o określony rezultat — oprogramowanie, stronę internetową, ekspertyzę, koncepcję, naprawę lub montaż — za który odpowiada wykonawca (Werkvertrag w rozumieniu §§ 631 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB). Zawiera opis dzieła i uzgodnione właściwości, termin wykonania, procedurę odbioru z terminem z § 640 ust. 2 BGB, wymagalność wynagrodzenia z chwilą odbioru, uprawnienia z tytułu wad, wypowiedzenie, prawa do korzystania z dzieła, poufność i ograniczenie odpowiedzialności. Nie dla robót budowlanych ani dla wytwarzania rzeczy ruchomych, do których stosuje się przepisy o sprzedaży. W języku niemieckim.

Uchwała, którą nieaktywna cypryjska spółka wnosi do rejestru spółek o wykreślenie jej z rejestru na podstawie art. 327 ustawy o spółkach (rozdz. 113): dane spółki, data, od której nie prowadzi działalności, oświadczenie, że nie ma majątku ani długów i wypełniła swoje obowiązki, upoważnienie do złożenia wniosku i podpisy. Rejestr ogłasza zamiar wykreślenia w dzienniku urzędowym, a spółka zostaje wykreślona po trzech miesiącach, jeśli nikt nie wniesie sprzeciwu. Spółka z majątkiem lub długami wymaga likwidacji przeprowadzonej przez licencjonowanego praktyka ds. niewypłacalności.

Umowa niemieckiej spółki cywilnej (Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GbR) według przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2024 r. (§§ 705 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB, po reformie MoPeG) – dla dwóch lub trzech przedstawicieli wolnych zawodów, osób samozatrudnionych albo małego zespołu: nazwa i siedziba, czy spółka zostanie wpisana do rejestru spółek jako eGbR, cel, wkłady i udziały, prowadzenie spraw i reprezentacja, uchwały, zysk i strata, wypowiedzenie, wystąpienie, śmierć wspólnika, rozliczenie i rozwiązanie. Sama umowa nie wymaga notariusza. Po niemiecku.

Dla zleceniodawcy i samozatrudnionego konsultanta lub freelancera w Anglii i Walii, działającego na własny rachunek lub przez własną spółkę z o.o. Umowa obejmuje usługi, wynagrodzenie i faktury, wydatki, prawo do wysłania zastępcy, prawa do wyników pracy, poufność, odpowiedzialność, zakończenie umowy oraz zasady off-payroll (IR35) dla średnich i dużych zleceniodawców. Jej treść nie przesądza o statusie pracowniczym ani podatkowym, który zależy od faktycznego wykonywania pracy, więc w razie wątpliwości każda strona powinna zasięgnąć porady.

Umowa, w której usługodawca — spółka lub zarejestrowany przedsiębiorca jednoosobowy — świadczy usługi dla klienta w Rumunii: co jest objęte umową, a co nie, okres, cena i termin płatności, faktura w systemie RO e-Factura, odbiór i zastrzeżenia, limit odpowiedzialności, siła wyższa i rozwiązanie. W rumuńskim kodeksie cywilnym umowa o usługi to odmiana umowy o dzieło (art. 1851), a umowa uzupełnia to, co prawo pozostawia stronom.