Inmuebles: modelos y formularios

Para el inquilino en Irlanda del Norte que se ha mudado y sigue esperando la fianza. Una carta previa a la demanda al casero o la agencia: indica la fecha en que terminó el alquiler, la fianza y el sistema que la protege — TDS Northern Ireland o myDeposits Northern Ireland — y pide la devolución en 14 días o una lista escrita de descuentos con pruebas, señalando los que discute. Después vienen el servicio gratuito de disputas del sistema y una reclamación de menor cuantía ante el county court de hasta 5.000 libras. Si la fianza nunca se protegió, comuníquelo al ayuntamiento del distrito.

Para el propietario de una vivienda en Escocia cuyo administrador (property factor) — la empresa que gestiona las zonas comunes de un edificio o urbanización — cobra cargos poco claros, descuida las reparaciones comunes, gestiona mal el seguro del edificio o no contesta. Una reclamación formal según el procedimiento propio del administrador: expone qué falló, con fechas, por qué incumple sus obligaciones o el Code of Conduct for Property Factors, y qué solución pide. Comunicarlo por escrito al administrador es necesario antes de una solicitud gratuita al First-tier Tribunal for Scotland. Envíela por correo certificado o correo electrónico y guarde copia.

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte cuya vivienda necesita reparaciones — humedad y moho, una caldera averiada, goteras, una instalación eléctrica defectuosa. La carta comunica por escrito cada problema con fotos fechadas, recuerda al casero las obligaciones de reparación que fija la Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006 cuando el contrato no dice nada y el estándar de habitabilidad, pide una visita en 14 días y confirma que seguirá pagando la renta. Si no pasa nada, el servicio de salud ambiental del ayuntamiento puede inspeccionar gratis.

Para el casero privado o la agencia en Irlanda del Norte que certifica la renta pagada por el inquilino — para una ayuda, una hipoteca o un visado, una referencia para un nuevo casero o los archivos del inquilino. Indica la vivienda, el número de registro del casero, la renta y su periodicidad, el periodo y cada pago recibido, y si hay atrasos, con firma y fecha. El casero debe dar gratis un recibo escrito por la renta pagada en efectivo (artículo 5 del Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006).

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte cuyo casero no ha resuelto problemas graves — humedad y moho, sin calefacción, electricidad peligrosa, plagas. La carta pide al servicio de salud ambiental del ayuntamiento que inspeccione la vivienda según el estándar de habitabilidad y actúe contra el casero, por ejemplo con un aviso que exija reparaciones. Muchos ayuntamientos aceptan gratis solicitudes en línea o por teléfono; esta carta reúne los problemas, el historial de sus avisos y las fotos, por correo postal o electrónico.

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte cuyo casero ha incumplido una norma que hace cumplir el ayuntamiento: fianza sin proteger en 28 días, información de la fianza no entregada en 35 días, fianza superior a un mes de renta, falta de registro, falta del aviso informativo o del recibo de la renta pagada en efectivo. La carta lo comunica al servicio de salud ambiental del ayuntamiento, que puede poner una multa fija o denunciar al casero. En Irlanda del Norte sustituye a una demanda por un múltiplo de la fianza.

Para el propietario o inquilino en Irlanda del Norte que vive en la vivienda y quiere que un lodger se vaya. El preaviso remite al contrato, fija la fecha de fin — al menos cuatro semanas antes, por escrito (ocho semanas si el lodger lleva más de un año viviendo con usted), o el plazo más largo del contrato —, pide dejar libre la habitación y devolver las llaves y dice qué pasa con la fianza. Se entrega en mano; guarde una copia firmada por el lodger. No sirve para un inquilino que tiene la vivienda o parte de ella solo para sí: el preaviso del casero es otro documento.

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte que quiere dejar un alquiler indefinido (periodic), también el que sigue tras un plazo fijo. El inquilino lo termina con un preaviso escrito (notice to quit): al menos cuatro semanas si el alquiler dura diez años o menos, doce si dura más (artículo 14A de la Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). El preaviso indica su fecha de salida con una cláusula de salvaguarda, puede pedir una fecha anterior, pide la revisión de salida y la fianza y da su nueva dirección. Envíelo por correo certificado con firma o entréguelo en mano.

Para el inquilino del Northern Ireland Housing Executive o de una asociación de vivienda cuyas reparaciones no se han hecho, o se han hecho mal — humedad y moho, goteras, calefacción. La carta presenta una queja formal o pide la fase final del procedimiento de quejas, exponiendo los problemas, cuándo los comunicó, el efecto en su hogar y lo que pide. Ambos aceptan quejas gratis también en línea o por teléfono. Tras la fase final, el Northern Ireland Public Services Ombudsman puede examinarla, normalmente en seis meses.

Para caseros, agencias e inquilinos en Irlanda del Norte al inicio de un alquiler privado. Recoge el estado de cada habitación, los muebles y electrodomésticos, las lecturas de los contadores, las llaves y los detectores de humo, calor y monóxido de carbono, remite a fotos fechadas y da al inquilino siete días para añadir observaciones. Lo firman ambas partes. Ninguna ley lo exige, pero los servicios gratuitos de resolución de disputas de TDS Northern Ireland y myDeposits Northern Ireland se basan en él cuando el casero propone descuentos de la fianza.

Para el casero privado o la agencia en Escocia cuyo inquilino se ha retrasado con la renta. Antes de acudir al tribunal por rentas impagadas, el casero debe cumplir los requisitos previos (pre-action requirements): esta carta da al inquilino información clara sobre las cláusulas del alquiler, la deuda periodo por periodo, sus derechos en el procedimiento de desahucio y dónde encontrar asesoramiento gratuito sobre dinero y deudas, y le invita a acordar un plan de pago razonable antes de una fecha. Nunca amenaza con cambiar la cerradura: solo una orden del tribunal puede terminar el alquiler. Envíela por correo certificado y guarde copia.

Para el inquilino en Escocia con una «private residential tenancy» que quiere irse. El alquiler termina con un preaviso por escrito, dado libremente, que indica el día de fin: más de 28 días después de que el casero lo reciba, salvo que el casero acepte por escrito otro plazo. Hoy debe firmar cada coinquilino. El preaviso puede pedir una fecha anterior, solicita la revisión de salida y da su nueva dirección. Envíelo por correo certificado con firma (recorded delivery) o entréguelo en mano, o por correo electrónico si el casero aceptó el correo electrónico por escrito; por correo se considera recibido 48 horas después del envío.

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte que quiere acoger a un lodger o subarrendar una habitación o toda la vivienda. La mayoría de los contratos exige antes el consentimiento escrito del casero, y seguir adelante sin él puede incumplir el contrato y llevar a su fin. La carta dice qué pide, quién entraría, dónde y por cuánto tiempo, confirma que sigue respondiendo de la renta y de cada cláusula y pide respuesta en 14 días. No sirve para inquilinos del Housing Executive o de una asociación de vivienda, que tienen sus propias condiciones.

Para el inquilino en Escocia que se ha ido y aún espera la fianza. La carta pide al casero o a la agencia que acepte en 14 días su devolución a través del sistema autorizado — SafeDeposits Scotland, Letting Protection Service Scotland o mydeposits Scotland — o que enumere cada descuento con pruebas, e indica los descuentos que usted discute. Si no hay acuerdo, cualquiera de las partes puede pedir la devolución al sistema, cuyo servicio de resolución de disputas es gratuito. Si la fianza nunca se depositó en un sistema, puede acudir al First-tier Tribunal for Scotland en los tres meses siguientes al fin del alquiler, por hasta tres veces la fianza.

Para el casero privado o la agencia en Irlanda del Norte que necesita entrar en la vivienda del inquilino para inspeccionarla, repararla o hacer la revisión anual del gas o la inspección eléctrica quinquenal. El aviso indica fecha, hora y motivo, quién acudirá, lleva el número de registro del casero e invita al inquilino a proponer otra hora. El inquilino debe permitir la entrada a horas razonables y con un preaviso razonable (artículo 12 de la Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006); nadie entra sin acuerdo, salvo emergencia.

Para el casero privado o la agencia en Irlanda del Norte cuyo inquilino va atrasado con la renta. La carta detalla la deuda periodo por periodo, pide pagar o proponer un plan de pagos antes de una fecha, remite a la ayuda gratuita de Housing Rights, Advice NI y otros, y lleva el número de registro del casero. Dice que, si la deuda no se resuelve, el casero puede terminar el alquiler con un preaviso, en lo que permitan la ley y el contrato, y luego acudir al juzgado. Nunca amenaza con cambiar las cerraduras ni sacar pertenencias.

Para el final de un alquiler privado en Irlanda del Norte. Recoge el día en que se devolvieron las llaves, las lecturas finales de los contadores, el estado de cada habitación comparado con el acta de entrada y lo que el inquilino no acepta. Lo firman ambos — o, si el casero o la agencia no acude, lo rellena el inquilino solo con fotos fechadas y lo envía ese mismo día por correo electrónico y por correo certificado con firma (recorded delivery). Es la prueba que valora el servicio gratuito de disputas de TDS Northern Ireland o myDeposits Northern Ireland.

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte que no ha recibido el aviso informativo (tenancy information notice) — el aviso gratuito con los datos principales del alquiler que el casero debe entregar en los 28 días siguientes al inicio, y de nuevo en 28 días tras un cambio. La carta lo pide en 14 días y señala el paso siguiente: el ayuntamiento del distrito, que hace cumplir la norma y puede poner una multa fija al casero que no cumple. Breve, educada y con fecha, prueba cuándo lo pidió.

Para el inquilino en Escocia con una «private residential tenancy» que quiere alojar a un huésped o subarrendar una habitación o toda la vivienda. Las cláusulas legales de toda «private residential tenancy» lo prohíben sin el acuerdo escrito del casero, y el incumplimiento de una cláusula puede alegarse como motivo de desahucio. La carta indica qué pide, quién viviría allí, dónde y por cuánto tiempo, confirma que usted sigue respondiendo de la renta y de todas las cláusulas, y pide una respuesta por escrito en 14 días. No sirve para inquilinos de viviendas del council o de asociaciones de vivienda, que tienen sus propias reglas.

Para el inquilino privado en Escocia cuya vivienda necesita reparaciones — humedad y moho, caldera averiada, goteras, electricidad defectuosa. La Housing and Property Chamber del tribunal publica gratis una carta modelo; esta carta cumple la misma función de forma completa. Comunica por escrito al casero cada problema, con fotos fechadas, le recuerda que la vivienda debe cumplir el «repairing standard» durante todo el alquiler, pide una inspección en 14 días y confirma que seguirá pagando la renta. Esta comunicación es el paso exigido antes de una solicitud gratuita al First-tier Tribunal for Scotland. Envíela por correo certificado y guarde copia.

Para el inquilino privado en Irlanda del Norte que ha recibido un aviso de subida de renta. Desde el 1 de abril de 2025 la renta solo puede subir una vez cada 12 meses, con aviso escrito al menos tres meses antes que indique la fecha y la nueva renta (artículos 5D y 5E de la Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). La carta explica al casero por qué el aviso no cumple esas reglas y que seguirá pagando la renta actual — o, si las cumple, le pide que reconsidere la cantidad. La cantidad no tiene tope. Se envía por correo certificado con firma.

Para el casero privado o la agencia en Escocia que necesita entrar en la vivienda del inquilino para inspeccionarla, hacer obras que exige el «repairing standard», organizar la revisión del gas o de la electricidad, o tasarla. El aviso indica fecha, hora y motivo, quién acudirá, e invita al inquilino a proponer otro momento. Según las cláusulas legales del alquiler, el inquilino permite el acceso con un aviso escrito de al menos 48 horas, o de inmediato en una emergencia. Entréguelo en mano: enviado por correo o correo electrónico solo se considera recibido 48 horas después del envío.

Para el titular de un contrato en Gales cuyo casero no ha hecho las reparaciones tras ser avisado. Sigue el Pre-Action Protocol for Housing Disrepair Cases (Wales): las deficiencias y cuándo se comunicaron, el efecto en la salud y las pertenencias, los documentos que pide al casero y la propuesta de un perito común. El casero debe responder en 20 días hábiles desde la recepción. Sin acuerdo sobre obras y compensación, el siguiente paso es una demanda ante el County Court.

Para el titular de un contrato en Gales que no ha recibido la declaración escrita (written statement) de su contrato de ocupación, necesita otra copia o recibió una sin los términos que exige la ley. El casero debe entregarla en 14 días desde la fecha de ocupación (sección 31 del Renting Homes (Wales) Act 2016). Si se retrasa, debe una compensación de un día de renta por cada día desde la fecha de ocupación, con un tope de dos meses de renta (sección 35), y no puede dar un preaviso sin causa válido mientras falte. Los modelos del Gobierno galés son gratuitos.