Protokół: wzory i formularze

Protokół, który wynajmujący i najemca na Cyprze podpisują po zakończeniu najmu, gdy lokal wraca do właściciela: stan każdego pomieszczenia, szkody wykraczające poza zwykłe zużycie, końcowe stany liczników, klucze oraz to, jaką część kaucji zatrzymuje wynajmujący, z jakich powodów i do kiedy zwraca resztę. Podpisując go, wynajmujący ogranicza roszczenia o widoczne szkody do wpisanych, co zamyka rozliczenie kaucji.

Protokół spisywany przy oddaniu mieszkania po zakończeniu najmu: stan lokalu i wyposażenia w porównaniu z protokołem z wydania, stany liczników, zwrócone klucze, stwierdzone szkody i rozliczenie kaucji — ile zostaje potrącone, z jakiego tytułu i na jaki rachunek wraca reszta. Uzgodnione na miejscu rozliczenie to najprostszy sposób, by kaucja nie stała się sprawą sądową.

Protokół, który wynajmujący i najemca w Niemczech podpisują, gdy najemca zwraca wynajęte mieszkanie: stany liczników do końcowego rozliczenia, każdy zwrócony klucz, stan każdego pomieszczenia, szkody wskazane przez wynajmującego obok stanowiska najemcy, poczynione ustalenia oraz nowy adres i rachunek najemcy do zwrotu kaucji. Data zwrotu ma znaczenie: zgodnie z § 548 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) roszczenia wynajmującego z tytułu zmian lub pogorszenia mieszkania przedawniają się po sześciu miesiącach od jego zwrotu. Po niemiecku, do wydruku, wspólnego wypełnienia i podpisania.

Dla wynajmującego i najemcy we Francji w dniu wyprowadzki i zwrotu kluczy. Francuski protokół odpowiada décret n° 2016-382: nowy adres najemcy, data protokołu przy wprowadzeniu, odczyty liczników, zwrócone klucze, stan każdego pomieszczenia w porównaniu z wprowadzeniem, a dla lokalu umeblowanego meble. Odróżnia zwykłe zużycie, które obciąża wynajmującego, od uszkodzeń i przypomina termin zwrotu kaucji. Podpisany przez każdą stronę, po jednym egzemplarzu.

Na koniec najmu prywatnego w Irlandii Północnej. Zapisuje dzień zwrotu kluczy, końcowe stany liczników, stan każdego pokoju w porównaniu z protokołem wprowadzenia i wszystko, czego najemca nie akceptuje. Podpisują go obie strony — a jeśli wynajmujący lub agent nie przyjdzie, najemca wypełnia go sam ze zdjęciami z datą i wysyła tego samego dnia e-mailem i listem za potwierdzeniem (recorded delivery). To dowód, który ocenia bezpłatna procedura sporna TDS Northern Ireland lub myDeposits Northern Ireland.

Protokół, który wynajmujący i najemca w Grecji podpisują, gdy najem się kończy, a mieszkanie wraca do właściciela: jego stan, szkody wykraczające poza zwykłe zużycie, stany liczników, klucze i rozliczenie kaucji — ile się potrąca, z jakiego powodu i kiedy zwraca się resztę. Roszczenia wynajmującego o szkody przedawniają się sześć miesięcy po odebraniu mieszkania (art. 602 greckiego kodeksu cywilnego), dlatego data i treść protokołu mają realne znaczenie.

Protokół spisywany w dniu przekazania mieszkania najemcy: stan lokalu, wyposażenie, stany liczników energii, gazu, wody i ciepła, przekazane klucze i zauważone usterki, z podpisami obu stron. Przy zwrocie mieszkania porównuje się z nim stan lokalu — i to on rozstrzyga, które szkody powstały w czasie najmu, a więc co wolno potrącić z kaucji.

Dla wynajmującego i najemcy we Włoszech na koniec najmu: protokół podpisany przez obie strony przy zwrocie kluczy, ze stanami liczników, zwróconymi kluczami, stanem każdego pomieszczenia w porównaniu z wydaniem, ewentualnymi szkodami ponad zwykłe zużycie, zastrzeżeniami stron, wpłaconą kaucją i ustaleniami co do jej zwrotu oraz nowym adresem najemcy. Utrwala stan lokalu w dniu zwrotu (art. 1590 włoskiego kodeksu cywilnego); sporządza się go w dwóch egzemplarzach. Po włosku.

Protokół, który wynajmujący i najemca w Grecji podpisują przy wydaniu mieszkania: stan każdego pomieszczenia, spis mebli i wyposażenia, stany liczników prądu, wody, gazu i ogrzewania, klucze oraz wady, które już istnieją. Jest załącznikiem do umowy najmu i głównym dowodem stanu początkowego: przy zwrocie porównuje się z nim mieszkanie, aby ustalić, co jest zwykłym zużyciem, a co można potrącić z kaucji.

Protokół sporządzany przy wyprowadzce, gdy najemca zwraca mieszkanie wynajmowane w Rumunii: jego stan, szkody wykraczające poza zwykłe zużycie, stany liczników, zwrócone klucze i kaucja — wpłacona kwota, ile się potrąca i z jakiego powodu oraz do kiedy zwraca się resztę. Podpisany przez obie strony zamyka najem bez niespisanych roszczeń.

Dla wynajmującego i najemcy mieszkania w Hiszpanii na początku najmu: protokół podpisywany przez obie strony w dniu wydania kluczy, ze stanami liczników, wydanymi kluczami, stanem każdego pomieszczenia, spisem mebli i sprzętów, przekazanymi dokumentami, zaległymi naprawami i liczbą załączonych zdjęć. Utrwala stan, w jakim najemca otrzymuje lokal (art. 1561 i 1562 hiszpańskiego kodeksu cywilnego). Podpisywany w dwóch egzemplarzach, osobiście, i dołączany do umowy. Po hiszpańsku.

Dla najemcy i wynajmującego mieszkania w Hiszpanii na koniec najmu: protokół podpisywany przez obie strony przy zwrocie kluczy, z datą zwrotu, stanami liczników, zwróconymi kluczami, stanem każdego pomieszczenia, szkodami wskazanymi przez wynajmującego i uwagami najemcy, wpłaconą kaucją, ustaleniami co do niej i rachunkiem do jej zwrotu. Od tej daty biegnie miesiąc, po którym niezwrócona kaucja jest oprocentowana (art. 36.4 hiszpańskiej ustawy o najmie lokali). Podpisywany w dwóch egzemplarzach, osobiście. Po hiszpańsku.

Dokument, który rozstrzyga, komu należy się kaucja. Zapisuje odczyty wszystkich liczników, liczbę przekazanych kluczy, wyposażenie i stan mieszkania w tej chwili. Wypełnia się go przy wprowadzeniu się i przy wyprowadzce — porównanie obu protokołów to jedyny obiektywny dowód tego, co się zmieniło.

Protokół zwrotu wynajętego mieszkania w Austrii na koniec najmu, wypełniany i podpisywany wspólnie: dzień zwrotu, stany liczników do rozliczeń końcowych, zwrócone klucze, stan każdego pomieszczenia, szkody wskazane przez wynajmującego obok stanowiska najemcy, uzgodnienia, kaucja i konto do jej zwrotu. Ten dzień uruchamia terminy z austriackiego kodeksu cywilnego: rok na roszczenia wynajmującego o szkody (§ 1111 ABGB) i sześć miesięcy na roszczenia najemcy o nakłady (§ 1097 ABGB). Po niemiecku.

Dla wynajmujących, agentów i najemców w Irlandii Północnej na początku najmu prywatnego. Protokół opisuje stan każdego pokoju, meble i urządzenia, stany liczników, klucze oraz czujniki dymu, ciepła i tlenku węgla, odsyła do zdjęć z datą i daje najemcy siedem dni na uwagi. Podpisują go obie strony. Żaden przepis nie wymaga protokołu, ale bezpłatne procedury sporne TDS Northern Ireland i myDeposits Northern Ireland opierają się na nim, gdy wynajmujący chce potrącić coś z kaucji.

Dla wynajmujących, agentów i najemców w Anglii, Walii lub Szkocji na początku najmu — w Walii przy occupation contract. Dokument opisuje stan każdego pomieszczenia, meble i sprzęty, stany liczników, klucze oraz czujniki dymu i tlenku węgla, odsyła do datowanych zdjęć i daje najemcy siedem dni na uwagi. Podpisują go obie strony. Prawo nie nakazuje wynajmującemu sporządzenia inwentarza (w Szkocji musi to zrobić agent, który prowadzi wprowadzenie najemcy), ale bezpłatne procedury sporne systemów ochrony kaucji opierają się na nim, gdy wynajmujący proponuje potrącenia na końcu.

Protokół sporządzany przy wprowadzeniu się, gdy wynajmujący wydaje najemcy mieszkanie w Rumunii: stan każdego pomieszczenia, przekazane wyposażenie, stany liczników prądu, gazu, wody i ciepła, liczba kluczy i widoczne wady. Jest załącznikiem do umowy najmu i głównym dowodem stanu mieszkania na początku najmu — to według niego przy wyprowadzce ocenia się, co można potrącić z kaucji.

Protokół, który wynajmujący i najemca w Austrii wypełniają i podpisują razem przy wprowadzeniu się: stany liczników, przekazane klucze, stan każdego pomieszczenia, wyposażenie (łazienka, WC, ogrzewanie, piec), od którego zależą kategoria i stawka referencyjna według austriackiej ustawy o najmie (MRG), znane wady z zastrzeżeniem obniżenia czynszu na podstawie austriackiego kodeksu cywilnego (§ 1096 ABGB), spis wyposażenia, świadectwo energetyczne i kaucja. Przypomina o zameldowaniu w ciągu trzech dni. Po niemiecku, dla każdego kraju związkowego.

Protokół, który wynajmujący i najemca na Cyprze podpisują przy wydaniu lokalu: stan każdego pomieszczenia, spis mebli i wyposażenia, stany liczników prądu i wody, klucze oraz już istniejące wady. Ponieważ kaucję na Cyprze reguluje umowa, a nie ustawa, to ten protokół rozstrzyga na koniec, co jest szkodą, a co zwykłym zużyciem. Uzupełniają go zdjęcia zrobione tego samego dnia.

Na koniec najmu w Anglii, Walii lub Szkocji (w Walii — occupation contract). Zapisuje dzień zwrotu kluczy, końcowe stany liczników, stan każdego pomieszczenia w porównaniu z protokołem wejścia oraz to, czego najemca nie akceptuje. Podpisują go obie strony — a jeśli wynajmujący lub agent nie przyjdzie, najemca wypełnia go sam z datowanymi zdjęciami i wysyła e-mailem oraz pocztą pierwszej klasy. To dowód, który bada bezpłatna procedura sporna systemu kaucji.