Mitteilung und Aufforderung: Vorlagen und Formulare

Die letzte Mahnung vor dem Gericht, nach österreichischem Recht: mit offenem Betrag, Fälligkeit, Zahlungsfrist, Konto und Verzugszinsen – 4 % pro Jahr (§ 1000 ABGB) oder zwischen Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz samt € 40 Pauschale (§§ 456, 458 UGB). Sie kündigt die Mahnklage an: Für Geldforderungen bis € 75.000 erlässt das Gericht einen bedingten Zahlungsbefehl (§ 244 ZPO), der ohne Einspruch binnen vier Wochen vollstreckbar wird. Ausdrucken, unterschreiben und eingeschrieben senden – entscheidend ist der Zugang beim Schuldner.

Das Schreiben an den Arbeitgeber für den Papamonat nach § 1a Väter-Karenzgesetz, in drei Fassungen: die Vorankündigung spätestens drei Monate vor dem errechneten Geburtstermin, die Meldung des Antritts nach der Geburt (spätestens eine Woche danach) und die Meldung nach einer Frühgeburt ohne Vorankündigung. Mit Geburtstermin, Beginn und Ende der Freistellung und Empfangsbestätigung. Der Papamonat ist unbezahlt; den Familienzeitbonus beantragen Sie gesondert beim Krankenversicherungsträger, meist der ÖGK.

Das Schreiben des Mieters, der die Erhöhungsbeträge aus einer unwirksamen Wertsicherungsvereinbarung im Mietvertrag zurückverlangt: mit der Vertragsstelle, den Gründen, dem Zeitraum, dem Betrag, einer Frist und dem Konto; weitere Erhöhungen werden nur unter Vorbehalt bezahlt. Achtung: Die Rechtsprechung ist in Bewegung – der OGH hat 2023 Klauseln für unwirksam erklärt, 2025 anders beurteilt (10 Ob 15/25s) und 2026 erneut entschieden (6 Ob 34/26g); für Verträge vor 2026 begrenzt das MieWeG die Rückforderung auf fünf Jahre. Lassen Sie Ihre Klausel vor dem Absenden prüfen, etwa bei Mietervereinigung oder Arbeiterkammer; das Schreiben macht den Anspruch nur geltend.

Die schriftliche Krankmeldung an den Arbeitgeber nach § 5 EntgFG: Sie teilen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer mit – ohne Diagnose. Für gesetzlich Versicherte berücksichtigt das Schreiben die eAU: Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab, die Pflicht zur unverzüglichen Krankmeldung bleibt aber bestehen. Privat Versicherte kündigen die Bescheinigung auf Papier an. Mit Personalnummer und einem Feld für die Anschrift bei Erkrankung im Ausland.

Das Schreiben, mit dem Arbeitnehmer in Österreich dem Dienstgeber für vorenthaltenes Entgelt eine konkrete Nachfrist setzen und für den Fall der Nichtzahlung den vorzeitigen Austritt ankündigen (§ 26 Z 2 AngG; für Arbeiter § 82a lit d GewO 1859). Ein Austritt wegen Lohnrückstands ohne vorherige konkrete Nachfrist wurde als unberechtigt beurteilt – dieses Schreiben ist deshalb der erste Schritt. Es wahrt zugleich die Verfallsfristen des Kollektivvertrags. Mit Empfangsbestätigung für die persönliche Übergabe.

Die schriftliche Mängelanzeige, die Sie noch im Urlaub der Reiseleitung oder dem Reiseveranstalter übergeben: Sie listet die Reisemängel mit Datum auf, verlangt Abhilfe bis zu einer Frist und kündigt an, dass Sie sonst selbst Abhilfe schaffen und die Kosten verlangen (§ 651k BGB). Ohne rechtzeitige Anzeige verlieren Sie Minderung und Schadensersatz, soweit Abhilfe möglich gewesen wäre (§ 651o BGB). Mit Feld für die Empfangsbestätigung der Reiseleitung. Die Reklamation nach der Rückkehr ist ein eigenes Dokument.

Ein schriftlicher Antrag des Kontoinhabers an eine Bank in Zypern, den Kontovertrag zu beenden und ein Bankkonto zu schließen. Er nennt die IBAN des Kontos, das Schließungsdatum und das Konto, auf das das Guthaben geht, und bittet die Bank, die Karten zu kündigen, Daueraufträge und Lastschriften zu beenden, vorausbezahlte Gebühren anteilig zu erstatten und die Schließung schriftlich zu bestätigen. Die Zahlungsdiensterichtlinie, in Zypern durch das Gesetz 31(I)/2018 in Kraft, erlaubt einem Verbraucher, den Vertrag jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat zu beenden.

Das Schreiben, ohne das ein Vermieter in Polen ein Wohnungsmietverhältnis wegen Mietrückständen nicht kündigen kann: Es nennt die unbezahlten Zeiträume und den Betrag, warnt, dass die Kündigung beabsichtigt ist, und setzt eine zusätzliche Frist von mindestens einem Monat zur Zahlung der Rückstände und der laufenden Beträge, wie es Art. 11 Abs. 2 Nr. 2 des polnischen Mieterschutzgesetzes verlangt. Eine Kündigung ohne diese Warnung ist fehlerhaft.

Für private Vermieter oder Makler in Nordirland, deren Mieter mit der Miete im Rückstand ist. Der Brief listet den Rückstand nach Perioden auf, bittet um Zahlung oder einen Ratenvorschlag bis zu einem Datum, verweist auf kostenlose Beratung durch Housing Rights, Advice NI und andere und trägt die Registrierungsnummer des Vermieters. Er sagt, dass der Vermieter das Mietverhältnis bei ungeklärtem Rückstand kündigen kann, soweit Gesetz und Vertrag es zulassen, und dann das Gericht anrufen kann. Er droht nie mit Schlosswechsel oder dem Entfernen von Sachen.

Für Kunden, die ein Girokonto bei einer Bank oder Building Society auflösen wollen. Nach Regulation 51 der Payment Services Regulations 2017 können Sie ein Girokonto jederzeit kündigen, mit einer Frist von höchstens einem Monat, wenn Ihre Bedingungen eine vorsehen, und nach sechs Monaten Laufzeit ist die Schließung kostenlos. Der Brief bittet die Bank, das Konto zu schließen, Karten und Zahlungen zu stoppen, das Restguthaben auf ein anderes Konto zu überweisen und die Schließung schriftlich zu bestätigen. Die meisten Banken schließen Konten auch kostenlos per App, Telefon oder in der Filiale.

Für Familien, die als Arbeitgeber im Haushalt in Italien das Arbeitsverhältnis mit Haushaltshilfe, Pflegekraft oder Kinderbetreuung beenden. Im Hausangestelltenverhältnis braucht eine Kündigung keinen Grund (Art. 2118 des italienischen Zivilgesetzbuchs; Art. 4 des italienischen Gesetzes 108/1990), aber die Frist des Tarifvertrags für Hausangestellte ist einzuhalten oder abzugelten. Das Schreiben nennt die Kündigung, die Frist, den letzten Tag und die Schlusszahlungen. Nicht für Kündigungen aus wichtigem Grund, in der Schwangerschaft oder den Freistellungen nach der Geburt. Das Ende wird dann kostenlos dem INPS gemeldet. Übergabe gegen Quittung oder per Einschreiben. Auf Italienisch.

Die Aufforderung eines Arbeitnehmers in Polen zur Zahlung ausstehenden Lohns: für welche Zeiträume, wie viel, bis wann und auf welches Konto, mit dem Hinweis an den Arbeitgeber, dass die Vergütung in den ersten 10 Tagen des Folgemonats fällig ist, und der Ankündigung, dass als Nächstes das Arbeitsgericht und die polnische Staatliche Arbeitsinspektion folgen. Sie beendet das Schweigen und belegt den Versuch einer gütlichen Einigung.

Solange eine vereinbarte Probezeit läuft, kann die Partei, zu deren Gunsten sie vereinbart wurde, den Vertrag ohne Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen beenden. Der Antrag bezeichnet den Vertrag, das Beendigungsdatum und Art. 71 des bulgarischen Arbeitsgesetzbuchs als Grundlage. Prüfen Sie vor der Einreichung in Ihrem eigenen Vertrag, zu wessen Gunsten die Probezeit vereinbart wurde.

Schreiben an Ihre Bank oder Sparkasse, mit dem Sie eine Lastschrift zurückbuchen lassen, eine angekündigte Lastschrift stoppen, künftige Lastschriften eines Zahlungsempfängers untersagen oder einen Dauerauftrag löschen. Eine SEPA-Basislastschrift können Sie binnen acht Wochen nach der Belastung ohne Begründung zurückholen (§ 675x BGB), eine Abbuchung ohne gültiges Mandat noch bis zu 13 Monate danach (§§ 675u, 676b BGB). Einen Dauerauftrag oder eine angekündigte Lastschrift widerrufen Sie bis zum Ende des Geschäftstags vor der Ausführung (§ 675p BGB). Mit Zahlungsempfänger, Mandatsreferenz, Betrag und Datum.

Ihr Auftrag an die eigene Bank zu einer Lastschrift oder einem Dauerauftrag: eine SEPA-Lastschrift rückbuchen lassen, eine Abbuchung ohne gültigen Einziehungsauftrag reklamieren, eine angekündigte Lastschrift stoppen, künftige Lastschriften eines Zahlungsempfängers untersagen oder einen Dauerauftrag löschen. Eine autorisierte SEPA-Lastschrift holen Sie binnen acht Wochen ohne Begründung zurück (§§ 70, 71 ZaDiG 2018), eine nicht autorisierte binnen 13 Monaten (§ 65 ZaDiG 2018). Mit Zahlungsempfänger, Mandatsreferenz, Betrag und Datum.

Für Unternehmen oder Selbstständige in Spanien, die einen Dienstleistungs- oder Liefervertrag mit einem anderen Unternehmen beenden: ein spanisches Schreiben, das die Beendigung mitteilt, den Grund wählt (das vertragliche Kündigungs- oder Rücktrittsrecht oder die Vertragsverletzung der Gegenseite nach Art. 1124 des spanischen Zivilgesetzbuchs), den Wirkungstag festlegt und Rückgabe von Unterlagen sowie die Schlussrechnung verlangt. Versand per Burofax mit beglaubigtem Inhalt und Rückschein. Auf Spanisch.

Für ein Unternehmen oder einen Freiberufler, der aus einem Vertrag mit einem Lieferanten in Italien aussteigen will (Reinigung, Software, Gerätemiete, Wartung): italienisches Schreiben, das das vertragliche Rücktrittsrecht ausübt (Art. 1373 des italienischen Zivilgesetzbuchs), mit Verweis auf die Klausel, Frist, Wirkungsdatum und den Forderungen zum Abschluss: Schlussrechnung, Abholung der Geräte, Rückgabe der Daten, Ende der Lastschriften. Versand per PEC an die Adresse des Lieferanten in INI-PEC oder per Einschreiben. Sieht der Vertrag keinen Rücktritt vor, genügt das Schreiben nicht.

Für private Vermieter oder Makler in Nordirland, die die Wohnung eines Mieters betreten müssen, um sie zu besichtigen, zu reparieren oder die jährliche Gasprüfung oder die fünfjährliche Elektroprüfung durchzuführen. Die Ankündigung nennt Datum, Uhrzeit und Zweck, wer kommt, trägt die Registrierungsnummer des Vermieters und lädt den Mieter ein, einen anderen Termin vorzuschlagen. Der Mieter muss das Betreten zu angemessenen Zeiten nach angemessener Ankündigung erlauben (Artikel 12 der Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006); ohne Zustimmung betritt niemand die Wohnung, außer im Notfall.

Für private Vermieter oder Makler in Schottland, die die Wohnung eines Mieters betreten müssen, um sie zu besichtigen, Arbeiten für den „repairing standard“ auszuführen, die Gas- oder Elektroprüfung durchführen zu lassen oder sie zu bewerten. Die Ankündigung nennt Datum, Uhrzeit und Zweck, wer kommt, und lädt den Mieter ein, eine andere Zeit vorzuschlagen. Nach den gesetzlichen Vertragsbedingungen gewährt der Mieter Zutritt nach mindestens 48 Stunden schriftlicher Ankündigung, im Notfall sofort. Persönlich übergeben: per Post oder E-Mail gilt sie erst 48 Stunden nach Absendung als zugegangen.

Für Kunden, die bei ihrer Bank eine Lastschrift oder einen Dauerauftrag gestoppt haben – meist im Onlinebanking, kostenlos und sofort – und das zahlungsempfangende Unternehmen informieren müssen. Das Stoppen der Zahlung beendet weder Vertrag noch Schuld; der Brief erklärt daher Ihre Lage: Der Vertrag ist beendet, Sie zahlen anders, oder Sie bestreiten die Beträge. Nach der Direct Debit Guarantee erstattet Ihre Bank eine irrtümlich eingezogene Zahlung sofort. Per E-Mail und First-Class-Post senden.

Für private Vermieter oder Makler in England, die die Wohnung eines Mieters betreten müssen, um den Zustand zu prüfen, Reparaturen auszuführen oder die jährliche Gasprüfung bzw. die Elektroprüfung durchführen zu lassen. Die Ankündigung nennt Datum, Uhrzeit und Zweck, wer kommt, und bittet den Mieter, notfalls einen anderen Termin vorzuschlagen. Besichtigt werden darf zu angemessener Zeit mit mindestens 24 Stunden schriftlicher Ankündigung (section 11(6) des Landlord and Tenant Act 1985); ohne Zustimmung nur im Notfall. Persönlich übergeben oder einwerfen und zusätzlich per E-Mail senden.

Das französische Arbeitsministerium bietet auf code.travail.gouv.fr Gratismuster für die Beendigung in der Probezeit an, für beide Seiten. Dieses Dokument ist ein Schreiben, mit dem Arbeitgeber oder Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag in der Probezeit (période d'essai) im französischen Mutterland oder in einem Überseedepartement außer Mayotte beendet: Es nennt die beendende Partei, verweist auf die Ankündigungsfrist nach Artikel L. 1221-25 (Arbeitgeber) oder L. 1221-26 (Arbeitnehmer) des Arbeitsgesetzbuchs und nennt das Vertragsende. Ein Grund ist nicht anzugeben. Gegen Empfangsbestätigung übergeben oder per Einschreiben mit Rückschein senden, bevor die Probezeit endet. Auf Französisch.

Für Kreditnehmer oder Kunden, die Darlehen, Kreditkarte, Dispo oder Rechnungen nach einer Veränderung wie Jobverlust, Krankheit oder Einkommensminderung nicht mehr bedienen können. Der Brief erklärt, was sich geändert hat, bietet eine tragbare Monatsrate an und bittet den Gläubiger, sie anzunehmen, Zinsen und Gebühren einzufrieren und schriftlich zu bestätigen. Die Regeln der FCA verlangen von Kreditgebern Nachsicht mit Kunden in finanziellen Schwierigkeiten. Kostenlose Schuldnerberatung bieten auch MoneyHelper, StepChange und Citizens Advice im ganzen Vereinigten Königreich, National Debtline in Großbritannien, Advice Direct Scotland und Advice NI. Per E-Mail und First-Class-Post senden.

Für Arbeitnehmer in England, Wales oder Schottland, die einen Angehörigen oder eine auf sie angewiesene Person mit langfristigem Pflegebedarf betreuen: eine Anzeige von Pflegeurlaub nach dem Carer's Leave Act 2023 – bis zu einer Woche in jedem Zeitraum von 12 Monaten, ab dem ersten Arbeitstag, in halben Tagen, Tagen oder einer ganzen Woche. Sie nennt die Daten und, nur über das Verhältnis, für wen gepflegt wird. Der Arbeitgeber kann den Urlaub verschieben, aber nicht verweigern, und keine Nachweise verlangen. Schriftform ist nicht vorgeschrieben, doch eine schriftliche Anzeige ist Ihr Beweis. Übergeben und per E-Mail senden.