Notification et mise en demeure : modèles et formulaires

La lettre informant votre assureur auto en Autriche de la vente de votre voiture, comme l’exige le § 71 de la loi autrichienne sur le contrat d’assurance (VersVG) : avec le numéro de police, la plaque, le numéro de châssis, la date et l’heure de remise, le nom et l’adresse de l’acheteur et le jour de désimmatriculation. Elle demande le décompte de la prime et le remboursement du trop-perçu sur votre compte, ou le transfert de la police à une voiture de remplacement, et une attestation de sinistralité. L’Autriche ne prévoit pas de déclaration de vente à une autorité. En allemand, à imprimer, signer et envoyer en recommandé.

Une lettre informant votre assureur automobile en Allemagne que vous avez vendu la voiture, comme l’exige sans délai le § 97 de la loi allemande sur le contrat d’assurance (VVG) : véhicule, plaque, numéro de police, date et heure de la remise, nom et adresse de l’acheteur. Le contrat passe à l’acheteur avec la voiture (§ 95 VVG) ; sans cet avis, l’assureur peut être libéré pour des sinistres ultérieurs. Elle demande un décompte final, le remboursement d’un éventuel avoir et un accusé de réception. En allemand, à envoyer par la poste ou en PDF par e-mail.

L’avis de vente (Veräußerungsanzeige) par lequel un vendeur en Allemagne indique au service d’immatriculation qui est le nouveau détenteur : nom, date de naissance et adresse de l’acheteur, véhicule, plaque et numéro VIN, date et heure de la remise, et confirmation de la remise du certificat d’immatriculation parties I et II (§ 15 du règlement allemand sur l’immatriculation des véhicules, FZV). La taxe sur les véhicules du vendeur ne prend fin qu’à son arrivée (§ 5, al. 5 KraftStG). Beaucoup de services proposent aussi leur propre formulaire gratuit. En allemand, à imprimer, signer et remettre le jour de la vente.

L’avis par lequel un vendeur informe son assureur automobile (RCA) en Roumanie de la vente du véhicule. En Roumanie, la police RCA ne passe pas à l’acheteur : le contrat du vendeur prend fin à la notification, et la prime de la période restante est remboursée si aucune indemnité n’a été versée ni n’est due au titre de la police. La lettre identifie la police et le véhicule, indique la date de vente et le nouveau propriétaire, et demande le remboursement sur le compte indiqué.

La lettre du vendeur informant l’assureur de la vente d’une voiture assurée en RC auto (OC) : numéro de police, véhicule, date de vente et données de l’acheteur exigées par l’art. 32 de la loi polonaise sur les assurances obligatoires. Depuis le 10 septembre 2025, le délai est de 14 jours, et tant que l’assureur n’est pas informé, le vendeur est solidairement tenu de la prime avec l’acheteur. Elle ne remplace pas l’avis au bureau du district.

Pour un ancien détenteur au Royaume-Uni qui a vendu ou cédé un véhicule mais figure encore au registre de la DVLA et reçoit des rappels, une pénalité pour taxe impayée ou des amendes. Si vous avez encore le certificat d’immatriculation (V5C), prévenez d’abord la DVLA par le service en ligne gratuit de GOV.UK, qui met le registre à jour aussitôt. La lettre sert à ce qu’il ne règle pas : elle indique la date et l’heure de la vente et le nouveau détenteur, la manière dont la DVLA a été prévenue, et lui demande de corriger son registre et d’arrêter les poursuites pour la période postérieure à la vente. Envoyée en first class à l’adresse figurant sur le courrier de la DVLA.

La lettre du vendeur à son assureur automobile en Grèce après le transfert numérique de la voiture. Un contrat grec ne passe pas à l’acheteur et n’a pas à être résilié : il prend fin de plein droit 30 jours après le transfert de la propriété ou de la possession (art. 8, par. 2, du décret présidentiel 237/1986), et l’assureur doit rembourser la prime non courue pour le reste de la période. La lettre identifie le contrat et le véhicule, indique les dates de remise et de transfert avec le certificat gov.gr, et demande le remboursement sur un IBAN et la confirmation écrite de la fin de la couverture.

Pour le titulaire du certificat d’immatriculation d’un véhicule en Irlande du Nord qui a reçu une demande fondée sur l’Article 177 of the Road Traffic (Northern Ireland) Order 1981 pour savoir qui conduisait, souvent avec un avis d’excès de vitesse ou d’autre infraction. Remplissez le formulaire joint et envoyez-le avec cette lettre, qui vous désigne ou désigne un autre conducteur, le nouveau détenteur si vous aviez vendu le véhicule, ou explique vos démarches pour le savoir. Répondez dans le délai indiqué : ne pas désigner le conducteur coûte six points.

Pour le détenteur enregistré d’un véhicule en Grande-Bretagne qui a reçu une demande fondée sur la section 172 du Road Traffic Act 1988 pour désigner le conducteur, en général avec un avis d’excès de vitesse ou de feu rouge. Remplissez le formulaire de la police joint à la demande, puis envoyez-le avec cette lettre, qui vous désigne ou désigne un autre conducteur, désigne le détenteur si vous aviez vendu le véhicule, ou explique ce que vous avez fait pour le savoir. Répondez dans les 28 jours : ne pas désigner le conducteur est une infraction punie de six points et d’une amende.

Pour le propriétaire ou le locataire en Angleterre qui vit dans le logement et veut qu’un lodger parte. Le congé renvoie au contrat, fixe la date de fin, demande de libérer la chambre et de rendre les clés, et dit ce qu’il advient du dépôt. Un lodger qui partage avec vous la cuisine, la salle de bains ou le séjour est un « excluded occupier » : le préavis est celui du contrat ou un préavis raisonnable, sans décision de justice. À remettre en main propre ; gardez une copie. Pas pour un locataire, pour lequel le bailleur utilise le formulaire 3A, gratuit sur GOV.UK.

Pour le bailleur qui met fin au bail à son échéance : au moins six mois avant pour un logement vide, trois mois pour un meublé. La lettre indique le motif — reprise pour habiter avec le bénéficiaire et son lien, vente avec le prix et les conditions qui valent offre au locataire, ou motif légitime et sérieux — et liste les pièces à joindre, dont la notice d’information de l’arrêté du 13 décembre 2017. À envoyer en recommandé avec avis de réception, par commissaire de justice ou à remettre contre récépissé.

Pour le propriétaire qui, en Italie, ne veut pas renouveler un bail 4+4 après les quatre premières années : la notification au locataire du refus de renouvellement pour l’un des motifs de l’art. 3, alinéa 1, de la loi italienne n° 431 du 9 décembre 1998 – habitation ou usage professionnel du bailleur ou de proches, autre logement libre du locataire, vente – avec les faits qui le précisent, car un refus sans motif est nul. Envoyée en recommandé avec avis de réception à chaque locataire au moins six mois avant l’échéance. En italien.

La deuxième étape lorsque le vendeur n’a pas réparé ni remplacé le bien défectueux, a refusé, ou que le défaut est revenu : l’acheteur en Grèce réclame une réduction proportionnelle du prix ou résout la vente et demande le remboursement de tout le prix (art. 545 et 546 du Code civil grec, réécrits par la loi 4967/2022). Elle prend la forme d’une notification extrajudiciaire (εξώδικη δήλωση) signifiée par un huissier de justice, dont le procès-verbal prouve ce qui a été déclaré et quand – ce que demandera un tribunal le cas échéant. Elle indique la somme, l’IBAN et que le renvoi du bien est aux frais du vendeur.

La seconde étape d’une réclamation pour une marchandise défectueuse en Allemagne. Si le vendeur n’a pas réparé ni remplacé la marchandise à temps après avoir été informé du défaut, si le défaut est réapparu après une réparation ou si le vendeur a refusé, vous déclarez la résolution de la vente ou la réduction du prix (§§ 437 et 441 du Code civil allemand, BGB) – face à un professionnel, sans nouveau délai (§ 475d BGB). Avec date d’achat, défaut, motif, montant à rembourser, délai de paiement et IBAN. En allemand.

Pour déclarer à votre propre assureur un accident, un vol, un incendie, un bris de glace, un acte de vandalisme ou un événement climatique touchant votre véhicule en France. Le contrat fixe le délai et le mode de déclaration, souvent en ligne ou par téléphone sans frais ; la loi ne permet pas de vous imposer moins de cinq jours ouvrés, ni moins de deux pour un vol (article L. 113-2 du code des assurances). La lettre donne le contrat, les faits, les dommages, les autres personnes impliquées et les pièces jointes. Envoi en recommandé avec avis de réception.

Une lettre résiliant votre assurance auto allemande auprès de votre assureur actuel : en fin d’année d’assurance, de façon anticipée après une hausse de prime ou un sinistre, ou après l’achat d’un véhicule d’occasion dont le contrat vous a été transmis (§ 96 de la loi allemande sur le contrat d’assurance, VVG). Toutes garanties ou tous risques seul, en demandant confirmation de la date de fin et remboursement de la prime inutilisée. Le plus souvent, une résiliation au 31 décembre doit parvenir à l’assureur au plus tard le 30 novembre. En allemand, prête à envoyer.

Une demande écrite par laquelle la victime d’un accident de la route à Chypre réclame une indemnisation directement à l’assureur du véhicule responsable, ou au Motor Insurers’ Fund (fonds des assureurs automobiles) si ce véhicule n’était pas assuré ou n’a pas été identifié. Elle décrit l’accident, les deux véhicules, les dommages et le montant, demande un numéro de sinistre, une offre ou réponse motivée, une expertise du véhicule et un paiement sur un IBAN, et réserve l’action en justice. Elle part en recommandé ou est remise contre signature ; au fonds, elle va avec son propre formulaire de demande.

Une déclaration écrite et datée d’un dommage. Les assureurs ont leurs propres formulaires de déclaration, mais leur dépôt traîne souvent – avec cette notification, la date de la déclaration est établie dès le jour où vous l’avez faite. Elle décrit l’événement et les biens endommagés, énumère les documents établis et indique quand une expertise peut avoir lieu.

Le procès-verbal arrive en général avec le formulaire gratuit de l’organe verbalisateur pour désigner le conducteur, qui peut servir à la place de ce document. Voici la même communication sous forme de lettre en italien, pour le propriétaire, le représentant légal d’une société ou le locataire en leasing : données du procès-verbal, du conducteur et de son permis, avec la confirmation signée par le conducteur. Elle s’envoie dans les 60 jours de la notification (art. 126-bis du code de la route italien), par recommandé, PEC ou en main propre, même en cas de recours ou si le propriétaire conduisait lui-même.

La lettre résiliant votre assurance responsabilité civile automobile en Autriche dans les quatre cas les plus courants : à la fin de l’année d’assurance (§ 14 Abs 2 de la loi autrichienne sur l’assurance automobile, KHVG), soit l’anniversaire du début de la police et pas forcément le 31 décembre, la résiliation devant arriver un mois avant ; après une hausse de prime (§ 14a KHVG) ; après un sinistre (§ 158 VersVG) ; et après l’achat d’une voiture d’occasion dont l’assurance a été transférée (§§ 69 ff VersVG). Avec le numéro de police et la plaque. En allemand, à imprimer, signer et envoyer en recommandé.

La réponse du détenteur quand une autorité autrichienne demande qui conduisait ou a garé un véhicule (§ 103 Abs 2 de la loi autrichienne sur les véhicules à moteur, KFG 1967) : avec le numéro de dossier, la plaque, l’heure et le lieu indiqués dans la demande, et le nom et l’adresse de qui conduisait ou l’a garé, ou de qui peut le dire. Réponse obligatoire, dans les deux semaines dès la notification, même au sujet d’un proche ; une réponse fausse, incomplète ou tardive peut coûter jusqu’à 5 000 €. Un formulaire de réponse joint ou une réponse en ligne offerte par l’autorité s’utilise gratuitement. En allemand.

Lettre pour réclamer un dommage d’accident directement à l’assureur responsabilité civile du véhicule qui l’a causé, comme le permet la loi autrichienne sur l’assurance automobile (§ 26 KHVG) : date, lieu, plaque et numéro de police de l’autre véhicule, déroulement, dommage, montant à ce jour, votre IBAN et une date de réponse. L’assureur doit faire une offre ou se justifier par écrit dans les trois mois (§ 29a KHVG), et la réclamation suspend la prescription jusqu’à son refus écrit. Identique dans chaque Land. En allemand, prête à imprimer, signer et envoyer avec le constat amiable et les photos.

Une dernière mise en demeure avant d’aller en justice, entre particuliers ou par un consommateur contre une entreprise : montant et cause, date d’exigibilité, intérêts légaux de retard à compter d’une date indiquée, délai et compte de paiement, et annonce d’une action. C’est la tentative de règlement amiable sur laquelle un tribunal polonais s’interroge (art. 187 § 1, point 3, du Code de procédure civile polonais). Les factures entre entreprises ont un document distinct.

Pour qui a eu un accident de la route en Espagne avec des dégâts sur son véhicule : la lettre à son propre assureur ou à celui de l’autre véhicule qui déclare le sinistre, décrit les dommages matériels, réclame le montant et invite à négocier avant le juge, comme l’exige la loi organique espagnole 1/2025. L’assuré doit déclarer le sinistre sous sept jours (art. 16 de la loi espagnole sur le contrat d’assurance). Envoi par burofax avec certification du contenu. Ne couvre pas les dommages corporels. En espagnol.