Niemcy: wzory i formularze

Pismo do linii lotniczej na podstawie rozporządzenia (WE) nr 261/2004, przygotowane dla Niemiec: odszkodowanie 250, 400 lub 600 euro na pasażera przy dotarciu do celu z opóźnieniem trzech godzin lub więcej, odwołaniu lotu w krótkim terminie albo odmowie przyjęcia na pokład. Zawiera dane lotu, kwotę według odległości, odmowę przyjęcia voucherów, zwrot wydatków i termin zapłaty oraz wskazuje niemieckie organy polubowne właściwe w dalszej kolejności. Także dla współpasażerów z tej samej rezerwacji. Po niemiecku.

Pismo do banku lub kasy oszczędnościowej w Niemczech z dyspozycją zwrotu kwoty polecenia zapłaty, wstrzymania zapowiedzianego obciążenia, zakazu przyszłych obciążeń przez danego odbiorcę albo usunięcia zlecenia stałego. Zwrotu kwoty podstawowego polecenia zapłaty SEPA można żądać w ciągu ośmiu tygodni od obciążenia, bez podania przyczyny (§ 675x niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB), a przy obciążeniu bez ważnego mandatu – nawet do 13 miesięcy później (§§ 675u, 676b BGB). Zlecenie stałe lub zapowiedziane obciążenie można odwołać do końca dnia roboczego przed wykonaniem (§ 675p BGB). Z odbiorcą, numerem mandatu, kwotą i datą. Po niemiecku.

Uchwała wspólników niemieckiej spółki GmbH lub UG (haftungsbeschränkt) o powołaniu, odwołaniu albo zmianie członka zarządu (Geschäftsführer), z przyjęciem funkcji przez nowego członka zarządu. Na zgromadzenie wspólników, zgromadzenie wideo lub telefoniczne, uchwałę bez zgromadzenia w formie tekstowej (§ 48 ust. 2 niemieckiej ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, GmbHG, od 2025 r.) i dla jedynego wspólnika. Uchwała nie wymaga notariusza; zmianę zgłasza potem do rejestru handlowego notariusz – odpowiedzi poniżej wyjaśniają, czego potrzebuje. Po niemiecku.

Odwołanie pełnomocnictwa w Niemczech: pismo do pełnomocnika z żądaniem zwrotu dokumentu pełnomocnictwa (§ 175 niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB), które służy zarazem jako zawiadomienie banku, urzędu lub innej instytucji, której pełnomocnictwo okazano lub o nim zawiadomiono – każda z nich otrzymuje podpisany odpis, bo wobec nich pełnomocnictwo działa dalej, dopóki nie zostaną zawiadomione o jego wygaśnięciu (§§ 170–173 BGB). Ze wskazaniem drogi sądowej do unieważnienia niezwróconego dokumentu (§ 176 BGB). Po niemiecku; wypełnić, wydrukować, podpisać i doręczyć każdemu adresatowi z dowodem odbioru.

Pismo do odbiorcy płatności w Niemczech – siłowni, ubezpieczyciela, klubu, sklepu wysyłkowego lub firmy windykacyjnej – odwołujące upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA (dawniej Einzugsermächtigung). Wskazuje numer referencyjny mandatu, identyfikator wierzyciela i IBAN, zakazuje dalszych obciążeń od chwili doręczenia i określa, jak będą regulowane płatności: przelewem, wcale – bo umowa wygasła – albo z innego rachunku. Odwołanie nie kończy ani umowy, ani obowiązku zapłaty. Jeśli mimo to rachunek zostanie obciążony, bank zwraca kwotę podstawowego polecenia zapłaty SEPA w ciągu ośmiu tygodni bez podania przyczyny (§ 675x BGB). Po niemiecku.

Odwołanie (Einspruch) od decyzji niemieckiego urzędu skarbowego – na przykład w sprawie podatku dochodowego, VAT lub wartości nieruchomości dla podatku od nieruchomości – albo od decyzji kasy świadczeń rodzinnych (Familienkasse) w sprawie zasiłku na dziecko. Termin wynosi miesiąc od doręczenia, a od 2025 r. decyzję wysłaną pocztą uważa się za doręczoną dopiero czwartego dnia po nadaniu (§§ 355 i 122 niemieckiej ordynacji podatkowej, AO). Pismo wskazuje decyzję, żądaną zmianę, uzasadnienie lub zapowiedź jego uzupełnienia i może zawierać wniosek o wstrzymanie wykonania, bo samo odwołanie nie wstrzymuje zapłaty. Po niemiecku.

Pismo do niemieckiego urzędu skarbowego (Finanzamt), którym firma wraca do zwolnienia dla małych przedsiębiorców z § 19 niemieckiej ustawy o podatku od obrotu (UStG), po wcześniejszej rezygnacji i rozliczaniu VAT. Rezygnacja wiąże przez co najmniej pięć lat kalendarzowych, a potem można ją odwołać tylko ze skutkiem od początku kolejnego roku kalendarzowego. Pismo podaje rok rezygnacji i rok, od którego zwolnienie ma znów obowiązywać, oraz wskazuje, że obroty mieszczą się w limitach 25 000 i 100 000 euro. „Wyrejestrowania” z VAT w Niemczech nie ma – to jest właściwa droga. Po niemiecku.

Umowa o świadczenie usług między niemiecką spółką GmbH lub UG (haftungsbeschränkt) a jej członkiem zarządu (Geschäftsführer), odrębna od powołania uchwałą wspólników. Reguluje obowiązki i czynności wymagające zgody wspólników, początek i miejsce pracy, wynagrodzenie stałe i zmienne, wynagrodzenie w czasie choroby, urlop, zakaz konkurencji w czasie trwania umowy, poufność, wypowiedzenie i zwolnienie z obowiązku pracy po odwołaniu. Określa udziały członka zarządu i wyjaśnia, kiedy podlega on ubezpieczeniu jako pracownik: bez udziałów zawsze; wspólnik jest samozatrudniony tylko z większością lub mniejszością blokującą we wszystkich sprawach spółki. Po niemiecku.

W Niemczech testament sporządzony bez notariusza jest ważny tylko wtedy, gdy zostanie w całości napisany ręcznie i własnoręcznie podpisany (§ 2247 BGB) – wydruk, tekst napisany na komputerze lub wypełniony formularz są nieważne jako testament. Dlatego nie jest to formularz, lecz wzór z instrukcją przepisania: odwołanie wcześniejszych testamentów, spadkobiercy, spadkobierca podstawiony, zapis, wykonawca testamentu, miejscowość, data i podpis, a także wyjaśnienie zachowku (Pflichtteil) i przechowania w sądzie rejonowym. Bezpłatne wyjaśnienia zawiera broszura „Erben und Vererben” bawarskiego ministerstwa sprawiedliwości; testament przed notariuszem to druga droga. Po niemiecku.

Pismo wypowiadające w Niemczech ubezpieczenie mienia domowego, OC w życiu prywatnym, ochrony prawnej, budynku, NNW lub OC posiadacza zwierzęcia: zwykłe wypowiedzenie na koniec okresu ubezpieczenia, w ciągu miesiąca od podwyżki składki (§ 40 niemieckiej ustawy o umowie ubezpieczenia, VVG), po szkodzie albo – przy umowach na ponad trzy lata – na koniec trzeciego roku (§ 11 VVG), a gdyby to nie było możliwe – na najbliższy możliwy termin. Odwołuje polecenie zapłaty i zawiera prośbę o potwierdzenie daty zakończenia. Dla ubezpieczenia samochodu jest osobny dokument. Po niemiecku.

Pismo wypowiadające umowę z siłownią lub inny trwający abonament w Niemczech – członkostwo, prenumeratę czasopisma, streaming lub dostawy w abonamencie. Wypowiedzenie następuje z zachowaniem terminu na najbliższy możliwy dzień albo bez terminu z ważnego powodu na podstawie § 314 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), np. przy trwałej chorobie potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim; pismo odwołuje polecenie zapłaty SEPA od dnia zakończenia umowy i zawiera żądanie potwierdzenia tej daty. Dla umów od 1 marca 2022 r. po pierwszym okresie obowiązuje najwyżej miesięczny okres wypowiedzenia (§ 309 pkt 9 BGB). Po niemiecku.