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Zahlungserinnerung und Mahnung an Geschäftskunden (B2B)

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Mahnschreiben an ein anderes Unternehmen, das eine Rechnung nicht bezahlt hat – als freundliche Zahlungserinnerung oder als letzte Mahnung vor dem Mahnbescheid. Es nennt Rechnung, Fälligkeit und den Tag, an dem der Verzug begonnen hat (spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, § 286 Abs. 3 BGB), berechnet Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, verlangt die Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB) und setzt eine Zahlungsfrist. Als Geschäftsbrief nach DIN 5008 aufgebaut. Für Verbraucher als Schuldner gibt es eine eigene Mahnung.

Was Sie ausfüllen

Die Angaben, die das Dokument verlangt.

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  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsbetrag
  • Fälligkeitsdatum
  • In Verzug seit
  • Basiszinssatz in % (laut Deutscher Bundesbank)
  • Verzugszinsen bis heute
  • Fälliger Gesamtbetrag
  • Zahlungsfrist
  • IBAN
  • Art des Schreibens: Zahlungserinnerung oder letzte Mahnung

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Häufige Fragen

Wie berechne ich Verzugszinsen gegenüber einem Geschäftskunden?
Offener Betrag × (Basiszinssatz + 9) % × Verzugstage ÷ 365 (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit 01.07.2026 1,52 %, der Verzugszins also 10,52 % im Jahr; die Bundesbank gibt ihn zum 1. Januar und 1. Juli neu bekannt – tragen Sie den Satz ein, der für den Verzugszeitraum gilt. Beispiel: 5.000 € für 45 Tage ergeben 5.000 € × 10,52 % × 45 ÷ 365 = 64,85 €. Hinzu kommt die Pauschale von 40 € je Rechnung (§ 288 Abs. 5 BGB).
Brauche ich gegenüber einem Geschäftskunden überhaupt eine Mahnung?
Für den Verzug nicht: Ein Unternehmen als Schuldner gerät spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), bei einem vereinbarten Zahlungstermin schon am Tag danach (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Zinsen und Pauschale schuldet es dann ohnehin. Die Mahnung dient dazu, die Forderung zu beziffern, eine letzte Frist zu setzen und vor dem Mahnbescheid zu zeigen, dass Sie ernst machen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
Wie stelle ich sicher, dass die Mahnung beim Geschäftskunden ankommt?
Eine Mahnung wirkt erst, wenn sie zugeht (§ 130 BGB). E-Mail oder Brief genügen, aber im Streit müssen Sie den Zugang beweisen. Der Sendungsstatus eines Einwurf-Einschreibens reicht dafür allein nicht aus (BAG, 30.01.2025, 2 AZR 68/24). Sicherer sind ein Bote, der den Brief vorher liest und den Einwurf bezeugt, oder eine Antwort des Kunden, die den Erhalt bestätigt. Bewahren Sie eine Kopie mit Datum auf.

So können Sie dieses Dokument unterschreiben

  • Ausdrucken und von Hand unterschreiben. Die Unterschriftszeilen im Dokument sind absichtlich leer – unterschreiben Sie dort mit Stift.
  • Selbst signieren, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie bereits eine QES haben – Evrotrust, B-Trust, StampIT, ZealiD oder einen anderen qualifizierten Anbieter von der EU-Vertrauensliste, auf Karte, USB-Token, in einer Smartphone-App oder in der Cloud –, erklärt unsere Signaturanleitung Schritt für Schritt, wie Sie genau diese Datei signieren, ohne sie ungültig zu machen. Schritt-für-Schritt-Hilfe und eine Prüfung, ob es geklappt hat

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