Entreprises : modèles et formulaires

Pour une entreprise d’Irlande du Nord à qui une société ou une LLP n’a pas payé une facture. La dernière lettre avant une action : elle expose la dette, réclame les intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de référence de la Bank of England et la somme forfaitaire de 40, 70 ou 100 livres du Late Payment Act (ou les intérêts prévus au contrat), laisse 14 jours pour payer ou contester et nomme l’étape suivante : une action devant la county court, jugée comme small claim jusqu’à 5 000 livres. Envoi par Royal Mail Signed For ou en main propre.

Pour une entreprise en Écosse à qui une société ou une LLP doit une facture impayée. L’Écosse n’a pas de protocole préalable pour les dettes, mais le formulaire de la simple procedure demande ce que vous avez fait pour trouver un accord : la lettre expose la dette, réclame les intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de référence de la Bank of England et la somme forfaitaire de 40, 70 ou 100 £ du Late Payment Act (ou les intérêts du contrat), donne 14 jours pour payer ou contester et annonce une action devant la sheriff court – simple procedure jusqu’à 5 000 £. Envoyée en recommandé (recorded delivery).

Pour une entreprise d’Irlande du Nord qui met fin à un contrat avec un fournisseur, un client ou une autre entreprise, soit avec le préavis prévu, soit parce que l’autre partie l’a gravement violé. La lettre identifie le contrat et la clause invoquée, fixe la date de fin, décrit l’éventuelle violation et rappelle que les sommes dues et les clauses qui survivent continuent. Suivez la clause de notification quant à l’adresse, au mode et au délai, et gardez la preuve de remise. Résilier pour une violation pas assez grave peut constituer soi-même une violation ; en cas de doute, faites-vous conseiller.

Pour une entreprise en Écosse qui met fin à un contrat avec un fournisseur, un client ou une autre entreprise, soit avec le préavis prévu au contrat, soit parce que l’autre partie a commis un manquement essentiel (material breach). La lettre identifie le contrat et la clause invoquée, la date de fin, l’éventuel manquement, et rappelle que les sommes dues et les clauses survivantes continuent. Suivez la clause de notification quant à l’adresse, au mode et au délai, et gardez la preuve de remise. Résilier pour un manquement non essentiel peut être lui-même un manquement : prenez conseil en cas de doute.

Pour une entreprise en Angleterre et au pays de Galles à qui une société ou une LLP n’a pas payé une facture. Selon la Practice Direction on Pre-Action Conduct, elle expose la créance, réclame les intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de référence de la Bank of England et la somme forfaitaire de 40 £, 70 £ ou 100 £ du Late Payment Act (ou les intérêts prévus au contrat), accorde 14 jours pour payer ou contester et annonce une action devant le County Court. Pas pour un débiteur entrepreneur individuel ou autre personne physique : le Pre-Action Protocol for Debt Claims s’applique alors, avec 30 jours.

Pour les administrateurs et les associés d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui décident sans assemblée : modification des statuts ou de la dénomination, approbation d’un long contrat d’administrateur ou toute autre décision des associés. Les administrateurs diffusent la résolution comme ordinaire (plus de la moitié des droits de vote) ou spéciale (au moins 75 %), et chaque associé signe pour l’approuver. Elle devient caduque après 28 jours, sauf autre délai statutaire. Une résolution spéciale est déposée à Companies House dans les 15 jours. Elle ne permet pas de révoquer un administrateur ou un commissaire aux comptes.

Pour les administrateurs (directors) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui transfèrent son siège (registered office). La décision écrite, signée par tous les administrateurs, consigne la nouvelle adresse, confirme qu’il s’agit d’une adresse appropriée dans la partie du Royaume-Uni où la société est immatriculée et désigne l’administrateur qui déclarera le changement. Le changement prend effet à son enregistrement par Companies House ; le formulaire AD01 est déposé en ligne, sans frais, par la société elle-même. C’est la décision pour les registres de la société, pas le dépôt.

Pour un entrepreneur individuel, une société de personnes ou une société à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui facture un client. La facture comporte un numéro unique, la date, les deux parties, les biens ou services, le total et les coordonnées de paiement ; une entreprise immatriculée à la TVA ajoute son numéro de TVA, la date de la livraison, le taux et la TVA, comme l’exige le règlement 14 des Value Added Tax Regulations 1995. Une société indique sa dénomination enregistrée, et un entrepreneur individuel sous nom commercial aussi son propre nom et une adresse. Un PDF envoyé par e-mail convient.

Pour une entreprise en Angleterre et au pays de Galles qui met fin à un contrat avec un fournisseur, un client ou une autre entreprise, soit avec le préavis prévu au contrat, soit parce que l’autre partie l’a gravement violé. La lettre désigne le contrat et la clause invoquée, la date de fin, décrit l’éventuel manquement et rappelle que les paiements dus et les clauses qui survivent demeurent. Respectez la clause de notification quant à l’adresse, au mode et au délai, et gardez la preuve de la remise. Résilier pour un manquement pas assez grave peut constituer soi-même un manquement : faites-vous conseiller en cas de doute.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui consignent une réunion du conseil : présents, quorum, déclarations d’intérêts et chaque décision prise, par exemple un mandat bancaire, un contrat, un acompte sur dividende ou de nouveaux locaux. Toute société doit conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs au moins dix ans (section 248 du Companies Act 2006), et le président les signe comme fidèles. Rien n’est déposé à Companies House.

Pour un client et un consultant ou freelance indépendant en Angleterre et au pays de Galles, travaillant à son compte ou par sa propre société à responsabilité limitée. Le contrat couvre les prestations, les honoraires et factures, les frais, le droit d’envoyer un remplaçant, la propriété du travail, la confidentialité, la responsabilité, la fin du contrat et les règles off-payroll (IR35) pour les clients moyens et grands. Son libellé ne décide pas du statut salarié ou fiscal, qui dépend de la façon dont le travail est réellement exécuté : en cas de doute, chaque partie devrait se faire conseiller.

Pour un administrateur (director) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui se retire. La lettre présente la démission à une date donnée, demande à la société de prévenir Companies House dans les 14 jours sur le formulaire TM01 et de mettre à jour ses documents, et précise que la démission d’administrateur ne met pas fin à elle seule à un emploi ou à une participation. Selon les statuts types, la démission prend effet comme elle le prévoit dès sa réception par la société. Une société doit garder au moins un administrateur personne physique : un administrateur unique prévoit d’abord un remplaçant.

Pour le conseil d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui nomme un nouvel administrateur (director). La décision écrite des administrateurs consigne la nomination, sa date d’effet et la personne chargée de la déclarer à Companies House, et le nouvel administrateur signe son consentement à exercer la fonction. Depuis le 18 novembre 2025, il doit d’abord faire vérifier son identité par Companies House et transmettre son code personnel à la société, qui déclare la nomination sur le formulaire AP01, en ligne, dans les 14 jours. La décision est conservée dans les registres.

Pour deux entreprises ou personnes en Angleterre et au pays de Galles qui vont échanger des informations confidentielles avant une opération, un projet commun, un investissement ou une relation fournisseur. Chaque partie s’engage à garder confidentielles les informations de l’autre, à ne les utiliser que pour l’objet indiqué, à ne les communiquer qu’aux personnes qui doivent les connaître et à les restituer ou détruire sur demande, pendant le nombre d’années choisi. Les exceptions habituelles sont maintenues et les signalements à la police et les divulgations protégées restent possibles. Droit applicable : Angleterre et pays de Galles.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée solvable au Royaume-Uni qui a cessé son activité et doit être fermée. La décision écrite constate que la société remplit les conditions du Companies Act 2006 pour la radiation volontaire et autorise la demande sur le formulaire DS01 (13 £ en ligne) ainsi que les copies à adresser dans les sept jours aux associés, salariés, créanciers, administrateurs non signataires et gestionnaires de fonds de pension. Une société qui ne peut pas payer ses dettes est fermée par un professionnel de l’insolvabilité.

Pour une entreprise en Angleterre et au pays de Galles qui fournit des services à une autre entreprise : conseil, conception, maintenance, marketing ou support informatique. Le contrat fixe les services, la rémunération, la facturation et le paiement dans un délai convenu, la propriété des travaux réalisés, la confidentialité, la protection des données, un plafond de responsabilité, le préavis de résiliation et le droit d’Angleterre et du pays de Galles. Le retard de paiement fait courir des intérêts légaux. Les deux entreprises signent. Pour un indépendant personne physique, le contrat de consultant convient mieux.