Entreprises : modèles et formulaires
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Décision de nomination de l’administrateur d’une SRL (Roumanie)
La décision de l’associé unique ou de l’assemblée générale par laquelle une SRL roumaine nomme son administrateur : qui, pour quelle durée, avec quels pouvoirs et quelle rémunération, et, le cas échéant, quel mandat prend fin. Elle requiert la déclaration d’acceptation et d’éligibilité de la personne nommée et mandate une personne pour le dépôt au registre du commerce, à partir duquel la nomination est opposable aux tiers.
Décision des associés d’une IKE approuvant le bilan de clôture de liquidation (Grèce)
Le procès-verbal par lequel les associés d’une société privée grecque (IKE) en liquidation approuvent le bilan de clôture et le travail du liquidateur, décident de la répartition du solde, donnent quitus au liquidateur, désignent qui conserve les livres et demandent la radiation de la société. Sans cette approbation, l’IKE n’est pas radiée du GEMI, le registre grec des entreprises. Elle est prise en assemblée convoquée 8 jours à l’avance ou par procès-verbal signé de tous les associés.
Sommation de payer entre professionnels (Roumanie)
La sommation par laquelle une société roumaine réclame à une autre des factures impayées, rédigée comme l’étape qu’exige l’injonction de payer (art. 1015 du Code de procédure civile roumain) : 15 jours pour payer, envoi par huissier ou par lettre recommandée avec contenu déclaré et accusé de réception. Elle réclame la créance, les intérêts de retard au taux de référence de la banque centrale majoré de 8 points et l’indemnité pour frais de recouvrement de la loi n° 72/2013.
Procès-verbal d’une assemblée annuelle des associés avec résolutions (Pologne)
Le procès-verbal de l’assemblée annuelle des associés d’une SARL polonaise avec les trois résolutions qu’exige l’art. 231 du Code polonais des sociétés commerciales : approbation des comptes annuels et du rapport de gestion, affectation du bénéfice ou couverture de la perte, et quitus aux membres du directoire. Il consigne l’élection du président, le quorum, l’ordre du jour et les votes. L’assemblée doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice.
Décision des associés d’une IKE nommant et révoquant le gérant (Grèce)
Le procès-verbal par lequel les associés d’une société privée grecque (IKE) nomment un nouveau gérant (diacheiristis) et, si besoin, révoquent le précédent : identité du gérant avec nom du père et AFM, durée, rémunération, règles particulières sur ses pouvoirs, signature d’acceptation et mandat de dépôt au GEMI. Le gérant doit être une personne physique, associée ou non, et il est nommé à la majorité de toutes les parts, en assemblée convoquée 8 jours à l’avance ou par procès-verbal signé de tous les associés.
Acceptation des fonctions de gérant et spécimen de signature (Bulgarie)
Le document par lequel un gérant accepte la fonction et donne le spécimen de signature que conservera le registre du commerce bulgare. Tout son intérêt tient à la légalisation – la signature est apposée devant un notaire, pas chez soi. La partie inférieure de la feuille est laissée vierge précisément pour cela ; ne la remplissez pas.
Décision de transfert du siège social d’une SRL (Roumanie)
La décision de l’associé unique ou de l’assemblée générale par laquelle une SRL roumaine transfère son siège social. Le siège figure dans les statuts : le transférer les modifie et relève des associés, non de l’administrateur. Le document approuve la nouvelle adresse, indique le droit d’utiliser les locaux, modifie les statuts et mandate une personne pour le dépôt au registre du commerce.
Contrat de prestation de services (Roumanie)
Le contrat par lequel un prestataire – société ou entrepreneur individuel enregistré – fournit des services à un client en Roumanie : ce qui est inclus ou non, la durée, le prix et le délai de paiement, la facturation via RO e-Factura, la réception et les réserves, le plafond de responsabilité, la force majeure et la résiliation. Selon le Code civil roumain, un contrat de services est une antrepriză (art. 1851), et le contrat complète ce que la loi laisse aux parties.
Accord de confidentialité réciproque – umowa o zachowaniu poufności (Pologne)
Un accord de confidentialité réciproque (NDA) pour deux entreprises en pourparlers sur une coopération, un investissement ou une opération : objet, définition des informations confidentielles liée au secret des affaires en droit polonais, exceptions, règles d’accès et de protection, restitution des documents, durée après les pourparlers, et pénalité contractuelle avec droit à des dommages au-delà. Il n’oblige à rien signer d’autre.
Offre de services (Bulgarie)
Le premier document que voit un client, et le dernier qu’il ressort en cas de litige sur ce qui a été promis. L’offre précise l’étendue, le prix et les délais – ainsi que sa durée de validité, faute de quoi d’anciens prix ressurgissent des mois plus tard. Elle indique clairement ce que le prix ne comprend pas, ce qui évite la brouille la plus fréquente au début d’un chantier.
Facture de vente de biens ou de services (Chypre)
Une facture pour une entreprise ou un indépendant à Chypre, avec les mentions qu’exige la loi sur la TVA : numéro séquentiel et date d’émission, date de livraison ou de prestation, données de l’émetteur avec TIC et numéro de TVA, données du client, biens ou services avec quantité et prix unitaire, montant HT, taux et montant de TVA, total, échéance et IBAN. Vous choisissez si la TVA est facturée, si l’émetteur n’est pas assujetti (sous le seuil de 15 600 €), si l’autoliquidation s’applique ou si l’opération est exonérée.
Contrat de prestation de services entre entreprises (Chypre)
Un contrat entre deux entreprises à Chypre pour la fourniture de services selon la loi sur les contrats (chap. 149) : les services et les exclusions, la durée, le prix plus la TVA, la facturation et le paiement, les réclamations et corrections, l’exécution indépendante, la confidentialité, la propriété intellectuelle des livrables, un plafond de responsabilité et la résiliation. Un retard de paiement entraîne les intérêts (taux de référence de la BCE plus huit points) et les 40 € de la loi 123(I)/2012. Il exclut toute clause de non-concurrence, nulle selon l’article 27 du chap. 149 sauf exceptions étroites, et n’a pas à être timbré.
Décision de demander la radiation d’une société dormante (Chypre)
La décision par laquelle une société chypriote dormante demande au registre des sociétés de la radier selon l’article 327 de la loi sur les sociétés (chap. 113) : les données de la société, la date depuis laquelle elle n’a plus d’activité, une déclaration qu’elle n’a ni actifs ni dettes et a rempli ses obligations, qui dépose la demande, et les signatures. Le registre publie la radiation à venir au Journal officiel, et la société est radiée trois mois plus tard sans opposition. Une société avec des actifs ou des dettes doit plutôt être liquidée par un praticien de l’insolvabilité agréé.
Contrat de cession ou de licence de droits d’auteur (Grèce)
L’accord par lequel l’auteur d’une œuvre – graphisme, texte, photo ou logiciel – cède son droit patrimonial ou concède une licence d’utilisation, exclusive ou non : quels droits, selon quels modes, où, pour combien de temps, sous-licences permises ou non, rémunération, mention de l’auteur et garanties. Selon l’art. 14 de la loi grecque 2121/1993, une cession ou une licence est nulle si elle n’est pas écrite, et seul l’auteur peut invoquer la nullité.
Contrat d’entreprise ou de prestation de services entre entreprises (Grèce)
Un contrat entre entreprises en Grèce pour un ouvrage ou des services : ce qui est inclus ou non, délais, prix avec facturation électronique, réception et réserves, responsabilité et son plafond, droits d’auteur, résiliation. Il précise d’emblée si le prestataire doit un résultat (contrat d’entreprise selon l’art. 681 du Code civil grec) ou seulement une exécution diligente des services – choix qui détermine la responsabilité pour défauts. Un retard de paiement entraîne les intérêts et les 40 € de la loi grecque 4152/2013.
Déclaration d’acceptation et d’éligibilité de l’administrateur (Roumanie)
La déclaration sur l’honneur de la personne nommée administrateur d’une société roumaine : elle accepte le mandat, remplit les conditions légales, n’a pas été interdite par un jugement définitif d’être fondatrice d’une société – interdiction qui, selon la loi n° 31/1990, l’empêche aussi d’être administrateur – et n’exerce aucune fonction incompatible. Le registre du commerce l’exige à chaque nomination, et une fausse déclaration est une infraction pénale (art. 326 du Code pénal roumain).
Résiliation d’un contrat de prestation de services (Bulgarie)
Mettre fin à un abonnement de prestations ou à un service continu exige un préavis écrit dans le délai fixé par le contrat – sinon le contrat est reconduit et la facturation continue. La notification identifie le contrat, la date de résiliation et le délai de préavis, et règle les trois points discutés après coup : le dernier paiement, le matériel à restituer, et les comptes et accès à fermer.
Contrat d’entreprise – contrat civil (Bulgarie)
Le contrat entre un client et un prestataire pour un travail déterminé – une réparation, une traduction, un graphisme, un cours, tout travail confié à une personne plutôt qu’à une société. Le point faible de la plupart de ces contrats est le flou : sans description précise du travail, sans délai et sans critères de réception, il est impossible de prouver ce qui a été convenu. Ici, ces trois éléments sont des champs distincts et non du texte libre.
Déclaration au titre de l’article 141, alinéa 8, de la loi sur le commerce (Bulgarie)
La déclaration que dépose tout nouveau gérant – il remplit les conditions prévues par le droit bulgare et rien ne l’empêche d’exercer la fonction. Elle est déposée lors de la constitution de la société et à chaque changement ultérieur de gérant.
Contrat de services entre professionnels – Dienstleistungsvertrag (Autriche)
Contrat entre deux entreprises en Autriche pour des services continus ou ponctuels (conseil, support informatique, comptabilité, marketing) où une exécution diligente est due plutôt qu’un résultat précis. Il couvre l’étendue, l’exécution indépendante, la durée et la résiliation en fin de mois, la rémunération avec facture selon le § 11 de la loi autrichienne sur la TVA (UStG 1994) et les règles de retard des §§ 456 et 458 du Code de commerce autrichien (UGB), la reprise de prestation, la confidentialité, la protection des données, les droits sur les résultats et la responsabilité. Les deux parties figurent avec leurs numéros FN et UID. En allemand.
Facture avec TVA selon le § 11 UStG 1994 (Autriche)
Modèle de facture avec chaque mention que le § 11 de la loi autrichienne sur la TVA (UStG 1994) exige au-delà de 400 € TTC : noms et adresses des deux parties, numéro séquentiel, date d’émission, date ou période de la prestation, quantité et désignation, prix hors taxe, taux et TVA, votre numéro UID (numéro de TVA autrichien) et, au-delà de 10 000 € TTC, celui du client. Avec une ligne pour les données du registre du commerce (§ 14 UGB) et les coordonnées bancaires. L’Autriche n’impose pas la facture électronique entre entreprises : papier et PDF restent possibles. En allemand.
Accord de confidentialité réciproque – NDA (Autriche)
Accord de confidentialité réciproque (NDA) pour des discussions entre entreprises en Autriche sur une coopération, un projet, une licence ou une acquisition. Il repose sur la protection des secrets d’affaires des §§ 26a ff. de la loi autrichienne contre la concurrence déloyale (UWG) : objet, ce qui est confidentiel, divulgation limitée à qui en a besoin, interdiction expresse de rétro-ingénierie des échantillons et prototypes, restitution et suppression, durée après la fin des discussions et clause pénale facultative. Les deux parties figurent avec leur numéro au registre du commerce. En allemand, à imprimer et signer.
Contrat d’entreprise entre professionnels – Werkvertrag (Autriche)
Contrat entre deux entreprises en Autriche pour un résultat défini : logiciel, site web, rapport d’expert, design ou réaménagement. Il couvre la description de l’ouvrage, les délais, le devoir de mise en garde de l’entrepreneur selon le § 1168a du Code civil autrichien (ABGB), sa propre procédure de réception, un prix forfaitaire ou un devis (§ 1170a ABGB), le paiement à la réception avec les intérêts de retard du Code de commerce autrichien (UGB), la garantie, la responsabilité, les droits d’utilisation et la confidentialité. Les deux parties figurent avec leur numéro au registre du commerce (FN) et de TVA (UID). En allemand, à imprimer et signer.
Facture avec TVA selon le § 14 UStG (Allemagne)
Un modèle de facture avec toutes les mentions exigées par le § 14, al. 4 de la loi allemande sur la TVA (UStG) : noms et adresses des deux parties, numéro fiscal ou de TVA, numéro et date de facture, date de la prestation, quantité et nature des biens ou services, montant net, taux, taxe et montant brut, plus conditions de paiement et avis de retard. Facture électronique : entre entreprises en Allemagne, un PDF ne suffit que jusqu’à fin 2026 (avec l’accord du destinataire), et jusqu’à fin 2027 jusqu’à 800 000 € de chiffre d’affaires antérieur ; ensuite, l’e-facture est obligatoire. Pour les consommateurs, le PDF reste permis. En allemand.
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