Procès-verbal : modèles et formulaires

Pour le propriétaire ou le redevable de la council tax d’un logement en Écosse qui estime qu’il est dans la mauvaise tranche : une déclaration signée de vos éléments – pourquoi la tranche est erronée, avec les adresses et tranches de logements comparables à proximité – à envoyer ou téléverser avec votre proposition (proposal) à l’Assessor local, qui fixe les tranches en Écosse. La voie est le formulaire en ligne gratuit des Scottish Assessors ; cette déclaration porte vos comparaisons. Une proposition n’est possible que dans des cas limités, surtout dans les six mois suivant le début de votre obligation de payer ou la modification de la tranche par l’Assessor. La tranche peut aussi monter.

Pour le parent ou tuteur d’Irlande du Nord qui change le nom d’un enfant de moins de 18 ans – après une séparation, dans une nouvelle famille ou à la demande de l’enfant. Toutes les personnes investies de la responsabilité parentale doivent être d’accord, ou le tribunal doit l’autoriser ; l’acte dit lequel, et un jeune de 16 ou 17 ans signe son propre accord. Il renonce à l’ancien nom et adopte le nouveau, imprimé et signé à l’encre devant deux témoins majeurs. L’enregistrement au Central Office of the High Court d’Irlande du Nord est facultatif.

Pour le conducteur en Irlande du Nord après une collision : un seul endroit pour noter le nom, l’adresse, le véhicule et l’assureur de l’autre conducteur, l’heure et le lieu, le déroulement, les dégâts et les témoins, tant que les détails sont frais. Chaque conducteur garde son propre relevé et l’envoie avec la déclaration de sinistre. Ce n’est pas un aveu de responsabilité, et il ne remplace pas la déclaration à la police que l’Article 175 of the Road Traffic (Northern Ireland) Order 1981 exige si une autre personne est blessée ou si vous n’avez pas donné vos coordonnées sur place.

Pour l’adulte d’Irlande du Nord qui change de prénom, de nom de famille ou des deux – après un mariage, un divorce ou par choix – et a besoin d’une preuve pour sa banque, son employeur, HM Passport Office ou la DVLA. Un acte (deed poll) que vous établissez vous-même : il renonce à l’ancien nom, adopte le nouveau et se signe à l’encre sous les deux noms devant deux témoins majeurs. L’enregistrer au Central Office of the High Court d’Irlande du Nord est facultatif, et la plupart des gens n’en ont jamais besoin.

Pour les bailleurs, agents et locataires en Irlande du Nord au début d’une location privée. L’état des lieux décrit chaque pièce, les meubles et appareils, les relevés de compteurs, les clés et les détecteurs de fumée, de chaleur et de monoxyde de carbone, renvoie à des photos datées et laisse au locataire sept jours pour ajouter ses observations. Les deux parties le signent. Aucune loi ne l’impose, mais les services gratuits de règlement des litiges de TDS Northern Ireland et de myDeposits Northern Ireland s’appuient sur lui lorsque le bailleur propose des retenues sur le dépôt.

Pour le contribuable des rates en Irlande du Nord qui estime trop élevée la valeur en capital de son logement — la base de calcul des rates. Un exposé signé de vos preuves : pourquoi la valeur est fausse, et les adresses et valeurs en capital de logements comparables à proximité, à joindre à une demande gratuite de révision auprès de Land & Property Services via nidirect. Les valeurs reposent sur le prix de vente du logement au 1er janvier 2005, plafonné à 400 000 livres, et une révision peut aussi relever la valeur. Continuez à payer les rates entre-temps.

Pour la fin d’une location privée en Irlande du Nord. Il consigne le jour de la remise des clés, les derniers relevés de compteurs, l’état de chaque pièce comparé à l’état des lieux d’entrée et tout ce que le locataire conteste. Signé par les deux parties — ou, si le bailleur ou l’agent ne vient pas, rempli par le locataire seul avec des photos datées et envoyé le jour même par e-mail et par lettre suivie avec signature (recorded delivery). C’est la preuve qu’examine le service gratuit de règlement des litiges de TDS Northern Ireland ou de myDeposits Northern Ireland.

Pour les administrateurs et les associés d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui décident sans assemblée : modification des statuts ou de la dénomination, approbation d’un long contrat d’administrateur ou toute autre décision des associés. Les administrateurs diffusent la résolution comme ordinaire (plus de la moitié des droits de vote) ou spéciale (au moins 75 %), et chaque associé signe pour l’approuver. Elle devient caduque après 28 jours, sauf autre délai statutaire. Une résolution spéciale est déposée à Companies House dans les 15 jours. Elle ne permet pas de révoquer un administrateur ou un commissaire aux comptes.

Pour les administrateurs (directors) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui transfèrent son siège (registered office). La décision écrite, signée par tous les administrateurs, consigne la nouvelle adresse, confirme qu’il s’agit d’une adresse appropriée dans la partie du Royaume-Uni où la société est immatriculée et désigne l’administrateur qui déclarera le changement. Le changement prend effet à son enregistrement par Companies House ; le formulaire AD01 est déposé en ligne, sans frais, par la société elle-même. C’est la décision pour les registres de la société, pas le dépôt.

Pour le propriétaire, le locataire ou le bailleur à qui l’on demande de confirmer par écrit qu’une personne – partenaire, enfant majeur, proche ou locataire d’une chambre – habite à l’adresse, souvent pour un compte bancaire, un forfait téléphonique, une école ou l’inscription chez un médecin. Le Royaume-Uni n’a pas de certificat de résidence : les organismes demandent des factures ou des relevés, et certains acceptent une lettre comme celle-ci ; demandez-leur d’abord ce qu’ils acceptent. La lettre indique depuis quand la personne y habite et vos coordonnées.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui consignent une réunion du conseil : présents, quorum, déclarations d’intérêts et chaque décision prise, par exemple un mandat bancaire, un contrat, un acompte sur dividende ou de nouveaux locaux. Toute société doit conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs au moins dix ans (section 248 du Companies Act 2006), et le président les signe comme fidèles. Rien n’est déposé à Companies House.

Pour le débiteur qui confirme par écrit combien il doit à un créancier, et pour le créancier qui la demande — prêt privé, loyers impayés, argent dû entre amis ou entreprises. Signée par le débiteur, c’est une reconnaissance au sens des sections 29 et 30 du Limitation Act 1980 : le délai de prescription de six ans repart de sa date ; une dette déjà prescrite ne renaît pas. Un échéancier facultatif fixe des mensualités. Le débiteur signe ; le créancier garde l’original.

Pour le conseil d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui nomme un nouvel administrateur (director). La décision écrite des administrateurs consigne la nomination, sa date d’effet et la personne chargée de la déclarer à Companies House, et le nouvel administrateur signe son consentement à exercer la fonction. Depuis le 18 novembre 2025, il doit d’abord faire vérifier son identité par Companies House et transmettre son code personnel à la société, qui déclare la nomination sur le formulaire AP01, en ligne, dans les 14 jours. La décision est conservée dans les registres.

Commencez par les indications gratuites de GOV.UK sur le visa Standard Visitor et son guide des justificatifs : elles disent qui peut faire la demande et ce qu’un visiteur peut joindre. Cette lettre est pour la personne qui vit au Royaume-Uni et invite un proche ou un ami de l’étranger. Elle indique à UK Visas and Immigration qui vous êtes et votre statut sur place, votre lien avec le visiteur, les dates et l’objet de la visite, où il logera et qui paie. Le visiteur fait lui-même sa demande et choisit ce qu’il joint. C’est votre propre déclaration de faits, non un conseil sur la demande ; aucune lettre ne garantit un visa.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée solvable au Royaume-Uni qui a cessé son activité et doit être fermée. La décision écrite constate que la société remplit les conditions du Companies Act 2006 pour la radiation volontaire et autorise la demande sur le formulaire DS01 (13 £ en ligne) ainsi que les copies à adresser dans les sept jours aux associés, salariés, créanciers, administrateurs non signataires et gestionnaires de fonds de pension. Une société qui ne peut pas payer ses dettes est fermée par un professionnel de l’insolvabilité.

Pour le parent ou le tuteur qui change le nom d’un enfant de moins de 18 ans : après un divorce, dans une famille recomposée ou à la demande de l’enfant. Toutes les personnes investies de la responsabilité parentale doivent être d’accord, ou le tribunal doit l’autoriser ; l’acte indique lequel, et un jeune de 16 ou 17 ans signe son propre consentement. Il renonce à l’ancien nom et adopte le nouveau, signé devant deux témoins majeurs. GOV.UK explique la voie gratuite et l’enregistrement facultatif, payant.

Pour le redevable de la council tax en Angleterre ou au pays de Galles qui estime que son logement est dans la mauvaise tranche : une déclaration signée de vos éléments – pourquoi la tranche est erronée, avec les adresses et tranches de logements comparables à proximité – à joindre à la contestation faite par le service gratuit du Valuation Office sur GOV.UK. Une contestation formelle est ouverte si vous payez la council tax depuis moins de six mois, si le Valuation Office a changé la tranche dans les six derniers mois ou si un changement a touché le logement ; sinon, vous pouvez demander un réexamen. La tranche peut aussi augmenter. Continuez à payer en attendant.

Pour toute personne de 16 ans ou plus qui change de prénom, de nom de famille ou des deux – après un mariage, un divorce ou par simple choix – et doit le prouver à sa banque, son employeur, HM Passport Office ou la DVLA. Un deed poll non enregistré que vous établissez vous-même : vous renoncez à l’ancien nom, adoptez le nouveau et signez des deux noms devant deux témoins majeurs. GOV.UK explique la voie gratuite et l’enregistrement facultatif auprès des Royal Courts of Justice, payant.

Pour un conducteur en Grande-Bretagne après une collision : un seul endroit où noter le nom, l’adresse, le véhicule et l’assureur de l’autre conducteur, l’heure et le lieu, les circonstances, les dégâts et les témoins, pendant que tout est frais. Chaque conducteur garde son relevé et le joint à sa déclaration de sinistre. Ce n’est pas une reconnaissance de responsabilité. Le conducteur qui n’a pas donné ses coordonnées sur place doit déclarer l’accident à la police le plus tôt possible et au plus tard dans les 24 heures (section 170 du Road Traffic Act 1988) ; ce relevé ne remplace pas cette déclaration.

Pour la fin d’une location en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse (au pays de Galles, un « occupation contract »). Il consigne le jour de remise des clés, les derniers relevés de compteurs, l’état de chaque pièce comparé à l’état des lieux d’entrée et ce que le locataire conteste. Signé par les deux ou, si le bailleur ou l’agent ne vient pas, rempli par le locataire seul avec des photos datées et envoyé par e-mail et en first class. C’est la preuve qu’examine le service gratuit de règlement des litiges du dispositif de dépôt.

Pour les bailleurs, agents et locataires en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse au début d’une location (au pays de Galles, un « occupation contract »). Il consigne l’état de chaque pièce, les meubles et appareils, les relevés de compteurs, les clés et les détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone, renvoie à des photos datées et laisse sept jours au locataire pour ses observations. Les deux le signent. Aucune loi n’impose d’inventaire au bailleur (en Écosse, l’agent qui gère l’entrée dans les lieux doit en établir un), mais les services gratuits de règlement des litiges des dispositifs de dépôt s’appuient sur lui quand le bailleur propose des retenues à la fin.