Zawiadomienie i wezwanie: wzory i formularze

Pismo najemcy do wynajmującego, który po wyprowadzce nie oddał kaucji: kiedy lokal został opróżniony, ile wynosi kwota do zwrotu, do kiedy i na jaki rachunek ma wpłynąć, z prośbą o pisemne rozliczenie każdego potrącenia. Wynajmujący ma na zwrot miesiąc od opróżnienia lokalu; po tym terminie należą się odsetki, a wezwanie jest też dowodem próby polubownego załatwienia sprawy, o którą zapyta sąd.

Pismo, którym najemca w Austrii po wyprowadzce żąda zwrotu kaucji. Podaje koniec najmu, zwrot mieszkania i wysokość kaucji, wyznacza termin zwrotu wraz z odsetkami – albo zwrotu książeczki oszczędnościowej lub gwarancji bankowej – żąda przejrzystego rozliczenia każdej zatrzymanej kwoty i zapowiada kolejny krok. Jeśli stosuje się austriacką ustawę o najmie (MRG), kaucję zwraca się niezwłocznie na podstawie § 16b MRG, a zwrotu można dochodzić przed komisją pojednawczą lub sądem rejonowym. Po niemiecku.

Dla najemcy we Włoszech, który się wyprowadził i oddał klucze, ale nie odzyskał kaucji: wezwanie wynajmującego do zwrotu kaucji z odsetkami ustawowymi naliczanymi za każdy rok (art. 11 włoskiej ustawy nr 392 z 27 lipca 1978 r.) w ciągu piętnastu dni, z zakwestionowaniem nienależnych potrąceń i zapowiedzią mediacji lub sprawy sądowej. Wysyła się je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo przez PEC, jeśli wynajmujący ma taki adres. Po włosku.

Pozasądowe wezwanie (εξώδικη πρόσκληση), w którym były najemca w Grecji żąda od wynajmującego zwrotu kaucji. Ustawa nie określa ani kwoty, ani terminu — robi to umowa — a roszczenia wynajmującego o szkody przedawniają się sześć miesięcy po zwrocie mieszkania (art. 602 greckiego kodeksu cywilnego). Wezwanie wyznacza dziesięć dni, wprowadza wynajmującego w zwłokę i doręcza je komornik sądowy, aby protokół doręczenia dowodził treści i daty, zanim wystąpi się o nakaz zapłaty.

Dla najemcy w Hiszpanii, któremu wynajmujący nie zwraca kaucji po oddaniu kluczy: pismo żądające zwrotu kaucji i ewentualnego dodatkowego zabezpieczenia wraz z odsetkami ustawowymi biegnącymi po upływie miesiąca od zwrotu kluczy (art. 36.4 hiszpańskiej ustawy o najmie lokali), odrzucające nieuznane potrącenia i zapraszające wynajmującego do negocjacji przez trzydzieści dni, jak wymaga hiszpańska ustawa organiczna 1/2025 przed pójściem do sądu. Wysyłane burofaksem z poświadczeniem treści i potwierdzeniem odbioru. Po hiszpańsku.

Pismo, w którym były najemca w Rumunii żąda zwrotu kaucji, której wynajmujący nie oddał. Jest sformułowane także jako wezwanie w rozumieniu art. 1015 rumuńskiego kodeksu postępowania cywilnego — z 15-dniowym terminem zapłaty — dzięki czemu, wysłane listem poleconym z deklarowaną treścią i potwierdzeniem odbioru, otwiera drogę do nakazu zapłaty, jeśli pieniądze nie wrócą.

Pisemne wezwanie najemcy w Bułgarii do wynajmującego o zwrot kaucji po zakończeniu najmu. Podaje wpłaconą kwotę, datę zwrotu lokalu, ewentualne potrącenie, na które się zgadzasz, termin i rachunek bankowy oraz zapowiada następny krok: wniosek o nakaz zapłaty z art. 410 Kodeksu postępowania cywilnego do sądu rejonowego. Jeśli umowa nie określa terminu zwrotu, wynajmujący popada w zwłokę po otrzymaniu wezwania (art. 84 ust. 2 ustawy o zobowiązaniach i umowach). Wyślij je za potwierdzeniem odbioru lub przez notariusza. Po bułgarsku.

Pisemne wezwanie, w którym były najemca mieszkania na Cyprze żąda od wynajmującego niezwróconej kaucji. Wskazuje umowę, wysokość kaucji i datę zwrotu lokalu, stwierdza, że nie ma zaległego czynszu ani szkód wykraczających poza zwykłe zużycie, i daje 14 dni na zapłatę na rachunek bankowy przed skierowaniem sprawy do sądu. Dołącza się do niego dokumenty i żąda pisemnej odpowiedzi w ciągu 14 dni, jak wymagają przepisy cypryjskiej procedury cywilnej przed pozwem o zapłatę. Wysyła się je listem poleconym, aby dało się udowodnić wysłanie.

Pismo, którym najemca w Niemczech po wyprowadzce żąda zwrotu kaucji. Podaje koniec najmu, zwrot mieszkania i wysokość kaucji, żąda zwrotu wraz z odsetkami na podstawie § 551 ust. 3 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) – albo zwolnienia zastawionej książeczki lub gwarancji – w wyznaczonym terminie, prosi o szczegółowe rozliczenie z dowodami i ogranicza zatrzymanie do rozsądnej części na poczet zaległego rozliczenia kosztów eksploatacji. Niemieckie prawo nie wyznacza sztywnego terminu zwrotu, więc pismo żadnego nie obiecuje. Po niemiecku, do wydruku, podpisania i wysłania.

Pisemne wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego składane przez najemcę: który lokal, jaka umowa, jaki okres wypowiedzenia i na jakiej podstawie, z którym dniem umowa się rozwiązuje. Pismo prosi też o ustalenie terminu zwrotu mieszkania z protokołem i o zwrot kaucji. Okres wypowiedzenia liczy się od doręczenia, nie od napisania — dlatego warto wysłać je tak, by mieć dowód odbioru.

Pisemne wypowiedzenie, którym najemca w Austrii kończy najem mieszkania na podstawie § 33 Abs 1 austriackiej ustawy o najmie (MRG): umowy bezterminowej – z uzgodnionym, a w braku uzgodnienia z ustawowym terminem (§ 560 ZPO), umowy terminowej – po pierwszym roku z trzymiesięcznym terminem na koniec miesiąca (§ 29 Abs 2 MRG), albo umowy całkowicie wyłączonej spod MRG. Wypowiada na wybrany dzień, a pomocniczo na najbliższy możliwy termin, prosi o termin zdania mieszkania i zwrot kaucji, może zgłosić zwrot nakładów (§ 10 MRG) i zawiera potwierdzenie odbioru. Podpisują je własnoręcznie wszyscy najemcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym – zwykły e-mail jest nieważny. Po niemiecku.

Oświadczenie pozasądowe (εξώδικη δήλωση), którym najemca w Grecji wypowiada umowę najmu mieszkania. Greckie prawo nie daje najemcy prawa do wcześniejszego odejścia, a kto wyprowadzi się bez przyczyny, płaci czynsz do końca okresu; dlatego wypowiedzenie opiera się na klauzuli wcześniejszej wyprowadzki, na ważnej przyczynie (art. 585 i 588), na art. 609 przy najmie na czas nieokreślony po trzech latach albo na upływie uzgodnionego okresu, a w przeciwnym razie działa jako propozycja rozwiązania za porozumieniem. Wskazuje daty rozwiązania i zwrotu, wzywa do zwrotu kaucji i doręcza je komornik sądowy, którego protokół dowodzi treści i daty.

Pisemne wypowiedzenie, którym najemca mieszkania na Cyprze kończy najem: na podstawie klauzuli wcześniejszego rozwiązania, z okresem wymaganym przy najmie na czas nieokreślony, z upływem uzgodnionego okresu albo jako propozycja rozwiązania za porozumieniem, gdy umowa nie daje innej drogi. Wskazuje daty rozwiązania i zwrotu lokalu, wzywa do zwrotu kaucji na rachunek bankowy i wysyła się je listem poleconym lub doręcza do rąk własnych, aby dało się udowodnić, co i kiedy wysłano.

Dla najemcy, który opuszcza lokal we Francji, nieumeblowany lub umeblowany. Francuski list wypowiada najem z właściwym terminem – trzy miesiące, miesiąc w zone tendue lub z powodu z art. 15, miesiąc dla lokalu umeblowanego – podaje powód skróconego terminu i dowód, datę wyprowadzki, proponuje protokół zdawczy i żąda zwrotu kaucji na nowy adres. Wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, przez commissaire de justice lub doręcz osobiście za pokwitowaniem.

Wypowiedzenie, którym najemca kończy rumuńską umowę najmu mieszkania. Rumuński kodeks cywilny pozwala najemcy wypowiedzieć nawet umowę na czas określony z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem, a postanowienie o krótszym terminie nie wywołuje skutków. Wypowiedzenie wskazuje datę rozwiązania umowy, proponuje termin zwrotu mieszkania za protokołem i wzywa do zwrotu kaucji.

Dla najemcy w Walii (contract-holder), który wynajmuje od prywatnego właściciela na podstawie bezterminowej umowy standard occupation contract i chce się wyprowadzić. Na podstawie sekcji 168 i 169 Renting Homes (Wales) Act 2016 podajesz wynajmującemu na piśmie datę opuszczenia lokalu, co najmniej cztery tygodnie od dnia otrzymania pisma — a nie dwa miesiące jak w Anglii. Umowa wygasa w tym dniu, jeśli do tego czasu się wyprowadzisz. Pismo prosi o odbiór lokalu i zwrot kaucji oraz podaje nowy adres. Wyślij je pierwszą klasą z bezpłatnym potwierdzeniem nadania i e-mailem.

Dla najemcy prywatnego w Anglii, który chce się wyprowadzić. Od 1 maja 2026 r. każdy prywatny najem assured jest bezterminowy (periodic), a najemca kończy go pisemnym wypowiedzeniem (notice to quit) z co najmniej dwumiesięcznym okresem, chyba że wynajmujący zgodzi się na piśmie na krótszy. Pismo podaje datę końcową z klauzulą, która w razie potrzeby przesuwa ją na pierwszy ważny termin, może prosić o zgodę na wcześniejszą datę, prosi o odbiór lokalu i zwrot kaucji oraz podaje nowy adres. Wyślij je pierwszą klasą z bezpłatnym potwierdzeniem nadania (certificate of posting) i e-mailem.

Dla najemcy we Włoszech, który chce opuścić wynajmowane mieszkanie przed końcem umowy: pismo do wynajmującego o odstąpieniu z poważnych przyczyn na podstawie art. 3 ust. 6 włoskiej ustawy nr 431 z 9 grudnia 1998 r. albo według klauzuli umownej, z sześciomiesięcznym wypowiedzeniem, datą zakończenia, prośbą o ustalenie zwrotu kluczy i o zwrot kaucji z odsetkami. Wysyłasz je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, przez PEC, jeśli wynajmujący ma taki adres, lub doręczasz osobiście za podpisem. Po włosku.

Dla najemcy prywatnego w Irlandii Północnej, który chce zakończyć najem bezterminowy (periodic), także taki, który trwa dalej po upływie umowy na czas określony. Najemca kończy go pisemnym wypowiedzeniem (notice to quit): co najmniej cztery tygodnie, jeśli najem trwa do dziesięciu lat, i dwanaście tygodni, jeśli dłużej (art. 14A Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). Pismo podaje datę końcową z klauzulą zabezpieczającą, może prosić o wcześniejszą datę, prosi o odbiór lokalu i zwrot kaucji oraz podaje nowy adres. Wyślij je listem za potwierdzeniem lub doręcz osobiście.

Dla najemcy w Hiszpanii, który opuszcza mieszkanie, gdy wynajmujący nie przychodzi po klucze, nie odpowiada lub odmawia ich przyjęcia: pismo informujące, od którego dnia lokal jest wolny, dlaczego klucze nie zostały przekazane osobiście i gdzie można je odebrać, opisujące stan mieszkania ze stanami liczników i datowanymi zdjęciami oraz przypominające o odsetkach od niezwróconej kaucji (art. 36.4 hiszpańskiej ustawy o najmie lokali). Wysyłane burofaksem z poświadczeniem treści i potwierdzeniem odbioru. Po hiszpańsku.

Dla wynajmującego we Francji, który kończy najem z upływem okresu: co najmniej sześć miesięcy wcześniej dla lokalu nieumeblowanego, trzy miesiące dla umeblowanego. Francuski list podaje podstawę – zamieszkanie, z osobą uprawnioną i pokrewieństwem; sprzedaż, z ceną i warunkami, które są ofertą dla najemcy; albo uzasadnioną i poważną przyczynę – i wymienia załączniki, w tym notę informacyjną z arrêté z 13 grudnia 2017 r. Listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, przez commissaire de justice lub za pokwitowaniem.

Wypowiedzenie, którym wynajmujący kończy rumuńską umowę najmu mieszkania. Umowę na czas nieokreślony można wypowiedzieć z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem; umowę na czas określony — tylko jeśli ona sama na to pozwala i tylko na potrzeby mieszkaniowe wynajmującego lub jego rodziny. Wypowiedzenie podaje przyczynę, datę rozwiązania umowy i sposób zwrotu mieszkania oraz kluczy.

Dla właściciela we Włoszech, który nie chce przedłużyć umowy 4+4 po pierwszych czterech latach: zawiadomienie najemcy o odmowie odnowienia z jednej z przyczyn art. 3 ust. 1 włoskiej ustawy nr 431 z 9 grudnia 1998 r. — zamieszkanie lub działalność zawodowa wynajmującego albo bliskiej rodziny, inne wolne mieszkanie najemcy, sprzedaż — z faktami, które ją precyzują, bo zawiadomienie bez przyczyny jest nieważne. Wysyła się je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru do każdego najemcy co najmniej sześć miesięcy przed terminem. Po włosku.

Pisemne wypowiedzenie, którym wynajmujący mieszkanie na Cyprze kończy najem i żąda wydania lokalu: z upływem uzgodnionego okresu, z okresem wypowiedzenia najmu na czas nieokreślony albo z powodu zaległego czynszu, z 21 dniami na zapłatę. Napisane jest dla obu reżimów: przy najmie ustawowym wezwanie do zapłaty zaległości jest tym, którego wymaga ustawa o kontroli czynszów przed wnioskiem do Sądu Kontroli Najmu; przy każdym innym otwiera drogę do sądu okręgowego.