Écosse : modèles et formulaires

Pour toute personne en Écosse âgée de 16 ans ou plus qui change de prénom, de nom ou des deux — après un mariage, un divorce ou par choix — et doit le prouver à sa banque, à son employeur, au HM Passport Office ou à la DVLA. En Écosse, aucun deed poll n’est nécessaire : une déclaration solennelle (statutory declaration), faite devant un notary public ou un justice of the peace, constate le changement, et le HM Passport Office l’accepte. Si votre naissance ou votre adoption a eu lieu en Écosse, les National Records of Scotland peuvent aussi l’inscrire en marge de votre acte de naissance, par courrier, moyennant des frais ; leur formulaire est la voie officielle pour le registre.

Pour le locataire en Écosse en « private residential tenancy » qui veut accueillir un hôte payant (lodger), ou sous-louer une chambre ou tout le logement. Les clauses légales de toute « private residential tenancy » l’interdisent sans l’accord écrit du bailleur, et la violation d’une clause peut être invoquée comme motif d’expulsion. La lettre indique ce que vous demandez, qui s’installerait, où et pour combien de temps, confirme que vous restez responsable du loyer et de toutes les clauses, et demande une réponse écrite sous 14 jours. Pas pour les locataires de logements sociaux du council ou d’une association de logement, soumis à leurs propres règles.

Pour un parent ou toute autre personne ayant les responsabilités et droits parentaux qui ne part pas : une lettre signée autorisant un enfant à voyager à l’étranger avec l’autre parent, les grands-parents ou l’école. En Écosse, nul ne peut faire sortir du Royaume-Uni un enfant de moins de 16 ans qui y réside habituellement sans le consentement d’une personne ayant le droit de l’héberger ou de garder le contact avec lui — et des deux parents, quand tous deux ont ce droit (Children (Scotland) Act 1995, section 2(3) et (6)). Il n’existe pas de formulaire officiel. La lettre indique l’enfant, le voyage, les dates et votre téléphone, pour vérification à la frontière ou par la compagnie aérienne.

Pour le détenteur d’un véhicule en Écosse qui a reçu de la mairie un Notice to Owner pour stationnement, un enforcement notice (trottoir, bateau ou double file) ou un avis de pénalité envoyé par la poste pour un couloir de bus ou une Low Emission Zone, et veut le faire annuler. La lettre présente des observations formelles sur un motif imprimé sur l’avis – l’infraction n’a pas eu lieu, vous n’étiez pas propriétaire, le véhicule a été pris sans consentement, le montant était trop élevé ou un autre motif listé – avec les faits, les preuves et d’éventuelles raisons impérieuses. Elle doit parvenir à la mairie dans le délai de l’avis ; le formulaire en ligne gratuit fait la même chose.

Pour la personne en Écosse poursuivie par une société de recouvrement ou un racheteur de créances pour une dette qu’elle ne reconnaît pas, conteste ou croit vieille de plus de cinq ans. National Debtline et StepChange publient gratuitement des modèles de lettre pour une dette prescrite. Celle-ci ne reconnaît rien : elle demande des preuves — le contrat, un relevé de compte, l’avis de défaut et la cession — ou déclare que la dette est prescrite au sens de la section 6 du Prescription and Limitation (Scotland) Act 1973, donc qu’elle n’existe plus, et ne sera pas payée. Envoyez-la en recommandé et gardez une copie.

Pour le consommateur en Écosse dont le produit défectueux a été réparé ou remplacé une fois et reste défectueux, ou que le vendeur n’a pas réparé ou remplacé dans un délai raisonnable. La lettre exerce le droit de rejet final contre remboursement, ou garde le produit et demande une réduction du prix (section 24 du Consumer Rights Act 2015), et vaut lettre avant action avec 14 jours pour répondre, puis la simple procedure devant la sheriff court. Envoyez-la au vendeur par e-mail et par courrier first class, avec une copie des échanges antérieurs.

Pour le consommateur en Écosse dont le produit acheté à un professionnel se révèle défectueux, non conforme à la description ou impropre à son usage. Dans les 30 jours, vous pouvez le rejeter contre un remboursement intégral ; ensuite, vous demandez d’abord une réparation ou un remplacement (Consumer Rights Act 2015, sections 9 à 23, applicables dans tout le Royaume-Uni). La lettre décrit le défaut, indique votre choix et vaut lettre avant action : le vendeur a 14 jours pour répondre avant la simple procedure devant la sheriff court. Envoyez-la au vendeur, pas au fabricant, par e-mail et par courrier first class.

Pour le consommateur en Écosse dont la réclamation auprès d’un professionnel n’a rien donné – remboursement refusé, acompte gardé, somme due pour un produit défectueux ou un travail mal fait. L’Écosse n’a pas de protocole préalable, mais le formulaire de demande de la simple procedure demande ce que vous avez fait pour trouver un accord : la lettre expose la demande et le montant, liste vos documents, donne 14 jours pour répondre et annonce sinon une simple procedure devant la sheriff court jusqu’à 5 000 £. Envoyez-la par e-mail et par courrier first class avec certificat de dépôt gratuit, et gardez une copie.

Pour toute personne en Écosse à qui une banque, un employeur, le council, la DVLA ou un autre organisme demande d’attester des faits par déclaration solennelle (statutory declaration) — un document perdu, une vie commune, un nom utilisé, une adresse ou un lien de famille. Vous rédigez les faits en paragraphes numérotés ; le document ajoute la formule finale du Statutory Declarations Act 1835. En Écosse, vous la faites en personne devant un notary public ou un justice of the peace — devant un solicitor seulement s’il est aussi notaire —, et aucun tarif n’est fixé par la loi : demandez d’abord le prix.

Pour un parent en Écosse qui change le nom d’un enfant de moins de 16 ans — après un divorce, dans une famille recomposée ou à la demande de l’enfant. Une déclaration solennelle d’un parent investi des responsabilités et droits parentaux, faite devant un notary public ou un justice of the peace : elle indique l’ancien et le nouveau nom, si chaque autre titulaire des responsabilités et droits parentaux est d’accord ou si le tribunal a autorisé le changement, et que l’avis de l’enfant a été pris en compte. Si l’enfant est né en Écosse, les National Records of Scotland peuvent aussi inscrire le changement sur leur formulaire, par courrier. Dès 16 ans, le jeune fait sa propre déclaration.

Pour le locataire privé en Écosse dont le logement a besoin de réparations — humidité et moisissure, chaudière en panne, fuites, électricité défectueuse. La Housing and Property Chamber du tribunal publie un modèle de lettre gratuit ; cette lettre fait le même travail de façon complète. Elle signale par écrit au bailleur chaque problème, photos datées à l’appui, lui rappelle que le logement doit respecter le « repairing standard » pendant toute la location, demande une visite sous 14 jours et confirme que vous continuez à payer le loyer. Ce signalement est le préalable obligatoire à une demande gratuite au First-tier Tribunal for Scotland. À envoyer en recommandé et à conserver en copie.

Pour une entreprise en Écosse qui met fin à un contrat avec un fournisseur, un client ou une autre entreprise, soit avec le préavis prévu au contrat, soit parce que l’autre partie a commis un manquement essentiel (material breach). La lettre identifie le contrat et la clause invoquée, la date de fin, l’éventuel manquement, et rappelle que les sommes dues et les clauses survivantes continuent. Suivez la clause de notification quant à l’adresse, au mode et au délai, et gardez la preuve de remise. Résilier pour un manquement non essentiel peut être lui-même un manquement : prenez conseil en cas de doute.

Pour le parent en Écosse dont la demande d’inscription dans l’école de son choix (placing request) — en P1, en S1 ou en cours d’année — a été refusée ou n’a pas été tranchée à temps. Saisine de la commission de recours en matière d’éducation (education appeal committee) au titre de la section 28C de l’Education (Scotland) Act 1980 : elle identifie la décision, expose vos motifs, demande l’annulation du refus et l’envoi à temps des pièces de l’audience. Elle doit parvenir au council dans les 28 jours suivant la réception du refus ; beaucoup de councils ont aussi leur formulaire. Envoi en recommandé, avec la lettre de refus et vos preuves.

Pour le consommateur en Écosse dont le maçon, le peintre, le garage, le réparateur ou un autre prestataire a mal fait le travail ou pas comme convenu. Selon le Consumer Rights Act 2015, applicable dans tout le Royaume-Uni, un professionnel doit exécuter un service avec un soin et une compétence raisonnables ; la lettre demande que le travail soit repris à ses frais ou, si c’est impossible, une réduction du prix (sections 49, 55 et 56), et vaut lettre avant action avec 14 jours pour répondre, puis une action devant la sheriff court (simple procedure jusqu’à 5 000 £). Envoyez-la par e-mail et par courrier first class, avec des photos.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Écosse qui doit entrer chez le locataire pour inspecter le logement, faire des travaux exigés par le « repairing standard », organiser le contrôle du gaz ou de l’électricité, ou l’évaluer. L’avis indique la date, l’heure et l’objet, qui viendra, et invite le locataire à proposer un autre moment. Selon les clauses légales de la location, le locataire donne accès sur avis écrit d’au moins 48 heures, ou immédiatement en cas d’urgence. Remettez-le en main propre : posté ou envoyé par e-mail, il n’est réputé reçu que 48 heures après l’envoi.

Pour une personne en Écosse qui a besoin que quelqu’un agisse pour elle dans une seule affaire — vendre une voiture, signer un contrat, gérer un compte bancaire ou une vente immobilière pendant un séjour à l’étranger. La procuration désigne l’affaire, ce que le mandataire peut signer et quand elle prend fin, et se signe devant un témoin pour faire foi par elle-même. Comme toute procuration qui n’est pas une « continuing power » enregistrée, elle est sans effet pendant votre incapacité (Adults with Incapacity (Scotland) Act 2000, section 18). Si une lettre d’autorisation ou le formulaire gratuit de l’organisme suffit, utilisez-le d’abord.

Pour le particulier en Écosse à qui un autre particulier doit de l’argent — prêt non remboursé, part d’une facture, somme payée pour un bien jamais remis. La lettre expose la dette, laisse 14 jours pour payer ou répondre, invite à proposer un arrangement et annonce sinon une action devant la sheriff court ; les demandes jusqu’à £5,000 relèvent de la procédure simplifiée (simple procedure), qui attend des parties qu’elles tentent d’abord de s’entendre. Envoyez-la en recommandé avec preuve de réception et gardez une copie pour le formulaire de demande.

Pour le parent en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse dont l’enfant a manqué l’école pour cause de maladie et dont l’école demande un mot. Courte lettre en anglais à l’école, avec les dates de l’absence et le jour où vous avez prévenu l’école pour la première fois, qui demande d’enregistrer l’absence comme autorisée pour maladie. Elle ne décrit pas la maladie. En Angleterre, les directives officielles disent que les écoles ne doivent pas demander systématiquement de preuve médicale. Remise en main propre ou par e-mail. Vendu vierge, à compléter à la main, car il contient des données de santé.

Pour le parent, partout au Royaume-Uni, qui veut qu’un grand-parent, une nounou, un ami ou un autre adulte récupère son enfant à l’école. Lettre signée en anglais à l’école, qui nomme chaque personne autorisée à récupérer l’enfant, précise quand l’autorisation s’applique et comment la personne prouvera son identité, et qui vaut jusqu’à ce que vous la retiriez par écrit. Remise au secrétariat de l’école. Beaucoup d’écoles ont leur propre formulaire ou application ; si la vôtre en a un, utilisez-le d’abord.

Pour les administrateurs et les associés d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui décident sans assemblée : modification des statuts ou de la dénomination, approbation d’un long contrat d’administrateur ou toute autre décision des associés. Les administrateurs diffusent la résolution comme ordinaire (plus de la moitié des droits de vote) ou spéciale (au moins 75 %), et chaque associé signe pour l’approuver. Elle devient caduque après 28 jours, sauf autre délai statutaire. Une résolution spéciale est déposée à Companies House dans les 15 jours. Elle ne permet pas de révoquer un administrateur ou un commissaire aux comptes.

Pour toute personne dont la demande au titre du Freedom of Information Act 2000 – à une autorité publique en Angleterre, au pays de Galles ou en Irlande du Nord, ou à un organisme national – a été refusée en tout ou partie, a reçu une réponse incomplète ou aucune réponse sous 20 jours ouvrables : une demande de réexamen interne (internal review), avec vos raisons et la demande d’un résultat sous 20 jours ouvrables, étape qui précède une plainte à l’Information Commission (ICO). Envoi par e-mail dans les 40 jours ouvrables suivant la réponse. La réponse d’une autorité publique écossaise se réexamine plutôt au titre du Freedom of Information (Scotland) Act 2002 : utilisez la demande écossaise.

Pour le titulaire qui a payé par carte de débit, de crédit ou prépayée sans recevoir ce qu’il a payé — bien jamais livré, défectueux ou non conforme, vendeur en faillite, remboursement promis et non versé, montant erroné. La lettre demande à l’émetteur de lancer une rétrofacturation (chargeback) selon les règles du réseau de cartes. Ce n’est pas un droit légal et le réseau fixe des délais, souvent 120 jours : envoyez-la vite par e-mail ou messagerie sécurisée et par courrier first class.

Pour le client qui veut clôturer un compte courant dans une banque ou une building society. Selon la regulation 51 des Payment Services Regulations 2017, vous pouvez mettre fin à un compte courant à tout moment, avec un préavis d’un mois au plus si vos conditions en prévoient un, et la clôture est gratuite une fois le compte ouvert depuis six mois. La lettre demande à la banque de clôturer le compte, d’annuler cartes et paiements, de virer le solde sur un autre compte et de confirmer la clôture par écrit. La plupart des banques clôturent aussi gratuitement par l’application, par téléphone ou en agence.

Pour les administrateurs (directors) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui transfèrent son siège (registered office). La décision écrite, signée par tous les administrateurs, consigne la nouvelle adresse, confirme qu’il s’agit d’une adresse appropriée dans la partie du Royaume-Uni où la société est immatriculée et désigne l’administrateur qui déclarera le changement. Le changement prend effet à son enregistrement par Companies House ; le formulaire AD01 est déposé en ligne, sans frais, par la société elle-même. C’est la décision pour les registres de la société, pas le dépôt.