Alemania: modelos y formularios

Un contrato de trabajo indefinido, a jornada completa o parcial, en Alemania, en alemán, con todas las condiciones esenciales que exige la ley alemana sobre la constancia de las condiciones laborales (Nachweisgesetz, NachwG): inicio, puesto, lugar de trabajo, periodo de prueba, jornada y pausas, horas extra, salario y su vencimiento, salario mínimo, vacaciones, plazos de preaviso del § 622 del Código Civil alemán (BGB), forma escrita del despido y plazo para demandar, convenios colectivos, formación y pensión de empresa. Su plazo de caducidad de reclamaciones no afecta al salario mínimo y solo exige forma de texto.

Un contrato entre dos empresas en Alemania para un resultado determinado (un software, una web, un dictamen pericial, un concepto, una reparación o una instalación) del que responde el contratista (Werkvertrag según los §§ 631 y ss. del Código Civil alemán, BGB). Incluye la descripción y la calidad pactada, una fecha de finalización, un procedimiento de recepción con el plazo del § 640, apdo. 2, BGB, la retribución que vence con la recepción, los derechos por defectos, la resolución, los derechos de uso sobre la obra, la confidencialidad y un límite de responsabilidad. No sirve para contratos de construcción ni para fabricar bienes muebles, que se rigen por la compraventa. En alemán.

Una lista común, hecha por ambos cónyuges en Alemania, de lo que cada uno tenía y debía el día de la boda, más las herencias y donaciones recibidas durante el matrimonio, con sus valores. Según el § 1377 del Código Civil alemán (BGB), un inventario que los cónyuges hacen juntos, fechado y firmado por ambos, se presume correcto entre ellos; sin él, al compensar las ganancias tras un divorcio se presume que todo lo que un cónyuge tiene al final es ganancia. No hace falta notario. La separación de bienes u otro régimen requiere unas capitulaciones matrimoniales ante notario, y esto no lo es. En alemán.

El Ministerio Federal de Justicia alemán ofrece módulos de texto gratuitos para un testamento vital (Patientenverfügung); este documento tiene una redacción propia según el § 1827 del Código Civil alemán (BGB). Usted indica en qué situaciones valen sus decisiones (fase final de la vida, enfermedad terminal, daño cerebral grave, demencia avanzada) y decide sobre cada medida por separado: soporte vital, alivio del dolor, nutrición e hidratación artificiales, reanimación, respiración asistida, diálisis, antibióticos, sangre y donación de órganos. Las situaciones y las medidas se nombran en concreto, como exige el Tribunal Supremo Federal alemán. En alemán, firmado a mano y sin notario.

La solicitud a la dirección de un centro escolar en Alemania de adaptaciones (Nachteilsausgleich) para un alumno con discapacidad, una enfermedad crónica o un trastorno como la dislexia: condiciones adaptadas en pruebas y exámenes (más tiempo, pausas, un aula aparte o ayudas técnicas) sin rebajar el nivel exigido. Describe cómo afecta el trastorno al trabajo escolar, las adaptaciones solicitadas y el periodo, y adjunta un informe médico o especializado. Cada Land fija sus propias normas; usted elige el Land en el formulario. Preséntela con tiempo antes de los exámenes. En alemán, lista para imprimir, firmar y entregar.

Un acuerdo de confidencialidad (NDA) recíproco de Derecho alemán para dos empresas o autónomos que intercambian información confidencial antes de colaborar: la finalidad, qué es confidencial y qué no, la comunicación solo a personal y asesores, la prohibición expresa de ingeniería inversa sobre las muestras y los prototipos entregados (§ 3, apdo. 1, n.º 2, de la ley alemana de secretos empresariales, GeschGehG), devolución y eliminación, duración y una cláusula penal a su elección: fijada según el criterio equitativo de la parte perjudicada con control judicial, por un importe fijo o ninguna. Firmarlo cuenta también como medida razonable de confidencialidad según esa ley. En alemán.

El contrato de encargo del tratamiento (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) que necesita toda empresa en Alemania cuando un proveedor trata datos personales por su cuenta: alojamiento web, software en la nube, nóminas, boletines, soporte informático. Contiene todo lo que exige el art. 28.3 RGPD: objeto, duración, naturaleza y finalidad, tipos de datos y de interesados, instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados, asistencia, supresión o devolución, información y auditorías, con anexos sobre las medidas técnicas y organizativas y los subencargados. También hay modelos gratuitos de las autoridades de control y de la Comisión Europea. En alemán.

La carta para pedir a la autoridad alemana competente que expida una apostilla según el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 para un documento público alemán (un certificado de nacimiento o de matrimonio, una escritura notarial o un certificado de antecedentes penales), para que se reconozca en el extranjero. Identifica el documento, el organismo que lo expidió y el país donde se usará, e indica cómo debe devolverse. La autoridad competente depende del documento; dentro de la UE, el Reglamento (UE) 2016/1191 suprime la apostilla para muchos documentos. Si la autoridad ofrece su propio formulario, puede usarlo gratis en su lugar. En alemán.

Un contrato entre una empresa y un autónomo en Alemania (por ejemplo, en diseño, redacción, programación, consultoría o medios) que concede derechos de uso sobre los resultados del trabajo según la ley alemana de derechos de autor (UrhG). Describe un trabajo realmente independiente, sin instrucciones sobre horario, lugar y método ni integración en la organización del cliente, y regula la retribución, el régimen de pequeños empresarios del IVA, la contribución social de artistas, la confidencialidad y la resolución. Expone el riesgo de falso autónomo: deciden los hechos, no el nombre (§ 7, apdo. 1, SGB IV). Con opción sobre la determinación del estatus del § 7a SGB IV. En alemán.

Una carta de dimisión alemana (Eigenkündigung): la terminación ordinaria de su relación laboral en la fecha que elija o, si no, en la siguiente posible, con la petición de un acuse de recibo, de un certificado de trabajo completo (qualifiziertes Arbeitszeugnis) y de que se le concedan o paguen las vacaciones pendientes. Según el § 623 del Código Civil alemán (BGB), la terminación de una relación laboral solo es válida en papel firmado a mano: el correo electrónico, el fax, los escaneos y cualquier otra forma electrónica son nulos. En alemán, para imprimir, firmar y entregar con prueba de entrega.

La notificación de venta (Veräußerungsanzeige) con la que un vendedor en Alemania comunica a la oficina de matriculación quién es el nuevo titular: el nombre, la fecha de nacimiento y la dirección del comprador, el vehículo, la matrícula y el número de bastidor, la fecha y la hora de la entrega, y la confirmación de que se entregó el permiso de circulación, partes I y II (§ 15 del reglamento alemán de matriculación de vehículos, FZV). El impuesto sobre el vehículo del vendedor solo termina cuando llega (§ 5 apdo. 5 KraftStG). Muchas oficinas de matriculación ofrecen también su propio impreso gratuito. En alemán, para imprimir, firmar y entregar el día de la venta.

Un anexo a un contrato de trabajo alemán sobre el trabajo desde casa y el trabajo móvil, en alemán: inicio y alcance, elección entre trabajo móvil y teletrabajo en un puesto fijo en casa según el reglamento alemán de centros de trabajo (ArbStättV), jornada, disponibilidad y registro horario, equipos y una compensación de gastos, protección de datos en casa, seguridad y salud, seguro de accidentes, nada de trabajo desde el extranjero sin un acuerdo aparte, y la terminación del acuerdo. La ley alemana no da derecho a trabajar desde casa, así que hay que pactarlo.

El contrato de servicios entre una GmbH o UG (haftungsbeschränkt) alemana y su administrador (Geschäftsführer), distinto del nombramiento por acuerdo de los socios. Regula funciones y operaciones que requieren el consentimiento de los socios, inicio y lugar de trabajo, sueldo fijo y variable, sueldo durante la enfermedad, vacaciones, prohibición de competencia durante el contrato, confidencialidad, resolución y dispensa de trabajo tras el cese en el cargo. Recoge la participación del administrador e indica cuándo cotiza como trabajador: sin participación, siempre; un socio administrador solo es autónomo con mayoría o minoría de bloqueo sobre todos los asuntos sociales. En alemán.

Su solicitud a la oficina tributaria alemana (Finanzamt) para prorrogar el plazo de la declaración del impuesto sobre la renta, del IVA o de otro impuesto según el § 109 del Código Tributario alemán (AO), por ejemplo por enfermedad, documentos que faltan o una mudanza. Para las declaraciones de 2025 presentadas sin asesoría fiscal, el plazo terminaba el 31 de julio de 2026. La carta indica la declaración, el año, el plazo actual y el pedido y el motivo, y pide de forma subsidiaria una prórroga retroactiva, para que no se cobre un recargo por presentación tardía de al menos 25 € al mes. En alemán, para enviar por correo, por fax o a través de ELSTER.

El contrato con el que el inquilino principal de un piso en Alemania subarrienda una habitación del piso compartido (WG): la habitación y el uso común de cocina y baño, la renta con una cantidad fija para suministros, la fianza según el § 551 del Código Civil alemán (BGB), las normas de convivencia y la rescisión. Recoge el permiso del arrendador para subarrendar (§ 540 BGB) y fija el preaviso según si la habitación está amueblada y el inquilino principal vive en el piso: en ese caso, la rescisión hasta el día 15 surte efecto a final de ese mes. Indefinido o con fecha de fin, por ejemplo para un semestre. En alemán, para imprimir y firmar.

Un contrato entre dos empresas en Alemania para servicios continuos o puntuales (consultoría, soporte informático, marketing, contabilidad, trabajos de agencia) en el que el proveedor debe una actividad diligente y no un resultado concreto (Dienstvertrag según los §§ 611 y ss. del Código Civil alemán, BGB). Regula el alcance y lo que queda fuera, la ejecución independiente, la duración y el preaviso, la retribución con plazo de pago y las consecuencias legales del retraso, la repetición de la prestación, la confidencialidad, un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD, los derechos sobre los resultados y un límite de responsabilidad. En alemán.

Un contrato de alquiler de una habitación amueblada en un piso de Alemania en el que vive el propio arrendador, como propietario o como inquilino con permiso para subarrendar, con uso común de cocina y baño. Según el § 549 apdo. 2 n.º 2 del Código Civil alemán (BGB), una habitación así tiene una protección limitada: sin tope del alquiler, sin normas sobre subidas de la renta y con rescisión de cualquiera de las partes hasta el día 15 para final de mes, sin motivo. Con inventario de los muebles, una cantidad fija para suministros, la fianza según el § 551 BGB, normas de convivencia y una fecha de fin opcional. En alemán, para imprimir y firmar.

Una carta para comunicar a su aseguradora del automóvil en Alemania que ha vendido el coche, como exige sin demora el § 97 de la ley alemana del contrato de seguro (VVG): el vehículo, la matrícula, el número de póliza, la fecha y la hora de la entrega, y el nombre y la dirección del comprador. La póliza pasa al comprador con el coche (§ 95 VVG); sin la notificación, la aseguradora puede quedar libre de responder por siniestros posteriores. Pide una liquidación final, la devolución de cualquier saldo a favor y un acuse de recibo. En alemán, para enviar por correo o en PDF por correo electrónico.

Un recibo según el § 368 del Código Civil alemán (BGB) con el que quien cobra confirma haber recibido dinero, en efectivo o por transferencia, por ejemplo por la devolución de un préstamo entre particulares, un plazo, una fianza o una venta privada. Con el importe en cifras y en letras, la fecha, el medio de pago, el motivo del pago y si la deuda queda totalmente pagada o qué parte queda pendiente. Quien paga puede exigir un recibo al pagar; en alemán, para imprimir y que lo firme a mano quien recibe el dinero.

Una reclamación por escrito a su banco o caja de ahorros (Sparkasse) en Alemania por una transferencia errónea, un pago con tarjeta, unas comisiones, una cuenta bloqueada, un préstamo o una inversión. Expone lo ocurrido y la solución que usted pide, y fija el plazo de respuesta: 15 días hábiles para los servicios de pago, 35 en casos excepcionales (§ 62 de la ley alemana de supervisión de servicios de pago, ZAG). Reclamar antes al banco es también requisito previo para los sistemas de conciliación bancaria: el Defensor del Cliente de los bancos privados, el organismo de las Sparkassen, el BVR de los bancos cooperativos o el organismo de conciliación del Bundesbank (§ 14 VSBG). En alemán.

Su carta a su propio banco en Alemania cuando se cargó en su cuenta o tarjeta un importe sin su consentimiento, por ejemplo tras un fraude con la tarjeta o un phishing. Usted impugna las operaciones y exige el reembolso, que el banco debe hacer a más tardar al final del día hábil siguiente (§ 675u del Código Civil alemán, BGB). Avise sin demora y como máximo 13 meses después del cargo (§ 676b BGB). Si pagó usted con tarjeta pero no recibió nada, la carta pide en cambio un contracargo según las normas del sistema de tarjetas. Con la fecha de bloqueo y la denuncia ante la policía. En alemán.

La carta que envía un inquilino en Alemania tras dejar el piso para recuperar la fianza. Indica el fin del alquiler, la devolución del piso y la fianza, exige en un plazo su reembolso con intereses según el § 551 apdo. 3 del Código Civil alemán (BGB), o la liberación de la cuenta de ahorro pignorada o del aval, pide una liquidación detallada con justificantes y limita cualquier retención a una parte razonable para la liquidación pendiente de los gastos accesorios. La ley alemana no fija una fecha de devolución, así que la carta no promete ninguna. En alemán, para imprimir, firmar y enviar.

El acta que firman arrendador e inquilino en Alemania cuando el inquilino devuelve un piso alquilado: lecturas de los contadores para la liquidación final, cada llave devuelta, el estado de cada estancia, los daños que señala el arrendador junto a las observaciones del inquilino, lo acordado, y la nueva dirección y la cuenta del inquilino para la fianza. La fecha de devolución importa: según el § 548 del Código Civil alemán (BGB), las reclamaciones del arrendador por cambios o deterioros del piso prescriben seis meses después de recuperarlo. En alemán, para imprimir, rellenar juntos y firmar por ambas partes.

Un contrato de préstamo sujeto al Derecho alemán para dinero prestado entre particulares: amigos, familiares o conocidos. Fija el importe, la entrega por transferencia bancaria, los intereses o un préstamo sin intereses, la devolución de una sola vez o a plazos, la devolución anticipada, los intereses de demora del § 288 del Código Civil alemán (BGB) y el preaviso de tres meses del § 488 BGB si no se fija una fecha. Solo para prestamistas particulares: una empresa que presta a un consumidor queda sujeta a las normas de crédito al consumo. En alemán, sin forma obligatoria: se imprime, lo firman ambas partes y cada una guarda un ejemplar.