Pays de Galles : modèles et formulaires

Pour le parent en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse dont l’enfant a manqué l’école pour cause de maladie et dont l’école demande un mot. Courte lettre en anglais à l’école, avec les dates de l’absence et le jour où vous avez prévenu l’école pour la première fois, qui demande d’enregistrer l’absence comme autorisée pour maladie. Elle ne décrit pas la maladie. En Angleterre, les directives officielles disent que les écoles ne doivent pas demander systématiquement de preuve médicale. Remise en main propre ou par e-mail. Vendu vierge, à compléter à la main, car il contient des données de santé.

Pour deux personnes ou entreprises qui ont convenu de mettre fin à un litige — argent, marchandises, travaux, dommages ou dépôt — par le paiement d’une somme convenue de l’une à l’autre. L’accord consigne le paiement et son échéance, le fait qu’une fois payé il règle toutes les demandes liées au litige, qu’aucune partie ne reconnaît de responsabilité et que chacune garde ses frais. Il ne vise pas un litige avec un employeur : les droits d’un salarié ne se règlent que par un accord conclu après l’avis d’un conseiller indépendant, ou via l’Acas. Les deux signent ; chacune garde une copie.

Pour une entreprise en Angleterre et au pays de Galles à qui une société ou une LLP n’a pas payé une facture. Selon la Practice Direction on Pre-Action Conduct, elle expose la créance, réclame les intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de référence de la Bank of England et la somme forfaitaire de 40 £, 70 £ ou 100 £ du Late Payment Act (ou les intérêts prévus au contrat), accorde 14 jours pour payer ou contester et annonce une action devant le County Court. Pas pour un débiteur entrepreneur individuel ou autre personne physique : le Pre-Action Protocol for Debt Claims s’applique alors, avec 30 jours.

Pour le consommateur dont le bien acheté à une entreprise s’avère défectueux, non conforme à sa description ou impropre à son usage. Dans les 30 jours, vous pouvez le rejeter contre un remboursement intégral ; ensuite, vous demandez d’abord une réparation ou un remplacement (Consumer Rights Act 2015, sections 9 à 23). La lettre décrit le défaut, indique votre choix et vaut lettre avant poursuites : le vendeur a 14 jours pour répondre avant la procédure des petits litiges. À envoyer au vendeur, non au fabricant, par e-mail et par courrier first class.

Pour le parent, partout au Royaume-Uni, qui veut qu’un grand-parent, une nounou, un ami ou un autre adulte récupère son enfant à l’école. Lettre signée en anglais à l’école, qui nomme chaque personne autorisée à récupérer l’enfant, précise quand l’autorisation s’applique et comment la personne prouvera son identité, et qui vaut jusqu’à ce que vous la retiriez par écrit. Remise au secrétariat de l’école. Beaucoup d’écoles ont leur propre formulaire ou application ; si la vôtre en a un, utilisez-le d’abord.

Pour les administrateurs et les associés d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui décident sans assemblée : modification des statuts ou de la dénomination, approbation d’un long contrat d’administrateur ou toute autre décision des associés. Les administrateurs diffusent la résolution comme ordinaire (plus de la moitié des droits de vote) ou spéciale (au moins 75 %), et chaque associé signe pour l’approuver. Elle devient caduque après 28 jours, sauf autre délai statutaire. Une résolution spéciale est déposée à Companies House dans les 15 jours. Elle ne permet pas de révoquer un administrateur ou un commissaire aux comptes.

Pour toute personne dont la demande au titre du Freedom of Information Act 2000 – à une autorité publique en Angleterre, au pays de Galles ou en Irlande du Nord, ou à un organisme national – a été refusée en tout ou partie, a reçu une réponse incomplète ou aucune réponse sous 20 jours ouvrables : une demande de réexamen interne (internal review), avec vos raisons et la demande d’un résultat sous 20 jours ouvrables, étape qui précède une plainte à l’Information Commission (ICO). Envoi par e-mail dans les 40 jours ouvrables suivant la réponse. La réponse d’une autorité publique écossaise se réexamine plutôt au titre du Freedom of Information (Scotland) Act 2002 : utilisez la demande écossaise.

Pour le titulaire qui a payé par carte de débit, de crédit ou prépayée sans recevoir ce qu’il a payé — bien jamais livré, défectueux ou non conforme, vendeur en faillite, remboursement promis et non versé, montant erroné. La lettre demande à l’émetteur de lancer une rétrofacturation (chargeback) selon les règles du réseau de cartes. Ce n’est pas un droit légal et le réseau fixe des délais, souvent 120 jours : envoyez-la vite par e-mail ou messagerie sécurisée et par courrier first class.

Pour le client qui veut clôturer un compte courant dans une banque ou une building society. Selon la regulation 51 des Payment Services Regulations 2017, vous pouvez mettre fin à un compte courant à tout moment, avec un préavis d’un mois au plus si vos conditions en prévoient un, et la clôture est gratuite une fois le compte ouvert depuis six mois. La lettre demande à la banque de clôturer le compte, d’annuler cartes et paiements, de virer le solde sur un autre compte et de confirmer la clôture par écrit. La plupart des banques clôturent aussi gratuitement par l’application, par téléphone ou en agence.

Pour les administrateurs (directors) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui transfèrent son siège (registered office). La décision écrite, signée par tous les administrateurs, consigne la nouvelle adresse, confirme qu’il s’agit d’une adresse appropriée dans la partie du Royaume-Uni où la société est immatriculée et désigne l’administrateur qui déclarera le changement. Le changement prend effet à son enregistrement par Companies House ; le formulaire AD01 est déposé en ligne, sans frais, par la société elle-même. C’est la décision pour les registres de la société, pas le dépôt.

Pour un entrepreneur individuel, une société de personnes ou une société à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui facture un client. La facture comporte un numéro unique, la date, les deux parties, les biens ou services, le total et les coordonnées de paiement ; une entreprise immatriculée à la TVA ajoute son numéro de TVA, la date de la livraison, le taux et la TVA, comme l’exige le règlement 14 des Value Added Tax Regulations 1995. Une société indique sa dénomination enregistrée, et un entrepreneur individuel sous nom commercial aussi son propre nom et une adresse. Un PDF envoyé par e-mail convient.

Pour le parent au pays de Galles dont l’enfant n’a pas obtenu de place dans l’école demandée, à l’âge habituel d’entrée ou en cours d’année. Recours en anglais fondé sur la section 94 du School Standards and Framework Act 1998, la réglementation galloise de 2005 sur les recours et le School Admission Appeals Code du gouvernement gallois, adressé au secrétaire de la commission indépendante : il identifie la décision, expose vos motifs, demande la place et les pièces de l’audience à temps. Envoi en courrier première classe dans le délai indiqué par la lettre de refus.

Pour le propriétaire, le locataire ou le bailleur à qui l’on demande de confirmer par écrit qu’une personne – partenaire, enfant majeur, proche ou locataire d’une chambre – habite à l’adresse, souvent pour un compte bancaire, un forfait téléphonique, une école ou l’inscription chez un médecin. Le Royaume-Uni n’a pas de certificat de résidence : les organismes demandent des factures ou des relevés, et certains acceptent une lettre comme celle-ci ; demandez-leur d’abord ce qu’ils acceptent. La lettre indique depuis quand la personne y habite et vos coordonnées.

Pour le membre qui veut mettre fin à un abonnement de salle de sport, de club ou à un abonnement payant. La lettre met fin au contrat sur la base que vous choisissez — son propre préavis, la fin de la durée minimale ou le droit d’annulation de 14 jours d’un contrat conclu en ligne ou par téléphone — et demande au prestataire de ne rien prélever après la dernière échéance due. Les règles sur les abonnements du Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 ne sont pas encore en vigueur. Envoyez-la par le moyen prévu au contrat, ou par e-mail et courrier first class.

Pour l’allocataire en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse qui conteste une décision de la DWP sur l’Universal Credit, l’ESA, la JSA, une autre prestation de la DWP ou, en Angleterre et au pays de Galles, la PIP. Demande en anglais de réexamen, dans le mois (ou jusqu’à 13 mois avec des motifs) : elle dit pourquoi elle est erronée, liste les nouvelles preuves, demande les pièces de la DWP et l’avis de réexamen obligatoire. Le journal et le formulaire de la DWP sont gratuits. Envoi en première classe. Pas pour les prestations de Social Security Scotland, comme l’Adult Disability Payment, qui passent par une redetermination. Vendue vierge, car elle peut contenir des données de santé.

Pour le passager dont le vol est arrivé avec trois heures de retard ou plus, a été annulé au dernier moment, ou qui s’est vu refuser l’embarquement, sur un vol couvert par UK261 (règlement (CE) n° 261/2004 tel qu’il fait partie du droit britannique) : tout vol au départ d’un aéroport britannique, et les vols vers le Royaume-Uni d’une compagnie britannique ou, depuis un pays hors de l’UE, d’une compagnie de l’UE. La lettre réclame l’indemnité forfaitaire en livres — £220, £350 ou £520 par passager selon la distance — à la compagnie qui a opéré le vol, sauf circonstances extraordinaires. Envoyez-la par e-mail ou via le formulaire de la compagnie, et par courrier first class.

Pour le patient, partout au Royaume-Uni, qui veut une copie de son dossier médical auprès d’un cabinet de médecine générale, d’un hôpital, d’un dentiste ou d’une clinique privée. Demande d’accès en anglais, fondée sur l’article 15 du UK GDPR : elle réclame les documents que vous choisissez et les informations sur leur utilisation, et rappelle le délai d’un mois et la gratuité de la copie. Envoi par e-mail, avec une preuve d’identité. En Angleterre, l’application NHS App montre déjà à beaucoup de patients leur dossier chez le généraliste. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle contient des données de santé.

Pour le consommateur dont l’entrepreneur, le peintre, le garage, le réparateur ou un autre prestataire a mal travaillé ou pas comme convenu. Selon le Consumer Rights Act 2015, le professionnel doit fournir le service avec une diligence et une compétence raisonnables ; la lettre demande que le travail soit repris à ses frais ou, si c’est impossible, une réduction du prix (sections 49, 55 et 56), et vaut lettre avant poursuites avec 14 jours pour répondre. Envoyez-la par e-mail et courrier first class, avec des photos.

Pour une entreprise en Angleterre et au pays de Galles qui met fin à un contrat avec un fournisseur, un client ou une autre entreprise, soit avec le préavis prévu au contrat, soit parce que l’autre partie l’a gravement violé. La lettre désigne le contrat et la clause invoquée, la date de fin, décrit l’éventuel manquement et rappelle que les paiements dus et les clauses qui survivent demeurent. Respectez la clause de notification quant à l’adresse, au mode et au délai, et gardez la preuve de la remise. Résilier pour un manquement pas assez grave peut constituer soi-même un manquement : faites-vous conseiller en cas de doute.

Pour le parent au pays de Galles dont l’enfant doit manquer des jours d’école en période scolaire. Demande en anglais au directeur, fondée sur les Education (Pupil Registration) (Wales) Regulations 2010 : elle indique les dates et le jour du retour, explique le motif et demande une décision écrite avant le départ. L’école examine chaque demande selon les circonstances et peut accorder jusqu’à dix jours d’école par an pour des vacances ; une absence qu’elle n’autorise pas peut entraîner une amende du council de 60 £, 120 £ si elle est payée après 28 jours. Envoi par e-mail ou remise bien à l’avance, en anglais ou en gallois.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui consignent une réunion du conseil : présents, quorum, déclarations d’intérêts et chaque décision prise, par exemple un mandat bancaire, un contrat, un acompte sur dividende ou de nouveaux locaux. Toute société doit conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs au moins dix ans (section 248 du Companies Act 2006), et le président les signe comme fidèles. Rien n’est déposé à Companies House.

Pour le consommateur dont la réclamation auprès d’un professionnel n’a rien donné — remboursement refusé, acompte retenu, somme due pour un bien défectueux ou un travail mal fait. C’est la lettre avant poursuites (letter before claim) que la Practice Direction on Pre-Action Conduct attend avant une action en justice : elle expose la demande et le montant, liste vos pièces, laisse 14 jours pour répondre et annonce sinon une action devant la County Court via Money Claim Online. Envoyez-la par e-mail et courrier first class avec certificat de dépôt gratuit, et gardez une copie.

Pour le client particulier amené par ruse à virer de l’argent à un escroc — faux placement, achat inexistant, appel d’une prétendue banque ou police. Selon les règles de remboursement des escroqueries au virement autorisé (APP), votre banque doit en principe rembourser les paiements Faster Payments ou CHAPS faits depuis le 7 octobre 2024, jusqu’à £85 000, si vous réclamez dans les 13 mois du dernier paiement. La lettre formule la demande par écrit et exige une décision ; en cas de refus, le Financial Ombudsman Service est gratuit.

Pour le client qui a un problème avec son opérateur mobile, fixe ou internet, ou avec un service de télévision du même forfait : connexion lente ou coupée, factures erronées, hausse de prix ou modification du contrat non annoncée, difficultés lors d’un déménagement. La lettre est la réclamation formelle que l’opérateur doit traiter ; si elle n’est pas réglée en six semaines, ou si vous recevez une lettre d’impasse, vous pouvez saisir gratuitement son organisme de règlement des litiges, le Communications Ombudsman ou CISAS. Envoyez-la par e-mail ou par courrier first class.