England: Vorlagen und Formulare

Für alle, die eine Bank, ein Arbeitgeber, die Kommunalverwaltung, DVLA oder eine andere Stelle bittet, Tatsachen durch eine statutory declaration zu bestätigen – ein verlorenes Dokument, das Zusammenleben, einen geführten Namen, eine Anschrift oder eine Verwandtschaft. Sie schreiben die Tatsachen in nummerierten Absätzen; das Dokument ergänzt die Worte, die der Statutory Declarations Act 1835 verlangt. Sie unterschreiben persönlich vor einem Solicitor oder commissioner for oaths zur gesetzlichen Gebühr von 5 Pfund und 2 Pfund je Anlage oder vor einem Notar, der seine Gebühr selbst festlegt.

Für Auto-, Motorrad- oder Radfahrer in England oder Wales, deren Fahrzeug durch ein Schlagloch beschädigt wurde. Der Brief teilt dem Straßenbaulastträger (meist der Gemeinde) Zeit und Ort, den Schaden und die Kosten mit und macht ihn nach Section 41 des Highways Act 1980 für die mangelnde Unterhaltung der Straße haftbar; beruft er sich auf die Einrede nach Section 58, verlangt er die Kontroll- und Reparaturunterlagen. Ein Schreiben vor Klage: 14 Tage, dann das Verfahren für geringe Forderungen. Die meisten Träger haben auch ein kostenloses Online-Formular.

Für zwei Privatleute im Vereinigten Königreich, die einen gebrauchten Pkw, Transporter oder ein Motorrad verkaufen und kaufen. Der Vertrag hält das Fahrzeug, den Preis, die Uhrzeit der Schlüsselübergabe, den Kilometerstand und die dem Verkäufer bekannten Mängel fest und enthält eine Quittung über das Geld. „Wie besichtigt“ erlaubt dem Verkäufer keine falsche Beschreibung. Ein Privatverkauf braucht weder Steuer noch Formular: Der Verkäufer meldet ihn am selben Tag online der DVLA und gibt dem Käufer den grünen Abschnitt für den neuen Halter aus dem Fahrzeugschein (V5C). Beide unterschreiben, jeder behält eine Ausfertigung.

Für Arbeitgeber in England, Wales oder Schottland, die jemanden für eine bestimmte Zeit einstellen – Mutterschaftsvertretung, Saison, Projekt: ein Vertrag mit Enddatum, der zugleich die schriftliche Aufstellung der Arbeitsbedingungen ist, die spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen muss. Er enthält den Schutz der Fixed-term Employees Regulations 2002, die Vierjahresregel für Kettenbefristungen und die vorzeitige Kündigung mit Frist. Beide Seiten sollten sich vor der Unterschrift beraten lassen. Von beiden unterschrieben.

Für alle ab 16 Jahren, die Vornamen, Nachnamen oder beides ändern – nach Heirat, Scheidung oder einfach aus eigenem Wunsch – und einen Nachweis für Bank, Arbeitgeber, HM Passport Office oder DVLA brauchen. Eine nicht eingetragene deed poll, die Sie selbst errichten: Sie geben den alten Namen auf, nehmen den neuen an und unterschreiben mit beiden vor zwei erwachsenen Zeugen. GOV.UK erklärt den kostenlosen Weg und die freiwillige, gebührenpflichtige Eintragung bei den Royal Courts of Justice.

Für Arbeitnehmer in England, Wales oder Schottland, die mehr Zeit brauchen als ihren Urlaub – eine lange Reise, eine Familienangelegenheit, ein Studium – und das Einverständnis des Arbeitgebers wollen: ein Schreiben, das unbezahlten Urlaub zwischen zwei Daten mit Rückkehrdatum beantragt und um schriftliche Bestätigung der Rückkehr auf dieselbe Stelle und der Folgen für Urlaub, Altersversorgung und Leistungen bittet. Ein allgemeines Recht auf unbezahlten Urlaub gibt es nicht; Pflegeurlaub, Elternurlaub und Freistellung für Angehörige sind eigene gesetzliche Rechte.

Für einen Elternteil oder eine andere Person mit elterlicher Verantwortung, die einverstanden ist, dass der andere Elternteil oder jemand anderes einen britischen Reisepass für das Kind beantragt. Meist unterschreibt eine Person mit elterlicher Verantwortung den Antrag, HM Passport Office kann aber die Zustimmung aller verlangen, die sie haben – etwa nach einer Trennung. Der Brief nennt Kind und Antragsteller, Ihre Kontaktdaten und enthält eine Kopie Ihres Ausweises. Er geht mit dem Antrag oder so, wie HMPO es verlangt.

Für Fahrer in Großbritannien nach einem Zusammenstoß: ein Ort, um Name, Anschrift, Fahrzeug und Versicherer des anderen Fahrers, Zeit und Ort, Hergang, Schäden und Zeugen festzuhalten, solange alles frisch ist. Jeder Fahrer behält sein eigenes Protokoll und schickt es mit der Schadensmeldung. Es ist kein Schuldanerkenntnis. Wer seine Daten am Unfallort nicht angegeben hat, muss den Unfall so bald wie möglich und spätestens binnen 24 Stunden der Polizei melden (Section 170 des Road Traffic Act 1988); das Protokoll ersetzt diese Meldung nicht.

Für Arbeitnehmer in England, Wales oder Schottland, deren gesetzlicher Antrag auf flexible Arbeit abgelehnt wurde: ein Widerspruchsschreiben mit Gründen – ein Grund außerhalb der acht gesetzlich zulässigen, falsche Tatsachen, keine echte Anhörung – und einer annehmbaren Alternative, das ein Widerspruchsgespräch mit Begleitperson verlangt. Die gesamte Entscheidung samt Widerspruch muss binnen zwei Monaten nach dem Antrag fallen, sofern Sie keiner Verlängerung zustimmen. Übergeben und per E-Mail senden.

Für private Mieter in England, deren Wohnung Reparaturen braucht — Feuchtigkeit und Schimmel, defekte Heizung, Undichtigkeiten, fehlerhafte Elektrik. Der Brief meldet jedes Problem schriftlich mit datierten Fotos, erinnert an die Pflicht, Bausubstanz, Außenhülle und Installationen instand zu halten (section 11 des Landlord and Tenant Act 1985) und die Wohnung bewohnbar zu halten (section 9A), bittet um eine Besichtigung binnen 14 Tagen und bestätigt, dass Sie die Miete weiterzahlen. Geschieht nichts, kann die Kommune prüfen, und der nächste Schritt ist das Anspruchsschreiben nach dem Vorverfahrensprotokoll.

Für private Mieter in England, die ausziehen möchten. Seit dem 1. Mai 2026 ist jedes private „assured“-Mietverhältnis unbefristet (periodic), und der Mieter beendet es mit schriftlicher Kündigung (notice to quit) von mindestens zwei Monaten, sofern der Vermieter nicht schriftlich einer kürzeren Frist zustimmt. Die Kündigung nennt Ihr Enddatum mit einer Auffangklausel, die es bei Bedarf auf den ersten zulässigen Termin verschiebt, kann um Zustimmung zu einem früheren Datum bitten, verlangt eine Übergabe und die Rückzahlung der Kaution und nennt Ihre neue Anschrift. Per First Class mit kostenloser Einlieferungsbescheinigung (certificate of posting) und zusätzlich per E-Mail senden.

Für Eigentümer oder Mieter in England, die selbst in der Wohnung leben und möchten, dass ein Lodger auszieht. Die Kündigung verweist auf die Vereinbarung, nennt das Enddatum, verlangt die Räumung des Zimmers und die Rückgabe der Schlüssel und regelt die Kaution. Ein Lodger, der Küche, Bad oder Wohnzimmer mit Ihnen teilt, ist „excluded occupier“: Es gilt die vereinbarte oder eine angemessene Frist, ein Gerichtsbeschluss ist nicht nötig. Persönlich übergeben und eine Kopie behalten. Nicht für Mieter — dort verwendet der Vermieter Formular 3A, kostenlos auf GOV.UK.

Für private Vermieter und Mieter in England. Seit dem 1. Mai 2026 kann der Vermieter die Miete nur per Mitteilung auf Formular 4A nach section 13 des Housing Act 1988 erhöhen, einmal im Jahr, mit mindestens zwei Monaten Vorlauf, und der Mieter kann vor Beginn der neuen Miete das First-tier Tribunal (Property Chamber) anrufen. Stattdessen können Sie beide eine niedrigere Miete als vorgeschlagen vereinbaren oder die bisherige beibehalten — oder die Miete jederzeit senken. Die Vereinbarung hält fest, was ab wann gilt, von beiden unterschrieben. Sie legt keine höhere Miete fest als die in der Mitteilung vorgeschlagene, ohne Mitteilung keine höhere als die bisherige.

Für Mieter in England oder Vertragsinhaber in Wales, die ausgezogen sind und noch auf die Kaution warten. Ein Aufforderungsschreiben vor Klage an Vermieter oder Makler: Es nennt das Mietende, die Kaution und das schützende System, verlangt die Rückzahlung binnen 14 Tagen oder eine schriftliche Liste der Abzüge mit Belegen und nennt die bestrittenen Abzüge. Ohne Einigung folgt der kostenlose Schlichtungsdienst des Systems, dann der County Court. War die Kaution in England nie abgesichert, nutzen Sie das Schreiben zur nicht abgesicherten Kaution.

Für private Mieter in England. Seit dem 1. Mai 2026 darf ein Mieter schriftlich um die Haltung eines Haustiers bitten; der Vermieter muss binnen 28 Tagen schriftlich antworten und darf nicht unbillig ablehnen (section 16A des Housing Act 1988, eingefügt durch den Renters’ Rights Act 2025). Der Brief beschreibt das Tier und seine Versorgung, bietet Referenzen an und bittet um eine schriftliche Entscheidung, bei Ablehnung mit Gründen. Bittet der Vermieter um weitere Angaben oder um die Zustimmung eines übergeordneten Vermieters, kann sich die Frist auf sieben Tage nach der Antwort verschieben. Eine Tiergebühr oder eine gesonderte Tierkaution ist unzulässig.

Für das Ende eines Mietverhältnisses in England, Wales oder Schottland (in Wales eines „occupation contract“). Es hält den Tag der Schlüsselrückgabe, die Endzählerstände, den Zustand jedes Raums im Vergleich zum Einzugsprotokoll und alles fest, was der Mieter nicht anerkennt. Beide unterschreiben — oder, wenn Vermieter oder Makler nicht erscheinen, füllt der Mieter es allein mit datierten Fotos aus und schickt es per E-Mail und First Class. Es ist der Nachweis, den der kostenlose Schlichtungsdienst des Kautionssystems prüft.

Für private Mieter in England, die einen Lodger aufnehmen oder ein Zimmer bzw. die ganze Wohnung untervermieten möchten. Die meisten Mietverträge verlangen zuerst die schriftliche Zustimmung des Vermieters; Untervermietung ohne sie kann den Vertrag verletzen und ein Räumungsgrund werden. Der Brief nennt, worum Sie bitten, wer einziehen würde, wo und wie lange, bestätigt, dass Sie für die Miete haften und die Right-to-rent-Prüfung vornehmen, und bittet um Antwort binnen 14 Tagen. Nicht für Mieter von Kommunen oder Wohnungsgesellschaften, bei denen unerlaubte Untervermietung strafbar sein kann.

Für private Vermieter oder Makler in England, deren Mieter mit der Miete im Rückstand ist. Der Brief schlüsselt den Rückstand nach Perioden auf, bittet um Zahlung oder einen Ratenvorschlag bis zu einem Datum und verweist auf kostenlose Schuldnerberatung. Er sagt klar, dass der Vermieter bei ungelöstem Rückstand eine Räumungsmitteilung auf Formular 3A nach section 8 des Housing Act 1988 zustellen kann — vier Wochen Frist bei den Mietrückstandsgründen — und das Gericht anrufen kann. Er droht nie mit Schlosswechsel oder dem Entfernen von Sachen, was rechtswidrig wäre.

Für Leaseholder einer Wohnung oder eines Hauses in England oder Wales, die eine variable Service Charge zahlen und sehen wollen, wofür sie ausgegeben wird. Nach sections 21 und 22 des Landlord and Tenant Act 1985 verlangt der Brief vom Eigentümer oder Verwalter eine schriftliche Kostenaufstellung für ein Abrechnungsjahr und, wenn Sie schon eine Aufstellung oder die Jahresabrechnung haben, Einsicht in Konten, Belege und weitere Unterlagen samt Kopien. Die Nichterfüllung ohne triftigen Grund ist strafbar. Der Leasehold Advisory Service (LEASE) bietet kostenlose Musterbriefe.

Für private Mieter in England, deren Vermieter ernste Probleme nicht behoben hat — Feuchtigkeit und Schimmel, keine Heizung, gefährliche Elektrik, Ungeziefer. Der Brief bittet die Abteilung für Privatwohnungen oder Umweltgesundheit der Kommune, die Wohnung nach dem Housing Health and Safety Rating System (Teil 1 des Housing Act 2004) zu prüfen und gegen den Vermieter vorzugehen. Viele Kommunen haben ein kostenloses Onlineformular, das Sie stattdessen nutzen können; der Brief fasst Mängel, Meldeverlauf und Fotos zusammen, per Post oder E-Mail.

Für Mieter in England, deren Vermieter die Kaution nicht in einem staatlich zugelassenen System abgesichert hat, dies zu spät tat oder die vorgeschriebenen Informationen nicht binnen 30 Tagen nach Erhalt gab. Nach section 214 des Housing Act 2004 muss der County Court den Vermieter dann zur Zahlung des Ein- bis Dreifachen der Kaution verurteilen, zusätzlich zur Regelung der Kaution selbst. Der Brief schildert den Sachverhalt, verlangt Zahlung des von Ihnen genannten Betrags binnen 14 Tagen und kündigt sonst eine Klage beim County Court an.

Für Eigentümer oder Mieter in England, die ein Zimmer in der selbst bewohnten Wohnung an einen Untermieter (Lodger) vergeben. Die Vereinbarung regelt Zimmer und Gemeinschaftsräume, die Miete und was sie umfasst, eine etwaige Kaution, die Hausregeln und die Kündigungsfrist beider Seiten. Ein Lodger, der Küche, Bad oder Wohnzimmer mit Ihnen teilt, hat nur ein Nutzungsrecht (licence) und ist „excluded occupier“, kein Mieter mit „assured tenancy“: Die Mieterschutzregeln des Renters’ Rights Act gelten nicht, und für das Ende ist kein Gerichtsbeschluss nötig. Ein Mieter braucht zuerst die Zustimmung seines Vermieters. Beide unterschreiben.

Für Vermieter, Makler und Mieter in England, Wales oder Schottland zu Beginn eines Mietverhältnisses — in Wales eines „occupation contract“. Es hält den Zustand jedes Raums, Möbel und Geräte, Zählerstände, Schlüssel sowie Rauch- und Kohlenmonoxidmelder fest, verweist auf datierte Fotos und gibt dem Mieter sieben Tage für Anmerkungen. Beide unterschreiben. Gesetzlich muss der Vermieter kein Inventar erstellen (in Schottland muss es ein Makler, der den Einzug abwickelt), aber die kostenlosen Schlichtungsdienste der Kautionsschutzsysteme stützen sich darauf, wenn der Vermieter am Ende Abzüge verlangt.

Für private Vermieter oder Makler in England, die auf die schriftliche Haustieranfrage eines Mieters nach section 16A des Housing Act 1988 antworten. Wählen Sie eine Antwort: Zustimmung, Zustimmung mit angemessenen Bedingungen, begründete Ablehnung oder Bitte um weitere Angaben — schriftlich binnen 28 Tagen nach der Anfrage. Eine Ablehnung muss vernünftig sein und Wohnung und Tier betreffen, etwa ein Hauptmietvertrag, der Tiere verbietet. Der Brief bestätigt, dass keine Gebühr und keine höhere Kaution verlangt wird.