Deutschland: Vorlagen und Formulare

Das Schreiben, mit dem Sie nach dem Auszug Ihre Mietkaution zurückfordern: Es nennt Mietende, Rückgabe und Höhe der Kaution, verlangt bis zu einer Frist die Rückzahlung einschließlich der Zinsen (§ 551 Abs. 3 BGB) – oder die Freigabe des Kautionssparbuchs oder der Bürgschaft –, fordert eine nachvollziehbare Abrechnung mit Belegen und begrenzt einen Einbehalt auf einen angemessenen Teil für die noch offene Betriebskostenabrechnung. Eine feste gesetzliche Rückzahlungsfrist gibt es nicht; das Schreiben verspricht deshalb keine. Zum Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden.

Das Rückgabeprotokoll für den Auszug aus einer Mietwohnung: Vermieter und Mieter halten bei der Begehung die Zählerstände für die Schlussabrechnung fest, jeden zurückgegebenen Schlüssel, den Zustand jedes Raums, die Schäden, die der Vermieter beanstandet, neben der Stellungnahme des Mieters, Vereinbarungen dazu sowie die neue Anschrift und das Konto für die Kaution. Der Tag der Rückgabe zählt: Sechs Monate danach verjähren die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung (§ 548 BGB). Zum Ausdrucken, gemeinsamen Ausfüllen und Unterschreiben.

Der Vertrag, mit dem der Hauptmieter einer Wohnung ein Zimmer seiner WG untervermietet: Zimmer und Mitbenutzung von Küche und Bad, Miete mit Nebenkostenpauschale, Kaution nach § 551 BGB, Hausregeln und Kündigung. Er hält die Erlaubnis des Vermieters zur Untervermietung fest (§ 540 BGB) und richtet die Kündigung danach, ob das Zimmer möbliert ist und der Hauptmieter selbst in der Wohnung wohnt – dann gilt die kurze Frist bis zum 15. zum Monatsende (§ 573c Abs. 3 BGB). Unbefristet oder mit Enddatum, etwa für ein Semester. Ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.

Der übliche Mietvertrag für eine Wohnung auf unbestimmte Zeit – und der richtige für alle, die einen „befristeten Mietvertrag“ mit fester Mindestdauer suchen: Der wählbare beiderseitige Kündigungsverzicht bindet beide Seiten bis zu vier Jahre, so weit der BGH es zulässt, ohne den Grund, den ein Zeitmietvertrag nach § 575 BGB bräuchte. Sonst kündigt der Mieter mit drei Monaten Frist, der Vermieter nur mit gesetzlichem Grund. Mit Kaution nach § 551 BGB, Betriebskosten nach der BetrKV, Staffel- oder Indexmiete, Angaben zur Mietpreisbremse und Schönheitsreparaturen, die der Rechtsprechung standhalten. Ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.

Der Mietvertrag für ein möbliertes Zimmer in der Wohnung, die der Vermieter selbst bewohnt – ob er Eigentümer ist oder selbst Mieter mit Erlaubnis zur Untervermietung –, mit Mitbenutzung von Küche und Bad. Für ein solches Zimmer gilt nach § 549 Abs. 2 Nr. 2 BGB nur ein eingeschränkter Mieterschutz: keine Mietpreisbremse, keine Regeln über Mieterhöhungen, Kündigung für beide Seiten bis zum 15. zum Monatsende ohne Grund. Mit Einrichtungsliste, Nebenkostenpauschale, Kaution nach § 551 BGB, Hausregeln und wahlweise festem Enddatum. Ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.

Eine Quittung nach § 368 BGB, mit der der Zahlungsempfänger bestätigt, Geld erhalten zu haben – bar oder per Überweisung, etwa für die Rückzahlung eines Privatdarlehens, eine Rate, eine Kaution oder einen privaten Verkauf. Mit Betrag in Ziffern und Worten, Datum, Zahlungsart, Grund der Zahlung und der Angabe, ob die Schuld damit vollständig getilgt ist oder welcher Rest offen bleibt. Wer zahlt, kann die Quittung bei der Zahlung verlangen; ausdrucken und vom Empfänger von Hand unterschreiben lassen.

Der Zeitmietvertrag für eine Wohnung – nur für den Fall, dass der Vermieter sie nach Ablauf selbst oder für Angehörige nutzen, abreißen oder wesentlich umbauen oder als Werkwohnung vermieten will. Diesen Grund nennt der Vertrag bei Abschluss konkret und schriftlich, wie § 575 BGB es verlangt; ohne ihn gilt jeder befristete Mietvertrag als unbefristet. Wer nur eine feste Mindestdauer möchte, nimmt den unbefristeten Mietvertrag mit Kündigungsverzicht. Mit Kaution nach § 551 BGB, Staffel- oder Indexmiete, Angaben zur Mietpreisbremse und Schönheitsreparaturen nach der Rechtsprechung des BGH. Ausdrucken und von beiden Seiten eigenhändig unterschreiben.

Das Schreiben, mit dem Sie dem Vermieter einen Mangel der Mietwohnung anzeigen – Schimmel, Heizungsausfall, Wasserschaden, defekte Fenster – und die Minderung der Miete geltend machen. Die Anzeige ist Pflicht: Ohne sie entfällt die Minderung, soweit der Vermieter den Mangel hätte beheben können (§ 536c BGB). Das Schreiben beschreibt den Mangel, setzt eine Frist zur Beseitigung, berechnet die Minderung aus der Bruttomiete, lässt Sie wählen, ob Sie unter Vorbehalt voll zahlen (der sicherere Weg) oder sofort kürzen, und kündigt die Aufrechnung nach § 556b Abs. 2 BGB an. Zum Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden.

Mit diesem Schreiben kehren Sie zur Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG zurück, nachdem Sie auf sie verzichtet und Ihre Umsätze regulär versteuert haben. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre; danach kann er nur mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden. Das Schreiben nennt das Jahr des Verzichts und das Jahr, ab dem die Regelung wieder gelten soll, und legt dar, dass die Umsatzgrenzen von 25.000 € und 100.000 € eingehalten werden. Eine „Abmeldung“ von der Umsatzsteuer gibt es nicht – das hier ist der Weg zurück zur Steuerfreiheit.

Das Schreiben an den Vermieter, wenn die Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) falsch oder nicht nachvollziehbar ist: Es erhebt Einwendungen gegen die einzelnen Positionen innerhalb der Zwölfmonatsfrist des § 556 Abs. 3 BGB, verlangt Einsicht in Rechnungen, Verträge und Verbrauchswerte – seit 2025 darf der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB) –, fordert eine berichtigte Abrechnung und hält nur den strittigen Teil einer Nachzahlung zurück. Keine Form vorgeschrieben; zum Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden.

Das Übergabeprotokoll für den Einzug in eine Mietwohnung: Vermieter und Mieter halten bei der gemeinsamen Begehung die Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Heizung fest, jeden übergebenen Schlüssel, den Zustand jedes Raums und die mitvermietete Einrichtung als Inventarliste. Mängel, die schon vorhanden sind, werden nur unter Vorbehalt angenommen – sonst entfallen für sie später Minderung und Schadensersatz (§ 536b BGB). Zum Ausdrucken, gemeinsamen Ausfüllen und Unterschreiben durch beide Seiten, mit Fotos als Anlage.

Das Reklamationsschreiben an den Reiseveranstalter nach einer mangelhaften Pauschalreise: Sie benennen die Mängel und Ihre Anzeige vor Ort, berechnen die Minderung des Reisepreises (§ 651m BGB), verlangen Ersatz für selbst geschaffene Abhilfe und weitere Schäden, bei erheblicher Beeinträchtigung auch eine Entschädigung für nutzlos aufgewendete Urlaubszeit (§ 651n BGB), und setzen eine Zahlungsfrist. Die Ansprüche verjähren zwei Jahre nach dem vertraglichen Reiseende (§ 651j BGB); eine Monatsfrist für die Anmeldung gibt es nicht mehr.

Schriftliche Vereinbarung getrennt lebender Eltern über den Umgang mit ihren gemeinsamen Kindern: regelmäßige Umgangszeiten, Schulferien, Feiertage und Geburtstage, Abholen und Zurückbringen, Ersatztermine, Telefon- und Videokontakt, Information und Auslandsreisen. Wichtig vor dem Kauf: Eine private Umgangsvereinbarung ist nicht vollstreckbar. Durchsetzbar wird eine Umgangsregelung erst, wenn das Familiengericht sie als Vergleich billigt (§ 156 Abs. 2 FamFG); diese Vereinbarung eignet sich als Grundlage dafür oder für eine Einigung mit Hilfe des Jugendamts.

Ihr Antrag an das Finanzamt, fällige Steuern nach § 222 AO zu stunden und in Raten oder später zu zahlen, wenn die Zahlung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte wäre – etwa nach einer hohen Nachzahlung, einem Auftragsausfall oder einer Krankheit. Das Schreiben nennt Steuerart, Zeitraum, Betrag und Fälligkeit, schlägt einen Zahlungsplan vor, begründet die Härte, gibt einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen und äußert sich zur Sicherheitsleistung. Stundungszinsen von 0,5 % im Monat sind günstiger als Säumniszuschläge von 1 %. Per Post oder über ELSTER.

Die ordentliche Kündigung einer Mietwohnung wegen Eigenbedarfs (§ 573 Abs. 2 Nr. 2 BGB): Das Schreiben nennt, wie es § 573 Abs. 3 BGB verlangt, die Person, die einziehen soll, ihr Verhältnis zum Vermieter, ihre derzeitige Wohnsituation und die Gründe für den Bedarf, gibt die Frist nach der Wohndauer an (drei, sechs oder neun Monate), widerspricht der stillschweigenden Verlängerung und belehrt über das Widerspruchsrecht des Mieters in Textform (§ 574b BGB). Schriftform: ausdrucken und von allen Vermietern eigenhändig unterschreiben.