Irlanda del Nord: modelli e moduli

Per il dipendente in Irlanda del Nord a cui il datore, o l’ex datore, non ha dato i documenti: un’unica lettera che chiede le buste paga mancanti (articolo 40 dell’Employment Rights (Northern Ireland) Order 1996), il P60 di un anno fiscale, il P45 dopo la cessazione e la dichiarazione scritta delle condizioni d’impiego dovuta entro due mesi dall’inizio (articolo 33). Compili solo le righe che servono; le altre scompaiono. Dà 14 giorni e indica i passi successivi: l’industrial tribunal e la segnalazione a HMRC. Inviata per posta prioritaria e per e-mail.

Per un cliente e un consulente o freelance autonomo in Irlanda del Nord, che lavora in proprio o tramite una propria società. Il contratto disciplina i servizi, i compensi e le fatture, le spese, il diritto a un sostituto, la titolarità del lavoro, la riservatezza, la responsabilità, la cessazione e le regole off-payroll (IR35), valide in tutto il Regno Unito. Le sue parole non decidono lo status lavorativo o fiscale, che segue il modo reale di lavorare: ciascuna parte dovrebbe farsi consigliare se lo status non è chiaro.

Per l’inquilino privato in Irlanda del Nord che ha ricevuto un avviso di aumento del canone. Dal 1° aprile 2025 il canone può aumentare solo una volta ogni 12 mesi, con avviso scritto almeno tre mesi prima che indichi la data e il nuovo canone (articoli 5D e 5E del Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). La lettera spiega al locatore perché l’avviso non rispetta queste regole e che continuerà a pagare il canone attuale — oppure, se le rispetta, gli chiede di riconsiderare l’importo. L’importo non ha tetto. Inviata con posta tracciata con firma.

Per un’impresa in Irlanda del Nord che fornisce servizi a un’altra impresa: consulenza, design, manutenzione, marketing o assistenza informatica. Il contratto stabilisce i servizi, i compensi, la fatturazione e il pagamento entro un termine concordato, la titolarità del lavoro prodotto, la riservatezza, la protezione dei dati, un tetto di responsabilità, il preavviso di recesso e la legge e i tribunali dell’Irlanda del Nord. Il ritardo nei pagamenti fa maturare interessi legali. Firmano entrambe le imprese. Per un libero professionista è più adatto il contratto di consulenza.

Per il viaggiatore dell’Irlanda del Nord il cui pacchetto turistico — volo e hotel, o altri servizi venduti insieme — non era come prenotato: un hotel diverso o scadente, servizi mancanti, un itinerario cambiato. Secondo le Package Travel and Linked Travel Arrangements Regulations 2018 l’organizzatore risponde di ogni parte del pacchetto e deve una riduzione del prezzo e un risarcimento per quanto non è andato bene. La lettera li chiede e vale come ultima lettera prima di una small claim davanti alla county court, con 14 giorni per rispondere. La invii all’organizzatore per e-mail e per raccomandata (Royal Mail Signed For).

Per chiunque in Irlanda del Nord a cui una banca, un datore di lavoro, la DVLA, un fondo pensione o un altro ente chieda di confermare fatti con una statutory declaration: un documento smarrito, la convivenza, un nome usato o un legame di parentela. Scrive i fatti in paragrafi numerati; il documento aggiunge le parole richieste dallo Statutory Declarations Act 1835. Firma di persona davanti a un solicitor, un commissioner for oaths, un notaio o un giudice di pace; il compenso di un commissioner è di 5 sterline, più 2 per ogni allegato (SR 1993/418).

Per il beneficiario in Irlanda del Nord che non condivide una decisione del Department for Communities su Universal Credit, Personal Independence Payment, Employment and Support Allowance, Carer’s Allowance o altra prestazione. Richiesta scritta di riesame, entro un mese dalla decisione o più tardi con i motivi: indica la decisione, spiega perché è sbagliata, elenca le nuove prove, chiede le prove usate e un avviso di riesame obbligatorio, il passo prima del ricorso a The Appeals Service. Il journal online e il telefono sono alternative gratuite. Con posta di prima classe. Venduta in bianco.

Per il genitore in qualsiasi parte del Regno Unito che vuole che un nonno, una tata, un amico o un altro adulto ritiri il figlio da scuola. Lettera firmata in inglese alla scuola che indica ogni persona autorizzata al ritiro, quando vale la delega e come la persona proverà la propria identità, valida finché non la revoca per iscritto. Si consegna in segreteria. Molte scuole hanno un proprio modulo o un’app per il ritiro; se la Sua ce l’ha, usi prima quello.

Per gli amministratori e i soci di una private limited company nel Regno Unito che decidono senza assemblea: modifica dello statuto o della denominazione, approvazione di un lungo contratto di un amministratore o altra decisione dei soci. Gli amministratori fanno circolare la delibera come ordinaria (più della metà dei diritti di voto) o speciale (almeno il 75%), e ogni socio firma per approvarla. Decade dopo 28 giorni salvo diversa previsione statutaria. La delibera speciale va depositata a Companies House entro 15 giorni. Non serve a revocare un amministratore o un revisore.

Per chi ha visto la propria richiesta ai sensi del Freedom of Information Act 2000 – a un’autorità pubblica in Inghilterra, Galles o Irlanda del Nord, o a un ente nazionale – respinta in tutto o in parte, evasa in modo incompleto o senza risposta entro 20 giorni lavorativi: una richiesta di riesame interno (internal review), con le Sue ragioni e la richiesta dell’esito entro 20 giorni lavorativi, il passo prima del reclamo all’Information Commission (ICO). Si invia per e-mail entro 40 giorni lavorativi dalla risposta. La risposta di un’autorità pubblica scozzese si riesamina invece secondo il Freedom of Information (Scotland) Act 2002: usi la richiesta scozzese.

Per il titolare che ha pagato con carta di debito, di credito o prepagata e non ha ricevuto ciò che ha pagato — beni mai consegnati, difettosi o non conformi, un venditore fallito, un rimborso promesso e non pagato, un importo sbagliato. La lettera chiede all’emittente di avviare un chargeback secondo le regole del circuito. Non è un diritto di legge e il circuito fissa dei termini, spesso 120 giorni, quindi la invii presto per e-mail o messaggio sicuro e per posta first class.

Per il cliente che vuole chiudere un conto corrente presso una banca o una building society. Secondo la regulation 51 delle Payment Services Regulations 2017 può chiudere un conto corrente in qualsiasi momento, con un preavviso di un mese al massimo se le condizioni lo prevedono, e la chiusura è gratuita dopo sei mesi dall’apertura. La lettera chiede alla banca di chiudere il conto, annullare carte e pagamenti, trasferire il saldo su un altro conto e confermare la chiusura per iscritto. La maggior parte delle banche chiude i conti gratis anche via app, telefono o in filiale.

Per gli amministratori (directors) di una private limited company nel Regno Unito che ne trasferiscono la sede legale (registered office). La delibera scritta, firmata da tutti gli amministratori, registra il nuovo indirizzo, conferma che è un indirizzo idoneo nella parte del Regno Unito in cui la società è registrata e indica l’amministratore che depositerà la modifica. La modifica ha effetto quando Companies House la registra; il modulo AD01 si deposita online, senza costi, a cura della società stessa. È la decisione per i libri sociali, non il deposito.

Per un’impresa individuale, una società di persone o una private limited company nel Regno Unito che fattura a un cliente. La fattura ha un numero univoco, la data, le due parti, i beni o servizi, il totale e i dati per il pagamento; un’impresa registrata ai fini IVA aggiunge il numero di partita VAT, il momento della cessione, l’aliquota e l’imposta, come richiede il regolamento 14 delle Value Added Tax Regulations 1995. Una società indica la propria denominazione registrata, e un imprenditore individuale con nome commerciale anche il proprio nome e un indirizzo. Un PDF inviato per e-mail va bene.

Per il proprietario, l’inquilino o il locatore a cui si chiede di confermare per iscritto che una persona – partner, figlio adulto, parente o inquilino di una stanza – abita all’indirizzo, spesso per un conto bancario, un contratto telefonico, la scuola o l’iscrizione dal medico di base. Nel Regno Unito non esiste il certificato di residenza, quindi gli enti chiedono bollette o estratti conto, e alcuni accettano anche una lettera come questa; chieda prima che cosa accettano. La lettera indica da quando la persona vi abita e i Suoi recapiti.

Per l’iscritto che vuole chiudere un abbonamento in palestra, a un club o un abbonamento a pagamento. La lettera scioglie il contratto sulla base che sceglie — il preavviso previsto dal contratto, la fine della durata minima o il diritto di recesso di 14 giorni per un contratto concluso online o per telefono — e chiede al fornitore di non incassare nulla dopo l’ultimo pagamento dovuto. Le regole sugli abbonamenti del Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 non sono ancora in vigore. La invii con il mezzo indicato nel contratto, o per e-mail e posta first class.

Per il passeggero il cui volo è arrivato con tre o più ore di ritardo, è stato cancellato con poco preavviso, o al quale è stato negato l’imbarco, su un volo coperto da UK261 (regolamento (CE) n. 261/2004 come parte del diritto britannico): ogni volo in partenza da un aeroporto britannico e i voli verso il Regno Unito di una compagnia britannica o, da fuori dell’UE, di una compagnia dell’UE. La lettera chiede la compensazione fissa in sterline — £220, £350 o £520 a passeggero, secondo la distanza — alla compagnia che ha operato il volo, salvo circostanze eccezionali. La invii per e-mail o con il modulo della compagnia, e per posta first class.

Per il paziente in qualsiasi parte del Regno Unito che vuole una copia della propria documentazione sanitaria dal medico di base, da un ospedale, da un dentista o da una clinica privata. Richiesta di accesso in inglese ai sensi dell’articolo 15 dell’UK GDPR: chiede i documenti scelti da Lei e le informazioni sul loro uso, e ricorda il termine di un mese e la gratuità della copia. Si invia per e-mail con un documento d’identità. In Inghilterra l’app NHS App mostra già a molti pazienti la loro cartella presso il medico di base. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per gli amministratori di una private limited company nel Regno Unito che verbalizzano una riunione del consiglio: presenti, quorum, dichiarazioni di interesse e ogni decisione presa, come un mandato bancario, un contratto, un acconto sui dividendi o nuovi locali. Ogni società deve conservare i verbali delle riunioni degli amministratori per almeno dieci anni (sezione 248 del Companies Act 2006), e il presidente li firma come fedeli. Nulla va depositato presso Companies House.

Per il cliente privato indotto con l’inganno a inviare denaro a un truffatore con un bonifico — un falso investimento, un acquisto inesistente, una telefonata di una finta banca o polizia. Secondo le regole di rimborso per le truffe con pagamenti autorizzati (APP), la banca deve di norma rimborsare i pagamenti Faster Payments o CHAPS fatti dal 7 ottobre 2024, fino a £85.000, se li chiede entro 13 mesi dall’ultimo pagamento. La lettera presenta la richiesta per iscritto e chiede una decisione; in caso di rifiuto, il Financial Ombudsman Service è gratuito.

Per il cliente con un problema con l’operatore mobile, fisso o internet, o con un servizio TV dello stesso pacchetto: connessione lenta o interrotta, bollette sbagliate, un aumento di prezzo o una modifica del contratto non comunicati, problemi con un trasloco. La lettera è il reclamo formale che l’operatore deve trattare; se non è risolto entro sei settimane, o riceve una lettera di stallo, può rivolgersi gratuitamente al suo organismo ADR, il Communications Ombudsman o CISAS. La invii per e-mail o per posta first class.

Per il consumatore che ha pagato con carta di credito tutto o parte del prezzo di beni o servizi di valore superiore a £100 e fino a £30.000, quando il venditore ha violato il contratto o descritto in modo falso ciò che vendeva — beni difettosi, nulla consegnato, un’impresa fallita. Secondo la section 75 del Consumer Credit Act 1974 l’emittente della carta risponde quanto il venditore. La lettera presenta la richiesta; se l’emittente la respinge o non risponde entro otto settimane, può rivolgersi gratuitamente al Financial Ombudsman Service.

Per un amministratore (director) di una private limited company nel Regno Unito che lascia l’incarico. La lettera presenta le dimissioni da una data indicata, chiede alla società di comunicarlo a Companies House entro 14 giorni con il modulo TM01 e di aggiornare la propria documentazione, e precisa che le dimissioni da amministratore non pongono fine da sole a un rapporto di lavoro o a una partecipazione. Secondo lo statuto tipo le dimissioni hanno effetto come stabilito una volta ricevute dalla società. Una società deve avere almeno un amministratore persona fisica, quindi l’amministratore unico provvede prima a un sostituto.

Per il consiglio di una private limited company nel Regno Unito che nomina un nuovo amministratore (director). La delibera scritta degli amministratori registra la nomina, la data di efficacia e chi la comunicherà a Companies House, e il nuovo amministratore firma il consenso ad assumere l’incarico. Dal 18 novembre 2025 il nuovo amministratore deve prima verificare la propria identità presso Companies House e dare alla società il suo codice personale; la società deposita la nomina con il modulo AP01, online, entro 14 giorni. La delibera resta nei libri sociali.