Inghilterra: modelli e moduli

Per il genitore in Inghilterra, in Galles o in Scozia il cui figlio è stato assente da scuola per malattia e la cui scuola chiede una giustificazione. Breve lettera in inglese alla scuola con le date dell’assenza e il giorno in cui ha avvisato per la prima volta la scuola, che chiede di registrare l’assenza come giustificata per malattia. Non descrive la malattia. In Inghilterra le linee guida ufficiali dicono che le scuole non devono chiedere abitualmente prove mediche. Si consegna a mano o per e-mail. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per due persone o imprese che hanno concordato di chiudere una controversia — su denaro, merci, lavori, danni o un deposito — con il pagamento di una somma concordata dall’una all’altra. L’accordo registra il pagamento e la scadenza, che una volta pagato chiude tutte le pretese sulla controversia, che nessuna parte ammette responsabilità e che ciascuna sostiene le proprie spese. Non è per una controversia con il datore di lavoro: le pretese di un dipendente si chiudono solo con un accordo concluso dopo il parere di un consulente indipendente, o tramite Acas. Entrambe firmano; ciascuna conserva una copia.

Per un’impresa in Inghilterra e Galles a cui una società o una LLP non ha pagato una fattura. Secondo la Practice Direction on Pre-Action Conduct, espone il credito, chiede gli interessi di legge dell’8% oltre il tasso di riferimento della Bank of England e la somma fissa di £40, £70 o £100 del Late Payment Act (o gli interessi del contratto), concede 14 giorni per pagare o contestare e preannuncia un’azione davanti al County Court. Non è per un debitore imprenditore individuale o altra persona fisica: per loro vale il Pre-Action Protocol for Debt Claims, con 30 giorni.

Per il consumatore il cui bene acquistato da un’impresa si rivela difettoso, non conforme alla descrizione o inadatto allo scopo. Entro 30 giorni può rifiutarlo con rimborso integrale; dopo, chiede prima una riparazione o una sostituzione (Consumer Rights Act 2015, sections 9-23). La lettera descrive il difetto, indica la Sua scelta e vale come lettera prima dell’azione: il venditore ha 14 giorni per rispondere prima della procedura per le controversie di modesta entità. La invii al venditore, non al produttore, per e-mail e per posta first class.

Per il genitore in qualsiasi parte del Regno Unito che vuole che un nonno, una tata, un amico o un altro adulto ritiri il figlio da scuola. Lettera firmata in inglese alla scuola che indica ogni persona autorizzata al ritiro, quando vale la delega e come la persona proverà la propria identità, valida finché non la revoca per iscritto. Si consegna in segreteria. Molte scuole hanno un proprio modulo o un’app per il ritiro; se la Sua ce l’ha, usi prima quello.

Per gli amministratori e i soci di una private limited company nel Regno Unito che decidono senza assemblea: modifica dello statuto o della denominazione, approvazione di un lungo contratto di un amministratore o altra decisione dei soci. Gli amministratori fanno circolare la delibera come ordinaria (più della metà dei diritti di voto) o speciale (almeno il 75%), e ogni socio firma per approvarla. Decade dopo 28 giorni salvo diversa previsione statutaria. La delibera speciale va depositata a Companies House entro 15 giorni. Non serve a revocare un amministratore o un revisore.

Per chi ha visto la propria richiesta ai sensi del Freedom of Information Act 2000 – a un’autorità pubblica in Inghilterra, Galles o Irlanda del Nord, o a un ente nazionale – respinta in tutto o in parte, evasa in modo incompleto o senza risposta entro 20 giorni lavorativi: una richiesta di riesame interno (internal review), con le Sue ragioni e la richiesta dell’esito entro 20 giorni lavorativi, il passo prima del reclamo all’Information Commission (ICO). Si invia per e-mail entro 40 giorni lavorativi dalla risposta. La risposta di un’autorità pubblica scozzese si riesamina invece secondo il Freedom of Information (Scotland) Act 2002: usi la richiesta scozzese.

Per il titolare che ha pagato con carta di debito, di credito o prepagata e non ha ricevuto ciò che ha pagato — beni mai consegnati, difettosi o non conformi, un venditore fallito, un rimborso promesso e non pagato, un importo sbagliato. La lettera chiede all’emittente di avviare un chargeback secondo le regole del circuito. Non è un diritto di legge e il circuito fissa dei termini, spesso 120 giorni, quindi la invii presto per e-mail o messaggio sicuro e per posta first class.

Per il cliente che vuole chiudere un conto corrente presso una banca o una building society. Secondo la regulation 51 delle Payment Services Regulations 2017 può chiudere un conto corrente in qualsiasi momento, con un preavviso di un mese al massimo se le condizioni lo prevedono, e la chiusura è gratuita dopo sei mesi dall’apertura. La lettera chiede alla banca di chiudere il conto, annullare carte e pagamenti, trasferire il saldo su un altro conto e confermare la chiusura per iscritto. La maggior parte delle banche chiude i conti gratis anche via app, telefono o in filiale.

Per gli amministratori (directors) di una private limited company nel Regno Unito che ne trasferiscono la sede legale (registered office). La delibera scritta, firmata da tutti gli amministratori, registra il nuovo indirizzo, conferma che è un indirizzo idoneo nella parte del Regno Unito in cui la società è registrata e indica l’amministratore che depositerà la modifica. La modifica ha effetto quando Companies House la registra; il modulo AD01 si deposita online, senza costi, a cura della società stessa. È la decisione per i libri sociali, non il deposito.

Per un’impresa individuale, una società di persone o una private limited company nel Regno Unito che fattura a un cliente. La fattura ha un numero univoco, la data, le due parti, i beni o servizi, il totale e i dati per il pagamento; un’impresa registrata ai fini IVA aggiunge il numero di partita VAT, il momento della cessione, l’aliquota e l’imposta, come richiede il regolamento 14 delle Value Added Tax Regulations 1995. Una società indica la propria denominazione registrata, e un imprenditore individuale con nome commerciale anche il proprio nome e un indirizzo. Un PDF inviato per e-mail va bene.

Per il proprietario, l’inquilino o il locatore a cui si chiede di confermare per iscritto che una persona – partner, figlio adulto, parente o inquilino di una stanza – abita all’indirizzo, spesso per un conto bancario, un contratto telefonico, la scuola o l’iscrizione dal medico di base. Nel Regno Unito non esiste il certificato di residenza, quindi gli enti chiedono bollette o estratti conto, e alcuni accettano anche una lettera come questa; chieda prima che cosa accettano. La lettera indica da quando la persona vi abita e i Suoi recapiti.

Per l’iscritto che vuole chiudere un abbonamento in palestra, a un club o un abbonamento a pagamento. La lettera scioglie il contratto sulla base che sceglie — il preavviso previsto dal contratto, la fine della durata minima o il diritto di recesso di 14 giorni per un contratto concluso online o per telefono — e chiede al fornitore di non incassare nulla dopo l’ultimo pagamento dovuto. Le regole sugli abbonamenti del Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 non sono ancora in vigore. La invii con il mezzo indicato nel contratto, o per e-mail e posta first class.

Per il beneficiario in Inghilterra, Galles o Scozia che non è d’accordo con una decisione del DWP su Universal Credit, ESA, JSA, un’altra prestazione del DWP o, in Inghilterra e Galles, PIP. Richiesta scritta in inglese di riesame, entro un mese dalla decisione (o fino a 13 mesi con motivazione): spiega perché la decisione è sbagliata, elenca le nuove prove, chiede gli atti del DWP e l’avviso di riesame obbligatorio. Il journal online e il modulo del DWP sono gratuiti. Si spedisce con posta di prima classe. Non vale per le prestazioni di Social Security Scotland, come l’Adult Disability Payment: per esse c’è la redetermination. Venduta in bianco, perché può contenere dati sanitari.

Per il passeggero il cui volo è arrivato con tre o più ore di ritardo, è stato cancellato con poco preavviso, o al quale è stato negato l’imbarco, su un volo coperto da UK261 (regolamento (CE) n. 261/2004 come parte del diritto britannico): ogni volo in partenza da un aeroporto britannico e i voli verso il Regno Unito di una compagnia britannica o, da fuori dell’UE, di una compagnia dell’UE. La lettera chiede la compensazione fissa in sterline — £220, £350 o £520 a passeggero, secondo la distanza — alla compagnia che ha operato il volo, salvo circostanze eccezionali. La invii per e-mail o con il modulo della compagnia, e per posta first class.

Per il paziente in qualsiasi parte del Regno Unito che vuole una copia della propria documentazione sanitaria dal medico di base, da un ospedale, da un dentista o da una clinica privata. Richiesta di accesso in inglese ai sensi dell’articolo 15 dell’UK GDPR: chiede i documenti scelti da Lei e le informazioni sul loro uso, e ricorda il termine di un mese e la gratuità della copia. Si invia per e-mail con un documento d’identità. In Inghilterra l’app NHS App mostra già a molti pazienti la loro cartella presso il medico di base. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per il genitore in Inghilterra che vuole vedere il fascicolo scolastico del figlio o averne una copia. Richiesta in inglese ai sensi della regola 5 delle Education (Pupil Information) (England) Regulations 2005: il consiglio di istituto di una scuola del council deve mostrarlo gratuitamente e consegnarne una copia, al massimo al costo, entro 15 giorni di scuola. Per una academy o una free school, la lettera chiede le stesse informazioni in base all’UK GDPR. Si invia per e-mail o si consegna alla segreteria della scuola.

Per il consumatore il cui muratore, imbianchino, officina, riparatore o altro prestatore ha lavorato male o non come concordato. Secondo il Consumer Rights Act 2015 il professionista deve prestare il servizio con ragionevole cura e perizia; la lettera chiede che il lavoro sia rifatto a sue spese o, se non è possibile, una riduzione del prezzo (sections 49, 55 e 56), e vale come lettera prima dell’azione con 14 giorni per rispondere. La invii per e-mail e posta first class, con fotografie.

Per un’impresa in Inghilterra e Galles che pone fine a un contratto con un fornitore, un cliente o un’altra impresa, con il preavviso previsto dal contratto oppure perché l’altra parte lo ha violato gravemente. La lettera indica il contratto e la clausola invocata, la data di cessazione, descrive l’eventuale violazione e ricorda che i pagamenti dovuti e le clausole destinate a sopravvivere restano validi. Segua la clausola sulle comunicazioni per indirizzo, modalità e tempi e conservi la prova della consegna. Risolvere per una violazione non abbastanza grave può essere a sua volta una violazione: in caso di dubbio si faccia consigliare.

Per gli amministratori di una private limited company nel Regno Unito che verbalizzano una riunione del consiglio: presenti, quorum, dichiarazioni di interesse e ogni decisione presa, come un mandato bancario, un contratto, un acconto sui dividendi o nuovi locali. Ogni società deve conservare i verbali delle riunioni degli amministratori per almeno dieci anni (sezione 248 del Companies Act 2006), e il presidente li firma come fedeli. Nulla va depositato presso Companies House.

Per il consumatore il cui reclamo al venditore non ha avuto esito — un rimborso rifiutato, un acconto trattenuto, somme dovute per beni difettosi o un lavoro mal fatto. È la letter before claim che la Practice Direction on Pre-Action Conduct richiede prima di una causa: espone la pretesa e l’importo, elenca i documenti, concede 14 giorni per rispondere e annuncia altrimenti un’azione davanti alla County Court tramite Money Claim Online. La invii per e-mail e per posta first class con certificato di spedizione gratuito, e ne conservi una copia.

Per il cliente privato indotto con l’inganno a inviare denaro a un truffatore con un bonifico — un falso investimento, un acquisto inesistente, una telefonata di una finta banca o polizia. Secondo le regole di rimborso per le truffe con pagamenti autorizzati (APP), la banca deve di norma rimborsare i pagamenti Faster Payments o CHAPS fatti dal 7 ottobre 2024, fino a £85.000, se li chiede entro 13 mesi dall’ultimo pagamento. La lettera presenta la richiesta per iscritto e chiede una decisione; in caso di rifiuto, il Financial Ombudsman Service è gratuito.

Per il cliente con un problema con l’operatore mobile, fisso o internet, o con un servizio TV dello stesso pacchetto: connessione lenta o interrotta, bollette sbagliate, un aumento di prezzo o una modifica del contratto non comunicati, problemi con un trasloco. La lettera è il reclamo formale che l’operatore deve trattare; se non è risolto entro sei settimane, o riceve una lettera di stallo, può rivolgersi gratuitamente al suo organismo ADR, il Communications Ombudsman o CISAS. La invii per e-mail o per posta first class.

Per il consumatore che ha pagato con carta di credito tutto o parte del prezzo di beni o servizi di valore superiore a £100 e fino a £30.000, quando il venditore ha violato il contratto o descritto in modo falso ciò che vendeva — beni difettosi, nulla consegnato, un’impresa fallita. Secondo la section 75 del Consumer Credit Act 1974 l’emittente della carta risponde quanto il venditore. La lettera presenta la richiesta; se l’emittente la respinge o non risponde entro otto settimane, può rivolgersi gratuitamente al Financial Ombudsman Service.