Acta: modelos y formularios

Para el inquilino y el arrendador de una vivienda en España al terminar el alquiler: el acta que firman los dos cuando se devuelven las llaves, con la fecha de la devolución, las lecturas de los contadores, las llaves devueltas, el estado de cada estancia, los daños que señala el arrendador y las observaciones del inquilino, la fianza entregada, lo que acuerden sobre ella y la cuenta para devolverla. Esa fecha marca el mes tras el cual la fianza no devuelta devenga interés (artículo 36.4 de la Ley de Arrendamientos Urbanos). Se firma por duplicado, en mano. En español.

El acta que firman el propietario y el inquilino en Chipre cuando termina el arrendamiento y se devuelve la vivienda: el estado de cada estancia, los daños que van más allá del desgaste normal, las lecturas finales de los contadores, las llaves y qué parte de la fianza retiene el propietario, por qué y antes de qué fecha devuelve el resto. Al firmarla, el propietario limita sus reclamaciones por daños visibles a lo que figura en ella, lo que liquida la fianza.

Para el arrendador y el inquilino en Francia, el día de la salida y la devolución de las llaves. El acta francesa (état des lieux) sigue el decreto francés n.º 2016-382: la nueva dirección del inquilino, la fecha del acta de entrada, las lecturas de los contadores, las llaves devueltas, el estado de cada estancia frente al de la entrada y, en una vivienda amueblada, el mobiliario. Separa el desgaste normal, que asume el arrendador, de los daños, y recuerda el plazo para devolver el depósito de garantía. La firma cada parte, un ejemplar para cada una.

El acta que se levanta a la salida, cuando el inquilino devuelve una vivienda alquilada en Rumanía: su estado, los daños que excedan del desgaste normal, las lecturas de los contadores, las llaves devueltas y la fianza (el importe pagado, cuánto se retiene y por qué, y cuándo se devuelve el resto). Firmada por ambas partes, cierra el alquiler sin dejar pendiente ninguna reclamación que no conste por escrito.

El acta que se levanta cuando se devuelve un piso alquilado en Polonia al terminar el alquiler: el estado del piso y del mobiliario comparado con el acta de entrada, las lecturas de los contadores, las llaves devueltas, los daños encontrados y la liquidación de la fianza (cuánto se descuenta, por qué y a qué cuenta se devuelve el resto). Liquidarla en el momento es la forma más sencilla de que la fianza no acabe en los tribunales.

El acta que firman arrendador e inquilino en Alemania cuando el inquilino devuelve un piso alquilado: lecturas de los contadores para la liquidación final, cada llave devuelta, el estado de cada estancia, los daños que señala el arrendador junto a las observaciones del inquilino, lo acordado, y la nueva dirección y la cuenta del inquilino para la fianza. La fecha de devolución importa: según el § 548 del Código Civil alemán (BGB), las reclamaciones del arrendador por cambios o deterioros del piso prescriben seis meses después de recuperarlo. En alemán, para imprimir, rellenar juntos y firmar por ambas partes.

Para el final de un alquiler privado en Irlanda del Norte. Recoge el día en que se devolvieron las llaves, las lecturas finales de los contadores, el estado de cada habitación comparado con el acta de entrada y lo que el inquilino no acepta. Lo firman ambos — o, si el casero o la agencia no acude, lo rellena el inquilino solo con fotos fechadas y lo envía ese mismo día por correo electrónico y por correo certificado con firma (recorded delivery). Es la prueba que valora el servicio gratuito de disputas de TDS Northern Ireland o myDeposits Northern Ireland.

El acta de devolución de una vivienda alquilada en Austria al final del arrendamiento, que ambas partes rellenan y firman juntas: la fecha de devolución, las lecturas de contadores para las facturas finales, las llaves devueltas, el estado de cada estancia, los daños que señala el arrendador junto a la opinión del inquilino, los acuerdos que haya, la fianza y la cuenta para su devolución. La fecha pone en marcha los plazos del Código Civil austriaco: un año para las reclamaciones del arrendador por daños (§ 1111 ABGB) y seis meses para los gastos del inquilino (§ 1097 ABGB). En alemán.

El acta que firman un arrendador y un inquilino en Grecia cuando termina el alquiler y se devuelve la vivienda: su estado, los daños que superan el desgaste normal, las lecturas de los contadores, las llaves y la liquidación de la fianza: cuánto se retiene, por qué y cuándo se devuelve el resto. Las reclamaciones del arrendador por daños prescriben a los seis meses de recuperar la vivienda (art. 602 del Código Civil griego), así que la fecha y el contenido del acta tienen verdadero peso.

Para el arrendador y el inquilino en Italia al final de un alquiler: el acta que firman ambos al devolver las llaves, con las lecturas de los contadores, las llaves devueltas, el estado de cada estancia comparado con el de la entrega, los daños que excedan el desgaste normal, las reservas de cada parte, la fianza pagada y lo acordado sobre su devolución, y la nueva dirección del inquilino. Deja constancia del estado de la vivienda el día de la devolución (art. 1590 del Codice civile italiano) y se hace en dos ejemplares. En italiano.

Para el final de un alquiler en Inglaterra, Gales o Escocia (en Gales, un «occupation contract»). Recoge el día de entrega de las llaves, las lecturas finales de los contadores, el estado de cada habitación frente al informe de entrada y lo que el inquilino no acepta. Lo firman ambos o, si el casero o la agencia no acuden, lo rellena el inquilino solo con fotos fechadas y lo envía por correo electrónico y correo de primera clase. Es la prueba que examina el servicio gratuito de disputas del sistema de fianzas.

El acta que se levanta el día en que se entrega al inquilino un piso en Polonia: el estado del piso y del mobiliario, las lecturas de los contadores de electricidad, gas, agua y calefacción, las llaves entregadas y los defectos observados, firmada por ambas partes. Cuando se devuelve el piso, su estado se compara con esta acta, que es lo que decide qué daños se produjeron durante el alquiler y, por tanto, qué puede descontarse de la fianza.

El acta que firman un arrendador y un inquilino en Grecia cuando se entrega la vivienda: el estado de cada habitación, un inventario de muebles y equipamiento, las lecturas de los contadores de electricidad, agua, gas y calefacción, las llaves y los defectos ya existentes. Se adjunta al contrato y es la principal prueba del estado inicial: a la salida, la vivienda se compara con ella para decidir qué es desgaste normal y qué puede retenerse de la fianza.

Para el arrendador y el inquilino de una vivienda en España al comienzo del alquiler: el acta que firman los dos el día de la entrega de las llaves, con las lecturas de los contadores, las llaves entregadas, el estado de cada estancia, el inventario del mobiliario y los electrodomésticos, los documentos entregados, las reparaciones pendientes y el número de fotos adjuntas. Recoge el estado en que el inquilino recibe la vivienda (artículos 1561 y 1562 del Código Civil). Se firma por duplicado, en mano, y se une al contrato. En español.

Para caseros, agencias e inquilinos en Irlanda del Norte al inicio de un alquiler privado. Recoge el estado de cada habitación, los muebles y electrodomésticos, las lecturas de los contadores, las llaves y los detectores de humo, calor y monóxido de carbono, remite a fotos fechadas y da al inquilino siete días para añadir observaciones. Lo firman ambas partes. Ninguna ley lo exige, pero los servicios gratuitos de resolución de disputas de TDS Northern Ireland y myDeposits Northern Ireland se basan en él cuando el casero propone descuentos de la fianza.

Para caseros, agencias e inquilinos en Inglaterra, Gales o Escocia al inicio del alquiler (en Gales, un «occupation contract»). Recoge el estado de cada habitación, los muebles y electrodomésticos, las lecturas de los contadores, las llaves y los detectores de humo y de monóxido de carbono, remite a fotos fechadas y da al inquilino siete días para añadir observaciones. Lo firman ambos. Ninguna ley obliga al casero a hacer inventario (en Escocia sí a la agencia que gestiona la entrada), pero los servicios gratuitos de resolución de disputas de los sistemas de fianzas se basan en él cuando el casero propone descuentos al final.

El acta que arrendador e inquilino en Austria rellenan y firman juntos cuando el inquilino entra en la vivienda: lecturas de contadores, llaves entregadas, estado de cada estancia, el equipamiento (baño, inodoro, calefacción, caldera) que fija la categoría y la renta de referencia según la ley austriaca de arrendamientos (MRG), los defectos conocidos con reserva de reducción de la renta según el Código Civil austriaco (§ 1096 ABGB), el inventario, el certificado energético y la fianza. Recuerda a ambas partes el registro de domicilio en tres días. En alemán, válido en todos los estados federados.

El acta que se levanta al entrar a vivir, cuando el propietario entrega al inquilino una vivienda alquilada en Rumanía: el estado de cada habitación, el mobiliario entregado, las lecturas de los contadores de electricidad, gas, agua y calefacción, el número de llaves y cualquier defecto visible. Es un anexo del contrato de alquiler y la principal prueba del estado de la vivienda al inicio, la que decide, a la salida, qué puede retenerse de la fianza.

El documento que decide a quién corresponde la fianza. Recoge las lecturas de todos los contadores, el número de llaves entregadas, el mobiliario y el estado de la vivienda en ese momento. Se rellena tanto a la entrada como a la salida: comparar las dos actas es la única prueba objetiva de qué ha cambiado.

El acta que firman el propietario y el inquilino en Chipre al entregar la vivienda: el estado de cada estancia, el inventario de muebles y equipamiento, las lecturas de los contadores de electricidad y agua, las llaves y los desperfectos ya existentes. Como en Chipre la fianza se rige por el contrato y no por la ley, esta acta es la que decide al final qué es daño y qué es desgaste normal. Las fotografías tomadas el mismo día la completan.

Para el arrendador y el inquilino en Italia al comienzo de un alquiler: el acta que firman ambos y que describe la vivienda en el momento de la entrega (lecturas de los contadores, llaves entregadas, estado de cada estancia, muebles y electrodomésticos, fotos adjuntas y observaciones). Es la descripción acordada a la que remite el art. 1590 del Codice civile italiano: al final del arrendamiento, la vivienda se devuelve en el estado descrito, salvo el desgaste normal. Se hace en dos ejemplares, uno para cada parte, y se adjunta al contrato. En italiano.