Entreprises : modèles et formulaires
16 modèles à remplir ou à télécharger.
Relance de paiement d’une facture échue (Italie)
Pour une entreprise ou un professionnel qui veut rappeler à un client une facture échue avant une mise en demeure : une lettre courtoise en italien avec le numéro, la date et le montant de la facture, l’échéance, la demande de payer sous quelques jours avec l’IBAN, et le rappel qu’entre entreprises les intérêts de retard courent de toute façon dès le lendemain de l’échéance (décret législatif 231/2002). Si le paiement est déjà parti, elle prie de ne pas en tenir compte. Envoi par e-mail ou PEC ; à défaut, la mise en demeure suit.
Accord de confidentialité réciproque (NDA) (Italie)
Pour deux entreprises ou professionnels en Italie qui échangent des informations confidentielles avant de collaborer, de vendre ou d’investir : un accord italien de non-divulgation réciproque avec l’objet de l’échange, ce qui est confidentiel ou non, l’usage permis, les salariés et conseils autorisés, la restitution des informations, la durée après les pourparlers et une pénalité avec son approbation spécifique (art. 1341 et 1342 du code civil italien). Il renvoie à la protection des secrets d’affaires (art. 98 et 99 du code italien de la propriété industrielle). Signé en deux exemplaires ou numériquement.
Mise en demeure pour factures impayées entre entreprises (Italie)
Pour une entreprise ou un professionnel non payé par un client entreprise en Italie : une lettre en italien qui énumère les factures impayées, rappelle les intérêts de retard et les 40 € du décret législatif 231/2002 dus sans demande, fixe un délai pour payer et vaut, au choix, sommation au sens de l’art. 1454 du code civil italien (au moins 15 jours, après quoi le contrat est résolu de plein droit) ou mise en demeure qui interrompt la prescription. Envoi par PEC à l’adresse de la société dans INI-PEC, ou par recommandé.
Bail commercial 6+6 (Italie)
Pour qui loue ou prend à bail un magasin, un bureau, un atelier ou un entrepôt en Italie pour une activité commerciale ou libérale : un bail italien à usage non résidentiel selon la loi 392/1978, de six ans renouvelables six ans, avec la destination, le loyer et son indexation ISTAT à 75 pour cent, les charges, le dépôt de garantie, la résiliation par le preneur, l’indemnité de clientèle et la clause sur le certificat énergétique. Ni pour les hôtels (neuf ans) ni pour les activités temporaires. À enregistrer dans les 30 jours avec le formulaire RLI.
Acte constitutif et statuts d’une association sportive d’amateurs (ASD) (Italie)
Pour qui fonde en Italie un club sportif amateur à but non lucratif (ASD) : l’acte constitutif en italien, avec fondateurs, premier conseil et président, et des statuts types comportant les clauses exigées par l’art. 7 du décret législatif italien 36/2021 (dénomination, objet sportif, absence de but lucratif, démocratie et égalité des chances, compte rendu, affectation sportive du patrimoine) et l’interdiction de fonctions dans un autre club de la même fédération (art. 11). Pas de notaire ; enregistrement à l’Agenzia delle Entrate puis, après l’affiliation, inscription au registre national des activités sportives d’amateurs.
Acte constitutif et statuts d’une association culturelle non reconnue (Italie)
Pour qui fonde en Italie une association culturelle à but non lucratif : l’acte constitutif en italien, avec les membres fondateurs, le premier conseil et le président, et des statuts types en treize articles (buts, membres, assemblée, conseil, patrimoine et compte rendu, dissolution) selon les art. 36 à 38 du code civil italien. Pas de notaire : tous les fondateurs signent l’acte et les statuts, enregistrés à l’Agenzia delle Entrate, qui attribue le code fiscal. Ce ne sont pas des statuts d’organisme du tiers secteur (APS, ODV) à inscrire au registre RUNTS.
Contrat de prestation de services entre entreprises (Italie)
Pour une entreprise ou un professionnel qui confie un service continu à une autre entreprise en Italie (nettoyage, maintenance, assistance informatique, conseil) : un contrat italien sur l’objet, la durée, le prix, la facturation électronique par le SdI, le délai de paiement, les intérêts de retard du décret législatif 231/2002, les obligations du prestataire, la confidentialité et la résiliation avec préavis, approuvée spécifiquement (art. 1341 et 1342 du code civil italien). Sans tribunal exclusif ni pénalités. Signé en deux exemplaires ou numériquement, chaque partie signant aussi l’approbation des clauses.
Lettre de résiliation d’un contrat de fourniture ou de services entre entreprises (Italie)
Pour une entreprise ou un professionnel qui veut sortir d’un contrat avec un fournisseur en Italie (nettoyage, logiciel, location de matériel, maintenance) : une lettre en italien qui exerce la faculté de retrait prévue au contrat (art. 1373 du code civil italien), avec le renvoi à la clause, le préavis, la date d’effet et les demandes de clôture : facture finale, reprise du matériel, restitution des données, arrêt des prélèvements. Envoi par PEC à l’adresse du fournisseur dans INI-PEC ou par recommandé. Si le contrat ne prévoit pas de retrait, la lettre ne suffit pas.
Contrat de travail indépendant pour freelance (Italie)
Pour une entreprise ou un particulier qui confie une mission à un travailleur indépendant en Italie, avec ou sans numéro de TVA : un contrat italien sur l’objet, la liberté d’organiser le temps et le lieu, la durée, la rémunération, le paiement sous 60 jours au plus, la résiliation avec un préavis raisonnable et les modifications seulement par écrit, comme l’exige la loi italienne 81/2017 sur le travail indépendant. Pour celui qui n’a pas de numéro de TVA, il renvoie au reçu pour prestation occasionnelle et à la retenue à la source. La résiliation est approuvée spécifiquement (art. 1341 du code civil). Signé en deux exemplaires ou numériquement.
Reçu pour prestation occasionnelle sans numéro de TVA (Italie)
Pour qui effectue un travail indépendant occasionnel en Italie sans numéro de TVA : le reçu en italien que le prestataire remet au client lors du paiement, avec les données et codes fiscaux des parties, la prestation, la rémunération brute, la retenue de 20 % si le client est tenu de la pratiquer, le net, la mention hors champ de TVA et la place du timbre de 2 € au-delà de 77,47 €. Ce n’est pas une facture : qui a un numéro de TVA ne facture qu’électroniquement par le Système d’échange (SdI).
Avis d’honoraires et demande de paiement (pas une facture) (Italie)
Pour les professionnels et indépendants en Italie qui demandent à être payés avant de facturer : l’avis d’honoraires italien (avviso di parcella) énumère la prestation, la rémunération, l’éventuelle contribution de retraite, la TVA et la retenue, le total et l’IBAN, et demande le paiement à une date. Il n’a pas de valeur fiscale et n’est pas une facture : qui a un numéro de TVA émet la facture électronique par le Système d’échange (SdI) au paiement ; qui n’en a pas remet un reçu pour prestation occasionnelle. Envoi par e-mail, PEC ou recommandé.
Procès-verbal d’assemblée des associés de S.r.l. nommant ou révoquant l’administrateur (Italie)
Pour les associés d’une S.r.l. italienne qui nomment ou révoquent l’administrateur unique ou un membre du conseil : le procès-verbal en italien de l’assemblée, avec président et secrétaire, convocation ou assemblée totalitaire, associés présents et leurs parts, résultat du vote, données de l’administrateur, durée et rémunération, et l’acceptation des fonctions signée par la personne nommée. Pas de notaire ; la nomination s’inscrit au registre des entreprises dans les trente jours (art. 2383 du code civil italien) par la Comunicazione unica. Les majorités sont celles des statuts ou, à défaut, de l’art. 2479-bis.
Décision de transfert du siège dans la même commune pour une S.r.l. (Italie)
Pour l’administrateur unique ou le conseil d’administration d’une S.r.l. italienne dont les statuts n’indiquent comme siège que la commune : la décision en italien qui transfère le siège à une nouvelle adresse dans la même commune, sans notaire (art. 111-ter des dispositions d’application du code civil italien), avec la date d’effet et la charge de déposer la déclaration au registre des entreprises par la Comunicazione unica signée numériquement. Si les statuts donnent l’adresse complète, ou si le siège part dans une autre commune, il faut modifier les statuts devant notaire, ce que ce document ne couvre pas.
Procès-verbal d’assemblée de S.r.l. approuvant les comptes annuels (Italie)
Pour les associés d’une S.r.l. italienne qui approuvent les comptes annuels : le procès-verbal en italien de l’assemblée ordinaire, avec président et secrétaire, convocation ou assemblée totalitaire, associés présents et leurs parts, résultat du vote, résultat de l’exercice et affectation du bénéfice ou couverture de la perte. Les comptes sont présentés aux associés dans les 120 jours de la clôture, ou 180 si les statuts le permettent (art. 2478-bis du code civil italien), et déposés au registre des entreprises dans les trente jours de l’approbation. Les comptes, préparés par l’organe d’administration, sont joints.
Procès-verbal d’assemblée ordinaire des associés de S.r.l. (rémunération de l’administrateur et autres décisions) (Italie)
Pour les associés d’une S.r.l. italienne qui prennent en assemblée des décisions ordinaires : la rémunération de l’administrateur, l’autorisation d’une opération que les statuts réservent aux associés, la nomination du réviseur ou d’autres matières de l’art. 2479 du code civil italien. Le procès-verbal en italien contient l’ordre du jour, président et secrétaire, convocation ou assemblée totalitaire, associés présents et leurs parts, résultat du vote et décisions, et se transcrit dans le livre des décisions des associés. Pas pour modifier les statuts, augmenter le capital ou dissoudre : il faut alors le notaire.
Bilan final de liquidation et plan de répartition d’une S.r.l. (Italie)
Pour le liquidateur d’une S.r.l. italienne dont la liquidation est achevée : un document en italien qui résume l’actif réalisé, les dettes payées, les frais et le reliquat, indique ce qui revient à chaque associé (plan de répartition, art. 2492 du code civil italien) et contient les déclarations du liquidateur. Les états comptables finaux et, s’ils ont été nommés, le rapport des contrôleurs ou du réviseur sont joints. Il se dépose au registre des entreprises : pendant quatre-vingt-dix jours, chaque associé peut former une réclamation, puis le bilan est réputé approuvé (art. 2493) et la radiation de la société est demandée.
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