Niemcy: wzory i formularze

Niemieckie wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika (Eigenkündigung): z zachowaniem okresu wypowiedzenia na wybraną datę, a pomocniczo na najbliższy możliwy termin, z prośbą o potwierdzenie odbioru, pełną opinię o pracy (qualifiziertes Arbeitszeugnis) oraz udzielenie albo wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z § 623 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) wypowiedzenie jest ważne tylko na papierze z odręcznym podpisem – e-mail, faks, skan i każda inna forma elektroniczna są nieważne. Po niemiecku, do wydruku, podpisania i doręczenia za potwierdzeniem.

Pozew, którym pracownik w Niemczech kwestionuje wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę (Kündigungsschutzklage). Kto uważa wypowiedzenie za nieskuteczne, musi wnieść pozew do sądu pracy (Arbeitsgericht) w ciągu trzech tygodni od jego doręczenia (§ 4 KSchG), inaczej uważa się je za skuteczne (§ 7 KSchG). Bezpłatnie pozew przyjmuje do protokołu także biuro wniosków (Rechtsantragstelle) każdego sądu pracy. Pismo zawiera strony, żądanie, wypowiedzenie, wielkość zakładu, radę zakładową i uzasadnienie; w pierwszej instancji sprawę można prowadzić osobiście (§ 11 ArbGG). Po niemiecku, do wydruku, podpisania i złożenia z jednym odpisem – e-mail nie wystarcza.

Pismo, którym najemca w Niemczech sprzeciwia się zwykłemu wypowiedzeniu wynajmującego – na przykład z powodu potrzeb własnych – i żąda kontynuacji najmu, bo wyprowadzka byłaby dla niego lub domowników nieuzasadnioną uciążliwością (§ 574 niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB): podeszły wiek, choroba, ciąża, dzieci w szkole lub brak przystępnego mieszkania zastępczego. Od 01.01.2025 wystarcza forma dokumentowa (§ 574b BGB); sprzeciw musi dotrzeć do wynajmującego najpóźniej dwa miesiące przed końcem najmu. Pismo podaje powody i nie uznaje wypowiedzenia. Po niemiecku.

Wypowiedzenie umowy na prąd lub gaz w Niemczech po zapowiedzianej podwyżce cen, bez okresu wypowiedzenia, na dzień, od którego ma obowiązywać nowa cena. Poza zaopatrzeniem podstawowym podstawą jest § 41 ust. 5 niemieckiej ustawy o gospodarce energetycznej (EnWG), w zaopatrzeniu podstawowym (Grundversorgung) § 5 ust. 3 rozporządzeń StromGVV lub GasGVV; zaopatrzenie podstawowe można też wypowiedzieć w każdej chwili z dwutygodniowym okresem. Z numerem klienta i licznika, adresem dostawy, datą zawiadomienia o cenie, wypowiedzeniem posiłkowym na najbliższy termin i prośbą o potwierdzenie końca umowy w formie tekstowej. Po niemiecku.

Reklamacja konsumencka do sprzedawcy prądu lub gazu w Niemczech – na przykład z powodu błędnego rozliczenia, zbyt wysokich zaliczek, nieuwzględnionego odczytu licznika, brakującego bonusu lub niepotwierdzonego wypowiedzenia. Pismo podaje numer klienta, numer licznika i adres dostawy, opisuje problem, żąda jego usunięcia i przypomina ustawowy czterotygodniowy termin na odpowiedź (§ 111a niemieckiej ustawy o gospodarce energetycznej, EnWG). Jeśli nie przyniesie skutku, jest warunkiem bezpłatnego wniosku do organu pojednawczego dla sporów energetycznych (§ 111b EnWG). Nie dotyczy wody i ciepła sieciowego. Po niemiecku.

Umowa o rozwiązaniu stosunku pracy w Niemczech za porozumieniem stron (Aufhebungsvertrag), po niemiecku: data zakończenia, wynagrodzenie i zwolnienie z obowiązku pracy, odprawa, pozostały urlop, świadectwo z uzgodnioną oceną, dokumenty pracownicze i klauzula zrzeczenia się dalszych roszczeń. Wstęp zapisuje przyczynę, od której zależy 12-tygodniowa blokada zasiłku dla bezrobotnych (§ 159 SGB III), a umowa ostrzega przed blokadą i obowiązkiem zgłoszenia. Według § 623 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) jest ważna tylko wydrukowana i podpisana odręcznie przez obie strony – forma elektroniczna jest wykluczona.

Pisemny wniosek do niemieckiego urzędu właściwego w sprawach zmiany nazwisk o zmianę nazwiska, imienia lub obu na podstawie niemieckiej ustawy o zmianie nazwisk i imion (NamÄndG): dane wnioskodawcy, żądane nazwisko lub imię, ważny powód, którego wymaga § 3 NamÄndG, dzieci, na które zmiana rozciąga się zgodnie z § 4, oraz załączniki. Nie dotyczy powrotu do nazwiska rodowego po rozwodzie, nazwisk dwuczłonowych (możliwych od 1 maja 2025 r.) ani zmiany na podstawie ustawy o samostanowieniu (SBGG) – to oświadczenia składane w urzędzie stanu cywilnego (Standesamt). Po niemiecku, gotowy do wydruku, podpisania i wysłania.

Wniosek pracownika w Niemczech o płatny urlop szkoleniowy (Bildungsurlaub – w niektórych krajach związkowych Bildungszeit lub Bildungsfreistellung) na uznane szkolenie, z tytułem, organizatorem, miejscem, terminem, liczbą dni roboczych i dowodem uznania. Jeden dokument dla wszystkich 14 krajów związkowych z ustawą o takim urlopie: wybiera się kraj związkowy miejsca pracy, którego ustawa określa prawo do urlopu, okres wyczekiwania, termin wniosku i uznawanie szkoleń. W Bawarii takiego urlopu nie ma, a w Saksonii dopiero od 01.01.2027. Po niemiecku.

Wniosek do niemieckiego pracodawcy o urlop wypoczynkowy (Erholungsurlaub) w określonym terminie, z liczbą dni roboczych i osobą przejmującą obowiązki. Powołuje § 7 ust. 1 niemieckiej federalnej ustawy urlopowej (BUrlG), zgodnie z którym pracodawca uwzględnia życzenia pracownika, chyba że sprzeciwiają się temu pilne potrzeby zakładu lub życzenia innych pracowników zasługujące ze względów społecznych na pierwszeństwo. Zaznacza, że urlop zaczyna się dopiero po zatwierdzeniu, i zostawia miejsce na decyzję pracodawcy. Forma nie jest wymagana. Po niemiecku.

Umowa między dwoma przedsiębiorstwami w Niemczech o stałe lub jednorazowe usługi — doradztwo, obsługę IT, marketing, księgowość, usługi agencyjne — w której usługodawca odpowiada za staranne działanie, a nie za określony rezultat (Dienstvertrag w rozumieniu §§ 611 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB). Reguluje zakres usług i to, co poza nim, samodzielne wykonywanie, czas trwania i okres wypowiedzenia, wynagrodzenie z terminem płatności i ustawowymi skutkami opóźnienia, ponowne wykonanie, poufność, umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO, prawa do wyników pracy i ograniczenie odpowiedzialności. W języku niemieckim.

Umowa o pracę na czas nieokreślony, w pełnym lub niepełnym wymiarze, w Niemczech, po niemiecku, ze wszystkimi istotnymi warunkami, których wymaga niemiecka ustawa o dokumentowaniu warunków zatrudnienia (Nachweisgesetz, NachwG): początek, stanowisko, miejsce pracy, okres próbny, czas pracy i przerwy, nadgodziny, wynagrodzenie i termin wypłaty, płaca minimalna, urlop, okresy wypowiedzenia według § 622 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), forma pisemna wypowiedzenia i termin na pozew, układy zbiorowe, szkolenia i emerytura pracownicza. Klauzula o terminach zawitych nie obejmuje płacy minimalnej.

Umowa o pracę na czas określony według niemieckiej ustawy o pracy w niepełnym wymiarze i umowach terminowych (TzBfG), po niemiecku: bez obiektywnej przyczyny (do dwóch lat) albo z przyczyną, jak zastępstwo, przejściowe zapotrzebowanie czy sprawdzenie pracownika. Zawiera wszystkie warunki wymagane przez Nachweisgesetz, płacę minimalną, urlop, wypowiedzenie w trakcie umowy i termin zawity z wyłączeniem płacy minimalnej. Terminowość wymaga formy pisemnej i podpisów obu stron przed pierwszym dniem pracy – inaczej umowa jest bezterminowa.

Aneks do niemieckiej umowy o pracę o pracy w domu i pracy mobilnej, po niemiecku: początek i zakres, wybór między pracą mobilną a telepracą na stałym stanowisku w domu według niemieckiego rozporządzenia o miejscach pracy (ArbStättV), czas pracy, dostępność i ewidencja czasu, sprzęt i ryczałt na koszty, ochrona danych w mieszkaniu, BHP, ubezpieczenie wypadkowe, brak pracy z zagranicy bez osobnej umowy oraz wypowiedzenie porozumienia. Niemieckie prawo nie daje prawa do pracy w domu, dlatego trzeba ją uzgodnić.

Jedno pismo na cztery drogi po leczeniu w Niemczech, które budzi zastrzeżenia lub mogło być błędne: skarga do samej praktyki lub szpitala, skarga na postępowanie zawodowe do krajowej izby lekarskiej (Landesärztekammer), wniosek do komisji ekspertów lub komisji pojednawczej przy izbie (Gutachterkommission lub Schlichtungsstelle) oraz prośba do kasy chorych o pomoc na podstawie § 66 niemieckiego kodeksu socjalnego, księga V (SGB V). Z opisem zdarzeń, wybraną drogą i na życzenie zwolnieniem z tajemnicy lekarskiej. Po niemiecku.

Umowa najmu mieszkania w Niemczech na czas oznaczony (Zeitmietvertrag) – tylko na wypadek, który dopuszcza niemieckie prawo: wynajmujący zamierza po upływie najmu sam zamieszkać w lokalu lub oddać go bliskim, rozebrać go lub gruntownie przebudować albo wynająć jako mieszkanie służbowe, i podaje tę przyczynę konkretnie na piśmie przy zawarciu umowy, jak wymaga § 575 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB). Bez takiej przyczyny umowa obowiązuje na czas nieoznaczony – minimalny okres najmu zapewnia umowa na czas nieoznaczony ze zrzeczeniem się wypowiedzenia. Z kaucją według § 551 BGB, czynszem schodkowym lub indeksowanym i danymi o limicie czynszu. Po niemiecku, do wydruku i odręcznego podpisu.

Umowa między przedsiębiorstwem a samozatrudnionym freelancerem w Niemczech z udzieleniem praw do korzystania z wyników pracy na podstawie niemieckiej ustawy o prawie autorskim (UrhG). Opisuje rzeczywiście samodzielną współpracę, bez poleceń co do czasu, miejsca i sposobu pracy i bez włączenia w organizację zleceniodawcy, oraz reguluje wynagrodzenie, zwolnienie małych przedsiębiorców z VAT, składkę na ubezpieczenie artystów, poufność i wypowiedzenie. Otwarcie wskazuje ryzyko pozornego samozatrudnienia: decydują fakty, nie nazwa (§ 7 ust. 1 SGB IV). Z wyborem co do ustalenia statusu według § 7a SGB IV. Po niemiecku.

Umowa między dwoma przedsiębiorstwami w Niemczech o określony rezultat — oprogramowanie, stronę internetową, ekspertyzę, koncepcję, naprawę lub montaż — za który odpowiada wykonawca (Werkvertrag w rozumieniu §§ 631 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB). Zawiera opis dzieła i uzgodnione właściwości, termin wykonania, procedurę odbioru z terminem z § 640 ust. 2 BGB, wymagalność wynagrodzenia z chwilą odbioru, uprawnienia z tytułu wad, wypowiedzenie, prawa do korzystania z dzieła, poufność i ograniczenie odpowiedzialności. Nie dla robót budowlanych ani dla wytwarzania rzeczy ruchomych, do których stosuje się przepisy o sprzedaży. W języku niemieckim.

Pismo, którym najemca w Niemczech prosi wynajmującego o zgodę na podnajem pokoju lub całego mieszkania – bez niej nie wolno oddać mieszkania do używania osobie trzeciej (§ 540 niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB). Wskazuje pomieszczenia, okres i podnajemcę z datą urodzenia i adresem, uzasadnia interes powstały po zawarciu umowy, w przypadku części mieszkania powołuje się na roszczenie o zgodę z § 553 BGB i wskazuje szczególne prawo wypowiedzenia w razie odmowy. Wynajem turystom to osobny wybór, bo zwykła zgoda go nie obejmuje. Po niemiecku, do wydruku, podpisania i wysłania.

Pismo do niemieckiego publicznego ubezpieczenia emerytalnego (Deutsche Rentenversicherung) z wnioskiem o informację emerytalną (Rentenauskunft), aktualny przebieg ubezpieczenia (Versicherungsverlauf) lub wyjaśnienie konta ubezpieczeniowego (Kontenklärung) – z numerem ubezpieczenia, nazwiskiem rodowym i datą urodzenia, powodem oraz brakującymi okresami, na przykład szkołą, studiami, wychowaniem dzieci lub pracą za granicą. Ubezpieczenie oferuje te wnioski także bezpłatnie online; pismo jest dla tych, którzy wolą złożyć wniosek na piśmie, nie mają dostępu do usług online albo mieszkają za granicą. Po niemiecku, gotowe do wydruku, podpisania i wysłania.

Umowa niemieckiej spółki cywilnej (Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GbR) według przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2024 r. (§§ 705 i nast. niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB, po reformie MoPeG) – dla dwóch lub trzech przedstawicieli wolnych zawodów, osób samozatrudnionych albo małego zespołu: nazwa i siedziba, czy spółka zostanie wpisana do rejestru spółek jako eGbR, cel, wkłady i udziały, prowadzenie spraw i reprezentacja, uchwały, zysk i strata, wypowiedzenie, wystąpienie, śmierć wspólnika, rozliczenie i rozwiązanie. Sama umowa nie wymaga notariusza. Po niemiecku.

Umowa o świadczenie usług między niemiecką spółką GmbH lub UG (haftungsbeschränkt) a jej członkiem zarządu (Geschäftsführer), odrębna od powołania uchwałą wspólników. Reguluje obowiązki i czynności wymagające zgody wspólników, początek i miejsce pracy, wynagrodzenie stałe i zmienne, wynagrodzenie w czasie choroby, urlop, zakaz konkurencji w czasie trwania umowy, poufność, wypowiedzenie i zwolnienie z obowiązku pracy po odwołaniu. Określa udziały członka zarządu i wyjaśnia, kiedy podlega on ubezpieczeniu jako pracownik: bez udziałów zawsze; wspólnik jest samozatrudniony tylko z większością lub mniejszością blokującą we wszystkich sprawach spółki. Po niemiecku.