Deutschland: Vorlagen und Formulare

Die Mahnung des Vermieters an einen Mieter, der mit der Miete im Rückstand ist: offene Monate und Beträge, Gesamtsumme, Zahlungsfrist und Konto. Die Miete ist im Voraus bis zum dritten Werktag des Monats fällig (§ 556b BGB); wer nicht zahlt, ist schon ohne Mahnung im Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB) und schuldet Verzugszinsen (§ 288 BGB). Das Schreiben nennt sachlich, ab welchem Rückstand eine fristlose Kündigung möglich ist (§ 543 Abs. 2, § 569 Abs. 3 BGB), lädt zu einer Ratenvereinbarung ein und verweist auf Jobcenter und Sozialamt. Eine Form ist nicht vorgeschrieben; stellen Sie es so zu, dass Sie den Zugang beweisen können.

Vertrag zwischen zwei Unternehmen über ein bestimmtes Ergebnis – eine Software, eine Website, ein Gutachten, ein Konzept, eine Reparatur oder Montage –, für das der Auftragnehmer einsteht (Werkvertrag nach §§ 631 ff. BGB). Mit Leistungsbeschreibung und vereinbarter Beschaffenheit, Fertigstellungstermin, Abnahmeverfahren mit Frist nach § 640 Abs. 2 BGB, Fälligkeit der Vergütung bei Abnahme, Mängelrechten, Kündigung, Nutzungsrechten am Werk, Vertraulichkeit und Haftungsbegrenzung. Nicht für Bauverträge und nicht für die Herstellung beweglicher Sachen, für die Kaufrecht gilt.

Ihr Einspruch gegen einen Bescheid des Finanzamts – etwa den Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- oder Grundsteuerwertbescheid – oder gegen einen Kindergeldbescheid der Familienkasse. Die Frist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe; ein mit der Post geschickter Bescheid gilt seit 2025 erst am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§§ 355, 122 AO). Das Schreiben bezeichnet den Bescheid, sagt, was geändert werden soll, begründet den Einspruch oder kündigt die Begründung an und kann zugleich die Aussetzung der Vollziehung beantragen, denn der Einspruch allein stoppt die Zahlung nicht.

Der Mietvertrag für ein möbliertes Zimmer in der Wohnung, die der Vermieter selbst bewohnt – ob er Eigentümer ist oder selbst Mieter mit Erlaubnis zur Untervermietung –, mit Mitbenutzung von Küche und Bad. Für ein solches Zimmer gilt nach § 549 Abs. 2 Nr. 2 BGB nur ein eingeschränkter Mieterschutz: keine Mietpreisbremse, keine Regeln über Mieterhöhungen, Kündigung für beide Seiten bis zum 15. zum Monatsende ohne Grund. Mit Einrichtungsliste, Nebenkostenpauschale, Kaution nach § 551 BGB, Hausregeln und wahlweise festem Enddatum. Ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.

Der Dienstvertrag zwischen einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) und ihrem Geschäftsführer – getrennt von der Bestellung durch Gesellschafterbeschluss. Er regelt Aufgaben und zustimmungspflichtige Geschäfte, Beginn und Dienstort, Festgehalt und variable Vergütung, Gehaltsfortzahlung bei Krankheit, Urlaub, Wettbewerbsverbot während der Laufzeit, Verschwiegenheit, Kündigung und Freistellung nach einer Abberufung. Mit der Beteiligung des Geschäftsführers und dem Hinweis, wann er sozialversicherungspflichtig ist: Ein Fremdgeschäftsführer ist stets beschäftigt, ein Gesellschafter-Geschäftsführer nur mit Mehrheit oder umfassender Sperrminorität selbständig.

Die schriftliche Krankmeldung an den Arbeitgeber nach § 5 EntgFG: Sie teilen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer mit – ohne Diagnose. Für gesetzlich Versicherte berücksichtigt das Schreiben die eAU: Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab, die Pflicht zur unverzüglichen Krankmeldung bleibt aber bestehen. Privat Versicherte kündigen die Bescheinigung auf Papier an. Mit Personalnummer und einem Feld für die Anschrift bei Erkrankung im Ausland.

Die schriftliche Mängelanzeige, die Sie noch im Urlaub der Reiseleitung oder dem Reiseveranstalter übergeben: Sie listet die Reisemängel mit Datum auf, verlangt Abhilfe bis zu einer Frist und kündigt an, dass Sie sonst selbst Abhilfe schaffen und die Kosten verlangen (§ 651k BGB). Ohne rechtzeitige Anzeige verlieren Sie Minderung und Schadensersatz, soweit Abhilfe möglich gewesen wäre (§ 651o BGB). Mit Feld für die Empfangsbestätigung der Reiseleitung. Die Reklamation nach der Rückkehr ist ein eigenes Dokument.

Das Schreiben, mit dem Sie dem Vermieter einen Mangel der Mietwohnung anzeigen – Schimmel, Heizungsausfall, Wasserschaden, defekte Fenster – und die Minderung der Miete geltend machen. Die Anzeige ist Pflicht: Ohne sie entfällt die Minderung, soweit der Vermieter den Mangel hätte beheben können (§ 536c BGB). Das Schreiben beschreibt den Mangel, setzt eine Frist zur Beseitigung, berechnet die Minderung aus der Bruttomiete, lässt Sie wählen, ob Sie unter Vorbehalt voll zahlen (der sicherere Weg) oder sofort kürzen, und kündigt die Aufrechnung nach § 556b Abs. 2 BGB an. Zum Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden.

Schreiben an Ihre Bank oder Sparkasse, mit dem Sie eine Lastschrift zurückbuchen lassen, eine angekündigte Lastschrift stoppen, künftige Lastschriften eines Zahlungsempfängers untersagen oder einen Dauerauftrag löschen. Eine SEPA-Basislastschrift können Sie binnen acht Wochen nach der Belastung ohne Begründung zurückholen (§ 675x BGB), eine Abbuchung ohne gültiges Mandat noch bis zu 13 Monate danach (§§ 675u, 676b BGB). Einen Dauerauftrag oder eine angekündigte Lastschrift widerrufen Sie bis zum Ende des Geschäftstags vor der Ausführung (§ 675p BGB). Mit Zahlungsempfänger, Mandatsreferenz, Betrag und Datum.

Der Zeitmietvertrag für eine Wohnung – nur für den Fall, dass der Vermieter sie nach Ablauf selbst oder für Angehörige nutzen, abreißen oder wesentlich umbauen oder als Werkwohnung vermieten will. Diesen Grund nennt der Vertrag bei Abschluss konkret und schriftlich, wie § 575 BGB es verlangt; ohne ihn gilt jeder befristete Mietvertrag als unbefristet. Wer nur eine feste Mindestdauer möchte, nimmt den unbefristeten Mietvertrag mit Kündigungsverzicht. Mit Kaution nach § 551 BGB, Staffel- oder Indexmiete, Angaben zur Mietpreisbremse und Schönheitsreparaturen nach der Rechtsprechung des BGH. Ausdrucken und von beiden Seiten eigenhändig unterschreiben.

Schreiben an den Zahlungsempfänger – Fitnessstudio, Versicherung, Verein, Versandhändler oder Inkassounternehmen –, mit dem Sie Ihr SEPA-Lastschriftmandat (früher Einzugsermächtigung) widerrufen. Es nennt Mandatsreferenz, Gläubiger-Identifikationsnummer und IBAN, untersagt weitere Abbuchungen ab Zugang und sagt, wie es mit den Zahlungen weitergeht: Sie überweisen selbst, der Vertrag ist beendet, oder Sie zahlen künftig von einem anderen Konto. Der Widerruf beendet weder den Vertrag noch Ihre Zahlungspflicht. Wird trotzdem abgebucht, holen Sie eine SEPA-Basislastschrift über Ihre Bank binnen acht Wochen ohne Begründung zurück (§ 675x BGB).

Der Antrag an die Pflegekasse auf Leistungen der Pflegeversicherung und die Begutachtung zur Feststellung eines Pflegegrades – für sich selbst oder, mit Vollmacht oder Betreuerausweis, für eine andere Person. Ein formloser Antrag genügt, aber nur ein schriftlicher belegt das Datum, ab dem die Leistungen laufen (§ 33 SGB XI). Mit Hinweis auf die verkürzten Fristen bei Krankenhausaufenthalt oder angekündigter Pflegezeit und einem vorbereiteten zweiten Schreiben, mit dem Sie 70 € je begonnene Woche verlangen, wenn die Kasse die 25 Arbeitstage überschreitet.

Das Schreiben, mit dem Sie ausstehenden Lohn, ausstehendes Gehalt oder unbezahlte Überstunden beim Arbeitgeber einfordern und geltend machen – rechtzeitig vor Ablauf der Ausschlussfrist aus Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag, die oft nur drei Monate ab Fälligkeit beträgt. Es listet Monat, Art des Anspruchs und Bruttobetrag auf, setzt eine Zahlungsfrist, verlangt Verzugszinsen nach § 288 Abs. 1 BGB, belegt Überstunden mit Ihren Aufzeichnungen und kann die Zurückbehaltung der Arbeitsleistung ankündigen. Ausdrucken, eigenhändig unterschreiben, mit Zugangsnachweis übergeben und zusätzlich per E-Mail senden.

Die letzte Mahnung an einen säumigen Schuldner, bevor Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten: offener Betrag, Fälligkeit, Verzug, Verzugszinsen nach § 288 BGB (fünf oder neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, die Pauschale von 40 € nur von Schuldnern, die keine Verbraucher sind), eine letzte Zahlungsfrist, Ihr Konto und die Ankündigung des Mahnbescheids. Als Brief nach DIN 5008 aufgebaut, für private und gewerbliche Gläubiger. Keine Form vorgeschrieben; die Antworten unten erklären, wie Sie den Zugang beweisen und den Mahnbescheid danach beantragen.

Ein Darlehensvertrag für Geld, das sich Privatpersonen leihen – unter Freunden, in der Familie oder zwischen Bekannten. Er hält den Betrag fest, die Auszahlung per Überweisung, den Zins oder die Zinslosigkeit, die Rückzahlung in einer Summe oder in Raten, die vorzeitige Rückzahlung, Verzugszinsen nach § 288 BGB und die Kündigungsfrist von drei Monaten nach § 488 BGB, wenn kein Termin vereinbart ist. Nur für private Darlehensgeber: Wer gewerblich Kredite vergibt, unterliegt dem Verbraucherkreditrecht. Keine Form vorgeschrieben – ausdrucken, beide unterschreiben, jeder erhält ein Exemplar.

Schreiben an den Arbeitgeber, mit dem Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zum Ende des Arbeitsverhältnisses oder ein Zwischenzeugnis anfordern – ausdrücklich mit Angaben zu Leistung und Verhalten, denn ohne diese Bitte schuldet der Arbeitgeber nur ein einfaches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit (§ 109 GewO). Mit Tätigkeit, Beschäftigungszeitraum, Anlass und dem Termin, bis zu dem das Zeugnis per Post zugesandt werden soll. Eine Form ist für die Anforderung nicht vorgeschrieben: per E-Mail oder auf Papier.

Das Schreiben, mit dem Sie den Vermieter um die Erlaubnis bitten, ein Zimmer oder die ganze Wohnung unterzuvermieten – ohne sie dürfen Sie die Wohnung keinem Dritten überlassen (§ 540 BGB). Es nennt die Räume, den Zeitraum und den Untermieter mit Geburtsdatum und Anschrift, begründet das Interesse, das nach Vertragsschluss entstanden ist, beruft sich beim Teil der Wohnung auf den Anspruch nach § 553 BGB und weist auf das Sonderkündigungsrecht bei Verweigerung hin. Die Vermietung an Feriengäste ist eine eigene Wahl, weil die gewöhnliche Erlaubnis sie nicht deckt. Zum Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden.