Angleterre : modèles et formulaires

Pour toute personne à qui une banque, un employeur, une collectivité locale, la DVLA ou un autre organisme demande de confirmer des faits par statutory declaration : document perdu, vie commune, nom utilisé, adresse ou lien de famille. Vous rédigez les faits en paragraphes numérotés ; le document ajoute la formule exigée par le Statutory Declarations Act 1835. Vous signez en personne devant un solicitor ou un commissioner for oaths, pour les frais fixés par la loi de 5 livres, plus 2 livres par pièce jointe, ou devant un notaire, qui fixe ses propres honoraires.

Pour un conducteur ou un cycliste en Angleterre ou au pays de Galles dont la voiture, la moto ou le vélo a été endommagé par un nid-de-poule. La lettre indique à l’autorité routière (en général la municipalité) quand et où cela s’est produit, les dégâts et leur coût, et la tient responsable du défaut d’entretien de la route au titre de la section 41 du Highways Act 1980 ; si elle invoque la défense de la section 58, elle demande ses registres d’inspection et de réparation. Lettre avant action : 14 jours, puis la procédure des petits litiges. La plupart des autorités ont aussi un formulaire en ligne gratuit.

Pour deux particuliers au Royaume-Uni qui vendent et achètent une voiture, une camionnette ou une moto d’occasion. Le contrat décrit le véhicule, le prix, l’heure de remise des clés, le kilométrage et les défauts connus du vendeur, et comprend un reçu pour le paiement. Vendre « en l’état » ne permet pas au vendeur de décrire faussement le véhicule. Une vente entre particuliers n’exige ni taxe ni formulaire : le vendeur prévient la DVLA en ligne le jour même et remet à l’acheteur le volet vert du nouveau détenteur, détaché du certificat d’immatriculation (V5C). Les deux signent et chacun garde un exemplaire.

Pour l’employeur en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse qui embauche pour une période fixée – remplacement d’un congé de maternité, une saison, un projet : un contrat avec une date de fin, qui vaut aussi déclaration écrite des conditions exigée au plus tard le premier jour. Il reprend la protection des Fixed-term Employees Regulations 2002, la règle des quatre ans pour les contrats successifs et la rupture anticipée avec préavis. Chaque partie a intérêt à demander conseil avant de signer. Signé par les deux parties.

Pour toute personne de 16 ans ou plus qui change de prénom, de nom de famille ou des deux – après un mariage, un divorce ou par simple choix – et doit le prouver à sa banque, son employeur, HM Passport Office ou la DVLA. Un deed poll non enregistré que vous établissez vous-même : vous renoncez à l’ancien nom, adoptez le nouveau et signez des deux noms devant deux témoins majeurs. GOV.UK explique la voie gratuite et l’enregistrement facultatif auprès des Royal Courts of Justice, payant.

Pour le salarié en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse qui a besoin de temps au-delà de ses congés – un long voyage, une affaire familiale, des études – et veut l’accord de l’employeur : une lettre demandant un congé sans solde entre deux dates, avec la date de retour, et demandant à l’employeur de confirmer par écrit le retour au même poste et les effets sur les congés, la retraite et les avantages. Il n’existe pas de droit général au congé sans solde ; le congé d’aidant, le congé parental et le temps libre pour personnes à charge sont des droits légaux distincts.

Pour un parent ou une autre personne investie de la responsabilité parentale qui accepte que l’autre parent, ou un tiers, demande un passeport britannique pour l’enfant. En général, une seule personne investie de la responsabilité parentale signe la demande, mais HM Passport Office peut exiger l’accord de toutes celles qui l’ont, par exemple après une séparation. La lettre désigne l’enfant et le demandeur, donne vos coordonnées et joint une copie de votre pièce d’identité. Elle part avec la demande, ou comme HMPO l’indique.

Pour un conducteur en Grande-Bretagne après une collision : un seul endroit où noter le nom, l’adresse, le véhicule et l’assureur de l’autre conducteur, l’heure et le lieu, les circonstances, les dégâts et les témoins, pendant que tout est frais. Chaque conducteur garde son relevé et le joint à sa déclaration de sinistre. Ce n’est pas une reconnaissance de responsabilité. Le conducteur qui n’a pas donné ses coordonnées sur place doit déclarer l’accident à la police le plus tôt possible et au plus tard dans les 24 heures (section 170 du Road Traffic Act 1988) ; ce relevé ne remplace pas cette déclaration.

Pour le salarié en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse dont la demande légale de travail flexible a été refusée : une lettre de recours qui expose les motifs – un motif hors des huit que permet la loi, des faits inexacts, une consultation inexistante – et une solution de rechange acceptable, en demandant un entretien de recours avec un accompagnateur. Toute la décision, recours compris, doit intervenir dans les deux mois suivant la demande, sauf prolongation acceptée. À remettre en main propre et à envoyer par e-mail.

Pour le locataire privé en Angleterre dont le logement a besoin de réparations : humidité et moisissures, chaudière en panne, fuites, électricité défectueuse. La lettre signale chaque problème par écrit avec photos datées, rappelle au bailleur son obligation d’entretenir la structure, l’extérieur et les installations (section 11 du Landlord and Tenant Act 1985) et de garder le logement habitable (section 9A), demande une visite sous 14 jours et confirme que vous continuez à payer le loyer. Sans suite, le conseil local peut inspecter, et l’étape suivante est la lettre de réclamation selon le protocole préalable.

Pour le locataire privé en Angleterre qui veut partir. Depuis le 1er mai 2026, toute location privée « assured » est à durée indéterminée (periodic), et le locataire y met fin par un congé écrit (notice to quit) d’au moins deux mois, sauf accord écrit du bailleur pour un délai plus court. Le congé indique votre date de fin, avec une clause qui la reporte au besoin à la première date valable, peut demander l’accord du bailleur pour une date plus proche, demande l’état des lieux de sortie et la restitution du dépôt, et donne votre nouvelle adresse. À envoyer en first class avec un certificat de dépôt gratuit (certificate of posting), et aussi par e-mail.

Pour le propriétaire ou le locataire en Angleterre qui vit dans le logement et veut qu’un lodger parte. Le congé renvoie au contrat, fixe la date de fin, demande de libérer la chambre et de rendre les clés, et dit ce qu’il advient du dépôt. Un lodger qui partage avec vous la cuisine, la salle de bains ou le séjour est un « excluded occupier » : le préavis est celui du contrat ou un préavis raisonnable, sans décision de justice. À remettre en main propre ; gardez une copie. Pas pour un locataire, pour lequel le bailleur utilise le formulaire 3A, gratuit sur GOV.UK.

Pour un bailleur et un locataire privés en Angleterre. Depuis le 1er mai 2026, le bailleur ne peut augmenter le loyer que par un avis sur le formulaire 4A au titre de la section 13 du Housing Act 1988, une fois par an, avec au moins deux mois de préavis, et le locataire peut saisir le First-tier Tribunal (Property Chamber) avant que le nouveau loyer s’applique. À la place, vous pouvez convenir d’un loyer inférieur à celui proposé ou garder le loyer actuel, ou encore baisser le loyer à tout moment. L’accord indique lequel et à partir de quand, signé par les deux. Il ne peut pas fixer un loyer supérieur à celui de l’avis ou, sans avis, au loyer actuel.

Pour le locataire en Angleterre ou le titulaire d’un « occupation contract » au pays de Galles qui est parti et attend encore son dépôt. Une lettre avant poursuites au bailleur ou à l’agence : elle donne la date de fin, le dépôt et le dispositif qui le protège, demande sa restitution sous 14 jours ou une liste écrite des retenues avec justificatifs, et indique les retenues contestées. Faute d’accord, l’étape suivante est le service gratuit de règlement des litiges du dispositif, puis le County Court. En Angleterre, si le dépôt n’a jamais été protégé, utilisez la lettre pour dépôt non protégé.

Pour le locataire privé en Angleterre. Depuis le 1er mai 2026, le locataire peut demander par écrit à avoir un animal, et le bailleur doit répondre par écrit sous 28 jours sans refuser de façon déraisonnable (section 16A du Housing Act 1988, ajoutée par le Renters’ Rights Act 2025). La lettre décrit l’animal et les soins prévus, propose des références et demande une décision écrite, motivée en cas de refus. Si le bailleur demande des informations ou l’accord d’un bailleur principal, le délai peut être reporté à sept jours après la réponse. Aucun frais ni dépôt séparé pour l’animal ne peut être demandé.

Pour la fin d’une location en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse (au pays de Galles, un « occupation contract »). Il consigne le jour de remise des clés, les derniers relevés de compteurs, l’état de chaque pièce comparé à l’état des lieux d’entrée et ce que le locataire conteste. Signé par les deux ou, si le bailleur ou l’agent ne vient pas, rempli par le locataire seul avec des photos datées et envoyé par e-mail et en first class. C’est la preuve qu’examine le service gratuit de règlement des litiges du dispositif de dépôt.

Pour le locataire privé en Angleterre qui veut accueillir un lodger, ou sous-louer une chambre ou tout le logement. La plupart des contrats exigent d’abord l’accord écrit du bailleur, et une sous-location sans accord peut violer le contrat et devenir un motif de reprise. La lettre dit ce que vous demandez, qui viendrait habiter, où et pour combien de temps, confirme que vous restez responsable du loyer et ferez la vérification du droit de louer (right to rent), et demande une réponse sous 14 jours. Pas pour les locataires d’un logement social, pour qui la sous-location illicite peut être une infraction pénale.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Angleterre dont le locataire est en retard de loyer. La lettre détaille les arriérés période par période, demande au locataire de payer ou de proposer un échéancier avant une date, et indique des conseils gratuits sur les dettes. Elle dit clairement que, faute de règlement, le bailleur pourra délivrer un avis de reprise sur le formulaire 3A au titre de la section 8 du Housing Act 1988 (quatre semaines de préavis pour les motifs d’arriérés) et saisir le juge. Elle ne menace jamais de changer les serrures ni d’enlever des affaires, ce qui serait illégal.

Pour le titulaire d’un leasehold sur un appartement ou une maison en Angleterre ou au pays de Galles qui paie des charges de service variables et veut savoir comment elles sont dépensées. Au titre des sections 21 et 22 du Landlord and Tenant Act 1985, la lettre demande au propriétaire ou au gestionnaire un récapitulatif écrit des coûts d’un exercice et, si vous avez déjà un récapitulatif ou les comptes annuels, l’accès aux comptes, reçus et autres justificatifs avec copies. Ne pas s’exécuter sans motif raisonnable est une infraction. Le Leasehold Advisory Service (LEASE) publie des lettres types gratuites.

Pour le locataire privé en Angleterre dont le bailleur n’a pas réglé des problèmes graves : humidité et moisissures, absence de chauffage, électricité dangereuse, nuisibles. La lettre demande au service du logement privé ou de la santé environnementale du conseil d’inspecter le logement selon le Housing Health and Safety Rating System (partie 1 du Housing Act 2004) et d’agir contre le bailleur. Beaucoup de conseils ont un formulaire en ligne gratuit, utilisable à la place ; la lettre réunit les problèmes, l’historique des signalements et les photos, par courrier ou e-mail.

Pour le locataire en Angleterre dont le bailleur n’a pas protégé le dépôt dans un dispositif agréé par l’État, l’a protégé en retard ou n’a pas remis les informations obligatoires dans les 30 jours de sa réception. Selon la section 214 du Housing Act 2004, le County Court doit alors condamner le bailleur à payer entre une et trois fois le montant du dépôt, en plus du sort du dépôt lui-même. La lettre expose les faits, demande le paiement de la somme proposée sous 14 jours et annonce sinon une action devant le County Court.

Pour le propriétaire ou le locataire d’un logement en Angleterre qui loue une chambre du logement où il habite à un « lodger ». Le contrat précise la chambre et les parties communes, le loyer et ce qu’il comprend, l’éventuel dépôt de garantie, le règlement de la maison et le préavis de chaque partie. Un lodger qui partage avec vous la cuisine, la salle de bains ou le séjour n’a qu’une licence d’occupation (« excluded occupier ») et n’est pas locataire en « assured tenancy » : les règles du Renters’ Rights Act ne s’appliquent pas et aucune décision de justice n’est nécessaire pour mettre fin au contrat. Un locataire doit d’abord obtenir l’accord de son bailleur. Signé par les deux parties.

Pour les bailleurs, agents et locataires en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse au début d’une location (au pays de Galles, un « occupation contract »). Il consigne l’état de chaque pièce, les meubles et appareils, les relevés de compteurs, les clés et les détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone, renvoie à des photos datées et laisse sept jours au locataire pour ses observations. Les deux le signent. Aucune loi n’impose d’inventaire au bailleur (en Écosse, l’agent qui gère l’entrée dans les lieux doit en établir un), mais les services gratuits de règlement des litiges des dispositifs de dépôt s’appuient sur lui quand le bailleur propose des retenues à la fin.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Angleterre qui répond à la demande écrite d’un locataire d’avoir un animal, au titre de la section 16A du Housing Act 1988. Choisissez une réponse : accord, accord sous conditions raisonnables, refus motivé ou demande d’informations, par écrit dans les 28 jours de la demande. Un refus doit être raisonnable et propre au logement et à l’animal, par exemple un bail principal qui interdit les animaux. La lettre confirme qu’aucuns frais ni dépôt supplémentaire ne sont demandés.