Immobilier : modèles et formulaires

Pour le locataire en Irlande du Nord qui est parti et attend encore son dépôt. Une lettre préalable à une action adressée au bailleur ou à l’agence : elle indique la date de fin de la location, le dépôt et le dispositif qui le protège — TDS Northern Ireland ou myDeposits Northern Ireland —, demande le dépôt sous 14 jours ou une liste écrite des retenues avec justificatifs, et précise les retenues contestées. Viennent ensuite le service gratuit de règlement des litiges du dispositif, puis une petite demande devant le county court jusqu’à 5 000 livres. Si le dépôt n’a jamais été protégé, signalez-le au conseil de district.

Pour le propriétaire d’un logement en Écosse dont le gestionnaire (property factor) — la société qui gère les parties communes d’un immeuble ou d’une résidence — facture des frais obscurs, néglige les réparations communes, gère mal l’assurance de l’immeuble ou ne répond pas. Une réclamation formelle selon la procédure du gestionnaire : elle expose ce qui ne va pas, dates à l’appui, explique en quoi cela viole ses obligations ou le Code of Conduct for Property Factors, et demande la solution voulue. Prévenir le gestionnaire par écrit est obligatoire avant une demande gratuite au First-tier Tribunal for Scotland. À envoyer en recommandé ou par e-mail, copie conservée.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord dont le logement a besoin de réparations — humidité et moisissures, chaudière en panne, fuites, électricité défectueuse. La lettre signale chaque problème par écrit avec des photos datées, rappelle au bailleur les obligations d’entretien que le Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006 fixe quand le contrat ne dit rien et la norme d’habitabilité, demande une visite dans les 14 jours et confirme que vous continuez à payer le loyer. Sans réaction, le service d’hygiène du conseil de district peut inspecter gratuitement.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Irlande du Nord qui confirme le loyer payé par le locataire — pour une demande d’aide, un prêt immobilier ou un visa, une référence pour un nouveau bailleur ou les dossiers du locataire. Il indique le logement, le numéro d’enregistrement du bailleur, le loyer et sa périodicité, la période couverte et chaque paiement reçu, et dit si des arriérés sont dus, daté et signé. Le bailleur doit remettre gratuitement un reçu écrit pour tout loyer payé en espèces (article 5 du Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006).

Pour le locataire privé en Irlande du Nord dont le bailleur n’a pas traité de graves problèmes — humidité et moisissures, pas de chauffage, électricité dangereuse, nuisibles. La lettre demande au service d’hygiène du conseil de district d’inspecter le logement au regard de la norme d’habitabilité et d’agir contre le bailleur, par exemple par un avis exigeant des réparations. Beaucoup de conseils acceptent gratuitement les demandes en ligne ou par téléphone ; cette lettre réunit les problèmes, l’historique de vos signalements et les photos, par courrier ou e-mail.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord dont le bailleur a enfreint une règle que le conseil de district fait respecter : dépôt non protégé dans les 28 jours, informations sur le dépôt non remises dans les 35 jours, dépôt supérieur à un mois de loyer, absence d’enregistrement, absence d’avis d’information sur la location ou de reçu pour un loyer payé en espèces. La lettre le signale au service d’hygiène du conseil, qui peut infliger une amende forfaitaire ou poursuivre. En Irlande du Nord, cela remplace une action pour un multiple du dépôt.

Pour le propriétaire ou le locataire en Irlande du Nord qui vit dans le logement et veut qu’un lodger parte. Le congé renvoie au contrat, fixe la date de fin — au moins quatre semaines à l’avance, par écrit (huit semaines si le lodger vit chez vous depuis plus d’un an), ou le délai plus long du contrat —, demande de libérer la chambre et de rendre les clés, et dit ce qu’il advient du dépôt. À remettre en main propre ; gardez une copie signée par le lodger. Pas pour un locataire qui dispose seul du logement ou d’une partie : le congé d’un bailleur est un autre document.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord qui veut quitter une location à durée indéterminée (periodic), y compris celle qui se poursuit après un bail à durée fixe. Il y met fin par un congé écrit (notice to quit) : au moins quatre semaines si la location dure depuis dix ans ou moins, douze semaines au-delà (article 14A du Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). Le congé indique votre date de fin avec une clause de sauvegarde, peut demander une date plus proche, demande l’état des lieux de sortie et le dépôt, et donne votre nouvelle adresse. À envoyer par lettre suivie avec signature ou à remettre en main propre.

Pour le locataire du Northern Ireland Housing Executive ou d’une association de logement dont les réparations n’ont pas été faites, ou mal faites — humidité et moisissures, fuites, chauffage. La lettre dépose une réclamation officielle, ou demande la dernière étape de la procédure de réclamation, en exposant les problèmes, quand vous les avez signalés, l’effet sur votre foyer et ce que vous demandez. Les deux acceptent aussi gratuitement les réclamations en ligne ou par téléphone. Après la dernière étape, le Northern Ireland Public Services Ombudsman peut être saisi, en principe dans les six mois.

Pour les bailleurs, agents et locataires en Irlande du Nord au début d’une location privée. L’état des lieux décrit chaque pièce, les meubles et appareils, les relevés de compteurs, les clés et les détecteurs de fumée, de chaleur et de monoxyde de carbone, renvoie à des photos datées et laisse au locataire sept jours pour ajouter ses observations. Les deux parties le signent. Aucune loi ne l’impose, mais les services gratuits de règlement des litiges de TDS Northern Ireland et de myDeposits Northern Ireland s’appuient sur lui lorsque le bailleur propose des retenues sur le dépôt.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Écosse dont le locataire a des loyers impayés. Avant de saisir le tribunal pour arriérés de loyer, le bailleur doit remplir les obligations préalables (pre-action requirements) : cette lettre donne au locataire une information claire sur les clauses de la location, les arriérés période par période, ses droits dans la procédure d’expulsion et les aides gratuites en matière d’argent et de dettes, et l’invite à convenir d’un plan d’apurement raisonnable avant une date fixée. Elle ne menace jamais de changer les serrures : seule une décision du tribunal peut mettre fin à la location. À envoyer en recommandé, copie conservée.

Pour le locataire en Écosse titulaire d’une « private residential tenancy » qui veut partir. La location prend fin par un congé écrit, donné librement, qui indique le jour de fin : plus de 28 jours après sa réception par le bailleur, sauf accord écrit du bailleur pour un autre délai. Aujourd’hui, chaque colocataire doit signer. Le congé peut demander une date plus proche, demande l’état des lieux de sortie et donne votre nouvelle adresse. À envoyer en recommandé avec signature (recorded delivery) ou à remettre en main propre, ou par e-mail si le bailleur a accepté l’e-mail par écrit ; envoyé par la poste, il est réputé reçu 48 heures après l’envoi.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord qui veut accueillir un lodger, ou sous-louer une chambre ou tout le logement. La plupart des contrats exigent d’abord l’accord écrit du bailleur, et agir sans lui peut violer le contrat et mener à la fin de la location. La lettre dit ce que vous demandez, qui s’installerait, où et pour combien de temps, confirme que vous restez tenu du loyer et de chaque clause, et demande une réponse sous 14 jours. Pas pour les locataires du Housing Executive ou d’une association de logement, régis par leurs propres conditions.

Pour le locataire en Écosse qui est parti et attend toujours son dépôt. La lettre demande au bailleur ou à l’agence d’accepter sous 14 jours sa restitution par le dispositif agréé — SafeDeposits Scotland, Letting Protection Service Scotland ou mydeposits Scotland — ou de lister chaque retenue avec ses justificatifs, et indique les retenues que vous contestez. À défaut d’accord, chacun peut demander la restitution au dispositif, dont le service de règlement des litiges est gratuit. Si le dépôt n’a jamais été placé, vous pouvez saisir le First-tier Tribunal for Scotland dans les trois mois suivant la fin de la location, pour jusqu’à trois fois le dépôt.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Irlande du Nord qui doit entrer chez le locataire pour inspecter, réparer, ou faire la vérification annuelle du gaz ou le contrôle électrique quinquennal. L’avis indique la date, l’heure et l’objet, qui viendra, porte le numéro d’enregistrement du bailleur et invite le locataire à proposer un autre moment. Le locataire doit permettre l’accès à des heures raisonnables après un préavis raisonnable (article 12 du Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006) ; personne n’entre sans accord, sauf urgence.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Irlande du Nord dont le locataire a du retard dans le loyer. La lettre détaille les arriérés période par période, demande de payer ou de proposer un plan de remboursement avant une date, oriente vers l’aide gratuite de Housing Rights, d’Advice NI et d’autres, et porte le numéro d’enregistrement du bailleur. Elle dit que, faute de règlement, le bailleur peut mettre fin à la location par un congé, dans la mesure où la loi et le contrat le permettent, puis saisir le tribunal. Elle ne menace jamais de changer les serrures ni d’enlever des affaires.

Pour la fin d’une location privée en Irlande du Nord. Il consigne le jour de la remise des clés, les derniers relevés de compteurs, l’état de chaque pièce comparé à l’état des lieux d’entrée et tout ce que le locataire conteste. Signé par les deux parties — ou, si le bailleur ou l’agent ne vient pas, rempli par le locataire seul avec des photos datées et envoyé le jour même par e-mail et par lettre suivie avec signature (recorded delivery). C’est la preuve qu’examine le service gratuit de règlement des litiges de TDS Northern Ireland ou de myDeposits Northern Ireland.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord qui n’a pas reçu l’avis d’information sur la location (tenancy information notice) — l’avis gratuit des principaux éléments de la location que le bailleur doit remettre dans les 28 jours du début de la location, puis dans les 28 jours de tout changement. La lettre le demande sous 14 jours et indique la suite : le conseil de district, qui fait respecter cette règle et peut infliger une amende forfaitaire au bailleur défaillant. Courte, polie et datée, elle prouve quand vous l’avez demandé.

Pour le locataire en Écosse en « private residential tenancy » qui veut accueillir un hôte payant (lodger), ou sous-louer une chambre ou tout le logement. Les clauses légales de toute « private residential tenancy » l’interdisent sans l’accord écrit du bailleur, et la violation d’une clause peut être invoquée comme motif d’expulsion. La lettre indique ce que vous demandez, qui s’installerait, où et pour combien de temps, confirme que vous restez responsable du loyer et de toutes les clauses, et demande une réponse écrite sous 14 jours. Pas pour les locataires de logements sociaux du council ou d’une association de logement, soumis à leurs propres règles.

Pour le locataire privé en Écosse dont le logement a besoin de réparations — humidité et moisissure, chaudière en panne, fuites, électricité défectueuse. La Housing and Property Chamber du tribunal publie un modèle de lettre gratuit ; cette lettre fait le même travail de façon complète. Elle signale par écrit au bailleur chaque problème, photos datées à l’appui, lui rappelle que le logement doit respecter le « repairing standard » pendant toute la location, demande une visite sous 14 jours et confirme que vous continuez à payer le loyer. Ce signalement est le préalable obligatoire à une demande gratuite au First-tier Tribunal for Scotland. À envoyer en recommandé et à conserver en copie.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord qui a reçu un avis d’augmentation de loyer. Depuis le 1er avril 2025, le loyer ne peut augmenter qu’une fois par 12 mois, par un avis écrit au moins trois mois à l’avance indiquant la date et le nouveau loyer (articles 5D et 5E du Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). La lettre explique au bailleur pourquoi l’avis ne respecte pas ces règles et que vous continuez à payer le loyer actuel — ou, s’il les respecte, lui demande de revoir le montant. Le montant n’est pas plafonné. Envoyée par lettre suivie avec signature.

Pour le bailleur privé ou l’agence en Écosse qui doit entrer chez le locataire pour inspecter le logement, faire des travaux exigés par le « repairing standard », organiser le contrôle du gaz ou de l’électricité, ou l’évaluer. L’avis indique la date, l’heure et l’objet, qui viendra, et invite le locataire à proposer un autre moment. Selon les clauses légales de la location, le locataire donne accès sur avis écrit d’au moins 48 heures, ou immédiatement en cas d’urgence. Remettez-le en main propre : posté ou envoyé par e-mail, il n’est réputé reçu que 48 heures après l’envoi.

Pour le titulaire d’un contrat au pays de Galles dont le bailleur n’a pas fait les réparations après avoir été prévenu. Elle suit le Pre-Action Protocol for Housing Disrepair Cases (Wales) : les désordres et leurs signalements, les effets sur la santé et les affaires, les documents demandés au bailleur et la proposition d’un expert commun. Le bailleur doit répondre dans les 20 jours ouvrables de la réception. Faute d’accord sur les travaux et l’indemnisation, l’étape suivante est une action devant le County Court.

Pour le titulaire d’un contrat au pays de Galles qui n’a pas reçu la déclaration écrite (written statement) de son contrat d’occupation, a besoin d’une autre copie ou en a reçu une sans les clauses exigées. Le bailleur doit la remettre dans les 14 jours de la date d’occupation (section 31 du Renting Homes (Wales) Act 2016). En cas de retard, il doit une indemnité d’un jour de loyer par jour depuis la date d’occupation, dans la limite de deux mois de loyer (section 35), et ne peut pas délivrer de congé sans motif valable tant qu’elle manque. Les modèles du gouvernement gallois sont gratuits.