Inghilterra: modelli e moduli

Per chi si vede chiedere da una banca, un datore di lavoro, un ente locale, la DVLA o un altro ente di confermare fatti con una statutory declaration: un documento smarrito, la convivenza, un nome usato, un indirizzo o un legame familiare. Lei scrive i fatti in paragrafi numerati; il documento aggiunge la formula richiesta dallo Statutory Declarations Act 1835. Firma di persona davanti a un solicitor o a un commissioner for oaths, per la tariffa di legge di 5 sterline più 2 per ogni allegato, oppure davanti a un notaio, che fissa da sé il proprio compenso.

Per il conducente o ciclista in Inghilterra o in Galles la cui auto, moto o bicicletta è stata danneggiata da una buca. La lettera comunica all’ente stradale (di solito il comune) quando e dove è successo, i danni e il costo, e lo ritiene responsabile della mancata manutenzione della strada ai sensi della sezione 41 dello Highways Act 1980; se invoca la difesa della sezione 58, chiede i registri di ispezione e riparazione. Lettera prima dell’azione: 14 giorni, poi il procedimento per le piccole controversie. La maggior parte degli enti ha anche un modulo online gratuito.

Per due privati nel Regno Unito che vendono e comprano un’auto, un furgone o una moto usati. Il contratto descrive il veicolo, il prezzo, l’ora di consegna delle chiavi, il chilometraggio e i difetti noti al venditore, e contiene una ricevuta del pagamento. Vendere «visto e piaciuto» non consente al venditore di descrivere il veicolo in modo falso. La vendita tra privati non richiede imposte né moduli: il venditore la comunica online alla DVLA lo stesso giorno e consegna all’acquirente il tagliando verde del nuovo detentore, staccato dal libretto (V5C). Firmano entrambi e ciascuno conserva una copia.

Per il datore di lavoro in Inghilterra, Galles o Scozia che assume qualcuno per un periodo stabilito – sostituzione di maternità, una stagione, un progetto: un contratto con data di scadenza che vale anche come dichiarazione scritta delle condizioni richiesta al più tardi il primo giorno. Contiene la tutela delle Fixed-term Employees Regulations 2002, la regola dei quattro anni per i contratti successivi e il recesso anticipato con preavviso. Ciascuna parte farebbe bene a chiedere consiglio prima di firmare. Firmato da entrambe.

Per chi ha almeno 16 anni e cambia nome, cognome o entrambi – dopo il matrimonio, il divorzio o per semplice scelta – e deve provarlo alla banca, al datore di lavoro, a HM Passport Office o alla DVLA. Un deed poll non registrato che redige da sé: rinuncia al vecchio nome, adotta il nuovo e firma con entrambi davanti a due testimoni maggiorenni. GOV.UK spiega la via gratuita e la registrazione facoltativa presso le Royal Courts of Justice, a pagamento.

Per il dipendente in Inghilterra, Galles o Scozia che ha bisogno di tempo oltre le ferie – un lungo viaggio, una questione familiare, lo studio – e vuole l’accordo del datore: una lettera che chiede un congedo non retribuito tra due date, con la data di rientro, e chiede conferma scritta del rientro nello stesso posto e degli effetti su ferie, pensione e benefici. Non esiste un diritto generale al congedo non retribuito; il congedo per assistenza, il congedo parentale e i permessi per familiari sono diritti di legge distinti.

Per il genitore o altra persona con responsabilità genitoriale che è d’accordo che l’altro genitore, o un’altra persona, chieda un passaporto britannico per il minore. Di solito la domanda la firma una sola persona con responsabilità genitoriale, ma HM Passport Office può chiedere il consenso di tutti coloro che la hanno, ad esempio dopo una separazione. La lettera indica il minore e il richiedente, i Suoi recapiti e allega una copia del documento d’identità. Si invia con la domanda o come chiede HMPO.

Per il conducente in Gran Bretagna dopo una collisione: un unico posto in cui annotare nome, indirizzo, veicolo e assicuratore dell’altro conducente, ora e luogo, dinamica, danni e testimoni, finché i ricordi sono freschi. Ogni conducente conserva il proprio verbale e lo invia con la denuncia di sinistro. Non è un’ammissione di colpa. Il conducente che non ha fornito i propri dati sul posto deve denunciare l’incidente alla polizia il prima possibile e comunque entro 24 ore (sezione 170 del Road Traffic Act 1988); il verbale non sostituisce la denuncia.

Per il dipendente in Inghilterra, Galles o Scozia la cui richiesta legale di lavoro flessibile è stata respinta: una lettera di ricorso con i motivi – un motivo fuori dagli otto ammessi dalla legge, fatti errati, nessuna vera consultazione – e un’eventuale alternativa accettabile, che chiede un incontro di ricorso con un accompagnatore. L’intera decisione, ricorso compreso, va presa entro due mesi dalla richiesta, salvo proroga concordata. Da consegnare a mano e inviare per e-mail.

Per l’inquilino privato in Inghilterra la cui casa ha bisogno di riparazioni: umidità e muffa, caldaia guasta, perdite, impianto elettrico difettoso. La lettera segnala ogni problema per iscritto con foto datate, ricorda al locatore l’obbligo di mantenere struttura, esterno e impianti (section 11 del Landlord and Tenant Act 1985) e l’abitabilità della casa (section 9A), chiede un sopralluogo entro 14 giorni e conferma che continuerà a pagare il canone. Se non accade nulla, il consiglio locale può ispezionare, e il passo successivo è la lettera di diffida secondo il protocollo preliminare.

Per l’inquilino privato in Inghilterra che vuole andarsene. Dal 1° maggio 2026 ogni locazione privata «assured» è a tempo indeterminato (periodic) e l’inquilino la chiude con una disdetta scritta (notice to quit) di almeno due mesi, salvo che il locatore accetti per iscritto un termine più breve. La disdetta indica la data di fine, con una clausola che, se serve, la sposta alla prima data valida, può chiedere al locatore di accettare una data anticipata, chiede la riconsegna e la restituzione del deposito e dà il nuovo indirizzo. Si spedisce in first class con certificato di spedizione gratuito (certificate of posting) e anche via e-mail.

Per il proprietario o l’inquilino in Inghilterra che vive nella casa e vuole che il lodger se ne vada. La disdetta richiama il contratto, indica la data di fine, chiede di liberare la stanza e restituire le chiavi e dice cosa accade al deposito. Un lodger che condivide con Lei cucina, bagno o soggiorno è un «excluded occupier»: vale il preavviso del contratto o uno ragionevole, senza sentenza. Si consegna a mano; conservi una copia. Non per un inquilino, per il quale il locatore usa il modulo 3A, gratuito su GOV.UK.

Per un locatore e un inquilino privati in Inghilterra. Dal 1° maggio 2026 il locatore può aumentare il canone solo con un avviso sul modulo 4A ai sensi della section 13 dello Housing Act 1988, una volta l’anno, con almeno due mesi di preavviso, e l’inquilino può rivolgersi al First-tier Tribunal (Property Chamber) prima che il nuovo canone decorra. In alternativa, potete concordare un canone inferiore a quello proposto o mantenere quello attuale, oppure ridurre il canone in qualsiasi momento. L’accordo registra quale e da quando, firmato da entrambi. Non può fissare un canone superiore a quello dell’avviso o, senza avviso, a quello attuale.

Per l’inquilino in Inghilterra o il titolare di un «occupation contract» in Galles che ha lasciato la casa e aspetta ancora il deposito. Una lettera prima dell’azione al locatore o all’agenzia: indica la data di fine, il deposito e lo schema che lo tutela, chiede la restituzione entro 14 giorni o un elenco scritto delle trattenute con prove e segnala quelle contestate. Senza accordo, il passo successivo è il servizio gratuito di risoluzione dello schema, poi il County Court. In Inghilterra, se il deposito non è mai stato tutelato, usi la lettera per il deposito non tutelato.

Per l’inquilino privato in Inghilterra. Dal 1° maggio 2026 l’inquilino può chiedere per iscritto di tenere un animale, e il locatore deve rispondere per iscritto entro 28 giorni senza rifiutare irragionevolmente (section 16A dello Housing Act 1988, introdotta dal Renters’ Rights Act 2025). La lettera descrive l’animale e come sarà accudito, offre referenze e chiede una decisione scritta, motivata in caso di rifiuto. Se il locatore chiede informazioni o il consenso di un locatore superiore, il termine può slittare a sette giorni dopo la risposta. Non si possono chiedere tariffe né depositi separati per l’animale.

Per la fine di una locazione in Inghilterra, in Galles o in Scozia (in Galles, un «occupation contract»). Registra il giorno della riconsegna delle chiavi, le letture finali dei contatori, lo stato di ogni stanza rispetto al verbale di ingresso e ciò che l’inquilino non accetta. Firmato da entrambi o, se il locatore o l’agenzia non si presentano, compilato dal solo inquilino con foto datate e inviato via e-mail e first class. È la prova che esamina il servizio gratuito di risoluzione delle controversie dello schema di deposito.

Per l’inquilino privato in Inghilterra che vuole ospitare un lodger o subaffittare una stanza o tutta la casa. La maggior parte dei contratti richiede prima il consenso scritto del locatore, e subaffittare senza può violare il contratto e diventare un motivo di rilascio. La lettera dice cosa chiede, chi entrerebbe, dove e per quanto, conferma che resta responsabile del canone e farà la verifica del diritto di affittare (right to rent), e chiede una risposta entro 14 giorni. Non per gli inquilini di alloggi sociali, per i quali il subaffitto illecito può essere reato.

Per il locatore privato o l’agenzia in Inghilterra il cui inquilino è in ritardo con il canone. La lettera espone gli arretrati periodo per periodo, chiede di pagare o proporre un piano di rientro entro una data e indica consulenza gratuita sui debiti. Dice chiaramente che, se gli arretrati non si risolvono, il locatore può notificare un avviso di rilascio sul modulo 3A ai sensi della section 8 dello Housing Act 1988 (quattro settimane per i motivi di morosità) e rivolgersi al giudice. Non minaccia mai di cambiare le serrature o togliere i beni, cosa illecita.

Per il titolare di un leasehold su un appartamento o una casa in Inghilterra o in Galles che paga spese di servizio variabili e vuole vedere come sono spese. Ai sensi delle sections 21 e 22 del Landlord and Tenant Act 1985 la lettera chiede al proprietario o all’amministratore un riepilogo scritto dei costi di un anno e, se ha già un riepilogo o il rendiconto annuale, la possibilità di esaminare conti, ricevute e altri documenti e farne copia. Non adempiere senza un motivo ragionevole è un reato. Il Leasehold Advisory Service (LEASE) pubblica modelli gratuiti di lettera.

Per l’inquilino privato in Inghilterra il cui locatore non ha risolto problemi gravi: umidità e muffa, mancanza di riscaldamento, impianto elettrico pericoloso, infestazioni. La lettera chiede all’ufficio alloggi privati o igiene ambientale del consiglio di ispezionare la casa secondo lo Housing Health and Safety Rating System (parte 1 dello Housing Act 2004) e di agire contro il locatore. Molti consigli hanno un modulo online gratuito, utilizzabile in alternativa; la lettera riunisce problemi, cronologia delle segnalazioni e foto, per posta o e-mail.

Per l’inquilino in Inghilterra il cui locatore non ha tutelato il deposito in uno schema autorizzato dallo Stato, lo ha fatto in ritardo o non ha fornito le informazioni prescritte entro 30 giorni dal ricevimento. Ai sensi della section 214 dello Housing Act 2004, il County Court deve allora condannare il locatore a pagare da una a tre volte il deposito, oltre a regolare il deposito stesso. La lettera espone i fatti, chiede il pagamento della somma proposta entro 14 giorni e annuncia altrimenti un’azione davanti al County Court.

Per il proprietario o l’inquilino di una casa in Inghilterra che affitta una stanza dell’abitazione in cui vive a un «lodger». Il contratto indica la stanza e gli spazi comuni, il canone e cosa comprende, l’eventuale deposito, le regole della casa e il preavviso di ciascuna parte. Un lodger che condivide con Lei cucina, bagno o soggiorno ha solo una licenza d’uso ed è un «excluded occupier», non un inquilino con «assured tenancy»: le regole del Renters’ Rights Act non si applicano e per porre fine al contratto non serve una sentenza. Un inquilino deve prima avere il consenso del proprio locatore. Firmato da entrambi.

Per locatori, agenzie e inquilini in Inghilterra, Galles o Scozia all’inizio della locazione (in Galles, un «occupation contract»). Registra lo stato di ogni stanza, mobili ed elettrodomestici, letture dei contatori, chiavi e rilevatori di fumo e di monossido di carbonio, rimanda a foto datate e lascia all’inquilino sette giorni per le osservazioni. Lo firmano entrambi. Nessuna legge impone l’inventario al locatore (in Scozia vi è tenuta l’agenzia che gestisce l’ingresso), ma i servizi gratuiti di risoluzione delle controversie degli schemi di deposito si basano su di esso quando il locatore propone trattenute alla fine.

Per il locatore privato o l’agenzia in Inghilterra che risponde alla richiesta scritta di un inquilino di tenere un animale ai sensi della section 16A dello Housing Act 1988. Scelga una risposta: consenso, consenso con condizioni ragionevoli, rifiuto motivato o richiesta di informazioni, per iscritto entro 28 giorni dalla richiesta. Un rifiuto deve essere ragionevole e legato alla casa e all’animale, ad esempio un contratto principale che vieta animali. La lettera conferma che non si chiedono tariffe né depositi aggiuntivi.