Suisse : modèles et formulaires

Pour les personnes en Suisse qui veulent savoir quelles données une entreprise, une association ou un office fédéral traite à leur sujet : demande l’accès selon l’art. 25 LPD (nouvelle loi sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) — le droit suisse, pas le RGPD. Les renseignements sont en règle générale gratuits et dus dans les 30 jours (art. 18 OPDo). Les autorités cantonales et communales relèvent du droit cantonal. À envoyer en recommandé ou par e-mail.

Pour les locataires en Suisse à qui le bailleur ou la régie facture, après l’état des lieux de sortie, des réparations ou des remplacements : la réponse recommandée qui conteste la prétention en tout ou point par point. Elle rappelle que l’usure normale n’est pas due (art. 267 CO), tout au plus la valeur résiduelle d’une installation, que le locataire est déchargé des défauts non signalés immédiatement (art. 267a CO) et que la garantie de loyer ne peut servir sans accord, et demande des justificatifs. À imprimer, faire signer par tous les locataires et envoyer en recommandé.

Pour les contribuables en Suisse qui ne peuvent pas payer une facture d’impôt dans le délai : demande à l’office qui a émis la facture un paiement échelonné, expose les conséquences très dures d’un paiement immédiat et propose un acompte, des mensualités et leur début ; l’autorité peut renoncer aux intérêts pour cette durée (art. 166 LIFD et la loi fiscale cantonale). Certaines administrations proposent un formulaire en ligne. À envoyer avant l’échéance, avec des justificatifs de revenus, de charges et de fortune.

Pour les parents en Suisse dont l’enfant voyage sans eux ou avec un seul parent : la déclaration par laquelle les parents titulaires de l’autorité parentale consentent au voyage et autorisent une personne accompagnante, avec l’enfant, sa pièce d’identité, la destination, les dates, le but et les téléphones des parents, comme le recommande le DFAE. En cas d’autorité parentale conjointe, les deux signent (art. 296, 301 CC). Avec une place pour la légalisation si le pays de destination l’exige. À imprimer, signer et remettre à l’enfant avec des copies des pièces d’identité des parents.

Pour les salariés en Suisse romande à qui l’employeur doit du salaire, des heures supplémentaires ou le salaire pendant une maladie : la mise en demeure écrite avec le détail des montants, le total, un délai et le compte. Les heures supplémentaires majorées de 25 % (art. 321c al. 3 CO), le salaire en cas de maladie selon l’échelle de votre canton (art. 324a CO), l’intérêt moratoire de 5 % et le décompte de salaire écrit (art. 323b CO). Les postes non remplis disparaissent. En recommandé ; la conciliation qui peut suivre est gratuite jusqu’à CHF 30'000.00.

Pour les créanciers et débiteurs en Suisse qui conviennent d’éteindre une dette par mensualités : le débiteur reconnaît le montant, et les deux parties fixent les mensualités, le compte, un délai de grâce et l’exigibilité du solde en cas de retard. Important pour le débiteur : la reconnaissance de dette signée est un titre de mainlevée provisoire (art. 82 LP) — s’il forme plus tard opposition à un commandement de payer, le créancier peut la faire lever sans procès ordinaire. Imprimer deux exemplaires et les signer à la main.

Pour les travailleurs en Suisse romande qui ont reçu leur congé, ordinaire ou avec effet immédiat : la demande écrite que l’employeur en donne les motifs par écrit (art. 335 al. 2 CO ; pour une résiliation immédiate, art. 337 al. 1 CO), avec un délai de réponse. La demande ne vaut pas acceptation du congé et réserve l’opposition pour congé abusif, qui doit parvenir à l’employeur avant la fin du délai de congé. À imprimer, signer et envoyer en recommandé.

Pour les particuliers en Suisse qui ont reçu une lettre d’une société de recouvrement : conteste la créance en tout ou en partie, la déclare payée ou oppose la prescription, refuse les frais de recouvrement et le « dommage de retard » forfaitaire non convenus, et demande un décompte avec pièces justificatives. Si un commandement de payer de l’office des poursuites suit, formez opposition dans les dix jours. À envoyer en recommandé en gardant une copie.

Pour les particuliers en Suisse qui vendent ou achètent une voiture d’occasion : consigne le véhicule, son numéro matricule, le kilométrage, le prix et le paiement, la remise seulement contre paiement, les déclarations du vendeur sur les accidents et le kilométrage, et l’exclusion de la garantie dans ses limites légales (art. 199 et 100 CO). Les plaques restent au vendeur ; l’acheteur fait immatriculer la voiture au service des automobiles. Deux exemplaires signés par les deux parties, avec une quittance du prix.

Pour les locataires principaux en Suisse qui sous-louent une chambre de leur colocation : le contrat avec la chambre et les parties communes, le loyer et les frais accessoires énumérés un à un (art. 257a CO), la garantie de loyer au nom du sous-locataire (art. 257e CO), le consentement du bailleur (art. 262 CO) et un congé de deux semaines pour une chambre meublée, de trois mois sinon. Il précise que la sous-location dépend du bail principal (art. 273b CO) et que la partie locataire principale résilie au moyen de la formule officielle. À imprimer et faire signer par les deux parties.

Pour les voyageurs qui ont réservé un voyage à forfait en Suisse et dont des prestations ont manqué ou été défectueuses : réclame à l’organisateur, selon la loi fédérale sur les voyages à forfait (RS 944.3) — et non la directive de l’UE —, la différence entre le prix des prestations prévues et celui des prestations fournies (art. 13 LVF) et les autres frais (art. 14 LVF), avec un délai. Le délai de réclamation figure dans le contrat de voyage (art. 6 LVF). À envoyer en recommandé.

Pour les prévenus en Suisse qui ont reçu une ordonnance pénale, par exemple pour une infraction routière : forme opposition par écrit auprès de l’autorité qui l’a rendue (art. 354 CPP), avec ou sans motifs, et demande à consulter le dossier. Le délai est de dix jours dès la notification ; sans opposition valable, l’ordonnance devient un jugement entré en force. Pas pour une amende d’ordre, que l’on paie ou refuse. À envoyer en recommandé, remis à la poste au plus tard le dixième jour.

Pour les hôtes en Suisse qui invitent de la famille, des amis ou des partenaires d’affaires d’un pays soumis au visa : confirme à la représentation suisse à l’étranger l’invitation, les données des deux parties, le séjour, son but, l’hébergement et qui paie les frais — comme le recommande le SEM, qui propose aussi une notice gratuite avec un modèle. La déclaration de prise en charge est une formule officielle remise par la représentation ; cette lettre ne la remplace pas. À signer et à envoyer à la personne invitée.

Pour les mandants et les indépendants en Suisse romande : un mandat selon les art. 394 ss CO avec les prestations, la durée, la rémunération et le choix de la TVA, les frais, le délai de paiement, l’indépendance du mandataire, l’AVS comme indépendant, les droits sur les résultats, la confidentialité et la protection des données. Il nomme le faux indépendant : c’est la caisse de compensation qui décide du statut d’après les faits, non le contrat. Chaque partie peut y mettre fin en tout temps (art. 404 CO). Signé par les deux parties.

Pour les salariés en Suisse romande qui ont reçu leur congé et le jugent abusif : l’opposition écrite selon l’art. 336b CO, qui doit parvenir à l’employeur avant la fin du délai de congé, faute de quoi l’indemnité de six mois de salaire au plus (art. 336a CO) est perdue. Avec vos motifs si vous voulez les donner, l’offre de poursuivre les rapports de travail et, si vous ne l’avez pas encore, la demande de motivation écrite (art. 335 al. 2 CO). À imprimer, signer et envoyer en recommandé.

Pour les couples qui vivent ensemble en Suisse sans être mariés : le contrat qui règle la propriété et l’inventaire, la répartition des frais du ménage, le logement, les prêts et libéralités et la liquidation en cas de séparation. Il dit aussi ce qu’un contrat de concubinage ne peut pas faire : il ne fait pas du partenaire un héritier (il faut un testament olographe, art. 505 CC), les prestations de la caisse de pension suivent son règlement (art. 20a LPP), et l’autorité parentale et l’entretien des enfants se règlent ailleurs. Avec l’inventaire en annexe. À imprimer en deux exemplaires et faire signer par les deux.

Pour les particuliers en Suisse qui se prêtent de l’argent — en famille, entre amis ou connaissances : fixe le montant, le versement, l’intérêt (ou un prêt sans intérêt), le remboursement en une fois, par mensualités ou dans les six semaines suivant la réclamation (art. 318 CO) et les suites du retard, avec une quittance séparée. La loi sur le crédit à la consommation ne s’applique pas, tant qu’aucune partie n’accorde de crédit à titre professionnel et qu’aucune plateforme de crowdlending n’intervient (art. 2 LCC). Imprimer deux exemplaires, signés par les deux parties.

Pour les locataires en Suisse qui veulent sous-louer une chambre ou tout le logement : la demande recommandée de consentement adressée au bailleur ou à la régie (art. 262 CO). Elle communique les conditions — partie du logement, personne, durée, loyer de sous-location et frais accessoires, meublé ou non, et pour tout le logement le motif et le retour — rappelle les trois motifs légaux qui seuls permettent un refus et fixe une date pour la réponse ; dans le canton de Vaud, le bailleur se prononce dans les trente jours (art. 21 RULV). À imprimer, faire signer par tous les locataires et envoyer en recommandé.

Pour les contribuables en Suisse en désaccord avec leur taxation : réclamation contre la taxation des impôts cantonaux et communaux, de l’impôt fédéral direct ou des deux, avec conclusions, motifs et moyens de preuve, y compris contre une taxation d’office (art. 132 LIFD, art. 48 LHID). Le délai est de 30 jours dès la notification et ne peut être prolongé ; l’autorité est celle qu’indiquent les voies de droit. La procédure est en principe gratuite. À envoyer en recommandé, remis à la poste au plus tard le 30e jour.

Pour les personnes en Suisse qui veulent qu’une personne de confiance les représente de manière générale : contrats, paiements, courrier, autorités, poursuites et, si la procédure le permet, tribunal (art. 32 ss CO). Les immeubles, les actes exigeant la forme authentique et les donations sont exclus ; les transactions selon votre choix. Révocable en tout temps, elle prend fin si vous perdez l’exercice des droits civils — pour ce cas, la loi prévoit le mandat pour cause d’inaptitude, écrit à la main (art. 360 ss CC). À signer et à remettre au mandataire.

Pour les locataires et les bailleurs en Suisse à l’entrée dans un logement : le procès-verbal que les deux remplissent et signent ensemble lors de la remise — relevés des compteurs, clés, état de chaque pièce, défauts constatés, travaux convenus et, sur demande, le procès-verbal de restitution et le loyer du locataire précédent (art. 256a CO). Une seconde partie sert aux défauts découverts après l’entrée : la liste que la partie locataire signe et fait quittancer. Dans le canton de Vaud, ces défauts se signalent dès réception de l’état des lieux (art. 1 RULV). À imprimer en deux exemplaires et signer lors de la visite.

Pour deux entreprises ou indépendants en Suisse romande qui échangent des informations confidentielles avant une collaboration, un investissement ou une acquisition : l’objet, ce qui est confidentiel ou non, l’usage limité à l’objet, la communication aux seuls collaborateurs et conseillers liés, l’interdiction de rétro-ingénierie, la divulgation exigée par la loi, la restitution et l’effacement, la durée et une peine conventionnelle facultative (art. 160 ss CO). Droit suisse, for au choix. Signé par les deux parties.

Pour les passagers dont le vol est arrivé avec trois heures de retard ou plus ou a été annulé moins de 14 jours avant le départ, ou qui se sont vu refuser l’embarquement, sur un vol couvert par le règlement (CE) n° 261/2004 : tout vol au départ d’un aéroport de Suisse, de l’UE, d’Islande ou de Norvège, et les vols vers ces pays sur une compagnie de l’un d’eux. La lettre réclame l’indemnisation forfaitaire — EUR 250, 400 ou 600 par passager, selon la distance — à la compagnie qui a effectué le vol. Le formulaire de la compagnie et le formulaire de réclamation de l’UE sont gratuits et remplissent la même fonction. Envoyez-la en recommandé et gardez le récépissé.

Pour les employeurs et les travailleurs en Suisse romande qui veulent mettre fin aux rapports de travail d’un commun accord : la date de fin, à la demande de qui, le travail ou la libération de l’obligation de travailler jusque-là, le salaire, les vacances et les heures supplémentaires, une éventuelle indemnité de départ, les concessions de chaque partie, le certificat de travail, la restitution, la prohibition de concurrence et le règlement des prétentions dans les limites de l’art. 341 CO. Les conséquences pour l’assurance-chômage sont indiquées. Deux exemplaires signés.