Allemagne : modèles et formulaires

Une lettre informant votre assureur automobile en Allemagne que vous avez vendu la voiture, comme l’exige sans délai le § 97 de la loi allemande sur le contrat d’assurance (VVG) : véhicule, plaque, numéro de police, date et heure de la remise, nom et adresse de l’acheteur. Le contrat passe à l’acheteur avec la voiture (§ 95 VVG) ; sans cet avis, l’assureur peut être libéré pour des sinistres ultérieurs. Elle demande un décompte final, le remboursement d’un éventuel avoir et un accusé de réception. En allemand, à envoyer par la poste ou en PDF par e-mail.

Un contrat de vente d’une voiture ou d’une moto d’occasion entre particuliers en Allemagne, selon le Code civil allemand (BGB). L’exclusion de la garantie des vices est formulée comme les tribunaux allemands l’admettent : elle ne couvre ni le dol ni une garantie donnée (§ 444 BGB), ni les déclarations du vendeur sur le kilométrage, les accidents, les détenteurs précédents et les défauts connus, qui figurent dans une section à part. Le contrat consigne aussi la vérification du certificat d’immatriculation partie II, la date et l’heure de la remise, la réserve de propriété, la réimmatriculation et l’avis de vente. En allemand, à imprimer et signer par les deux parties.

L’avis de vente (Veräußerungsanzeige) par lequel un vendeur en Allemagne indique au service d’immatriculation qui est le nouveau détenteur : nom, date de naissance et adresse de l’acheteur, véhicule, plaque et numéro VIN, date et heure de la remise, et confirmation de la remise du certificat d’immatriculation parties I et II (§ 15 du règlement allemand sur l’immatriculation des véhicules, FZV). La taxe sur les véhicules du vendeur ne prend fin qu’à son arrivée (§ 5, al. 5 KraftStG). Beaucoup de services proposent aussi leur propre formulaire gratuit. En allemand, à imprimer, signer et remettre le jour de la vente.

Un procès-verbal de remise pour une voiture vendue entre particuliers en Allemagne, complément du contrat de vente. Il consigne la date et l’heure de la remise, le kilométrage, le niveau de carburant ou de charge, les dommages visibles, les clés et papiers remis (certificat d’immatriculation parties I et II, rapport de contrôle technique) et le prix payé. Il compte, car taxe, assurance et immatriculation restent au nom du vendeur jusqu’à ce que l’avis de vente parvienne au service d’immatriculation. En allemand, à imprimer et signer par le vendeur et l’acheteur.

Un contrat pour prêter votre voiture en Allemagne à une autre personne, famille ou amis par exemple, avec une autorisation de la conduire, y compris à l’étranger. Il consigne la vérification du permis de conduire (§ 21 du Code de la route allemand, StVG), l’assurance et la couverture du conducteur, la durée, l’objet et les pays autorisés, et fixe qui paie carburant, péages, amendes, dommages, franchise et éventuelle perte de bonus. L’autorisation finale, avec un bref résumé en anglais, sert de preuve lors des contrôles. En allemand, à imprimer et signer.

La seconde étape d’une réclamation pour une marchandise défectueuse en Allemagne. Si le vendeur n’a pas réparé ni remplacé la marchandise à temps après avoir été informé du défaut, si le défaut est réapparu après une réparation ou si le vendeur a refusé, vous déclarez la résolution de la vente ou la réduction du prix (§§ 437 et 441 du Code civil allemand, BGB) – face à un professionnel, sans nouveau délai (§ 475d BGB). Avec date d’achat, défaut, motif, montant à rembourser, délai de paiement et IBAN. En allemand.

Une procuration pour le service d’immatriculation en Allemagne (Zulassungsstelle) : elle permet à une autre personne d’immatriculer une voiture pour vous, de la réimmatriculer après un changement de détenteur, de la radier ou de modifier votre adresse sur les papiers. Elle désigne le mandant et le représentant avec dates de naissance et adresses, le véhicule avec son VIN et sa plaque, le numéro d’assurance eVB et la démarche, à laquelle elle est limitée. Beaucoup de services proposent leur propre formulaire gratuit ; vérifiez la liste de pièces du vôtre. En allemand, à imprimer et signer à la main.

Une lettre résiliant votre assurance auto allemande auprès de votre assureur actuel : en fin d’année d’assurance, de façon anticipée après une hausse de prime ou un sinistre, ou après l’achat d’un véhicule d’occasion dont le contrat vous a été transmis (§ 96 de la loi allemande sur le contrat d’assurance, VVG). Toutes garanties ou tous risques seul, en demandant confirmation de la date de fin et remboursement de la prime inutilisée. Le plus souvent, une résiliation au 31 décembre doit parvenir à l’assureur au plus tard le 30 novembre. En allemand, prête à envoyer.

Une procuration pour une seule affaire en Allemagne : retirer un document, immatriculer ou radier une voiture, remettre un appartement, se rendre à un rendez-vous dans une administration. Avec le mandant et le mandataire, l’affaire décrite précisément, d’éventuelles limites, une date d’expiration, la restitution du document et un spécimen de signature du mandataire. Selon le Code civil allemand (BGB), une procuration n’exige aucune forme particulière, mais le registre foncier, le registre du commerce ou la renonciation à une succession exigent une signature certifiée publiquement. En allemand ; à remplir, imprimer, signer à la main et remettre en original.

La première réclamation après un accident de la route causé par un tiers, envoyée directement à son assureur allemand de responsabilité civile automobile : date, heure et lieu, immatriculation de l’autre véhicule, votre véhicule, déroulement, dommages, police et témoins, montant chiffré à ce stade et votre IBAN, avec une demande de confirmation de la responsabilité de principe. Selon le § 115 de la loi allemande sur le contrat d’assurance (VVG), vous avez une action directe contre l’assureur, et devez l’aviser en forme textuelle dans les deux semaines (§ 119 VVG) : lettre ou e-mail suffit. En allemand.

La réponse à l’autorité allemande des amendes sur un questionnaire d’audition (Anhörungsbogen), reçu parce qu’une infraction routière vous est reprochée, ou un questionnaire de témoin (Zeugenfragebogen), reçu parce que le véhicule est immatriculé à votre nom. Elle donne les données personnelles exigées par la loi et, sur les faits, votre choix : aucune déclaration, une déclaration après consultation du dossier, l’affirmation que vous ne conduisiez pas, ou le droit des témoins de refuser de témoigner ou de répondre (§§ 52 et 55 du Code de procédure pénale allemand, StPO). Nul n’est tenu de s’incriminer ou d’incriminer un proche, et la lettre ne nomme aucun conducteur. En allemand.

Déclarer un sinistre à votre propre assureur automobile allemand : à la garantie responsabilité civile si un tiers peut vous réclamer quelque chose, ou à la garantie partielle ou tous risques (Teilkasko, Vollkasko) pour les dommages à votre véhicule. Avec le numéro de police et l’immatriculation, date, heure et lieu, le conducteur, les autres personnes impliquées, le déroulement, les dommages, la police et les témoins, et la question de savoir si l’assureur veut examiner le véhicule avant réparation. Les conditions types (AKB) prévoient une déclaration sous une semaine ; celles de votre contrat priment. En allemand.

Contrat de prêt de droit allemand pour de l’argent prêté entre particuliers – amis, famille ou connaissances. Il fixe le montant, le versement par virement, l’intérêt ou l’absence d’intérêt, le remboursement en une fois ou par mensualités, le remboursement anticipé, les intérêts de retard selon le § 288 du Code civil allemand (BGB) et le préavis de trois mois du § 488 BGB si aucune date n’est fixée. Réservé aux prêteurs particuliers : un professionnel qui prête à un consommateur relève du droit du crédit à la consommation. En allemand, sans forme imposée – imprimer, signer à deux, chacun garde un exemplaire.

Réclamation au vendeur pour un bien défectueux acheté en Allemagne : vous signalez le défaut, choisissez la réparation ou le remplacement (§§ 437 et 439 du Code civil allemand, BGB) et fixez un délai. Elle suit le droit de la vente en vigueur depuis 2022 – un défaut apparu dans l’année suivant la livraison est présumé exister dès l’origine (§ 477 BGB), le vendeur doit agir dans un délai raisonnable après avoir été informé (§ 475, al. 5, BGB) et en supporte les frais – et, pour les achats à partir du 31 juillet 2026, les douze mois de prescription supplémentaires après une réparation (§ 475e, al. 5, BGB). En allemand.

La Universalschlichtungsstelle des Bundes à Kehl, organe allemand de conciliation de consommation à compétence générale, propose son propre formulaire en ligne gratuit. Ce document est votre demande écrite : faits, réclamation et sa valeur, démarche préalable auprès du professionnel et déclarations requises, à téléverser, envoyer par e-mail ou par courrier. Gratuite pour les consommateurs, la procédure couvre les litiges de 10 € à 50 000 € sans organe sectoriel compétent et suppose la participation du professionnel. Avec une courte plainte au centre de consommateurs (Verbraucherzentrale) de votre Land. En allemand.

Reçu selon le § 368 du Code civil allemand (BGB) par lequel la personne payée confirme avoir reçu de l’argent – en espèces ou par virement, par exemple pour le remboursement d’un prêt privé, une mensualité, un dépôt de garantie ou une vente entre particuliers. Avec la somme en chiffres et en lettres, la date, le mode de paiement, le motif et l’indication que la dette est soldée ou du reste dû. Celui qui paie peut exiger un reçu au moment du paiement ; en allemand, à imprimer et à faire signer à la main par la personne qui reçoit l’argent.

La dernière relance à un débiteur qui n’a pas payé, avant d’engager la procédure judiciaire allemande d’injonction de payer (Mahnverfahren) : somme due, échéance, demeure, intérêts de retard selon le § 288 du Code civil allemand (BGB) – cinq ou neuf points au-dessus du taux de base, le forfait de 40 € ne visant que les débiteurs professionnels –, un dernier délai, votre compte et l’annonce de l’injonction de payer. Présentée comme une lettre commerciale allemande (DIN 5008), en allemand, pour créanciers particuliers et professionnels. Sans forme imposée ; les réponses ci-dessous expliquent la preuve de réception et la demande qui suit.

Un bail d’une chambre meublée dans un logement en Allemagne où habite le bailleur – propriétaire ou locataire autorisé à sous-louer –, avec usage commun de la cuisine et de la salle de bains. Selon le § 549, al. 2, no 2, du Code civil allemand (BGB), une telle chambre n’a qu’une protection limitée : pas d’encadrement des loyers, pas de règles sur les hausses de loyer, et congé par chaque partie au plus tard le 15 pour la fin du mois, sans motif. Avec un inventaire du mobilier, un forfait de charges, le dépôt de garantie selon le § 551 BGB, un règlement intérieur et une date de fin facultative. En allemand, à imprimer et signer.

La lettre qu’un professionnel libéral en Allemagne (traducteur, architecte, consultant, enseignant ou journaliste, par exemple) envoie au centre des impôts (Finanzamt) lorsqu’il cesse son activité indépendante. Le § 138 du Code fiscal allemand (AO) impose cet avis dans un délai d’un mois, et il n’existe aucun formulaire officiel. Elle indique le numéro fiscal, la nature et le dernier jour de l’activité, précise si le cabinet est fermé ou vendu, traite des déclarations anticipées de TVA et demande l’ajustement des acomptes. En allemand, à envoyer par la poste ou via ELSTER.

Le contrat par lequel le locataire principal d’un logement en Allemagne sous-loue une chambre de la colocation (WG) : la chambre et l’usage commun de la cuisine et de la salle de bains, loyer avec forfait de charges, dépôt de garantie selon le § 551 du Code civil allemand (BGB), règlement intérieur et congé. Il consigne l’autorisation de sous-louer du bailleur (§ 540 BGB) et fixe le préavis selon que la chambre est meublée et que le locataire principal habite le logement – un congé donné au plus tard le 15 prend alors effet à la fin du mois. À durée indéterminée ou avec date de fin, pour un semestre par exemple. En allemand, à imprimer et signer.

Un modèle pour les factures jusqu’à 250 € TTC, avec les mentions simplifiées du § 33 du règlement d’application allemand sur la TVA (UStDV) : nom et adresse du fournisseur, date d’émission, quantité et nature des biens ou services, total TTC et taux de taxe ; le client, un numéro de facture et le numéro fiscal ne sont pas requis. Les factures de petit montant sont définitivement exemptées de l’obligation d’e-facture et peuvent toujours être émises sur papier ou sous une autre forme électronique, comme un PDF. En allemand.

Le procès-verbal que signent bailleur et locataire en Allemagne lors de la remise d’un logement loué à l’entrée : relevés des compteurs d’électricité, de gaz, d’eau et de chauffage, chaque clé remise, l’état de chaque pièce et un inventaire de ce qui est loué avec le logement. Les défauts déjà présents ne sont acceptés que sous réserve des droits du locataire – selon le § 536b du Code civil allemand (BGB), un locataire qui prend un logement en connaissant un défaut perd sinon la réduction de loyer et les dommages-intérêts à ce titre. En allemand, à imprimer, remplir ensemble et signer à deux.

Le procès-verbal que signent bailleur et locataire en Allemagne lorsque le locataire restitue un logement loué : relevés des compteurs pour le décompte final, chaque clé rendue, l’état de chaque pièce, les dommages relevés par le bailleur à côté des observations du locataire, ce qui a été convenu, la nouvelle adresse du locataire et son compte pour le dépôt de garantie. La date de remise compte : selon le § 548 du Code civil allemand (BGB), les créances du bailleur pour modification ou détérioration du logement se prescrivent six mois après sa restitution. En allemand, à imprimer, remplir ensemble et signer à deux.

Un accord interdisant à un salarié en Allemagne de faire concurrence après la fin de l’emploi, en allemand, selon les §§ 74 et suivants du Code de commerce allemand (HGB) : activités interdites, zone, durée de deux ans au plus et indemnité d’au moins la moitié du dernier salaire, sans laquelle l’interdiction ne lie pas. Avec l’imputation des autres revenus, l’obligation de les déclarer et la renonciation de l’employeur selon le § 75a HGB. Forme écrite : à imprimer, à signer à la main par les deux parties, et le salarié reçoit un original signé par l’employeur.