Italie : modèles et formulaires
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Délégation pour l’assemblée de copropriété (Italie)
Pour le copropriétaire en Italie qui ne peut pas assister à l’assemblée : la délégation écrite de l’art. 67 des dispositions d’application du code civil italien, qui indique la copropriété, le lot, la date de l’assemblée et la personne déléguée pour y participer et voter, avec d’éventuelles consignes de vote. Le délégué ne peut pas être l’administrateur et, dans les copropriétés de plus de vingt copropriétaires, ne peut représenter plus d’un cinquième des copropriétaires et de la valeur. Le délégué la remet au début de l’assemblée. En italien.
Procès-verbal d’assemblée des associés de S.r.l. nommant ou révoquant l’administrateur (Italie)
Pour les associés d’une S.r.l. italienne qui nomment ou révoquent l’administrateur unique ou un membre du conseil : le procès-verbal en italien de l’assemblée, avec président et secrétaire, convocation ou assemblée totalitaire, associés présents et leurs parts, résultat du vote, données de l’administrateur, durée et rémunération, et l’acceptation des fonctions signée par la personne nommée. Pas de notaire ; la nomination s’inscrit au registre des entreprises dans les trente jours (art. 2383 du code civil italien) par la Comunicazione unica. Les majorités sont celles des statuts ou, à défaut, de l’art. 2479-bis.
Lettre de résiliation anticipée du bail par le locataire (Italie)
Pour le locataire qui veut quitter en Italie un logement loué avant l’échéance : la lettre au bailleur, pour motifs graves au titre de l’art. 3, alinéa 6, de la loi italienne n° 431 du 9 décembre 1998, ou selon la clause de résiliation du bail, avec six mois de préavis, la date de fin, la demande de fixer la remise des clés et la restitution du dépôt de garantie avec les intérêts. À envoyer en recommandé avec avis de réception, par PEC si le bailleur en a une, ou à remettre en main propre contre signature. En italien.
Avis de révocation d’une procuration à la banque, à la poste et aux autres tiers (Italie)
Pour qui a révoqué une procuration et doit prévenir la banque, Poste Italiane, la copropriété, une administration ou toute personne avec qui le mandataire a traité. Tant que les tiers ignorent la révocation, les actes du mandataire peuvent encore vous engager envers ceux qui sont de bonne foi (article 1396 du code civil italien). La lettre identifie le mandataire et la procuration, demande de ne plus accepter ses demandes et de confirmer la réception. Elle part par PEC ou en recommandé, une par tiers. Beaucoup de banques ont aussi leur propre formulaire.
Bail d’habitation à loyer libre 4+4 (Italie)
Pour le propriétaire qui loue un logement en Italie à loyer libre, et pour son locataire : le bail italien 4+4 de la loi n° 431 du 9 décembre 1998 — quatre ans renouvelables quatre ans, loyer et échéances, dépôt de garantie de trois mois de loyer au plus avec intérêts légaux annuels, choix entre l’impôt forfaitaire cedolare secca et l’indexation ISTAT, départ anticipé du locataire pour motifs graves avec six mois de préavis, réparations, charges et clause sur le diagnostic énergétique. Signé en deux exemplaires ; le bailleur l’enregistre auprès de l’Agenzia delle Entrate dans les trente jours avec le formulaire RLI gratuit. En italien.
Contrat de vente d’un véhicule d’occasion entre particuliers (Italie)
Pour le particulier qui vend ou achète une voiture ou une moto d’occasion en Italie : le contrat italien entre les parties, avec le véhicule, le prix, le paiement, la remise, le kilométrage, les défauts connus et le choix sur la garantie des vices (art. 1490 à 1495 du code civil italien). Il ne remplace pas le transfert de propriété : le vendeur fait authentifier sa signature sur la déclaration de vente auprès d’un guichet STA, d’un notaire ou, pour l’ancien certificat papier, de la commune, et l’acheteur demande l’inscription au registre PRA dans les 60 jours.
Mise en demeure de l’employeur pour salaires et heures supplémentaires impayés (Italie)
Pour le salarié en Italie, en poste ou parti, qui n’a pas reçu son salaire, le treizième mois, ses heures supplémentaires ou d’autres éléments. La lettre détaille mois par mois les sommes brutes dues, met l’employeur en demeure de payer dans un délai, réclame intérêts et revalorisation et interrompt la prescription de cinq ans. Elle annonce l’étape suivante : la demande gratuite d’intervention à l’inspection territoriale du travail, pour une conciliation ou une injonction de payer administrative (diffida accertativa). Envoi en recommandé avec avis de réception ou par PEC. En italien.
Délégation pour retirer des documents, certificats et lettres recommandées (Italie)
Pour qui ne peut pas se déplacer et charge quelqu’un d’une démarche : retirer un extrait de casier judiciaire (casellario giudiziale) ou un autre certificat, une lettre recommandée en instance, un compte rendu prêt ou un document, ou déposer un dossier. Poste Italiane et beaucoup d’administrations ont leur propre formulaire gratuit : si le service l’exige, utilisez le sien. La délégation italienne indique l’opération, le service et la date de fin ; le délégué présente sa pièce d’identité et la copie de celle du délégant.
Refus de renouvellement du bail 4+4 à la première échéance (Italie)
Pour le propriétaire qui, en Italie, ne veut pas renouveler un bail 4+4 après les quatre premières années : la notification au locataire du refus de renouvellement pour l’un des motifs de l’art. 3, alinéa 1, de la loi italienne n° 431 du 9 décembre 1998 – habitation ou usage professionnel du bailleur ou de proches, autre logement libre du locataire, vente – avec les faits qui le précisent, car un refus sans motif est nul. Envoyée en recommandé avec avis de réception à chaque locataire au moins six mois avant l’échéance. En italien.
Procès-verbal de restitution du logement loué (Italie)
Pour le bailleur et le locataire en Italie en fin de location : le procès-verbal signé par les deux à la remise des clés, avec les relevés des compteurs, les clés rendues, l’état de chaque pièce comparé à celui de l’entrée, les éventuels dégâts au-delà de l’usure normale, les réserves des parties, le dépôt de garantie versé et ce qui est convenu pour sa restitution, et la nouvelle adresse du locataire. Il fixe l’état du logement au jour de la restitution (art. 1590 du code civil italien) et est établi en deux exemplaires. En italien.
Autorisation des parents pour le voyage d’un enfant mineur avec un accompagnateur (Italie)
Pour les parents qui confient leur enfant à un grand-parent, un proche, un enseignant ou un club sportif le temps d’un voyage en Italie ou à l’étranger. Un enfant de moins de 14 ans qui voyage à l’étranger sans l’un de ses parents a besoin de la déclaration d’accompagnement (dichiarazione di accompagnamento) visée par la Questura, gratuite : cette lettre italienne ne la remplace pas. Elle désigne l’accompagnateur, les dates, la destination et le téléphone des parents ; les deux parents la signent et joignent la copie de leurs pièces d’identité.
Notification à l’employeur des permis de la loi 104 (Italie)
Pour le salarié du secteur privé en Italie à qui l’INPS a accordé les permis rémunérés de l’art. 33 de la loi italienne 104/1992, pour assister un proche atteint d’un handicap grave ou pour lui-même. La demande se fait d’abord auprès de l’INPS, en ligne et gratuitement, ou par un patronato ; cette lettre communique ensuite à l’employeur les références de l’autorisation, avec copie jointe, et la planification mensuelle des jours ou des heures, que l’employeur peut demander. La lettre ne décrit pas le handicap. Envoi en recommandé, par PEC ou remise en main propre. En italien.
Lettre de démission pendant la grossesse ou avec un enfant de moins de trois ans (Italie)
Pour la salariée enceinte, et pour la mère ou le père dans les trois premières années de l’enfant, adopté ou accueilli compris, qui démissionnent en Italie. Ces démissions ne passent pas par la procédure en ligne : elles se notifient par écrit à l’employeur et ne prennent effet qu’après la validation gratuite de l’inspection territoriale du travail (Ispettorato territoriale del lavoro). La lettre indique le préavis ou, pendant la première année de l’enfant, qu’il n’est pas dû, et le dernier jour de travail. Envoi en main propre, en recommandé ou par PEC. En italien.
Désignation du conducteur pour une amende avec retrait de points (Italie)
Le procès-verbal arrive en général avec le formulaire gratuit de l’organe verbalisateur pour désigner le conducteur, qui peut servir à la place de ce document. Voici la même communication sous forme de lettre en italien, pour le propriétaire, le représentant légal d’une société ou le locataire en leasing : données du procès-verbal, du conducteur et de son permis, avec la confirmation signée par le conducteur. Elle s’envoie dans les 60 jours de la notification (art. 126-bis du code de la route italien), par recommandé, PEC ou en main propre, même en cas de recours ou si le propriétaire conduisait lui-même.
Notification au bailleur d’une sous-location partielle (Italie)
Pour le locataire qui, en Italie, veut sous-louer une chambre du logement qu’il habite : la notification au bailleur exigée par l’art. 2 de la loi italienne n° 392 du 27 juillet 1978, avec l’identité du sous-locataire, la durée de la sous-location et les pièces sous-louées. Si le bail ne l’interdit pas, la sous-location partielle n’exige pas l’accord du bailleur, seulement cette notification par lettre recommandée ; sous-louer tout le logement ou céder le bail exige son accord. En italien.
Accord de confidentialité avec le salarié (Italie)
Pour l’employeur et le salarié en Italie qui veulent protéger des informations confidentielles après la fin du contrat, lorsque l’obligation de loyauté de l’art. 2105 du code civil italien prend fin. L’accord définit les informations confidentielles, la durée de l’obligation après la fin du contrat, les exceptions (informations publiques, obligations légales, signalements d’infractions) et la restitution des documents. Ce n’est pas une clause de non-concurrence : il ne limite pas le travail futur et ne prévoit aucune pénalité. En italien.
Recours au préfet contre une amende routière (Italie)
Le recours au préfet est gratuit, sur papier libre et sans forme imposée ; de nombreuses préfectures et l’association Altroconsumo publient des modèles gratuits. Voici un recours prêt à remplir, en italien, pour le conducteur ou le propriétaire qui conteste un procès-verbal du code de la route italien : données du procès-verbal, vos propres motifs, demande d’audition et de classement. Il se forme dans les 60 jours de la notification, par lettre recommandée, PEC ou en main propre, auprès de la préfecture du lieu de l’infraction ou de l’organe qui a dressé l’amende, et seulement si elle n’est pas payée.
Lettre de griefs disciplinaires au salarié (Italie)
Pour l’employeur en Italie qui doit notifier par écrit un grief à un salarié avant toute sanction disciplinaire plus lourde qu’un avertissement verbal (art. 7 du Statut italien des travailleurs). La lettre décrit les faits avec date et lieu, indique la règle enfreinte et accorde les cinq jours, ou le délai plus long de la convention collective, pour des justifications écrites ou une audition avec assistance syndicale. Remise en main propre contre signature, ou envoi en recommandé avec avis de réception. En italien.
Procès-verbal d’assemblée de S.r.l. approuvant les comptes annuels (Italie)
Pour les associés d’une S.r.l. italienne qui approuvent les comptes annuels : le procès-verbal en italien de l’assemblée ordinaire, avec président et secrétaire, convocation ou assemblée totalitaire, associés présents et leurs parts, résultat du vote, résultat de l’exercice et affectation du bénéfice ou couverture de la perte. Les comptes sont présentés aux associés dans les 120 jours de la clôture, ou 180 si les statuts le permettent (art. 2478-bis du code civil italien), et déposés au registre des entreprises dans les trente jours de l’approbation. Les comptes, préparés par l’organe d’administration, sont joints.
Procès-verbal d’assemblée ordinaire des associés de S.r.l. (rémunération de l’administrateur et autres décisions) (Italie)
Pour les associés d’une S.r.l. italienne qui prennent en assemblée des décisions ordinaires : la rémunération de l’administrateur, l’autorisation d’une opération que les statuts réservent aux associés, la nomination du réviseur ou d’autres matières de l’art. 2479 du code civil italien. Le procès-verbal en italien contient l’ordre du jour, président et secrétaire, convocation ou assemblée totalitaire, associés présents et leurs parts, résultat du vote et décisions, et se transcrit dans le livre des décisions des associés. Pas pour modifier les statuts, augmenter le capital ou dissoudre : il faut alors le notaire.
Procuration générale sous seing privé (Italie)
Pour qui veut confier à une personne de confiance la gestion courante de ses affaires : payer factures et impôts, encaisser des sommes, retirer des documents, traiter avec la copropriété et les administrations. En droit italien, la procuration privée ne couvre que l’administration ordinaire et les actes expressément énumérés ; vendre ou acheter un bien immobilier, une donation ou un acte à transcrire exigent une procuration notariée. Les banques et Poste Italiane peuvent demander leurs propres formulaires. Signée par le mandant et acceptée par le mandataire.
Contrat de prêt à usage d’un véhicule (comodato) (Italie)
Pour le propriétaire qui prête gratuitement sa voiture ou sa moto à un proche, un ami ou un collaborateur en Italie : un contrat italien sur le véhicule, la durée, l’usage permis, les frais, l’assurance, les amendes et la restitution (art. 1803 à 1812 du code civil italien). Si le prêt dépasse 30 jours consécutifs, l’emprunteur demande dans les 30 jours à la Motorizzazione l’inscription de son nom sur le Documento Unico (art. 94, alinéa 4-bis, du code de la route), sauf s’il s’agit d’un membre de la famille vivant sous le même toit ; le contrat rappelle cette obligation, mais l’inscription est une démarche distincte. Signé par les deux, il est utile d’en garder une copie à bord.
Justifications en réponse à une procédure disciplinaire (Italie)
Pour le salarié en Italie qui a reçu une lettre de griefs disciplinaires et veut se défendre par écrit dans les cinq jours prévus par l’art. 7 du Statut italien des travailleurs, ou dans le délai plus long de la convention collective. La lettre se réfère aux griefs, reprend les justifications écrites par le salarié et peut demander une audition orale, aussi avec un représentant syndical. À remettre en main propre contre signature de la copie, ou par recommandé ou PEC. En italien.
Demande au préfet de changement de prénom ou de nom de famille (Italie)
Pour le citoyen italien majeur qui demande à changer son nom de famille ou son prénom, ou à en ajouter un, par exemple celui de la mère. La demande va au Prefetto de la province de résidence ou de celle où est inscrit l’acte de naissance (article 89 du décret présidentiel italien n° 396/2000), avec les motifs et le nom souhaité. Beaucoup de Prefetture publient leur propre formulaire gratuit : s’il existe, vous pouvez l’utiliser. Il faut un timbre fiscal de 16 € (marca da bollo, au bureau de tabac ; en ligne par @e.bollo ou F24), sauf pour un nom ridicule ou honteux.
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