Notification et mise en demeure : modèles et formulaires

Pour le bailleur dont le locataire a des loyers ou charges impayés. La lettre détaille les mois dus et le total, fixe une date de paiement, propose un échéancier et les aides gratuites (ADIL, CAF, fonds de solidarité pour le logement), puis rappelle l’étape suivante : un commandement de payer par commissaire de justice, puis la clause résolutoire du bail, six semaines après un commandement resté sans effet, ou deux mois si un bail antérieur à juillet 2023 le prévoit. Première relance amiable ou mise en demeure, au choix. Copie possible à la caution.

Une augmentation du loyer d’un appartement en Pologne faite comme la loi l’exige : non pas comme un « avis d’augmentation », mais comme une résiliation écrite du montant actuel du loyer, avec trois mois de préavis (ou plus selon le contrat), pour la fin d’un mois civil. La lettre indique le nouveau loyer et sa date d’application, et informe le locataire de ses droits – ce qui est loyal envers lui et rend l’augmentation plus facile à défendre.

Pour la personne qui a donné à quelqu’un un mandat ou une autorisation privés et veut les retirer : la lettre notifie la révocation, avec effet à sa réception, demande la restitution du document et de ce qui a été reçu, ainsi qu’une reddition de comptes. Elle part par burofax avec certification du contenu et accusé de réception, qui prouve la date de réception. Si la procuration a été donnée devant notaire, révoquez-la aussi devant notaire et notifiez-la avec cette lettre. Une notification distincte informe banques et entreprises. En espagnol.

Une notification extrajudiciaire (εξώδικη δήλωση) par laquelle un consommateur en Grèce expose une réclamation sur un service mobile, fixe, internet ou TV et résilie le contrat. Elle s’appuie sur la loi grecque 4727/2020 : engagement initial de 24 mois au plus, résiliation ensuite avec un mois de préavis au plus, et résiliation sans frais en cas de modification unilatérale des conditions. Un huissier de justice la signifie ; la date d’effet de la résiliation est donc incontestable. Pour les litiges d’argent, l’étape suivante est l’autorité grecque des consommateurs, non le régulateur EETT.

Déclarer un sinistre à votre propre assureur automobile allemand : à la garantie responsabilité civile si un tiers peut vous réclamer quelque chose, ou à la garantie partielle ou tous risques (Teilkasko, Vollkasko) pour les dommages à votre véhicule. Avec le numéro de police et l’immatriculation, date, heure et lieu, le conducteur, les autres personnes impliquées, le déroulement, les dommages, la police et les témoins, et la question de savoir si l’assureur veut examiner le véhicule avant réparation. Les conditions types (AKB) prévoient une déclaration sous une semaine ; celles de votre contrat priment. En allemand.

La lettre au centre des impôts allemand (Finanzamt) qui ramène une entreprise au régime des petites entreprises du § 19 de la loi allemande sur la TVA (UStG) après y avoir renoncé et facturé la TVA. La renonciation lie pendant au moins cinq années civiles et ne peut ensuite être révoquée qu’à compter du début d’une année civile ultérieure. La lettre indique l’année de la renonciation et celle à partir de laquelle le régime doit s’appliquer à nouveau, et déclare que le chiffre d’affaires reste dans les limites de 25 000 € et 100 000 €. L’Allemagne n’a pas de « radiation de TVA » : c’est cette voie. En allemand.

Pour le bailleur qui met fin au bail à son échéance : au moins six mois avant pour un logement vide, trois mois pour un meublé. La lettre indique le motif — reprise pour habiter avec le bénéficiaire et son lien, vente avec le prix et les conditions qui valent offre au locataire, ou motif légitime et sérieux — et liste les pièces à joindre, dont la notice d’information de l’arrêté du 13 décembre 2017. À envoyer en recommandé avec avis de réception, par commissaire de justice ou à remettre contre récépissé.

Le dernier rappel avant d’aller en justice, en droit autrichien : avec la somme due, l’échéance, un délai, le compte et les intérêts de retard – 4 % par an (§ 1000 du Code civil autrichien, ABGB) ou, entre entreprises, 9,2 points au-dessus du taux de base plus un forfait de 40 € (§§ 456, 458 du Code de commerce autrichien, UGB). Elle annonce la Mahnklage : pour les créances d’argent jusqu’à 75 000 €, le tribunal rend une injonction de payer conditionnelle (Zahlungsbefehl, § 244 ZPO), exécutoire sauf opposition du débiteur dans les quatre semaines. En allemand, à imprimer, signer et envoyer en recommandé.

Pour le locataire qui, en Italie, a quitté le logement et rendu les clés sans récupérer son dépôt : la mise en demeure au bailleur de restituer le dépôt de garantie avec les intérêts légaux acquis année par année (art. 11 de la loi italienne n° 392 du 27 juillet 1978) dans les quinze jours, en contestant les retenues injustifiées et en annonçant à défaut la médiation ou l’action en justice. À envoyer en recommandé avec avis de réception, ou par PEC si le bailleur a une adresse PEC. En italien.

La lettre qu’un locataire envoie en Autriche après son départ pour récupérer son dépôt de garantie. Elle indique la fin du bail, la restitution de l’appartement et le dépôt, fixe un délai pour le rembourser avec les intérêts – ou rendre le livret d’épargne ou la garantie bancaire –, demande un décompte clair de toute retenue et annonce la suite. Là où la loi autrichienne sur les baux (MRG) s’applique, le § 16b MRG impose un remboursement sans délai, exécutoire par la Schlichtungsstelle ou le tribunal de district. En allemand, pour tous les Länder.

La lettre par laquelle un ancien locataire en Roumanie réclame un dépôt de garantie que le bailleur n’a pas restitué. Elle est rédigée comme une sommation (art. 1015 du Code de procédure civile roumain) – 15 jours pour payer –, de sorte que, envoyée en recommandé avec contenu déclaré et accusé de réception, elle ouvre la voie à une injonction de payer si l’argent n’est pas rendu.

La lettre d’un locataire à un bailleur en Pologne qui n’a pas restitué le dépôt de garantie après le départ : date de libération de l’appartement, somme à rembourser, délai et compte, avec une demande de décompte écrit de chaque déduction. Le bailleur a un mois à compter de la libération de l’appartement ; ensuite des intérêts courent, et la lettre montre aussi la tentative de règlement amiable sur laquelle un tribunal s’interrogera.

La lettre qu’un locataire en Allemagne envoie après son départ pour récupérer le dépôt de garantie. Elle indique la fin de la location, la remise du logement et le dépôt, exige le remboursement avec intérêts selon le § 551, al. 3, du Code civil allemand (BGB) – ou la mainlevée du compte nanti ou de la garantie – dans un délai, demande un décompte détaillé avec justificatifs, et limite toute retenue à une part équitable pour le décompte de charges en attente. Le droit allemand ne fixe pas de date de remboursement : la lettre n’en promet aucune. En allemand, à imprimer, signer et envoyer.

La sommation extrajudiciaire (εξώδικη πρόσκληση) par laquelle un ancien locataire en Grèce demande au bailleur la restitution du dépôt de garantie. La loi ne fixe ni le montant ni le délai – c’est le bail qui le fait –, et les créances du bailleur pour dommages se prescrivent six mois après la restitution du logement (article 602 du Code civil grec). La sommation donne dix jours, met le bailleur en demeure et est signifiée par huissier, dont le procès-verbal prouve contenu et date avant toute demande d’injonction de payer.

Pour le locataire en Espagne dont le bailleur ne rend pas le dépôt de garantie après la remise des clés : le courrier qui réclame le dépôt et l’éventuelle garantie complémentaire, avec l’intérêt légal qui court un mois après la remise des clés (article 36.4 de la loi espagnole sur les baux urbains), refuse les retenues non acceptées et invite le bailleur à négocier pendant trente jours, comme l’exige la loi organique espagnole 1/2025 avant de saisir le tribunal. Envoyé par burofax avec certification du contenu et accusé de réception. En espagnol.

Mise en demeure écrite du locataire en Bulgarie au bailleur pour la restitution du dépôt de garantie après la fin du bail. Elle indique la somme versée, la date de remise du logement, la retenue éventuellement acceptée, un délai et un compte bancaire, et annonce l’étape suivante : la demande d’injonction de payer de l’art. 410 du code de procédure civile, devant le tribunal de district. Si le contrat ne fixe pas de date de restitution, le bailleur est en retard dès réception de la mise en demeure (art. 84, al. 2 de la loi sur les obligations et les contrats). Envoyez-la avec accusé de réception ou par notaire. En bulgare.

La mise en demeure écrite d’un ancien locataire à un bailleur à Chypre pour un dépôt de garantie non restitué. Elle se réfère au bail, au montant du dépôt et à la date de remise du logement, indique qu’aucun loyer n’est dû et qu’il n’y a pas de dégât au-delà de l’usure normale, et donne 14 jours pour payer sur un compte bancaire avant d’aller en justice. Elle joint les pièces et demande une réponse écrite sous 14 jours, comme l’exige le règlement de procédure civile avant une demande en paiement. Elle part en recommandé pour prouver l’envoi.

Le congé écrit par lequel un locataire met fin à un bail d’habitation polonais : quel appartement, quel contrat, quel préavis et sur quelle base, et la date de fin du bail. La lettre demande aussi d’organiser la restitution avec un état des lieux et le remboursement du dépôt. Le préavis court à partir de la réception, non de la rédaction : envoyez-le donc d’une manière qui prouve la réception.

Le congé écrit par lequel un locataire met fin en Autriche au bail d’un appartement selon le § 33 Abs 1 de la loi autrichienne sur les baux (MRG) : bail à durée indéterminée avec le préavis convenu ou sinon légal (§ 560 ZPO), bail à durée déterminée après la première année avec trois mois pour la fin d’un mois (§ 29 Abs 2 MRG), ou bail totalement hors MRG. Il donne congé à la date choisie ou sinon à la suivante possible, demande une date de remise et le dépôt, peut réclamer l’indemnisation des travaux (§ 10 MRG) et comporte un accusé de réception. Signé à la main par chaque locataire, ou avec une signature électronique qualifiée – un simple e-mail est nul. En allemand.

Pour le locataire qui quitte son logement, vide ou meublé. La lettre donne congé avec le bon préavis — trois mois, un mois en zone tendue ou pour un motif de l’article 15, un mois pour un meublé —, indique le motif du préavis réduit et son justificatif, la date de départ, propose l’état des lieux de sortie et demande la restitution du dépôt de garantie à la nouvelle adresse. À envoyer en recommandé avec avis de réception, par commissaire de justice ou à remettre en main propre contre récépissé.

La notification extrajudiciaire (εξώδικη δήλωση) par laquelle un locataire en Grèce résilie un bail d’habitation. La loi grecque ne lui donne aucun droit de partir avant le terme, et s’il part sans motif, il doit le loyer jusqu’à la fin ; la notification s’appuie donc sur la clause de sortie anticipée, sur un motif grave (art. 585 et 588 du Code civil), sur l’article 609 pour un bail à durée indéterminée après trois ans ou sur la fin de la durée convenue, et vaut sinon offre de résiliation amiable. Elle fixe les dates de fin et de restitution, réclame le dépôt de garantie et est signifiée par huissier, dont le procès-verbal prouve ce qui a été dit et quand.

Le congé écrit par lequel le locataire d’un logement à Chypre met fin à la location : en vertu de la clause de résiliation du bail, avec le préavis qu’exige une location à durée indéterminée, au terme convenu, ou comme proposition de résiliation amiable lorsque le bail ne prévoit pas d’autre issue. Il fixe la date de fin et celle de la remise du logement, demande le virement du dépôt de garantie sur un compte bancaire et s’envoie en recommandé ou en main propre, pour prouver l’envoi et sa date.

L’avis par lequel un locataire met fin à un bail d’habitation roumain. Le Code civil roumain lui permet de mettre fin même à un bail à durée déterminée avec au moins 60 jours de préavis, et une clause prévoyant un délai plus court est sans effet. L’avis indique la date de fin, propose une date de restitution du logement contre procès-verbal de remise et demande le dépôt de garantie.

Pour le locataire qui veut quitter en Italie un logement loué avant l’échéance : la lettre au bailleur, pour motifs graves au titre de l’art. 3, alinéa 6, de la loi italienne n° 431 du 9 décembre 1998, ou selon la clause de résiliation du bail, avec six mois de préavis, la date de fin, la demande de fixer la remise des clés et la restitution du dépôt de garantie avec les intérêts. À envoyer en recommandé avec avis de réception, par PEC si le bailleur en a une, ou à remettre en main propre contre signature. En italien.