Scozia: modelli e moduli

Per un’impresa individuale, una società di persone o una private limited company nel Regno Unito che fattura a un cliente. La fattura ha un numero univoco, la data, le due parti, i beni o servizi, il totale e i dati per il pagamento; un’impresa registrata ai fini IVA aggiunge il numero di partita VAT, il momento della cessione, l’aliquota e l’imposta, come richiede il regolamento 14 delle Value Added Tax Regulations 1995. Una società indica la propria denominazione registrata, e un imprenditore individuale con nome commerciale anche il proprio nome e un indirizzo. Un PDF inviato per e-mail va bene.

Per il proprietario, l’inquilino o il locatore a cui si chiede di confermare per iscritto che una persona – partner, figlio adulto, parente o inquilino di una stanza – abita all’indirizzo, spesso per un conto bancario, un contratto telefonico, la scuola o l’iscrizione dal medico di base. Nel Regno Unito non esiste il certificato di residenza, quindi gli enti chiedono bollette o estratti conto, e alcuni accettano anche una lettera come questa; chieda prima che cosa accettano. La lettera indica da quando la persona vi abita e i Suoi recapiti.

Per l’iscritto che vuole chiudere un abbonamento in palestra, a un club o un abbonamento a pagamento. La lettera scioglie il contratto sulla base che sceglie — il preavviso previsto dal contratto, la fine della durata minima o il diritto di recesso di 14 giorni per un contratto concluso online o per telefono — e chiede al fornitore di non incassare nulla dopo l’ultimo pagamento dovuto. Le regole sugli abbonamenti del Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 non sono ancora in vigore. La invii con il mezzo indicato nel contratto, o per e-mail e posta first class.

Per il beneficiario in Inghilterra, Galles o Scozia che non è d’accordo con una decisione del DWP su Universal Credit, ESA, JSA, un’altra prestazione del DWP o, in Inghilterra e Galles, PIP. Richiesta scritta in inglese di riesame, entro un mese dalla decisione (o fino a 13 mesi con motivazione): spiega perché la decisione è sbagliata, elenca le nuove prove, chiede gli atti del DWP e l’avviso di riesame obbligatorio. Il journal online e il modulo del DWP sono gratuiti. Si spedisce con posta di prima classe. Non vale per le prestazioni di Social Security Scotland, come l’Adult Disability Payment: per esse c’è la redetermination. Venduta in bianco, perché può contenere dati sanitari.

Per il passeggero il cui volo è arrivato con tre o più ore di ritardo, è stato cancellato con poco preavviso, o al quale è stato negato l’imbarco, su un volo coperto da UK261 (regolamento (CE) n. 261/2004 come parte del diritto britannico): ogni volo in partenza da un aeroporto britannico e i voli verso il Regno Unito di una compagnia britannica o, da fuori dell’UE, di una compagnia dell’UE. La lettera chiede la compensazione fissa in sterline — £220, £350 o £520 a passeggero, secondo la distanza — alla compagnia che ha operato il volo, salvo circostanze eccezionali. La invii per e-mail o con il modulo della compagnia, e per posta first class.

Per il paziente in qualsiasi parte del Regno Unito che vuole una copia della propria documentazione sanitaria dal medico di base, da un ospedale, da un dentista o da una clinica privata. Richiesta di accesso in inglese ai sensi dell’articolo 15 dell’UK GDPR: chiede i documenti scelti da Lei e le informazioni sul loro uso, e ricorda il termine di un mese e la gratuità della copia. Si invia per e-mail con un documento d’identità. In Inghilterra l’app NHS App mostra già a molti pazienti la loro cartella presso il medico di base. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per gli amministratori di una private limited company nel Regno Unito che verbalizzano una riunione del consiglio: presenti, quorum, dichiarazioni di interesse e ogni decisione presa, come un mandato bancario, un contratto, un acconto sui dividendi o nuovi locali. Ogni società deve conservare i verbali delle riunioni degli amministratori per almeno dieci anni (sezione 248 del Companies Act 2006), e il presidente li firma come fedeli. Nulla va depositato presso Companies House.

Per il cliente privato indotto con l’inganno a inviare denaro a un truffatore con un bonifico — un falso investimento, un acquisto inesistente, una telefonata di una finta banca o polizia. Secondo le regole di rimborso per le truffe con pagamenti autorizzati (APP), la banca deve di norma rimborsare i pagamenti Faster Payments o CHAPS fatti dal 7 ottobre 2024, fino a £85.000, se li chiede entro 13 mesi dall’ultimo pagamento. La lettera presenta la richiesta per iscritto e chiede una decisione; in caso di rifiuto, il Financial Ombudsman Service è gratuito.

Per il cliente con un problema con l’operatore mobile, fisso o internet, o con un servizio TV dello stesso pacchetto: connessione lenta o interrotta, bollette sbagliate, un aumento di prezzo o una modifica del contratto non comunicati, problemi con un trasloco. La lettera è il reclamo formale che l’operatore deve trattare; se non è risolto entro sei settimane, o riceve una lettera di stallo, può rivolgersi gratuitamente al suo organismo ADR, il Communications Ombudsman o CISAS. La invii per e-mail o per posta first class.

Per il consumatore che ha pagato con carta di credito tutto o parte del prezzo di beni o servizi di valore superiore a £100 e fino a £30.000, quando il venditore ha violato il contratto o descritto in modo falso ciò che vendeva — beni difettosi, nulla consegnato, un’impresa fallita. Secondo la section 75 del Consumer Credit Act 1974 l’emittente della carta risponde quanto il venditore. La lettera presenta la richiesta; se l’emittente la respinge o non risponde entro otto settimane, può rivolgersi gratuitamente al Financial Ombudsman Service.

Per l’esecutore testamentario o l’amministratore dell’eredità di una persona deceduta, o per chi può avere una pretesa derivante dalla morte, in Inghilterra, Galles o Scozia. Richiesta in inglese ai sensi della sezione 3(1)(f) dell’Access to Health Records Act 1990 al medico di base, all’ospedale o all’ente sanitario: indica il paziente, la qualità in cui agisce, i documenti richiesti e i termini di legge di 21 e 40 giorni. Alleghi il certificato di morte e le prove. Si spedisce con posta di prima classe. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché riguarda dati sanitari.

Per un amministratore (director) di una private limited company nel Regno Unito che lascia l’incarico. La lettera presenta le dimissioni da una data indicata, chiede alla società di comunicarlo a Companies House entro 14 giorni con il modulo TM01 e di aggiornare la propria documentazione, e precisa che le dimissioni da amministratore non pongono fine da sole a un rapporto di lavoro o a una partecipazione. Secondo lo statuto tipo le dimissioni hanno effetto come stabilito una volta ricevute dalla società. Una società deve avere almeno un amministratore persona fisica, quindi l’amministratore unico provvede prima a un sostituto.

Per il consiglio di una private limited company nel Regno Unito che nomina un nuovo amministratore (director). La delibera scritta degli amministratori registra la nomina, la data di efficacia e chi la comunicherà a Companies House, e il nuovo amministratore firma il consenso ad assumere l’incarico. Dal 18 novembre 2025 il nuovo amministratore deve prima verificare la propria identità presso Companies House e dare alla società il suo codice personale; la società deposita la nomina con il modulo AP01, online, entro 14 giorni. La delibera resta nei libri sociali.

Per l’ex detentore nel Regno Unito che ha venduto o ceduto un veicolo ma risulta ancora nel registro della DVLA e riceve solleciti, una sanzione per tassa non pagata o multe. Se ha ancora il libretto (V5C), avvisi prima la DVLA con il servizio online gratuito di GOV.UK, che aggiorna subito il registro. La lettera serve per ciò che quel servizio non risolve: indica data e ora della vendita e i dati del nuovo detentore, come è stata avvisata la DVLA, e chiede di correggere il registro e di fermare le azioni per il periodo successivo alla vendita. Va spedita in prima classe all’indirizzo indicato nella lettera della DVLA.

Per chiunque in Inghilterra, Galles o Scozia abbia una pensione aziendale o privata e voglia conoscerne il valore, o abbia perso il contatto con il piano dopo un trasloco o un cambio di lavoro. Lettera in inglese all’amministratore o al fornitore che chiede un estratto dei diritti in base al regolamento del 2013 sull’informativa – il valore maturato, l’eventuale valore di trasferimento e la data da cui può riscuoterla – e aggiorna il Suo indirizzo. Si spedisce con posta di prima classe. I recapiti di un piano perso si trovano gratuitamente con il Pension Tracing Service su GOV.UK.

Per l’assicurato la cui compagnia ha rifiutato, liquidato in misura insufficiente o ritardato un sinistro, venduto una polizza inadatta o aggiunto costi ingiusti — assicurazione auto, casa, viaggio, animali o altro. La lettera è il reclamo formale a cui le regole della FCA obbligano la compagnia a rispondere entro otto settimane; dopo la risposta definitiva, o trascorse otto settimane, può rivolgersi gratuitamente al Financial Ombudsman Service entro sei mesi. La invii all’ufficio reclami per e-mail o posta first class.

Per chi non riesce più a pagare un prestito, una carta di credito, uno scoperto o una bolletta dopo un cambiamento come la perdita del lavoro, una malattia o un calo del reddito. La lettera spiega cosa è cambiato, offre una rata mensile sostenibile e chiede al creditore di accettarla, congelare interessi e spese e confermare per iscritto. Le regole della FCA chiedono ai finanziatori tolleranza verso i clienti in difficoltà. Consulenza gratuita sui debiti è offerta anche da MoneyHelper, StepChange e Citizens Advice in tutto il Regno Unito, da National Debtline in Gran Bretagna, da Advice Direct Scotland e da Advice NI. La invii per e-mail e posta first class.

Per chi ha un prestito, una carta di credito, una carta di un negozio o un conto da catalogo disciplinati dal Consumer Credit Act 1974 e vuole copia del contratto e un estratto conto. In base alla section 77 (credito a importo fisso, come un prestito) o alla section 78 (credito rotativo, come una carta di credito), il creditore deve inviarli entro 12 giorni lavorativi da una richiesta scritta con la tassa di £1; finché non lo fa, non può far valere il contratto. La invii con la tassa, per posta first class con certificato di spedizione.

Per il dipendente in qualsiasi parte del Regno Unito che è malato e vuole avvisare per iscritto il datore di lavoro. Lettera in inglese secondo il diritto britannico: indica il giorno di inizio dell’assenza e la data prevista di rientro, dichiara che i primi sette giorni sono autocertificati e che, se l’assenza si prolunga, seguirà un certificato medico (fit note), e chiede l’indennità di malattia legale (statutory sick pay) o contrattuale, dovuta dal 6 aprile 2026 fin dal primo giorno. Non descrive la malattia. Si invia per e-mail o si consegna a mano. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per chi vuole informazioni detenute da un council, un ministero, un ente del NHS o dell’HSC, la polizia, una scuola o un’altra autorità pubblica in Inghilterra, Galles o Irlanda del Nord, o da un ente nazionale, anche nei suoi uffici in Scozia: una richiesta ai sensi del Freedom of Information Act 2000, che copre anche le informazioni ambientali, con risposta entro 20 giorni lavorativi. Molte autorità hanno un modulo online o un indirizzo e-mail FOI gratuiti. Un’autorità pubblica scozzese – governo, council, NHS Scotland o scuola in Scozia – risponde invece ai sensi del Freedom of Information (Scotland) Act 2002: per essa usi la richiesta scozzese.

Per l’assicurato in qualsiasi parte del Regno Unito la cui assicurazione sanitaria privata deve pagare delle cure. Una sola lettera in inglese per due momenti: la richiesta di rimborso per cure ricevute o necessarie, oppure la contestazione di un rifiuto o di una riduzione. Descrive le cure, l’importo e le Sue ragioni, ricorda l’obbligo dell’assicuratore di pagare in tempi ragionevoli e diventa un reclamo formale, con il termine di otto settimane e il ricorso gratuito al Financial Ombudsman Service. Si invia per e-mail. Venduta in bianco, da compilare a mano, perché contiene dati sanitari.

Per il cliente domestico in Inghilterra, Galles o Scozia con un problema con il fornitore di gas o elettricità: una bolletta sbagliata o stimata, un conguaglio per energia consumata più di 12 mesi prima, un contatore guasto o un cattivo servizio. La lettera è il reclamo formale che il fornitore deve trattare; se non è risolto entro otto settimane, o riceve una lettera di stallo (deadlock letter), può rivolgersi gratuitamente all’Energy Ombudsman. La invii per e-mail o per posta first class e annoti la data.

Per gli amministratori di una private limited company solvibile nel Regno Unito che ha cessato l’attività e deve essere chiusa. La delibera scritta attesta che la società soddisfa le condizioni del Companies Act 2006 per la cancellazione volontaria e autorizza la domanda con il modulo DS01 (£13 online) e le copie da inviare entro sette giorni a soci, dipendenti, creditori, amministratori non firmatari e gestori del fondo pensione. Una società che non può pagare i debiti si chiude tramite un professionista dell’insolvenza.

Per chiunque nel Regno Unito voglia una copia dei dati personali che un’organizzazione conserva su di lui: datore di lavoro attuale o precedente, banca, council, padrone di casa, compagnia telefonica o gestore di parcheggi. Richiesta in inglese ai sensi dell’articolo 15 dell’UK GDPR: chiede tutti i dati, o le parti indicate, e le informazioni sul loro uso, e ricorda che l’organizzazione ha un mese e non può chiedere compensi. Si invia per e-mail al responsabile della protezione dei dati. L’ICO pubblica anche un modello gratuito.