Irlande du Nord : modèles et formulaires

Pour le salarié en Irlande du Nord à qui l’employeur, ou l’ancien employeur, n’a pas remis ses papiers : une seule lettre qui réclame les bulletins de paie manquants (article 40 de l’Employment Rights (Northern Ireland) Order 1996), le P60 d’une année fiscale, le P45 après le départ et la déclaration écrite des conditions d’emploi due dans les deux mois du début (article 33). Ne remplissez que les lignes utiles ; les autres disparaissent. Elle donne 14 jours et annonce la suite : l’industrial tribunal et un signalement au HMRC.

Pour un client et un consultant ou freelance indépendant d’Irlande du Nord, travaillant à son compte ou par sa propre société. Le contrat couvre les services, honoraires et factures, les frais, le droit de se faire remplacer, la propriété du travail, la confidentialité, la responsabilité, la fin du contrat et les règles off-payroll (IR35), applicables dans tout le Royaume-Uni. Ses termes ne déterminent pas le statut de salarié ou fiscal, qui suit la façon dont le travail est réellement fait ; chaque partie devrait se faire conseiller si le statut est incertain.

Pour le locataire privé en Irlande du Nord qui a reçu un avis d’augmentation de loyer. Depuis le 1er avril 2025, le loyer ne peut augmenter qu’une fois par 12 mois, par un avis écrit au moins trois mois à l’avance indiquant la date et le nouveau loyer (articles 5D et 5E du Private Tenancies (Northern Ireland) Order 2006). La lettre explique au bailleur pourquoi l’avis ne respecte pas ces règles et que vous continuez à payer le loyer actuel — ou, s’il les respecte, lui demande de revoir le montant. Le montant n’est pas plafonné. Envoyée par lettre suivie avec signature.

Pour une entreprise d’Irlande du Nord qui fournit des services à une autre : conseil, design, maintenance, marketing ou assistance informatique. Le contrat fixe les services, les honoraires, la facturation et le paiement dans un délai convenu, la propriété des travaux, la confidentialité, la protection des données, un plafond de responsabilité, le préavis de résiliation, ainsi que le droit et les tribunaux d’Irlande du Nord. Le retard de paiement fait courir des intérêts légaux. Les deux entreprises signent. Pour un indépendant, le contrat de consultant convient mieux.

Pour le voyageur d’Irlande du Nord dont le voyage à forfait — vol et hôtel, ou autres services de voyage vendus ensemble — n’était pas conforme à la réservation : hôtel différent ou médiocre, prestations manquantes, programme modifié. Selon les Package Travel and Linked Travel Arrangements Regulations 2018, l’organisateur répond de chaque élément du forfait et doit une réduction de prix et une indemnisation pour ce qui n’allait pas. La lettre les réclame et vaut dernière lettre avant une petite demande devant la county court, avec 14 jours pour répondre. Envoyez-la à l’organisateur par e-mail et par lettre recommandée (Royal Mail Signed For).

Pour toute personne en Irlande du Nord à qui une banque, un employeur, la DVLA, un régime de retraite ou un autre organisme demande de confirmer des faits par statutory declaration : document perdu, vie commune, nom utilisé ou lien de parenté. Vous rédigez les faits en paragraphes numérotés ; le document ajoute les mots qu’exige le Statutory Declarations Act 1835. Vous signez en personne devant un solicitor, un commissioner for oaths, un notaire ou un juge de paix ; les honoraires d’un commissioner sont de 5 livres, plus 2 livres par pièce jointe (SR 1993/418).

Pour l’allocataire en Irlande du Nord en désaccord avec une décision du Department for Communities sur l’Universal Credit, la Personal Independence Payment, l’Employment and Support Allowance, le Carer’s Allowance ou une autre prestation. Demande écrite de réexamen, dans le mois de la décision ou plus tard avec vos raisons : elle désigne la décision, explique pourquoi elle est erronée, liste les preuves nouvelles, demande les éléments utilisés et un avis de réexamen obligatoire, étape préalable au recours devant The Appeals Service. Le journal en ligne et le téléphone sont des alternatives gratuites. Envoi en première classe. Vendue vierge.

Pour le parent, partout au Royaume-Uni, qui veut qu’un grand-parent, une nounou, un ami ou un autre adulte récupère son enfant à l’école. Lettre signée en anglais à l’école, qui nomme chaque personne autorisée à récupérer l’enfant, précise quand l’autorisation s’applique et comment la personne prouvera son identité, et qui vaut jusqu’à ce que vous la retiriez par écrit. Remise au secrétariat de l’école. Beaucoup d’écoles ont leur propre formulaire ou application ; si la vôtre en a un, utilisez-le d’abord.

Pour les administrateurs et les associés d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui décident sans assemblée : modification des statuts ou de la dénomination, approbation d’un long contrat d’administrateur ou toute autre décision des associés. Les administrateurs diffusent la résolution comme ordinaire (plus de la moitié des droits de vote) ou spéciale (au moins 75 %), et chaque associé signe pour l’approuver. Elle devient caduque après 28 jours, sauf autre délai statutaire. Une résolution spéciale est déposée à Companies House dans les 15 jours. Elle ne permet pas de révoquer un administrateur ou un commissaire aux comptes.

Pour toute personne dont la demande au titre du Freedom of Information Act 2000 – à une autorité publique en Angleterre, au pays de Galles ou en Irlande du Nord, ou à un organisme national – a été refusée en tout ou partie, a reçu une réponse incomplète ou aucune réponse sous 20 jours ouvrables : une demande de réexamen interne (internal review), avec vos raisons et la demande d’un résultat sous 20 jours ouvrables, étape qui précède une plainte à l’Information Commission (ICO). Envoi par e-mail dans les 40 jours ouvrables suivant la réponse. La réponse d’une autorité publique écossaise se réexamine plutôt au titre du Freedom of Information (Scotland) Act 2002 : utilisez la demande écossaise.

Pour le titulaire qui a payé par carte de débit, de crédit ou prépayée sans recevoir ce qu’il a payé — bien jamais livré, défectueux ou non conforme, vendeur en faillite, remboursement promis et non versé, montant erroné. La lettre demande à l’émetteur de lancer une rétrofacturation (chargeback) selon les règles du réseau de cartes. Ce n’est pas un droit légal et le réseau fixe des délais, souvent 120 jours : envoyez-la vite par e-mail ou messagerie sécurisée et par courrier first class.

Pour le client qui veut clôturer un compte courant dans une banque ou une building society. Selon la regulation 51 des Payment Services Regulations 2017, vous pouvez mettre fin à un compte courant à tout moment, avec un préavis d’un mois au plus si vos conditions en prévoient un, et la clôture est gratuite une fois le compte ouvert depuis six mois. La lettre demande à la banque de clôturer le compte, d’annuler cartes et paiements, de virer le solde sur un autre compte et de confirmer la clôture par écrit. La plupart des banques clôturent aussi gratuitement par l’application, par téléphone ou en agence.

Pour les administrateurs (directors) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui transfèrent son siège (registered office). La décision écrite, signée par tous les administrateurs, consigne la nouvelle adresse, confirme qu’il s’agit d’une adresse appropriée dans la partie du Royaume-Uni où la société est immatriculée et désigne l’administrateur qui déclarera le changement. Le changement prend effet à son enregistrement par Companies House ; le formulaire AD01 est déposé en ligne, sans frais, par la société elle-même. C’est la décision pour les registres de la société, pas le dépôt.

Pour un entrepreneur individuel, une société de personnes ou une société à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui facture un client. La facture comporte un numéro unique, la date, les deux parties, les biens ou services, le total et les coordonnées de paiement ; une entreprise immatriculée à la TVA ajoute son numéro de TVA, la date de la livraison, le taux et la TVA, comme l’exige le règlement 14 des Value Added Tax Regulations 1995. Une société indique sa dénomination enregistrée, et un entrepreneur individuel sous nom commercial aussi son propre nom et une adresse. Un PDF envoyé par e-mail convient.

Pour le propriétaire, le locataire ou le bailleur à qui l’on demande de confirmer par écrit qu’une personne – partenaire, enfant majeur, proche ou locataire d’une chambre – habite à l’adresse, souvent pour un compte bancaire, un forfait téléphonique, une école ou l’inscription chez un médecin. Le Royaume-Uni n’a pas de certificat de résidence : les organismes demandent des factures ou des relevés, et certains acceptent une lettre comme celle-ci ; demandez-leur d’abord ce qu’ils acceptent. La lettre indique depuis quand la personne y habite et vos coordonnées.

Pour le membre qui veut mettre fin à un abonnement de salle de sport, de club ou à un abonnement payant. La lettre met fin au contrat sur la base que vous choisissez — son propre préavis, la fin de la durée minimale ou le droit d’annulation de 14 jours d’un contrat conclu en ligne ou par téléphone — et demande au prestataire de ne rien prélever après la dernière échéance due. Les règles sur les abonnements du Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 ne sont pas encore en vigueur. Envoyez-la par le moyen prévu au contrat, ou par e-mail et courrier first class.

Pour le passager dont le vol est arrivé avec trois heures de retard ou plus, a été annulé au dernier moment, ou qui s’est vu refuser l’embarquement, sur un vol couvert par UK261 (règlement (CE) n° 261/2004 tel qu’il fait partie du droit britannique) : tout vol au départ d’un aéroport britannique, et les vols vers le Royaume-Uni d’une compagnie britannique ou, depuis un pays hors de l’UE, d’une compagnie de l’UE. La lettre réclame l’indemnité forfaitaire en livres — £220, £350 ou £520 par passager selon la distance — à la compagnie qui a opéré le vol, sauf circonstances extraordinaires. Envoyez-la par e-mail ou via le formulaire de la compagnie, et par courrier first class.

Pour le patient, partout au Royaume-Uni, qui veut une copie de son dossier médical auprès d’un cabinet de médecine générale, d’un hôpital, d’un dentiste ou d’une clinique privée. Demande d’accès en anglais, fondée sur l’article 15 du UK GDPR : elle réclame les documents que vous choisissez et les informations sur leur utilisation, et rappelle le délai d’un mois et la gratuité de la copie. Envoi par e-mail, avec une preuve d’identité. En Angleterre, l’application NHS App montre déjà à beaucoup de patients leur dossier chez le généraliste. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle contient des données de santé.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui consignent une réunion du conseil : présents, quorum, déclarations d’intérêts et chaque décision prise, par exemple un mandat bancaire, un contrat, un acompte sur dividende ou de nouveaux locaux. Toute société doit conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs au moins dix ans (section 248 du Companies Act 2006), et le président les signe comme fidèles. Rien n’est déposé à Companies House.

Pour le client particulier amené par ruse à virer de l’argent à un escroc — faux placement, achat inexistant, appel d’une prétendue banque ou police. Selon les règles de remboursement des escroqueries au virement autorisé (APP), votre banque doit en principe rembourser les paiements Faster Payments ou CHAPS faits depuis le 7 octobre 2024, jusqu’à £85 000, si vous réclamez dans les 13 mois du dernier paiement. La lettre formule la demande par écrit et exige une décision ; en cas de refus, le Financial Ombudsman Service est gratuit.

Pour le client qui a un problème avec son opérateur mobile, fixe ou internet, ou avec un service de télévision du même forfait : connexion lente ou coupée, factures erronées, hausse de prix ou modification du contrat non annoncée, difficultés lors d’un déménagement. La lettre est la réclamation formelle que l’opérateur doit traiter ; si elle n’est pas réglée en six semaines, ou si vous recevez une lettre d’impasse, vous pouvez saisir gratuitement son organisme de règlement des litiges, le Communications Ombudsman ou CISAS. Envoyez-la par e-mail ou par courrier first class.

Pour le consommateur qui a payé par carte de crédit tout ou partie du prix d’un bien ou d’un service de plus de £100 et jusqu’à £30 000, lorsque le vendeur a manqué au contrat ou mal décrit ce qu’il vendait — bien défectueux, rien livré, entreprise en faillite. Selon la section 75 du Consumer Credit Act 1974, l’émetteur de la carte répond au même titre que le vendeur. La lettre présente la demande ; s’il la rejette ou ne répond pas sous huit semaines, vous pouvez saisir gratuitement le Financial Ombudsman Service.

Pour un administrateur (director) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui se retire. La lettre présente la démission à une date donnée, demande à la société de prévenir Companies House dans les 14 jours sur le formulaire TM01 et de mettre à jour ses documents, et précise que la démission d’administrateur ne met pas fin à elle seule à un emploi ou à une participation. Selon les statuts types, la démission prend effet comme elle le prévoit dès sa réception par la société. Une société doit garder au moins un administrateur personne physique : un administrateur unique prévoit d’abord un remplaçant.

Pour le conseil d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui nomme un nouvel administrateur (director). La décision écrite des administrateurs consigne la nomination, sa date d’effet et la personne chargée de la déclarer à Companies House, et le nouvel administrateur signe son consentement à exercer la fonction. Depuis le 18 novembre 2025, il doit d’abord faire vérifier son identité par Companies House et transmettre son code personnel à la société, qui déclare la nomination sur le formulaire AP01, en ligne, dans les 14 jours. La décision est conservée dans les registres.