Arbeit und Beschäftigung: Vorlagen und Formulare
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Kind krank: Mitteilung an den Arbeitgeber und Freistellung
Wenn Ihr Kind krank ist und Sie zu Hause bleiben müssen: das Schreiben an den Arbeitgeber, mit dem Sie die Betreuung des Kindes mitteilen und die Freistellung nach § 45 Abs. 3 SGB V verlangen. Es bittet um bezahlte Freistellung, soweit § 616 BGB oder der Arbeitsvertrag sie gewähren, und kündigt sonst den Antrag auf Kinderkrankengeld bei der Krankenkasse an. Für gesetzlich versicherte Eltern von Kindern unter zwölf Jahren, ohne Angaben zur Erkrankung des Kindes.
Antrag auf Rentenauskunft, Versicherungsverlauf oder Kontenklärung
Das Schreiben an die Deutsche Rentenversicherung, mit dem Sie eine Rentenauskunft, einen aktuellen Versicherungsverlauf oder die Klärung Ihres Versicherungskontos beantragen – mit Versicherungsnummer, Geburtsname und Geburtsdatum, dem Anlass und den Zeiten, die nach Ihrer Kenntnis noch fehlen, etwa Schule, Studium, Kindererziehung oder Arbeit im Ausland. Die Rentenversicherung bietet diese Anfragen auch kostenlos online an; das Schreiben ist für alle, die lieber schriftlich beantragen, keinen Zugang zu den Online-Diensten haben oder im Ausland leben. Ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und an den Träger senden, der Ihr Konto führt.
Aufforderung zur Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses
Die schriftliche Aufforderung, die ein Sportverein, eine Kita, eine Schule, ein Träger der Jugendhilfe oder eine andere Organisation ausstellt, damit Beschäftigte oder Ehrenamtliche ein erweitertes Führungszeugnis beantragen können: Nach § 30a Abs. 2 BZRG erhält es nur, wer eine solche Aufforderung vorlegt, in der die verlangende Stelle bestätigt, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG vorliegen. Mit Angaben zur Organisation, zur Person und zur Tätigkeit, dem gesetzlichen Grund zur Auswahl und der Angabe, ob die Tätigkeit ehrenamtlich ist – für einen Antrag auf Gebührenbefreiung.
Geschäftsführer-Anstellungsvertrag (GmbH)
Der Dienstvertrag zwischen einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) und ihrem Geschäftsführer – getrennt von der Bestellung durch Gesellschafterbeschluss. Er regelt Aufgaben und zustimmungspflichtige Geschäfte, Beginn und Dienstort, Festgehalt und variable Vergütung, Gehaltsfortzahlung bei Krankheit, Urlaub, Wettbewerbsverbot während der Laufzeit, Verschwiegenheit, Kündigung und Freistellung nach einer Abberufung. Mit der Beteiligung des Geschäftsführers und dem Hinweis, wann er sozialversicherungspflichtig ist: Ein Fremdgeschäftsführer ist stets beschäftigt, ein Gesellschafter-Geschäftsführer nur mit Mehrheit oder umfassender Sperrminorität selbständig.
Krankmeldung an den Arbeitgeber
Die schriftliche Krankmeldung an den Arbeitgeber nach § 5 EntgFG: Sie teilen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer mit – ohne Diagnose. Für gesetzlich Versicherte berücksichtigt das Schreiben die eAU: Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab, die Pflicht zur unverzüglichen Krankmeldung bleibt aber bestehen. Privat Versicherte kündigen die Bescheinigung auf Papier an. Mit Personalnummer und einem Feld für die Anschrift bei Erkrankung im Ausland.
Kündigung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitnehmer (Eigenkündigung)
Das Kündigungsschreiben für Arbeitnehmer: die ordentliche, fristgerechte Kündigung des eigenen Arbeitsverhältnisses zum gewünschten Termin, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt, mit der Bitte um Eingangsbestätigung, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis und die Gewährung oder Abgeltung des Resturlaubs. Nach § 623 BGB ist die Kündigung nur in Schriftform wirksam, die elektronische Form ist ausgeschlossen: ausdrucken, eigenhändig unterschreiben und das Original so übergeben, dass sich der Zugang beweisen lässt. Mit Empfangsbestätigung für die persönliche Übergabe.
Gegendarstellung zur Abmahnung
Die Gegendarstellung, mit der Sie einer Abmahnung des Arbeitgebers widersprechen und Ihre Stellungnahme zur Personalakte geben (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Sie nennt den Vorwurf, stellt den Sachverhalt aus Ihrer Sicht dar, benennt Zeugen und verlangt wahlweise die Entfernung der unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte oder die Aufnahme der Gegendarstellung. Eine Frist gibt es nicht, und eine Antwort ist keine Pflicht – was Sie schreiben, kann aber später verwendet werden. Ausdrucken, unterschreiben und gegen Empfangsbestätigung übergeben.
Geltendmachung von Lohn und Überstundenvergütung
Das Schreiben, mit dem Sie ausstehenden Lohn, ausstehendes Gehalt oder unbezahlte Überstunden beim Arbeitgeber einfordern und geltend machen – rechtzeitig vor Ablauf der Ausschlussfrist aus Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag, die oft nur drei Monate ab Fälligkeit beträgt. Es listet Monat, Art des Anspruchs und Bruttobetrag auf, setzt eine Zahlungsfrist, verlangt Verzugszinsen nach § 288 Abs. 1 BGB, belegt Überstunden mit Ihren Aufzeichnungen und kann die Zurückbehaltung der Arbeitsleistung ankündigen. Ausdrucken, eigenhändig unterschreiben, mit Zugangsnachweis übergeben und zusätzlich per E-Mail senden.
Antrag auf Teilzeit oder Brückenteilzeit
Der Antrag, mit dem Sie Ihre Arbeitszeit dauerhaft nach § 8 TzBfG oder als Brückenteilzeit für ein bis fünf Jahre nach § 9a TzBfG verringern – mit bisheriger und gewünschter Wochenarbeitszeit, Beginn, bei Brückenteilzeit dem Ende und der gewünschten Verteilung auf die Wochentage. Er geht in Textform spätestens drei Monate vor Beginn an den Arbeitgeber; lehnt dieser nicht spätestens einen Monat vorher in Textform ab, verringert sich die Arbeitszeit wie beantragt. Voraussetzung: mehr als sechs Monate Beschäftigung und mehr als 15 Arbeitnehmer, für die Brückenteilzeit mehr als 45.
Antrag auf unbezahlten Urlaub (unbezahlter Sonderurlaub)
Antrag an den Arbeitgeber auf unbezahlten Sonderurlaub für einen bestimmten Zeitraum, mit Anlass und den Bedingungen, die beide Seiten vereinbaren: Freistellung ohne Arbeitsentgelt, Fortbestand des Arbeitsverhältnisses, Rückkehr zu den bisherigen Bedingungen. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht – der Sonderurlaub entsteht erst mit der Zustimmung des Arbeitgebers, für die unten Platz ist. Das Schreiben weist darauf hin, dass der Schutz der Sozialversicherung nach einem Monat endet (§ 7 Abs. 3 SGB IV) und die Krankenversicherung dann selbst zu klären ist.
Urlaubsantrag (Antrag auf Erholungsurlaub)
Der Urlaubsantrag an den Arbeitgeber: Erholungsurlaub für einen bestimmten Zeitraum beantragen, mit der Zahl der Arbeitstage und der Vertretung, und mit Bezug auf § 7 Abs. 1 BUrlG, nach dem die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Das Schreiben stellt klar, dass der Urlaub erst nach der Genehmigung angetreten wird, und lässt unten Platz für die Entscheidung des Arbeitgebers. Eine Form ist nicht vorgeschrieben: per E-Mail senden oder ausgedruckt abgeben.
Arbeitszeugnis anfordern (qualifiziertes Zeugnis oder Zwischenzeugnis)
Schreiben an den Arbeitgeber, mit dem Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zum Ende des Arbeitsverhältnisses oder ein Zwischenzeugnis anfordern – ausdrücklich mit Angaben zu Leistung und Verhalten, denn ohne diese Bitte schuldet der Arbeitgeber nur ein einfaches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit (§ 109 GewO). Mit Tätigkeit, Beschäftigungszeitraum, Anlass und dem Termin, bis zu dem das Zeugnis per Post zugesandt werden soll. Eine Form ist für die Anforderung nicht vorgeschrieben: per E-Mail oder auf Papier.
Antrag auf Bildungsurlaub (Bildungszeit, Bildungsfreistellung)
Der Antrag an den Arbeitgeber auf bezahlten Bildungsurlaub – je nach Land Bildungszeit, Bildungsfreistellung oder Arbeitnehmerweiterbildung genannt – für eine anerkannte Bildungsveranstaltung, mit Titel, Veranstalter, Ort, Zeitraum, Zahl der Arbeitstage und Nachweis der Anerkennung. Ein Dokument für alle 14 Länder mit Bildungsurlaubsgesetz: Sie wählen das Land Ihres Arbeitsplatzes, und dessen Gesetz bestimmt Anspruch, Wartezeit, Antragsfrist und Anerkennung. In Bayern gibt es keinen Bildungsurlaub, in Sachsen erst ab dem 01.01.2027.
Elternzeit-Antrag (Anmeldung der Elternzeit beim Arbeitgeber)
Die Anmeldung der Elternzeit beim Arbeitgeber nach § 16 BEEG: Kind, Geburtsdatum oder errechneter Termin, Beginn und Ende der Elternzeit und weitere Abschnitte, mit der verbindlichen Festlegung für die ersten zwei Jahre und der Bitte um Eingangsbestätigung und Bescheinigung. Elternzeit muss spätestens sieben Wochen vor Beginn verlangt werden, für die Zeit nach dem dritten Geburtstag 13 Wochen vorher. Für Kinder, die ab dem 01.05.2025 geboren oder zur Adoption aufgenommen werden, genügt die Textform, etwa eine E-Mail; für ältere Kinder gilt die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift.
Geheimhaltungsvereinbarung für Arbeitnehmer
Verschwiegenheitsvereinbarung zum Arbeitsvertrag, die Geschäftsgeheimnisse als angemessene Geheimhaltungsmaßnahme nach § 2 Nr. 1 GeschGehG schützt: benannte Arten vertraulicher Informationen, Pflichten während des Arbeitsverhältnisses, eine auf diese Geheimnisse und eine bestimmte Dauer begrenzte Pflicht danach, Rückgabe von Unterlagen und die gesetzlichen Ausnahmen für Hinweisgeber (§ 39 HinSchG). Ohne die unwirksame Pauschalklausel über alle betrieblichen Angelegenheiten (BAG 8 AZR 172/23) und ohne Verbot, über das eigene Gehalt zu sprechen.
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot für Arbeitnehmer
Vereinbarung eines Wettbewerbsverbots für die Zeit nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses nach §§ 74 ff. HGB: verbotene Tätigkeiten, Gebiet, Dauer von höchstens zwei Jahren und die Karenzentschädigung von mindestens der Hälfte der letzten Bezüge, ohne die das Verbot nicht verbindlich ist. Mit Anrechnung anderweitigen Erwerbs, Auskunftspflicht und Verzicht nach § 75a HGB. Schriftform: ausdrucken, von beiden eigenhändig unterschreiben und dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber unterschriebenes Original aushändigen.
Arbeitsvertrag unbefristet
Unbefristeter Arbeitsvertrag für Vollzeit oder Teilzeit mit allen wesentlichen Vertragsbedingungen, die § 2 Nachweisgesetz verlangt: Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort, Probezeit, Arbeitszeit und Pausen, Überstunden, Vergütung mit Fälligkeit, Mindestlohn, Urlaub, Kündigungsfristen nach § 622 BGB, Schriftform der Kündigung und Klagefrist, Tarifverträge, Fortbildung und betriebliche Altersversorgung. Mit einer Ausschlussfrist, die den Mindestlohn ausnimmt und nur Textform verlangt. Ausfüllen, zweimal ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.
Aufhebungsvertrag (Arbeitsverhältnis)
Aufhebungsvertrag zur einvernehmlichen Beendigung eines Arbeitsverhältnisses: Beendigungszeitpunkt, Vergütung und Freistellung, Abfindung, Resturlaub, qualifiziertes Arbeitszeugnis mit vereinbarter Note, Arbeitspapiere und Erledigungsklausel. Die Vorbemerkung hält den Anlass fest, der über die Sperrzeit beim Arbeitslosengeld entscheidet (§ 159 SGB III), und der Vertrag warnt vor Sperrzeit, Ruhen und Meldepflicht. Nach § 623 BGB ist er nur wirksam, wenn er ausgedruckt und von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben wird – die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Befristeter Arbeitsvertrag
Befristeter Arbeitsvertrag nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, ohne Sachgrund (§ 14 Abs. 2 TzBfG, bis zu zwei Jahre) oder mit Sachgrund wie Vertretung, vorübergehendem Bedarf oder Erprobung, mit allen Angaben nach § 2 Nachweisgesetz, Mindestlohn, Urlaub, Kündigung während der Laufzeit und einer Ausschlussfrist, die den Mindestlohn ausnimmt. Die Befristung bedarf der Schriftform: Beide Seiten unterschreiben vor dem ersten Arbeitstag, sonst gilt der Vertrag als unbefristet (§ 14 Abs. 4, § 16 TzBfG).
Zusatzvereinbarung Homeoffice und mobiles Arbeiten
Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag über Homeoffice und mobiles Arbeiten: Beginn und Umfang, Wahl zwischen mobilem Arbeiten und Telearbeit nach § 2 Abs. 7 ArbStättV, Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Zeiterfassung, Arbeitsmittel und Kostenpauschale, Datenschutz in der Wohnung, Arbeitsschutz, Unfallversicherung, keine Arbeit aus dem Ausland ohne gesonderte Vereinbarung und Kündigung der Vereinbarung. Einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice gibt es nicht – deshalb wird es vereinbart. Ausfüllen, ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben.