English : modèles et formulaires

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui consignent une réunion du conseil : présents, quorum, déclarations d’intérêts et chaque décision prise, par exemple un mandat bancaire, un contrat, un acompte sur dividende ou de nouveaux locaux. Toute société doit conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs au moins dix ans (section 248 du Companies Act 2006), et le président les signe comme fidèles. Rien n’est déposé à Companies House.

Pour le consommateur dont la réclamation auprès d’un professionnel n’a rien donné — remboursement refusé, acompte retenu, somme due pour un bien défectueux ou un travail mal fait. C’est la lettre avant poursuites (letter before claim) que la Practice Direction on Pre-Action Conduct attend avant une action en justice : elle expose la demande et le montant, liste vos pièces, laisse 14 jours pour répondre et annonce sinon une action devant la County Court via Money Claim Online. Envoyez-la par e-mail et courrier first class avec certificat de dépôt gratuit, et gardez une copie.

Pour le client particulier amené par ruse à virer de l’argent à un escroc — faux placement, achat inexistant, appel d’une prétendue banque ou police. Selon les règles de remboursement des escroqueries au virement autorisé (APP), votre banque doit en principe rembourser les paiements Faster Payments ou CHAPS faits depuis le 7 octobre 2024, jusqu’à £85 000, si vous réclamez dans les 13 mois du dernier paiement. La lettre formule la demande par écrit et exige une décision ; en cas de refus, le Financial Ombudsman Service est gratuit.

Pour le client qui a un problème avec son opérateur mobile, fixe ou internet, ou avec un service de télévision du même forfait : connexion lente ou coupée, factures erronées, hausse de prix ou modification du contrat non annoncée, difficultés lors d’un déménagement. La lettre est la réclamation formelle que l’opérateur doit traiter ; si elle n’est pas réglée en six semaines, ou si vous recevez une lettre d’impasse, vous pouvez saisir gratuitement son organisme de règlement des litiges, le Communications Ombudsman ou CISAS. Envoyez-la par e-mail ou par courrier first class.

Pour le consommateur qui a payé par carte de crédit tout ou partie du prix d’un bien ou d’un service de plus de £100 et jusqu’à £30 000, lorsque le vendeur a manqué au contrat ou mal décrit ce qu’il vendait — bien défectueux, rien livré, entreprise en faillite. Selon la section 75 du Consumer Credit Act 1974, l’émetteur de la carte répond au même titre que le vendeur. La lettre présente la demande ; s’il la rejette ou ne répond pas sous huit semaines, vous pouvez saisir gratuitement le Financial Ombudsman Service.

Pour l’exécuteur testamentaire ou l’administrateur de la succession d’une personne décédée, ou pour qui peut avoir une prétention née du décès, en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse. Demande en anglais fondée sur la section 3(1)(f) de l’Access to Health Records Act 1990, adressée au généraliste, à l’hôpital ou à l’autorité sanitaire : elle désigne le patient, la qualité en laquelle vous agissez, les documents voulus et les délais légaux de 21 et 40 jours. Joignez l’acte de décès et vos justificatifs. Envoi en courrier première classe. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle porte sur des données de santé.

Pour le voyageur dont le voyage à forfait — vol et hôtel, ou autres services de voyage vendus ensemble — n’était pas conforme à la réservation : hôtel différent ou médiocre, prestations manquantes, programme modifié. Selon les Package Travel and Linked Travel Arrangements Regulations 2018, l’organisateur répond de chaque élément du forfait et doit une réduction de prix et une indemnisation pour ce qui n’allait pas. La lettre les réclame et vaut lettre avant poursuites avec 14 jours pour répondre. Envoyez-la à l’organisateur par e-mail et courrier first class.

Pour un client et un consultant ou freelance indépendant en Angleterre et au pays de Galles, travaillant à son compte ou par sa propre société à responsabilité limitée. Le contrat couvre les prestations, les honoraires et factures, les frais, le droit d’envoyer un remplaçant, la propriété du travail, la confidentialité, la responsabilité, la fin du contrat et les règles off-payroll (IR35) pour les clients moyens et grands. Son libellé ne décide pas du statut salarié ou fiscal, qui dépend de la façon dont le travail est réellement exécuté : en cas de doute, chaque partie devrait se faire conseiller.

Pour un administrateur (director) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui se retire. La lettre présente la démission à une date donnée, demande à la société de prévenir Companies House dans les 14 jours sur le formulaire TM01 et de mettre à jour ses documents, et précise que la démission d’administrateur ne met pas fin à elle seule à un emploi ou à une participation. Selon les statuts types, la démission prend effet comme elle le prévoit dès sa réception par la société. Une société doit garder au moins un administrateur personne physique : un administrateur unique prévoit d’abord un remplaçant.

Pour le débiteur qui confirme par écrit combien il doit à un créancier, et pour le créancier qui la demande — prêt privé, loyers impayés, argent dû entre amis ou entreprises. Signée par le débiteur, c’est une reconnaissance au sens des sections 29 et 30 du Limitation Act 1980 : le délai de prescription de six ans repart de sa date ; une dette déjà prescrite ne renaît pas. Un échéancier facultatif fixe des mensualités. Le débiteur signe ; le créancier garde l’original.

Pour la personne poursuivie par une société de recouvrement ou un racheteur de créances pour une dette qu’elle ne reconnaît pas, conteste ou croit vieille de plus de six ans. La lettre ne reconnaît pas la dette : elle demande des preuves — le contrat, un relevé de compte, l’avis de défaut et la cession — ou déclare que la dette est prescrite selon le Limitation Act 1980 et ne sera pas payée, ce que les règles de la FCA obligent une société recouvrant un crédit réglementé à respecter. Envoyez-la en first class avec certificat de dépôt gratuit, et gardez une copie.

Pour le parent au pays de Galles qui veut consulter le dossier scolaire de son enfant dans une école publique, ou en obtenir une copie. Demande en anglais au directeur, fondée sur la règle 5 des Pupil Information (Wales) Regulations 2011 : le dossier doit être mis à votre disposition gratuitement, et une copie remise au plus au prix coûtant, dans les 15 jours d’école suivant la demande écrite. Elle demande aussi les autres données personnelles au titre du UK GDPR. Envoi par e-mail ou remise au secrétariat ; vous pouvez écrire en gallois.

Pour le conseil d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui nomme un nouvel administrateur (director). La décision écrite des administrateurs consigne la nomination, sa date d’effet et la personne chargée de la déclarer à Companies House, et le nouvel administrateur signe son consentement à exercer la fonction. Depuis le 18 novembre 2025, il doit d’abord faire vérifier son identité par Companies House et transmettre son code personnel à la société, qui déclare la nomination sur le formulaire AP01, en ligne, dans les 14 jours. La décision est conservée dans les registres.

Pour deux entreprises ou personnes en Angleterre et au pays de Galles qui vont échanger des informations confidentielles avant une opération, un projet commun, un investissement ou une relation fournisseur. Chaque partie s’engage à garder confidentielles les informations de l’autre, à ne les utiliser que pour l’objet indiqué, à ne les communiquer qu’aux personnes qui doivent les connaître et à les restituer ou détruire sur demande, pendant le nombre d’années choisi. Les exceptions habituelles sont maintenues et les signalements à la police et les divulgations protégées restent possibles. Droit applicable : Angleterre et pays de Galles.

Pour un ancien détenteur au Royaume-Uni qui a vendu ou cédé un véhicule mais figure encore au registre de la DVLA et reçoit des rappels, une pénalité pour taxe impayée ou des amendes. Si vous avez encore le certificat d’immatriculation (V5C), prévenez d’abord la DVLA par le service en ligne gratuit de GOV.UK, qui met le registre à jour aussitôt. La lettre sert à ce qu’il ne règle pas : elle indique la date et l’heure de la vente et le nouveau détenteur, la manière dont la DVLA a été prévenue, et lui demande de corriger son registre et d’arrêter les poursuites pour la période postérieure à la vente. Envoyée en first class à l’adresse figurant sur le courrier de la DVLA.

Pour toute personne en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse ayant une retraite professionnelle ou privée qui veut en connaître la valeur, ou qui a perdu le contact avec le régime après un déménagement ou un changement d’emploi. Lettre en anglais à l’administrateur ou au prestataire qui demande un relevé de vos droits au titre de la réglementation de 2013 sur l’information – la valeur acquise, la valeur de transfert et la date à partir de laquelle vous pouvez la percevoir – et met à jour votre adresse. Envoi en courrier première classe. Les coordonnées d’un régime perdu se trouvent gratuitement avec le Pension Tracing Service sur GOV.UK.

Pour l’assuré dont l’assureur a refusé, sous-évalué ou retardé une indemnisation, vendu un contrat inadapté ou ajouté des frais injustes — assurance auto, habitation, voyage, animaux ou autre. La lettre est la réclamation formelle à laquelle les règles de la FCA obligent l’assureur à répondre sous huit semaines ; après sa réponse définitive, ou passé huit semaines, vous pouvez saisir gratuitement le Financial Ombudsman Service dans les six mois. Envoyez-la au service réclamations par e-mail ou courrier first class.

Commencez par les indications gratuites de GOV.UK sur le visa Standard Visitor et son guide des justificatifs : elles disent qui peut faire la demande et ce qu’un visiteur peut joindre. Cette lettre est pour la personne qui vit au Royaume-Uni et invite un proche ou un ami de l’étranger. Elle indique à UK Visas and Immigration qui vous êtes et votre statut sur place, votre lien avec le visiteur, les dates et l’objet de la visite, où il logera et qui paie. Le visiteur fait lui-même sa demande et choisit ce qu’il joint. C’est votre propre déclaration de faits, non un conseil sur la demande ; aucune lettre ne garantit un visa.

Pour l’habitant en Angleterre mécontent d’un service ou d’une décision de sa collectivité locale (council) : déchets, nids-de-poule, contrôle de l’urbanisme, bruit, aide sociale ou demande antérieure mal traitée. Une réclamation officielle selon la procédure du council, qui expose les faits, ce que vous avez déjà fait et ce que vous demandez. S’il existe un formulaire en ligne, utilisez-le. Si le désaccord persiste après sa réponse finale, le Local Government and Social Care Ombudsman examine gratuitement les réclamations.

Pour l’emprunteur ou le client qui ne peut plus suivre un prêt, une carte de crédit, un découvert ou une facture après un changement comme une perte d’emploi, une maladie ou une baisse de revenus. La lettre explique ce qui a changé, propose un montant mensuel supportable et demande au créancier de l’accepter, de geler intérêts et frais et de confirmer par écrit. Les règles de la FCA imposent aux prêteurs de traiter avec indulgence les clients en difficulté. Des conseils gratuits sont aussi proposés par MoneyHelper, StepChange et Citizens Advice dans tout le Royaume-Uni, National Debtline en Grande-Bretagne, Advice Direct Scotland et Advice NI. Envoyez-la par e-mail et courrier first class.

Pour deux particuliers — parents, amis, couple — qui se prêtent de l’argent, avec ou sans intérêts. Le contrat consigne le montant et la date du versement, les intérêts s’il y en a, la date finale de remboursement ou les mensualités, et ce qui se passe en cas d’échéance manquée. Un prêt entre particuliers, consenti hors de toute activité professionnelle, ne requiert aucune autorisation de la FCA, échappe à la plupart des règles du Consumer Credit Act 1974 et n’exige ni enregistrement ni droit de timbre. Les deux parties le signent et chacune garde un exemplaire signé.

Pour le parent en Angleterre qui pense que son enfant a, ou peut avoir, des besoins éducatifs particuliers que l’école ne peut pas couvrir avec ses propres moyens. Demande en anglais au council, fondée sur la section 36 du Children and Families Act 2014, d’une évaluation des besoins d’éducation, de santé et de soins : elle expose vos raisons et vos preuves, demande la décision sous six semaines et l’indication des recours en cas de refus. Envoi en courrier première classe ; beaucoup de councils ont aussi un formulaire en ligne gratuit. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle contient des données de santé d’un enfant.

Pour le consommateur dont la commande auprès d’un site ou d’un magasin n’est pas arrivée. Selon la section 28 du Consumer Rights Act 2015, le vendeur doit livrer dans le délai convenu ou, à défaut, sous 30 jours, et le bien reste à ses risques jusqu’à ce que vous l’ayez en main (section 29) : un colis perdu en route est son problème. La lettre fixe un dernier délai de 14 jours pour livrer, après lequel le contrat prend fin et un remboursement intégral est dû. Envoyez-la par e-mail et courrier first class.

Pour l’emprunteur titulaire d’un prêt, d’une carte de crédit, d’une carte de magasin ou d’un compte catalogue régi par le Consumer Credit Act 1974 qui veut une copie du contrat et un relevé de compte. Selon la section 77 (crédit à montant fixe, comme un prêt) ou la section 78 (crédit renouvelable, comme une carte de crédit), le créancier doit les envoyer dans les 12 jours ouvrables d’une demande écrite accompagnée de £1 ; tant qu’il ne le fait pas, il ne peut pas faire exécuter le contrat. Envoyez-la avec les frais, en first class avec certificat de dépôt.